a) Tình hình quản lý và sử dụng tiền.
Với bản chất là Tổng Công ty, nguồn vốn của công ty là do Nhà Nước cấp. Công ty phải đầu tư tiền vào các đơn vị trực thuộc…Tiền để chi trả chi phí hoạt động được công ty cung cấp qua ngân hàng hàng tuần.
Tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa, công tác kế toán vốn bằng tiền rất được quan tâm vì số tiền giao dịch của công ty rất lớn, công ty phải sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà Nước nên việc ghi nhận sự hợp pháp, hợp lý của vốn bằng tiền phải minh bạch, rõ ràng và hiệu quả. Đồng nội tệ được công ty sử dụng để hạch toán là VNĐ ( đồng tiền ghi sổ của Công ty). Việc ghi nhận và hạch toán sổ sách được giao cho kế toán thanh toán, thủ quỹ trực tiếp thu và chi tiền. Dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, thủ quỷ sẽ tiến hành nộp tiền vào tài khoản tiền gửi hay rút tiền khi có lệnh.
*Các khoản mục thu tiền thường xuyên.
- Thu nợ khách hàng - Thu tạm ứng thừa - Thu lãi tiền gửi - Thu nội bộ
- Thu từ hoạt động đầu tư liên doanh… * Các khoản mục chi tiêu thường xuyên.
- 44 -
- Chi tiền mặt cho tạm ứng.
- Chi tiền mặt cho các dịch vụ mua ngoài - Chi trả nợ người cung cấp – qua ngân hàng
- Chi trả nội bộ hoặc các dịch vụ mua ngoài – qua ngân hàng.. - Chi trả lương và BHXH – qua ngân hàng
- Chi nộp thuế - qua ngân hàng……
Các khoản chi lớn, không thường xuyên như mua sắm tài sản cố định, chi trả dịch vụ kiểm toán,…thông qua ngân hàng.
Ngoài ra có nghiệp vụ: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, đem tiền mặt đi nộp vào ngân hàng là những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra nhưng không làm tăng, giảm tiền của Công ty…
b) Quá trình kiểm soát nội bộ tại công ty
* Đối với tiền mặt
- Các hoạt động kiểm soát tiền mặt
+ Lập kế hoạch thu chi
Đây là công việc bắt buộc, cứ mỗi tuần thì kế toán trưởng, kế toán thanh toán và thủ quỹ lập kế hoạch thu chi cho tuần sau nhằm đảm bảo công ty có đủ tiền để chi tiêu và tránh làm thất thoát tiền. Việc lập kế hoạch thu chi không phải là thủ tục hay hình thức mà sẽ làm căn cứ để công ty có thể đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí hoạt động cho công ty. Công Ty đã kiểm soát tiền ngay từ nguồn cung ứng. Các khoản mục chi tiêu đều phải được dự toán từ trước đó, ổn định qua các dự toán chi tiêu các tuần kế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu thực sự. Phương pháp này không chỉ kiểm soát hiệu quả đối với tiền mà còn tạo ra sự ràng buộc rất lớn về tài chính đối với công ty và các đơn vị trực thuộc.
Do các bản chất nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro nên một trong những biện pháp hữu hiệu kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt là hạn chế sử dụng tiền mặt.
+ Quy định trách nhiệm, phân công quản lý tiền mặt ở quỹ. Hàng ngày, kế
- 45 -
ngày, các khoản chi đều phải có sự xét duyệt thông qua Giám đốc và Kế toán trưởng thể hiện ở chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng trên phiếu chi, lưu trữ trong bộ báo cáo quỹ từng ngày.
+ Tách rời chức năng quản lý tiền tại quỹ với quản lý sổ sách. Quy định này
được công ty thực hiện rõ ràng việc quản lý tiền do thủ quỹ đảm nhận còn chứng từ sổ sách do kế toán thanh toán lập. Trên Tổng Công ty hay dưới đơn vị việc thu tiền và giữ tiền chỉ do một nhân viên đảm nhận.
+ Quy trình xét duyệt chi tiền :được thực hiện đầu tiên kế toán thanh toán lập phiếu chi sau đó đem trình cho Giám đốc ký sau đó chuyển cho Kế toán trưởng ký, thủ quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ rồi mới thực hiện việc chi tiền.
+ Định kỳ hàng tuần kế toán thanh toán và thủ quỹ tiến hành kiểm tra quỹ.
Các khoản thanh toán của công ty chủ yếu qua ngân hàng, nếu việc chi quỹ lớn hơn số tiền có trong quỹ thì sẽ tiến hành rút tiền ngân hàng.
+ Phương thức thiết bị bảo vệ đảm bảo, bảo hiểm tiền mặt tại quỹ..
* Đối với tiền gửi ngân hàng
So với khoản mục tiền mặt thì tiền gửi ngân hàng có số dư lớn hơn rất nhiều xong chúng cũng có những đặc điểm giống với tiền mặt vì vậy kiểm soát tiền gửi ngân hàng cũng gần giống kiểm soát tiền mặt. Những sai sót, gian lận tiền gửi ít hơn so với tiền mặt bởi vì các khoản thu chi về tiền gửi ngân hàng ngoài sự kiểm soát nội bộ doanh nghiệp còn có sự kiểm soát của ngân hàng.
Các hoạt động kiểm soát tiền gửi
- Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng, các nghiệp vụ thanh toán tiền gửi do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với các ngân hàng, lập báo cáo tiền gửi, lưu trữ theo ngày.
- Các khoản tăng tiền gửi ngân hàng chủ yếu do các đơn vị trực thuộc chuyển qua hoặc do các đợt khách hàng thanh toán.
- Công ty sử dụng chủ yếu hình thức ủy nhiệm chi khi thực hiện thanh toán. - Ủy nhiệm chi có hiệu lực với chữ ký của kế toán trưởng.
- 46 -
- Quy trình xét duyệt chi tiền gửi, thể hiện trách nhiệm quản lý, xét duyệt trên các chứng từ được thực hiện chặt chẽ. Ví dụ các chứng từ cần có để xét duyệt chi trong nghiệp vụ thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp.
+ Giấy đề nghị mua hàng. + Các hóa đơn.
+ Danh mục hóa đơn: tập hợp các hóa đơn liên quan, nhằm kiểm tra đối chiếu giữa số lượng, giá trị nhập kho trong phiếu nhập kho với các hóa đơn. Thể hiện sự kiểm tra đồng thời của nhiều người.
+ Phiếu nhập kho: do bộ phận phụ trách kho lập tiến hành nhập vật tư. + Sổ chi tiết.
+ Ủy nhiệm chi: sau khi kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ các chứng từ trên, kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng ký duyệt, tiến hành thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp.