- 37 -
Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN
Với việc áp dụng mô hình tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán, các đơn vị thành viên phải thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp và định kỳ gửi các báo cáo kế toán về văn phòng công ty. Còn bộ phận kế toán tại văn phòng công ty sẽ:
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động chung của toàn công ty.
Tập hợp các số liệu kế toán của các đơn vị để lập báo cáo tài chính toàn công ty. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương Kế toán thuế Thủ quỹ Bộ phận kế toán ở KNM ANAMANDAR A Bộ phận kế toán ở trung tâm du lịch TICTOURS
- 38 -
Hướng dẫn kiểm tra các nghiệp vụ kế toán tài chính đối với các đơn vị trực thuộc
b) Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các phần hành:
Kế toán trưởng:
- Là người quản lý chung trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công tác kế toán tài chính của đơn vị.
- Phân công tác kế toán cho từng nhân viên trong phòng kế toán, chỉ đạo hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh tế của đơn vị - Đảm nhận việc xây dựng đơn giá tiền lương cho nhân viên của công ty
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định:
- Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán trong kỳ hạch toán để lập báo cáo kế toán, tài chính vào mỗi kỳ kế toán.
- Lập các sổ kế toán tổng hợp để theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp còn nhiệm vụ ghi chép phản ánh tổng hợp các số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm tài sản.
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương:
- Phản ánh chính xác từng loại công nợ phải thu, phải trả đối với khách hàng đồng thời căn cứ vào các chứng từ ban đầu đã được Giám Đốc và Kế toán trưởng ký duyệt hợp lệ để thu, chi theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị.
- Giao dịch với ngân hàng và cùng với Kế toán trưởng giải quyết các thủ tục vay, chuyển trả thanh toán cho khách hàng theo sự chỉ đạo, xét duyệt của kế toán trưởng
- Theo dõi và tính lương cho toàn bộ công nhân viên của công ty.
Kế toán thuế
- Nhiệm vụ chính thức là tính toán và tổng hợp lại các loại thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân… do dơn vị gửi lên từ đó tổng
- 39 -
hợp số thuế mà công ty phải nộp. Tiến hành nộp thuế cho cơ quan thuế theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng .
Thủ quỹ
- Nhiệm vụ chính là thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ đã được ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc và bảo quản quỹ tiền mặt , báo cáo tình hình biến động quỹ tiền mặt.
Các bộ phận kế toán tại đơn vị
Có nhiệm vụ hạch toán kế toán theo đúng trình tự ở từng đơn vị cụ thể. Hàng tháng, quý có trách nhiệm báo cáo sổ sách kế toán có liên quan trong quả trình hoạt động kinh doanh lên văn phòng công ty
Nhận xét:
Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán là vừa phân tán, vừa tập trung rất phù hợp với quy mô của Công ty. Tổ chức phòng kế toán với phân công rõ ràng, không chồng chéo. Chính mô hình này đã giúp nhà lãnh đạo nắm kịp thời thông tin của hoạt động kinh tế của công ty từ đó thực hiện sự chỉ đạo kiểm tra, giám sát kịp thời. Việc tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, phân công lao động và ứng dụng phương tiện máy tính trong công tác kế toán được thuận tiện. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kinh tế, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo từng đơn vị phụ thuộc.
c) Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15 và thông tư 244
Hiện nay Công ty đang thực hiện kế toán máy phần mềm Bravo và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.Công tác hạch toán tại công ty TNHH TM và ĐT Khánh Hòa được thực hiện trên phần mềm Bravo theo từng phần hành kế toán riêng. Phần mềm kế toán được thiết lập trên cơ sở liên kết các phần mềm kế toán quản lý theo từng phân hệ kế toán như kế toán thu chi, kế toán công nợ, kế toán TSCĐ, kế toán tổng hơp…phần mềm tự động xử lý và cập nhật vào các sổ sách liên quan được thiết lâp sẵn trên phần mềm.
- 40 -
Công ty sử dụng chương trình phần mềm được thiết lập sẵn phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Có thể tóm lược cấu trúc như sau:
Bảng danh mục tài khoản
Sổ kế toán máy
Hệ thống các sổ chi tiết
Sổ nhật kýchung
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đôi số phát sinh
Hệ thống báo cáo tài chính
Bên cạnh những phần chính trên, kế toán mỗi phần hành dùng kèm những công cụ quản lý tính toán phù hợp với yêu cầu công việc.
Sơ đồ kế toán máy:
Sơ đồ 2.3: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN MÁY
Chứng từ gốc
Kế toán nhập dữ liệu vào máy (kế toán thuộc từng phần hành kế toán)
Sổ NKC
Sổ chi tiết
Chứng từ gốc Thẻ kho
Bảng cân đối
số phát sinh Sổ cái
- 41 -
Hằng ngày kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành của mình (theo trách nhiệm đã phân công )vào sổ kế toán máy.Chương trình tự động thực hiện các bảng kê, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung … Kế toán đối chiếu đúng sai trên bảng cân đối số phát sinh. Hằng ngày kế toán in sổ chi tiết kẹp với các chứng từ liên quan làm chứng từ thể hiện kế toán đã định khoản hoàn tất nghiệp vụ vào máy.Cuối kỳ kế toán in các bảng biểu, báo cáo cần thiết.
d) Tình hình tổ chức sổ sách tại Công ty
Doanh nghiệp áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Các sổ sách được in ra theo dung biểu mẫu, quy định của chế độ kế toán hiện hành nhưng thực tế chỉ lưu trữ cho có. Mọi theo dõi, đối chiếu đều thông qua máy.
Sổ quỹ: là loại sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vấn đề thu chi tiền mặt.
Sổ nhật ký chung: là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian theo từng tài khoản.
Sổ cái: Là sổ kế toán dùng để theo dõi các số liệu tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán quy định theo chế độ kế toán áp dụng, Số liệu ghi trên sổ cái dùng để ghi lên bảng cân đối số phát sinh.
Sổ chi tiết: là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh. Số liệu ghi trên sổ chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty làm căn cứ để lâp báo cáo tài chính.
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản: dùng để tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết theo từng tài khoản, là cơ sở để đối chiếu số liệu với sổ cái và để lập báo cáo tài chính.
Bảng cân đối số phát sinh: dùng để tập hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tào khoản trên sổ cái, nhằm kiểm tra việc tập hợp và hệ thống hóa các số liệu trên sổ cái.Dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ cái.
e) Tình hình tổ chức chứng từ kế toán
- 42 -
Doanh nghiệp đã sử dụng các chứng từ và nội dung đúng mục đích và nội dung mỗi loại chứng từ do đó đã dáp ứng được yêu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Mỗi loại chứng từ luân chuyển theo đúng trình tự, từng khâu không có sự chồng chéo lập lại, đều có sự phê duyệt của các bộ phận có liên quan.
Chính sự luân chuyển đúng trình tự, không chồng chéo đã giúp cho kế toán thực hiện rút ngắn thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt cho hoạt động kinh doanh. Góp phần tổ chức thông tin nội bộ đơn vị được tốt, tránh trùng lắp giữa các bộ phận và tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán.
BẢNG DANH MỤC CHỨNG TỪ ( Xem phụ lục 3.3)
f) Tình hình tổ chức tài khoản kế toán
Nhìn chung thì hệ thống tài khoản mà công ty áp dụng theo sự chỉ đạo của Bộ tài chính nhưng có tùy thuộc vào tính chất của công ty nên có sự chi tiết theo từng tài khoản cho phù hợp với sự quản lý của công ty. Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc mỗi đơn vị có hệ thống tài khoản quản lý riêng. Sau đây là danh mục tài khoản áp dụng tại văn phòng Công ty:
DANH MỤC TẠI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY ( Xem phụ lục 3.4)
Nhận xét:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản là cấp 1,2,3… và tiến hành theo dõi chi tiết cho từng tài khoản theo đúng quy định của bộ tài chính ban hành, tạo ra sự dễ dàng trong công tác hạch toán kế toán, dễ cho sự theo dõi tính toán, quản lý, ghi chép… đây cũng là điều kiện thuận lợi giúp cho công ty đánh giá chính xác tình hình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng và các hoạt động khác nói chung.
2.2.8. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát theo từng nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hiện hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai sót. Để đánh giá rủi ro có thể thực hiện các bước sau:
- 43 -
- Nghiên cứu thông tin thu thập qua việc tìm hiểu. Việc nghiên cứu thông tin được thực hiện qua các phương pháp như phỏng vấn nhân viên công ty, xem xét các chứng từ tài liệu có liên quan, quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát…để từ đó lập nên các lưu đồ, các bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ.
- Xác định các rủi ro có thể xảy ra và các thủ tục kiểm soát của công ty tiến hành đánh giá rủi ro .
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN
MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY.
2.3.1. Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại Công ty.
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền
a) Tình hình quản lý và sử dụng tiền.
