2.1.3.1. Cơ cấu quản lý
Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ:
- UBND tỉnh: quản lý vốn, bổ nhiệm hội đồng thành viên - Hội đồng thành viên ( gồm 5 thành viên):
Có quyền đưa ra các quyết định quản trị, đồng thời có trách nhiệm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tuân theo các quyết định và điều lệ của công ty.
- Ban kiểm soát ( 1 thành viên):
UBND TỈNH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT 3 CÔNG TY CON 9 CÔNG TY LIÊN KẾT 2 CHI NHÁNH PHÒNG HC-TH PHÒNG TÀI CHÍNH
26
Kiểm soát mọi hoạt động của công ty trên cơ sở độc lập với Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc. Chịu trách nhiệm về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ.
- Ban giám đốc:
* Tổng Giám đốc: là thủ trưởng cao nhất trong công ty, chịu trách nhiện mọi hoạt động kinh doanh, kinh tế chính trị xã hội trong công ty trước tập thể người lao động và trước Chủ Sở hữu của công ty. Là người trực tiếp quản lý công tác tổ chức kế hoạch kinh doanh, kế hoạch cán bộ. Mọi người trong công ty đều phải chấp hành mệnh lệnh của Tổng Giám đốc Công ty.
* Phó Tổng giám đốc: giúp việc cho Tổng Giám đốc, được ủy quyền thay Tổng Giám đốc giải quyết các công việc khi Tổng Giám đốc vắng mặt, đi công tác. Phụ trách các đơn vị, phòng ban chức năng.
- Phòng tài chính:
Giúp Giám đốc công ty chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác Kế toán – tài chính – thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty. Thực hiện quản lý tập trung và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính của công ty theo các quy định của pháp luật hiện hành, điều lệ công ty và các nghị quyết của hội đồng thành viên
- Phòng hành chính – tổng hợp:
Tham mưu cho ban Tổng giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, công tác hành chính, quản trị hoạt động của văn phòng công ty. Thực hiện việc nghiên cứu và tổng hợp đầu tư theo yêu cầu của ban giám đốc, Tổng Giám Đốc công ty.
- Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Công ty: các đơn vị này hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của công ty thông qua quy chế hoạt động của cơ sở do công ty quy định:
Tùy theo chức năng nhiệm vụ được giao, mỗi cơ sở tổ chức hoạt động kinh doanh, dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường và phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
27
Khu nghỉ mát ANA MANDARA: là đơn vị trực thuộc của công ty, hoạt động theo phương thức hạch toán kinh tế nội bộ. Quản lý và sử dụng nguồn lực của công ty tại khu nghỉ mát Ana Mandara
Đia chỉ: Vila 21 Đoàn An Dưỡng 26,28 Trần Phú.
Đây là điểm thuận lợi cho việc kinh doanh các dịch vụ du lịch, kinh doanh cho thuê phòng
Trung tâm du lịch TICTOURS: là đơn vị trực thuộc của công ty, hoạt động theo phương thức hạch toán kinh tế nội bộ. Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực do Tổng Giám Đốc giao.
Địa chỉ: 17B Hoàng Hoa Thám – Nha Trang – Khánh Hòa. Chức năng: dịch vụ du lịch.
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong.
a) Vốn: Công ty TNHH một thành viên Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa là doanh nghiệp 100 % vốn Nhà Nước nên có thuận lợi là vốn do Nhà Nước hỗ trợ tuy nhiên vốn mà công ty có được còn hạn hẹp chưa đủ để đầu tư lớn nên chưa thể đáp ứng được so với nhu cầu thực tế. Thêm vào đó việc huy động vốn còn gặp nhiều khó khăn cũng như tìm nguồn vay ngân hàng.
b) Về lao động: về lao động thì công ty có thuận lợi đó là số lượng lao động đạt trình độ tương đối cao, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc, công ty thường tổ chức các lớp đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên. Tuy nhiên công ty thiếu đội ngũ nhân viên có trình độ cao đòi hỏi phải tuyển nhân lực từ các nơi khác về như Thành phố HCM.
c) Cơ sở vật chất: cơ sở vật chất của công ty được trang bị tương đối đầy đủ, máy móc thiết bị đều đáp ứng được yêu cầu của công việc. Ở các đơn vị trực thuộc như nhà hàng khách sạn được trang bị rất hiện đại có thể thúc đẩy cho phát triển dịch vụ du lịch nội địa và cao cấp.
28
d) Chính sách: Công ty có các chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong công ty như chính sách khuyến khích tăng lương thưởng cho nhân viên làm việc có hiệu quả.
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài.
a) Điều kiện tự nhiên: thành phố Nha Trang là Thành phố du lịch với vị trí địa lý và điều kiện khí hậu rất thuận lợi cho việc khai thác du lịch.
b) Môi trường kinh tế: hiện nay nước ta đang trải qua quá trình hội nhập kinh tế thế giới nên tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức đối với công ty: thu hút các nhà đầu tư nước ngoài nhưng lại xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh.
c) Môi trường pháp lý: điều kiện chính trị an ninh Nước ta tương đối ổn định tuy nhiên thủ tục Nước ta còn rườm rà, phức tạp phải qua nhiều khâu, nhiều cửa nên không thu hút được các nhà đầu tư nước ngoài, gặp khó khăn trong việc vay vốn.
d) Đối thủ cạnh tranh: định vị trên một khu vực có nhiều điều kiện thuận lợi phát triển du lịch nên công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh ở lĩnh vực dịch vụ du lịch.
29
2.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư
Khánh Hòa trong thời gian qua.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm 2009, 2010
Chênh lệch 2010/2009 Chỉ tiêu ĐVT 2009 2010 Giá trị % 1.Tổng doanh thu đ 171.176.198.493 241.709.126.050 70.532.927.557 41,20% 2.Tổng LNTT đ 50.310.309.078 73.517.689.512 23.207.380.434 46,13% 3.Tổng LNST đ 37.745.748.442 38.126.320.906 380.572.464 1,01% 4.Tổng số lao động người 328 310 -18 -5,49% 5.Thu nhập bình quân/tháng đ/tháng 4.256.000 5.000.000 744.000 17,48% 6.Tổng TS bình quân đ 164.216.012.450 249.826.108.853 85.610.096.403 52,13% 7.Tổng VCSH bình quân đ 180.146.301.890 161.648.047.279 -18.498.254.611 -10,27% 8.Tổng số nộp Ngân sách đ 18.200.000.000 20.455.000.000 2.255.000.000 12,39%
- 30 -
Nhận xét:
Qua bảng trên phần nào nhận thấy được quy mô và sự tăng trưởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm cụ thể:
Về tổng doanh thu, năm 2010 có sự gia tăng mạnh mẽ so với năm 2009 tăng 41,20% tương ứng 70.532.927.557đ. Có sự gia tăng như trên là do có sự gia tăng cung cấp các dịch vụ sản phẩm ở các đơn vị trực thuộc , các công ty con.
Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2010 tăng 46,13% tương ứng 23.207.380.434 đ so với năm 2009 một phần là do tổng doanh thu năm 2010 tăng so với năm 2009. Mặc dù tổng lợi nhuận trước thuế tăng cao nhưng tổng lợi nhuận sau thuế chỉ tăng nhẹ 1,01% tương tứng 380.572.464 đ là do một số khoản thuế của công ty gia tăng mạnh. Nhưng nhìn chung với tình hình khó khăn chung của nền kinh tế trong giai đoạn hiện tại mà công ty vẫn đạt được sự gia tăng trong lợi nhuận phần nào cũng chứng tỏ sự nỗ lực trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổng số lao động có sự giảm nhẹ 5,49% ở năm 2010 so với năm 2009 do công ty có sự ứng dụng máy móc công nghệ thông tin làm gọn dần bộ máy quản lý.
Thu nhập bình quân đầu người tăng 17,48% một phần nào chứng tỏ sự quan tâm của công ty đến đời sống của người lao động trong tình hình kinh tế lạm phát cao. Mức thu nhập quân bình đầu người ở công ty là khá cao so với mặt bằng chung ở khu vực.
