hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh tại công ty tnhh dây và cáp điện yên viên

Vì vậy có thể nói, hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình quản lý cũng như hoạt động điều hành doanh nghiệp nói chung của cả xã hội hiệ

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

VŨ NGỌC QUÝ

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT, KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH DÂY VÀ CÁP ĐIỆN YÊN VIÊN

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa từng dùng để bảo vệ lấy bất kỳ học vị nào

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được cám ơn, các thông tin trích dẫn trong luận văn này đều được chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2015

Tác giả luận văn

Vũ Ngọc Quý

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình

Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng

và biết ơn sâu sắc đến Nhà giáo ưu tú - PGS.TS Bùi Bằng Đoàn (Bộ môn Kế toán quản trị và kiểm toán) đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập, thực hiện nghiên cứu đề tài khoa học, hoàn thành luận văn

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo,

Bộ môn Kế toán quản trị và Kiểm toán, Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh - Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các bộ phận chuyên môn Công

ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp số liệu, thông tin cần thiết cho tôi trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài

Xin cảm ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp đã động viên và giúp đỡ tôi

hoàn thành chương trình học tập và thực hiện luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2015

Tác giả luận văn

Vũ Ngọc Quý

MỤC LỤC Lời cam đoan Error! Bookmark not defined Lời cảm ơn Error! Bookmark not defined.i Mục lục Error! Bookmark not defined Danh mục chữ viết tắt Error! Bookmark not defined

Danh mục bảng vi

Danh mục sơ đồ vii

Danh mục hình vii

1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI 4

2.1 Cơ sở lý luận về HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh 4

2.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 4

2.1.2 Tổng quan về dự án sản xuất kinh doanh trong các Công ty sản xuất dây và cáp điện 20

2.1.3 Hệ thống KSNB trong quản lý dự án SX, KD dây và cáp điện 26

2.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh 31

2.2 Cơ sở thực tiễn 33

2.2.1 Kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp một số quốc gia trên thế giới 33

2.2.2 Kinh nghiệm kiểm soát nội bộ trong quản lý của một số doanh nghiệp trong nước 40

2.2.3 Tổng hợp các nghiên cứu có liên quan trước đây 43

2.2.4 Bài học kinh nghiệm 44

3 ĐẶC ĐIỂM CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 46

3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH dây và cáp điện yên viên 46

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 46

3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 48

3.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty 51

3.1.4 Tình hình cơ bản và kết quả hoạt động SX, KD của Công ty 52

3.2 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 58

3.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 58

3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 59

3.2.3 Phương pháp phân tích 60

3.2.4 Hệ thống chỉ tiêu sử dụng phân tích 60

4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 64

4.1 Đặc điểm dự án và quản lý dự án SX, KD tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên 62

4.1.1 Quy trình thực hiện dự án SX, KD tại Công ty 62

4.1.2 Thực trạng đặc điểm dự án SX, KD của Công ty 65

4.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý dự án SX, KD của Công ty 68

4.2 Thực trạng KSNB trong quản lý dự án SX, KD tại Công ty 69

4.2.1 Các quy định, cơ chế KSNB trong quản lý dự án SX, KD 69

4.2.2 Các sai sót, rủi ro xảy ra trong quản lý dự án SX, KD của Công ty 86

4.2.3 Đánh giá kết quả KSNB trong quản lý dự án SX, KD của Công ty 92

4.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động KSNB trong quản lý dự án SX, KD của Công ty 97

4.3.1 Nhóm nhân tố khách quan 97

4.3.2 Nhóm nhân tố chủ quan 98

4.4 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong quản lý dự án SX, KD của Công ty 99

4.4.1 Định hướng 99

4.4.2 Các giải pháp cụ thể 101

5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 110

5.1 Kết luận 110

5.2 Kiến nghị 111

TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

AICPA Hội đồng công chứng kế toán viên Hoa Kỳ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn tại công ty giai đoạn 2012 – 2014 53

Bảng 3.2 Một số chỉ tiêu phân tích tài chính 54

Bảng 3.3 Tình hình nhân lực của Công ty qua 3 năm 2012 - 2014 55

Bảng 3.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 - 2014 57

Bảng 4.1 Tình hình doanh thu, công nợ phải thu khách hàng dự án của Công ty qua 3 năm 2012 - 2014 65

Bảng 4.2 Một số dự án chính đã và đang thực hiện của công ty 67

Bảng 4.3 Quy định thời gian làm việc 73

Bảng 4.4 Quy định phân cấp quản lý dự án SX, KD tại Công ty 75

Bảng 4.5 Các sai sót trong xử lý hợp đồng dự án SX, KD của Công ty 87

Bảng 4.6 Các sai sót trong quá trình sản xuất hàng hóa của dự án SX, KD 88

Bảng 4.7 Các sai sót trong nghiệm thu hàng hóa và giao hàng dự án SX, KD của Công ty 89

Bảng 4.8 Các sai sót trong lập hồ sơ thanh toán 90

Bảng 4.9 Sai sót trong ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng dự án SX KD 91

Bảng 4.10 Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức tại Công ty 93

Bảng 4.11 Đánh giá của cán bộ Công ty về phát triển nhân lực và môi trường làm việc Công ty 94

Bảng 4.12 Đánh giá của cán bộ nhân viên về quy trình, thủ tục KSNB trong quản lý dự án SX, KD của Công ty 95

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO 5

Sơ đồ 2.2 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

Sơ đồ 2.3 Đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ 13

Sơ đồ 2.4 Cơ cấu tổ chức của Shanshan 39

Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 49

Sơ đồ 4.1 Quy trình xác lập hợp đồng dự án 62

Sơ đồ 4.2 Quá trình mua hàng (Kiến nghị) 106

DANH MỤC HÌNH Hình 4.1 Sơ đồ chu trình mua hàng và thanh toán 79

Hình 4.2 Sơ đồ chu trình sản xuất 83

Hình 4.3 Sơ đồ chu trình bán hàng - thu tiền 85

1 MỞ ĐẦU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới sẽ mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội và thách thức trong quá trình cạnh tranh để phát triển và tồn tại đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải đưa ra được những chiến lược

và phương hướng hoạt động cần thiết và hiệu quả Việc áp dụng khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hoá sản phẩm, tối đa hóa nguồn lực con người, kiểm soát được rủi ro - nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi thế cạnh tranh là rất cần thiết Song làm thế nào để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ có thể quản lý một cách hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế, để hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh Đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp cần phải thiết lập hệ thống này một cách khoa học, vững chắc và hiệu quả

Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp, tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh

Vì vậy có thể nói, hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình quản lý cũng như hoạt động điều hành doanh nghiệp nói chung của cả xã hội hiện nay

Trong bối cảnh xã hội hiện nay, để tồn tại và phát triển các tổ chức, doanh nghiệp cần phải nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Để tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị, đòi hỏi phải có những kiến thức cơ bản từ những lý luận cùng với khả năng nắm bắt

và nhận thức Phải hiểu được sự cần thiết của hệ thống KSNB với quá trình hoạt động của đơn vị, hiểu được quá trình vận hành cùng những nguyên tắc hoạt động của hệ thống KSNB

Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện, cung cấp cho các tỉnh miền Bắc

và các tỉnh lân cận Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động, Công ty đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, từng

bước hoàn thiện các quy chế kiểm soát Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý Trong thời gian qua, sản phẩm của công ty cung cấp cho khách hàng thường thông qua những hợp đồng có giá trị lớn Mỗi hợp đồng này công ty coi như những

dự án và giao cho Phòng kinh doanh tổ chức thực hiện và theo dõi Do mỗi dự án có quy mô, thời gian giao hàng, quy cách sản phẩm khác nhau nên thường xảy ra nhiều sai sót làm ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín của công ty Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quản lý và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là hết sức

cần thiết Vì vậy, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên” cho Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh của Công ty

- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB trong quản lý dự

án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện HTKSNB trong quản lý

dự án sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là các cơ sở lý luận và thực tiễn về HTKSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, thực trạng HTKSNB trong quản lý dự án SX, KD tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên

Viên Bên cạnh đó, đề tài cũng nghiên cứu đến tình hình sản xuất kinh doanh, đến cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý và sản xuất kinh doanh của công

ty

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về nội dung:

Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận về HTKSNB trong quản lý

dự án sản xuất, kinh doanh, thực trạng kiểm soát trong quản lý các dự án sản xuất kinh doanh của Công ty THHH dây và cáp điện Yên Viên

- Phạm vi về không gian:

Đề tài được nghiên cứu tại Công ty TNHH dây và cáp điện Yên Viên

- Phạm vi về thời gian:

Các số liệu nghiên cứu được thu thập trong thời gian từ năm 2012 - 2014,

số liệu sơ cấp được thu thập trong năm 2015 Đề tài được thực hiện từ tháng 9/2014 - 12/2015

2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTKSNB TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT, KINH DOANH

2.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý phải lồng vào đó sự kiểm soát của mình về mọi phương diện thông qua các chính sách, thủ tục quy định về hoạt động Đó chính

Có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB, trong các chuẩn mực đã hệ thống hóa của Hội đồng công chứng kế toán viên Hoa Kỳ (AICPA) có định nghĩa như

sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động

và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” (Trích bởi Victor

Z.Brink and Herbert Witt, 2000)

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 “Hệ thống kiểm soát nội bộ

là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính

trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” (Trích từ Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC)

Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organization) - là môt Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài

chính thì HTKSNB là “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả; báo cáo tài chính đáng tin cậy và các luật lệ và các quy định được tuân thủ” (COSO, 2013)

Sơ đồ 2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO

Nguồn: COSO, 2013

Theo định nghĩa trên, có thể hiểu KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu

mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành đó Một Hệ thống KSNB tốt không chỉ

được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được Vì khi

vận hành HTKSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát

không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát

Theo định nghĩa của Liên đoàn kế toán quốc tế (International Federation

of Accountants - IFAC) “Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bào đảm hiệu quả của hoạt động” (IFAC, 2012)

Theo định nghĩa của IFAC, HTKSNB được hiểu là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm kiểm soát các hoạt động của đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt

ra của đơn vị, HTKSNB hướng tới bốn mục tiêu cơ bản trên Bốn mục tiêu trên nằm trong một hệ thống song đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên

Qua các khái niệm trên có thể nhận thấy phạm vi của hệ thống KSNB bao trùm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị từ tổ chức nhân sự đến hoạt động cụ thể, tài chính kế toán; từ các bộ phận, phòng ban cho đến các cơ quan chủ quản (ngành dọc) như Bộ, ngành

Như vậy, HTKSNB có thể được định nghĩa như sau: HTKSNB là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị: Bảo đảm sự tuân thủ quy định của đơn

vị và pháp luật của Nhà nước; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị

2.1.1.2 Bản chất, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ theo IFAC được đề cập ở trên trước hết quan tâm đến việc thực hiện hiệu quả các hoạt động của đơn vị trên cơ

sở tuân thủ luật pháp Sau đó với trọng tâm hướng đến kiểm soát kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị cần phải đảm bảo các mục tiêu liên quan đến việc trình bày và công bố các thông tin tài chính trung thực và hợp lý

Theo khái nhiệm của COSO thì kiểm soát nội bộ là qui trình do Ban quản

trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì

để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan

Như vậy mỗi một khái niệm đều có cách nhNìn nhận về hệ thống kiểm soát nội bộ trên các góc độ khác nhau Tuy nhiên, bản chất của hệ thống KSNB có thể được hiểu như sau:

Một là, hệ thống KSNB bao gồm các quy định, chính sách, bước kiểm

soát và các thủ tục kiểm soát Ví dụ như các qui định về quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý vật tư, tài sản Các chính sách về tài chính, kế toán, mua hàng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ…Các bước kiểm soát là trình tự tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý được thực hiện có hiệu quả không? Các thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và chỉ đạo

Hai là, hệ thống KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ

phận, mọi qui trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị Nó được thiết

kế bởi các nhà quản trị doanh nghiệp

Ba là, xét về mục tiêu hệ thống KSNB bao gồm bốn mục tiêu: Bảo vệ tài

sản của đơn vị, đảm bảo độ chính xác của các thông tin kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động Ở mỗi loại hình hoạt động các mục tiêu

có thể được ưu tiên khác nhau: Đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh ưu tiên mục tiêu là lợi nhuận, hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp thì hệ thống KSNB lại ưu tiên hướng tới việc đảm bảo tính tuân thủ pháp luật

Bốn là, phạm vi của hệ thống KSNB không chỉ dừng lại ở chức năng quản

lý tài chính kế toán nữa mà sang cả chức năng khác như: Tổ chức nhân sự, kế hoạch, quản lý sản xuất

Năm là, hệ thống KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không

phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ thực hiện được bởi những hạn chế vốn

có trong bất kỳ HTKSNB của doanh nghiệp nào Trong quá tŕnh vận dụng HTKSNB trong một doanh nghiệp cụ thể cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế có thể tiềm ẩn trong bản thân hệ thống

Từ bản chất của HTKSNB được phân tích ở trên ta có thể nhận ra bốn mục tiêu của HTKSNB hướng tới bao gồm:

Thứ nhất, tài sản của đơn vị phải được bảo vệ Tài sản ở đây có thể là vô

hình, hữu hình, có thể là vật chất hoặc phi vật chất Chúng có thể bị đánh cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp

Thứ hai, các thông tin phải đảm bảo độ tin cậy Thông tin là căn cứ quan trọng để

hình thành các quyết định quản lý Vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời

về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động đồng thời phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của các hoạt động kinh tế tài chính

Thứ ba, bảo đảm việc tuân thủ các quy định pháp lý Hệ thống KSNB được

thiết kế trong các doanh nghiệp phải đảm bảo luật pháp và các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý của doanh nghiệp của Nhà nước

Thứ tư, bảo đảm hiệu quả của hoạt động, hiệu năng quản lý Các quá trình

kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB của đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý

2.1.1.3 Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Lợi ích

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có thể minh họa như kết cấu bê tông cốt thép của một tòa nhà, nó sẽ quyết định ‘hình dáng’, phương cách trang trí và hoàn thiện toà nhà đó

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

- Giảm thiểu, ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn, rủi ro từ bên trong và bên ngoài trong quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị, tổ chức;

- Bảo vệ được tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát, trộm cắp, lạm dụng trong quá trình sử dụng;

- Đảm bảo độ chính xác của các số liệu thông tin kế toán, tính trung thực của các Báo cáo tài chính;

- Đảm bảo mọi thành viên phải tuân thủ các quy chế, quy định của đơn vị và pháp luật của nhà nước;

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực, tài sản của đơn vị để đạt được mục tiêu hoạt động hiệu quả nhất;

- Đảm bảo bảo vệ được quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng và các bên có lợi ích liên quan;

- Gây dựng được lòng tin của xã hội, các đối tác,… đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp (DN), tổ chức

+ Hạn chế

Trong thực tế không có HTKSNB nào hoàn hảo, đảm bảo không có gian lận hay sai sót xảy ra Một HTKSNB tốt chỉ nhằm hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí kiểm tra nhỏ nhất so với

những tổn thất do sai phạm và do gian lận gây ra

- Trong thực tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống kiểm soát không dự

kiến được

- Sai phạm do nhân viên thiếu thận trọng, sao lãng, sai lầm trong xét đoán

hoặc hiểu sai sự chỉ đạo của cấp trên

- Do sự thông đồng của nhân viên trong đơn vị hoặc với người bên ngoài đơn vị

- Các thủ tục kiểm soát không phù hợp với điều kiện kinh tế thay đổi

KSNB là một công cụ pháp lý do chính người quản lý xây dựng để phục

vụ cho mục đích quản lý của đơn vị mình Lý do để đơn vị xây dựng một hệ thống kiểm soát là nhờ nó mà toàn bộ quá trình hoạt động vừa được bảo vệ vừa được hoàn thiện, giúp đơn vị thỏa mãn các mục tiêu của mình

Như vậy, KSNB có ý nghĩa rất lớn đối với mọi tổ chức Đặc biệt có ý nghĩa rất quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn bởi vì những đơn vị có quy mô càng lớn thì quyền hạn càng phải phân chia cho nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận và nhân viên càng phức tạp, tài sản phải phân tán ra nhiều địa điểm hoạt động và sự truyền đạt thông tin càng khó khăn,… do đó càng đòi hỏi phải có hệ thống KSNB hữu hiệu để có thể giám sát và điều hành hoạt động của đơn vị

2.1.1.4 Những thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Sơ đồ 2.2 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nguồn: COSO, 2013

Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… nhưng bất

kỳ HTKSNB nào cũng có những điểm phổ biến Hiện nay, KSNB bao gồm 5 yếu

tố (cách phân chia do COSO đưa ra đầu tiên trong năm 1992 và được bổ sung, chỉnh sửa trong năm 2013 được thừa nhận ở nhiều nơi như IFAC, AICPA…): (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; (5) Giám sát

