a) Đối với tiền mặt
Trường hợp tăng tiền.
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng.
- Các chứng từ liên quan: giấy đi đường, hóa đơn,phí…. - Phiếu thu
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tạm ứng
- Sổ chi tiết các khoản phải thu, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các báo cáo liên quan.
Tài khoản sử dụng:
- TK 1111- tiền mặt tại quỹ - TK 141- tạm ứng
- 47 -
Sơ đồ 2.4 :Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền mặt tại quỹ.
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN MẶT
KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC, KTT Bắt đầu Các CT liên quan Nhập dữ liệu Máy tính xử lý, in PT PT 1 PT 2 PT 3 Xem xét, ký duyệt PT 1 PT 2 PT 3 Máy tính xử lý SNKC Các sổ LQ Lưu trữ Các CT liên quan PT 3 Kiểm tra, thu tiền ghi sổ quỹ Sổ quỹ Máy tính xử lý Các sổ và BCLQ Lưu trữ Các CT liên quan PT 3 N Người thanh toán Kết thúc Nhập DL PT 1 PT 2 PT 3 N 1 1 Các BP Kiểm tra DL
- 48 -
Giải thích:
Chu trình luân chuyển bắt đầu khi kế toán thanh toán nhận được các chứng từ liên quan từ các bộ phận khác gửi đến. Căn cứ vào các chứng từ đó kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liêụ vào máy, máy tính xử lý và in phiếu thu làm 3 liên. Sau đó chuyển 3 liên phiếu thu cho Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt, sau đó chuyên 3 liên phiếu thu đã duyệt sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiến hành thu tiền ghi vào sổ quỹ và lên báo cáo quỹ. Sau đó liên 1 giao cho người thanh toán, liên 3 giao cho kế toán thanh toán, liên 2 lưu lại tại đây theo số.
Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu thu liên 3, tiến hành nhập dữ liệu vào máy, kế toán nhập đúng tài khoản, phần mềm máy tính tự xử lý vào sổ sách liên quan như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết 111,sổ cái 111… , các sổ khác có liên quan và lưu trữ.
Sau đó kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp kiểm tra dữ liệu và lên sổ sách, báo cáo liên quan và lưu lại.
Mọi chứng từ, sổ sách lưu tại phòng kế toán
Trường hợp giảm tiền
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Các chứng từ liên quan ( Hóa đơn điện, nước…) - Phiếu chi
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tạm ứng - Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các báo cáo liên quan
Tài khoản sử dụng:
- TK 1111- tiền mặt tại quỹ - TK 141- tạm ứng
- TK 641 - chi phí bán hàng
- 49 -
Sơ đồ 2.5 :Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền mặt tại quỹ.
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN MẶT
KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC, KTT Bắt đầu Các CT liên quan đã được ký duyệt Nhập dữ liệu Máy tính xử lý, in PC PC 1 PC 2 PC 3 Xem xét, ký duyệt PC 1 PC 2 PC 3 Máy tính xử lý SNKC Các sổ LQ Lưu trữ Các CT liên quan đã được kí duyêt PC 3 Kiểm tra, thu tiền ghi sổ quỹ Sổ quỹ Máy tính xử lí Sổ và các BCLQ Lưu trữ Các CT liên quan đã được ký duyệt PC 3 N Người được thanh toán Kết thúc Nhập DL PC 1 PC 2 PC 3 N 1 1 Các BP Kiểm tra DL
- 50 -
Giải thích:
Chu trình luân chuyển bắt đầu khi kế toán thanh toán nhận được các chứng từ liên quan đã được kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt từ các bộ phận khác gửi đến. Căn cứ vào các chứng từ đó kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liêụ vào máy, máy tính xử lý và in phiếu chi làm 3 liên. Sau đó chuyển 3 liên phiếu chi cho Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển 3 liên phiếu chi đã duyệt sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền ghi vào sổ quỹ và lên báo cáo quỹ. Sau đó liên 1 giao cho người thanh toán, liên 3 giao cho kế toán thanh toán, liên 2 lưu lại tại đây theo số.
Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu chi liên 3, tiến hành nhập dữ liệu vào máy, kế toán nhập đúng tài khoản, phần mềm máy tính tự xử lý vào sổ sách liên quan như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết 111,sổ cái 111… , các sổ khác có liên quan và lưu trữ.
Sau đó kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp để kiểm tra dữ liệu và lên sổ sách, báo cáo liên quan và lưu lại.
Mọi chứng từ, sổ sách lưu tại phòng kế toán
b) Đối với tiền gửi ngân hàng.
Trường hợp tăng tiền.
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Giấy báo có - Bảng kê lãi
- Sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết phải thu khác, sổ chi tiết phải thu nội bộ, sổ chi tiết doanh thu tài chính,….., sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các báo cáo liên quan.
Tài khoản sử dụng:
- TK 112- tiền gửi ngân hàng - TK 515 – doanh thu tài chính
- 51 -
- TK 1388- phải thu khác - TK 136- phải thu khác
Sơ đồ 2.6 :Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền gửi ngân hàng.
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
KẾ TOÁN THANH TOÁN GIÁM ĐỐC, KTT KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGÂN HÀNG Bắt đầu Các CT liên quan Nhập dữ liệu Máy tính xử lý, in UNT UNT1 UNT 2 Xem xét, ký duyệt UNT1 UNT 2 Xem xét thu hộ, gửi GBC Máy tính xử lí Sổ và các BCLQ Lưu trữ UNT 1 GBC N Máy tính xử lý Nhập dữ liệu SNKC Các sổ LQ Lưu trữ GBC UNT 1 1 Kết thúc 1 Các CT liên quan Các CT liên quan UNT1 UNT 2 GBC N Kiểm tra DL
- 52 -
Giải thích:
Chu trình luân chuyển bắt đầu khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng, kế toán thanh toán nhận được các chứng từ liên quan từ các bộ phận khác gửi đến. Căn cứ vào các chứng từ đó kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liêụ vào máy, máy tính xử lý và in ủy nhiệm thu gồm 2 liên. Sau đó chuyển 2 liên ủy nhiệm thu cho Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ tiền
Ngân hàng xem xét, thu hộ tiền, gửi giấy báo có và ủy nhiệm thu liên 1 cho kế toán thanh toán, liên 2 lưu theo số.
Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy báo có và ủy nhiệm thu và các chứng từ liên quan tiến hành nhập dữ liệu vào máy, kế toán nhập đúng tài khoản, phần mềm máy tính tự xử lý vào sổ sách liên quan và lưu trữ.
Sau đó kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp để kiểm tra dữ liệu và lên sổ sách, báo cáo liên quan và lưu lại.
Mọi chứng từ, sổ sách lưu tại phòng kế toán.
Trường hợp giảm tiền
Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Giấy đề nghị thanh toán - Ủy nhiệm chi
- Hóa đơn
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán lương và bảng phân bổ BHXH - Tờ khai thuế GTGT, TNDN…
- Giấy nộp tiền vào ngân sách.
- Sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết 331, sổ chi tiết 334, sổ chi tiết 333, ….,sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các báo cáo liên quan.
Tài khoản sử dụng:
- TK 112- tiền gửi ngân hàng
- 53 -
- TK 334 – phải trả người lao động - TK 338 – phải trả, phải nộp khác - TK 331 – phải trả người bán
- 54 -
Sơ đồ 2.7:Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền gửi ngân hàng.