Tổng tài sản bình quân tăng 52,13% tương ứng 85.610.096.403 đ so với năm 2009 chủ yếu là do sự gia tăng đầu tư vào các công ty con và công ty liên kết, đồng thời cũng do một phần các khoản phải thu ngắn hạn của công ty gia tăng.
Trong khi các chỉ tiêu khác có sự gia tăng thì chỉ tiêu tổng vốn chủ sở hữu bình quân lại có sự giảm nhẹ 10,27% một phần là do doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp nên có sự đánh giá lại tài sản gây chênh lệch nên có sự thay đổi như trên.
Tổng nộp ngân sách của công ty năm 2010 là 20.455.000.000 đ tăng 12,39% so với năm 2009 chứng tỏ công ty luôn nỗ lực trong việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách cho nhà nước.
- 31 -
2.1.6. Phương hướng phát triển của Công ty:
Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa sẽ tiếp tục phát huy truyền thống hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý, đầu tư, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động theo những định hướng cơ bản sau đây:
Xây dựng chiến lược phát triển công ty theo định hướng đa ngành nghề, đa lĩnh vực chủ yếu là dịch vụ du lịch cao cấp.
Tăng cường huy động vốn qua các hình thức đầu tư liên kết hợp tác phát triển các dự án trong dịch vụ du lịch.
Duy trì tốc độ phát triển của công ty ,phấn đấu các chỉ tiêu doanh thu nộp ngân sách và lợi nhuận cao hơn năm trước.
Sử dụng một cách có hiệu quả các loại tài sản, nguồn vốn được giao không ngừng bảo toàn và phát triển vốn và nâng cao hiệu quả vốn kinh doanh.
Giữ gìn và phát triển các thương hiệu hiện có là khu nghỉ mát Ana Mandara và Tictours.
Tập trung phối hợp quản lý các công ty con như Công ty CP khách sạn Nha Trang, Công ty CP Khôi Nguyên…
Tập trung, phối hợp, quản lý các công ty liên kết.
Xây dựng và triển khai dự án đầu tư khu văn phòng cho thuê tại 68 đường Yersin TP Nha Trang và các khu nghỉ dưỡng cao cấp.
Thực hiện thỏa ước lao động tập thể theo đúng quy định của nhà nước.
Thực hiện đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BH tai nạn, BHTN cho người lao động .
Thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.
Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ đủ tiêu chuẩn về trình độ năng lực và phẩm chất đạo đức đáp ứng nhu cầu công tác ngày càng cao của nền kinh tế thị trường gắn liền với việc đào tạo, bồi dưỡng theo hướng chuyên ngành, chuyên sâu về các lĩnh vực hoạt động.
- 32 -
2.2. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA. 2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức quản lý đã được trình bày trong phần giới thiệu về công ty. Tại đơn vị văn phòng công ty được thiết lập như sau:
Đứng đầu là Tổng Giám Đốc, sau đó là Phó Tổng Giám Đốc giúp Tổng Giám Đốc công việc điều hành công ty, tiếp theo đó là phòng tài chính và phòng hành chính tổng hợp các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Tại các đơn vị trực thuộc cũng thiết lập các bộ phận quản lý tương tự, đứng đầu là Giám Đốc có thể vị Giám Đốc này là người của Tổng công ty chỉ đạo nắm nhiệm vụ hoặc thuê người nước ngoài lãnh đạo.
Mỗi đơn vị cũng có từng bộ phận riêng biệt hoạt động tạo sự thống nhất trong đơn vị. Như vậy công ty đã thiết lập cơ cấu tổ chức các bộ phận theo hướng chuyên biệt hóa cao, không chồng chéo. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ, chức năng riêng biệt, hỗ trợ đồng thời kiểm soát nhau chặt chẽ. Người đứng đầu mỗi bộ phận quản lý, điều hành hoạt động và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám Đốc về hoạt động của bộ phận mình. Đồng thời mỗi bộ phận định kỳ báo cáo hoạt động của bộ phận mình với công ty. Với cơ cấu tổ chức của công ty gồm nhiều đơn vị, mỗi đơn vị bao gồm nhiều bộ phận tuy nhiên công việc diễn ra khá trôi chảy, thuận tiện bởi phân công công việc trách nhiệm rất cụ thể, rõ ràng. Các trưởng bộ phận được xem là ngang cấp với nhau.