Với bản chất là Tổng Công ty, nguồn vốn của công ty là do Nhà Nước cấp. Công ty phải đầu tư tiền vào các đơn vị trực thuộc…Tiền để chi trả chi phí hoạt động được công ty cung cấp qua ngân hàng hàng tuần.
Tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa, công tác kế toán vốn bằng tiền rất được quan tâm vì số tiền giao dịch của công ty rất lớn, công ty phải sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà Nước nên việc ghi nhận sự hợp pháp, hợp lý của vốn bằng tiền phải minh bạch, rõ ràng và hiệu quả. Đồng nội tệ được công ty sử dụng để hạch toán là VNĐ ( đồng tiền ghi sổ của Công ty). Việc ghi nhận và hạch toán sổ sách được giao cho kế toán thanh toán, thủ quỹ trực tiếp thu và chi tiền. Dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, thủ quỷ sẽ tiến hành nộp tiền vào tài khoản tiền gửi hay rút tiền khi có lệnh.
*Các khoản mục thu tiền thường xuyên.
- Thu nợ khách hàng - Thu tạm ứng thừa - Thu lãi tiền gửi - Thu nội bộ
- Thu từ hoạt động đầu tư liên doanh… * Các khoản mục chi tiêu thường xuyên.
- 44 -
- Chi tiền mặt cho tạm ứng.
- Chi tiền mặt cho các dịch vụ mua ngoài - Chi trả nợ người cung cấp – qua ngân hàng
- Chi trả nội bộ hoặc các dịch vụ mua ngoài – qua ngân hàng.. - Chi trả lương và BHXH – qua ngân hàng
- Chi nộp thuế - qua ngân hàng……
Các khoản chi lớn, không thường xuyên như mua sắm tài sản cố định, chi trả dịch vụ kiểm toán,…thông qua ngân hàng.
Ngoài ra có nghiệp vụ: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, đem tiền mặt đi nộp vào ngân hàng là những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra nhưng không làm tăng, giảm tiền của Công ty…
b) Quá trình kiểm soát nội bộ tại công ty
* Đối với tiền mặt
- Các hoạt động kiểm soát tiền mặt
+ Lập kế hoạch thu chi
Đây là công việc bắt buộc, cứ mỗi tuần thì kế toán trưởng, kế toán thanh toán và thủ quỹ lập kế hoạch thu chi cho tuần sau nhằm đảm bảo công ty có đủ tiền để chi tiêu và tránh làm thất thoát tiền. Việc lập kế hoạch thu chi không phải là thủ tục hay hình thức mà sẽ làm căn cứ để công ty có thể đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí hoạt động cho công ty. Công Ty đã kiểm soát tiền ngay từ nguồn cung ứng. Các khoản mục chi tiêu đều phải được dự toán từ trước đó, ổn định qua các dự toán chi tiêu các tuần kế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu thực sự. Phương pháp này không chỉ kiểm soát hiệu quả đối với tiền mà còn tạo ra sự ràng buộc rất lớn về tài chính đối với công ty và các đơn vị trực thuộc.
Do các bản chất nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro nên một trong những biện pháp hữu hiệu kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt là hạn chế sử dụng tiền mặt.
+ Quy định trách nhiệm, phân công quản lý tiền mặt ở quỹ. Hàng ngày, kế
- 45 -
ngày, các khoản chi đều phải có sự xét duyệt thông qua Giám đốc và Kế toán trưởng thể hiện ở chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng trên phiếu chi, lưu trữ trong bộ báo cáo quỹ từng ngày.
+ Tách rời chức năng quản lý tiền tại quỹ với quản lý sổ sách. Quy định này
được công ty thực hiện rõ ràng việc quản lý tiền do thủ quỹ đảm nhận còn chứng từ sổ sách do kế toán thanh toán lập. Trên Tổng Công ty hay dưới đơn vị việc thu tiền và giữ tiền chỉ do một nhân viên đảm nhận.
+ Quy trình xét duyệt chi tiền :được thực hiện đầu tiên kế toán thanh toán lập phiếu chi sau đó đem trình cho Giám đốc ký sau đó chuyển cho Kế toán trưởng ký, thủ quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ rồi mới thực hiện việc chi tiền.
+ Định kỳ hàng tuần kế toán thanh toán và thủ quỹ tiến hành kiểm tra quỹ.
Các khoản thanh toán của công ty chủ yếu qua ngân hàng, nếu việc chi quỹ lớn hơn số tiền có trong quỹ thì sẽ tiến hành rút tiền ngân hàng.