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
KẾ TOÁN THANH TOÁN GIÁM ĐỐC, KTT KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGÂN HÀNG Bắt đầu Các CT liên quan Nhập dữ liệu Máy tính xử lý, in UNC UNC 1 UNC 2 Xem xét, ký duyệt UNC 1 UNC 2 Xem xét chi hộ, gửi GBN Máy tính xử lý Sổ và BCLQ Lưu trữ UNC 1 GBN N Máy tính xử lý Nhập dữ liệu SNKC Các sổ LQ Lưu trữ GBN UNC1 1 Kết thúc 1 Các CT liên quan Các CT liên quan UNC 1 UNC 2 GBN N Kiểm tra DL
- 55 -
Giải thích:
Chu trình luân chuyển bắt đầu khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng, kế toán thanh toán nhận được các chứng từ liên quan từ các bộ phận khác gửi đến. Căn cứ vào các chứng từ đó kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liêụ vào máy, máy tính xử lý và in ủy nhiệm chi gồm 2 liên. Sau đó chuyển 2 liên ủy nhiệm chi cho Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển cho ngân hàng nhờ ngân hàng chi hộ tiền
Ngân hàng xem xét, chi hộ và gửi giấy báo nợ và ủy nhiệm chi liên 1 cho kế toán thanh toán, liên 2 lưu lại theo số.
Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy báo nợ , ủy nhiệm chi và các chứng từ liên quan tiến hành nhập dữ liệu vào máy, kế toán nhập đúng tài khoản, phần mềm máy tính tự xử lý vào sổ sách liên quan và lưu trữ
Sau đó kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp để kiểm tra dữ liệu và lên sổ sách, báo cáo liên quan và lưu lại.
Mọi chứng từ, sổ sách lưu tại phòng kế toán.
2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình. Trích số liệu tháng quý I năm 2011:
Đối với tiền mặt.
- Ngày 01/2/2011, phiếu chi số 415, chi phí đi công tác cho Ông Nguyễn Văn Khiêm số tiền 1.032.000 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 6428 1.032.000
Có 1111 1.032.000
- Ngày 01/02/2011, phiếu chi số 416, chi tiền tiếp khách số tiền 340.000 đồng và mua đồ dùng văn phòng số tiền 208.015 đồng, VAT 10%
- 56 -
Nợ 6423 208.015 Nợ 6428 340.000 Nợ 1331 54.801
Có 1111 602.816
- Ngày 01/02/2011, phiếu chi số 417, chi mua đồ dùng văn phòng, số tiền 402.500 đồng, trong đó VAT 10%
Kế toán định khoản
Nợ 6423 365.909 Nợ 1331 36.591
Có 1111 402.500
- Ngày 01/02/2011, phiếu chi 418, chi mua văn phòng phẩm, số tiền 184.000 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 6423 184.000
Có 1111 184.000
- Ngày 01/02/2011, phiếu chi 419, chi tiền cho việc dịch quy chế Ana – Huế, số tiền 350.000
Kế toán định khoản
Nợ 6428 350.000
Có 1111 350.000
- Ngày 10/02/2011, phiếu thu 066, thu nợ DNTN Dũng Nga tiền mua nước hoa, mỹ Phẩm số tiền 15.000.000 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 1111 15.000.000
Có 131 15.000.000
- Ngày 13/02/2011, phiếu thu số 067, Trần Văn Thịnh – công ty TNHH Thịnh Phát mua rượu ngoại số tiền 20.000.000 đồng
- 57 -
Kế toán định khoản
Nợ 1111 20.000.000
Có 131 20.000.000
- Ngày 15/02/2011, Phiếu thu số 069, công ty Sao Phương Nam trả tiền thuê văn phòng, ADSL và điện từ quý 4, số tiền 4.146.560 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 1111 4.146.560
Có 131 4.146.560
- Ngày 15/02/2011, phiếu thu số 068,thu tạm ứng thừa đi công tác Đà Nẵng của anh Luân số tiền 541.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 1111 541.000
Có 141 541.000
Đối với tiền gửi
*) Tăng tiền
- Căn cứ giấy báo có 24/03/2011 khu nghỉ mát Ana ManDaRa chuyển Tic tiền thuế tháng 02/2011 số tiền 242.460.612 đồng
Kế toán định khoản:
Nợ 11214 242.460.612
Có 1368 242.460.612