2.2.2. Hệ thống chính sách quy định
Với bản chất là tổng Công ty gồm nhiều thành viên trực thuộc nên hệ thống các quy định, chính sách chung, đều do Tổng công ty ban hành. Ứng với mỗi đơn vị thành viên sẽ có một số thay đổi nhất định thích ứng với điều kiện thực tế tuy nhiên về cơ bản vẫn phải tuân theo quy định, chính sách chung của công ty. Các chính sách quy định của Tổng Công ty được thể hiện bằng văn bản và được chuyển xuống cho các đơn vị. Nhiệm vụ của các đơn vị là phải chấp hành theo các văn bản đó.
- 33 -
Hệ thống quy định của công ty bao gồm các quy định sau: đưa ra các quy định cụ thể ứng với từng phần hành, đối tượng quản lý cụ thể từ tổ chức nhân sự, chính sách tiền lương, chính sách về việc khen thưởng và kỷ luật đối với từng đối tượng cụ thể, chính sách mua hàng, xét duyệt thanh toán. Các chính sách được thể hiện bằng văn bản và được công bố cho nhân viên công ty biết.
Ví dụ nếu nhân viên vi phạm các hành vi gian lận hoặc trộm cắp, làm hư hại nghiêm trọng và mất mát tài sản hay hàng hóa của Công ty thì sẽ bị xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng ngay lập tức và có thể bị truy tố trước pháp luật. ( Quyết định – phụ lục 3.1)
2.2.3. Sự kiểm soát của công ty đối với các đơn vị trực thuộc
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty được thiết lập để kiểm soát các hoạt động của các đơn vị trực thuộc đồng thời kiểm soát văn phòng công ty. Các hoạt động kiểm soát được thể hiện như sau:
Lập và gửi báo cáo tình hình kinh doanh hàng tháng, quý.
Lập và gửi các báo cáo hoạt động, kế toán định kỳ theo quy định chung.
Lãnh đạo công ty thường xuyên xuống đơn vị kiểm tra tình hình hoạt động.
Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc định kỳ báo cáo cho giám đốc Tổng Công ty.
Công ty trực tiếp chỉ định thuê công ty kiểm toán, tiến hành kiểm toán độc lập báo cáo tài chính hàng năm.
Kiểm soát chặt lượng tiền tại công ty.
Với những biện pháp trên, công ty có thể giám sát chi tiết hoạt động của các đơn vị hằng ngày, bất cứ một biến động dù lớn nhỏ nào, công ty đều có thể nắm bắt kịp thời, đưa ra hướng giải quyết hoặc giám sát quá trình giải quyết.
2.2.4. Nguyên tắc phân quyền, ủy quyền
Thông qua giấy ủy quyền ( Xem phụ lục 3.2) cho thấy công ty xây dựng hệ thống phân quyền, ủy quyền chi tiết đến từng hoạt động, nghiệp vụ. Với hệ thống phân quyền, ủy quyền các cá nhân có trách nhiệm giám sát, phê chuẩn, ký duyệt các
- 34 -
hoạt động trong phạm vi thẩm quyền được giao của mình. Hệ thống phân quyền, ủy quyền còn là một căn cứ xem xét tính đầy đủ hợp lệ của các chứng từ hay chính thể hiện sự kiểm soát các nghiệp vụ trong quá trình thực hiện.
Đây chính là một trong những điểm mạnh trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Hệ thống ủy quyền chặt chẽ, chi tiết giúp tăng cường trách nhiệm giám sát, hay chính là cơ sở cho quá trình kiểm soát độc lập. Hơn nữa, hệ thống phân quyền rõ ràng giúp cho mọi công việc diễn ra trôi chảy, không chồng chéo, bế tắc.
2.2.5. Kiểm tra độc lập
Bản thân trong từng quy trình nghiệp vụ, hệ thống kiểm soát nội bộ công ty đã