- Ngày 02/02/2011 Hải Dương chuyển trả nợ gốc vay dài hạn bằng USD tại ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang số tiền: 10.335.000.000 đồng
Kế toán định khoản:
Nợ 11224 10.335.000.000
Có 1368 10.335.000.000
- Ngày 09/02/2011 Hải Dương chuyển trã lãi vay và phí vay số tiền : 31.876.065 đồng
Kế toán định khoản:
- 58 -
Có 1368 31.876.065
- Ngày 25/02/2011, căn cứ vào bảng kê tính tiền lãi các chi nhánh vay Công ty và biên bản xác nhận công nợ nội bộ, trung tâm du lịch Tictours trả nợ vay Công ty 50.000.000 đồng. Mặt khác trong quý I năm 2011 tổng tiền lãi trung tâm du lịch Tictours phải trả là 61.000.000 đồng Kế toán định khoản Nợ gốc đã trả : Nợ 11214 50.000.000 Có 1368 50.000.000 Lãi vay: Nợ 1368 61.000.000 Có 515 61.000.000
- Ngày 28/02/2011, giấy báo có 049 tại ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang, trung tâm du lịch Tictours nộp tiền lãi quý I, số tiền 61.000.000 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 11214 61.000.000
Có 1368 61.000.000
- Ngày 06/02/2011 , giấy báo có 044, thu lãi tiền gửi có kỳ hạn tại Ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang món 6,5 tỉ số tiền 69.333.333 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 11214 69.333.333
Có 5154 69.333.333
- Ngày 12/01/2011 nhận thông báo chia lãi của công ty Cổ Phần Khách Sạn Nha Trang số tiền 765.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 1388 765.000.000
Có 515 765.000.000
- Ngày 11/02/2011, căn cứ giấy báo có của ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang về việc nhân tiền chia lãi của Công Ty Cổ Phần Khách Sạn Nha Trang
Kế toán định khoản:
- 59 -
Có 1388 765.000.000
*) Giảm tiền
- Ngày 02/02/2011 căn cứ vào ủy nhiệm chi QT UNC 185 , chi trả tiền taxi – thẻ MCC tháng 10/10 số tiền 296.000 đồng, trích từ tài khoản tiền Việt Nam tại ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang.
Kế toán định khoản
Nợ 6428 296.000
Có 11214 296.000
- Ngày 02/02/2011, QT UNC 186, chuyển lương kỳ 2 tháng 11/10 số tiền 17.660.000 đồng, chuyển ăn ca số tiền 4.561.000 đồng tại ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang
Kế toán định khoản:
Nợ 334 17.660.000 Nợ 6421 4.561.000
Có 11214 22.221.000
- Ngày 03/02/2011, QT UNC 189, chuyển lương cán bộ chủ chốt tháng 11/10 số tiền 132.865.000 đồng và ăn ca số tiền 3.600.000 đồng tại ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang
Kế toán định khoản
Nợ 334 132.865.000 Nợ 6421 3.600.000
Có 11214 136.465.000
- Ngày 08/02/2011, QT UNC 190, thanh toán tiền BHXH, BHYT, TCTN tháng 01/2011 Kế toán định khoản Nợ 3383 16.984.060 Nợ 3384 3.472.574 Nợ 3389 1.543.366 Có 11214 22.000.000
- 60 -
- Ngày12/03/2011 căn cứ UNC218, thanh lý hợp đồng đo vẽ đất 68 yersin cho VP-VPQSD số tiền 2.184.000, trích từ tài khoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng Quốc Tế CN Nha Trang.
Kế toán định khoản
Nợ 331 2.184.000
Có 11214 2.184.000 - Ngày 15/03/2011, QT UNC 29, thanh toán tiên BHXH, BHYT, TCTN tháng
03/2011 số tiền 23.000.000 đồng.
Kế toán định khoản
Nợ 338 23.000.000
Có 11214 23.000.000
- Căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách ngày 16/ 03/2011 , Công ty nôp thuế nhà thầu số tiền 142.756.760 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 3338 142.756.760
Có 11214 142.756.760
- Căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách ngày 16/03/2011, Công ty nộp thuế thu nhập cá nhân số tiền 117.829.136 đồng
Kế toán định khoản
Nợ 3335 117.829.136
Có 11214 117.829.136
2.3.1.4. Chứng từ, sổ sách minh họa.