(1) Môi trường kiểm soát

Hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành trong một môi trường cụ thể chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát như nhau nhưng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn khác nhau Sở dĩ có sự khác biệt đó là do ảnh hưởng của môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm cả yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài Các nhân

tố bên trong là thái độ và đánh giá (hành động, chế độ, thể thức) của lãnh đạo về quá trình kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của hệ thống này đối với đơn vị Các nhân tố bên ngoài là các nhân tố không chịu sự kiểm soát của các nhà quản

lý nhưng lại có ảnh hưởng đến quan điểm, thái độ, phong cách điều hành cũng như thiết lập các thủ tục kiểm soát bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, nhà đầu tư, các chính sách kinh tế xã hội

Các nhân tố của môi trường kiểm soát bên trong bao gồm:

Thứ nhất, đặc thù về quản lý, trên thực tế hiệu quả của kiểm tra, kiểm soát

phụ thuộc rất nhiều vào nhà quản lý Nhà quản lý nhận thức rằng kiểm tra, kiểm soát là quan trọng thì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp và tuân thủ mọi qui định đề ra Các quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ và việc duy trì thực hiện chính sách đó, bởi chính họ là người thiết lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị Có những nhà quản lý chú trọng đến việc hoàn thành một cách nhanh chóng kế hoạch để đạt được lợi nhuận tối đa, xem nhẹ rủi ro nên các thủ tục kiểm soát có thể xây dựng đơn giản, nhanh chóng, họ ít quan tâm đến vai trò của hệ thống KSNB Nhưng cũng có nhà quản lý lại rất thận trọng, xem xét đánh giá rủi ro, thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trước khi đưa ra quyết định Đặc thù về quản lý cũng thể hiện ở việc phân bổ quyền lực, nếu một đơn vị tập trung quyền lực vào một người thì cần phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu đơn vị

mà quyền lực phân tán cho nhiều người thì quan tâm đến việc phân quyền tránh lạm dụng quyền

Thứ hai, cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn

những bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan

hệ với nhau để cùng thực hiện chức năng quản lý Cần phải thiết lập cơ cấu tổ

chức trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tránh chồng chéo, bỏ trống Trong quá trình thực hiện công việc tạo ra khả năng kiểm tra và kiểm soát lẫn nhau

Thứ ba, chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự

và các qui chế của đơn vị với các nhân viên như: qui chế chế tuyển dụng, sắp xếp, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt đối với nhân viên Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát, vì vậy nhà quản lý phải có những biện pháp đào tạo nhân viên của mình có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, bố trí họ phù hợp với công việc, với năng lực chuyên môn để họ có thể phát huy tối đa khả năng vào công việc Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận hành nó lại kém về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả

Thứ tư, công tác kế hoạch, khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ một công việc

nào dù là lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm túc và sát với tình hình thực tế bao nhiêu thì công việc kiểm soát càng dễ dàng bấy nhiêu Kế hoạch lập ra không thể cứng nhắc, nó có thể thay đổi theo tình hình thực tế, vì vậy cần phải theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập đồng thời điều chỉnh, xử lý kịp thời

Thứ năm, bộ máy kiểm soát, những doanh nghiệp có qui mô lớn thường

thành lập ra một nhóm người trong bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất (thành viên của hội đồng quản trị) am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không kiêm nhiệm chức vụ quản lý để: giám sát sự chấp hành pháp luật của doanh nghiệp; Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát quá trình lập báo cáo tài chính; Dung hòa những bất đồng giữa doanh nghiệp với kiểm toán viên

Thứ sáu, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong một

doanh nghiệp để kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của một đơn vị (hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ…) Bộ phận này sẽ giúp doanh nghiệp

có được những thông tin kịp thời và chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của các hoạt động kiểm soát để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp Nhân viên trong bộ phận này phải được tuyển chọn có đủ năng lực và phẩm chất

đạo đức, được giao quyền tương đối rộng, hoạt động độc lập với phòng kế toán

và các bộ phận được kiểm tra, các báo cáo được trực tiếp gửi lên cấp quản lý cao nhất của đơn vị, có như vậy họ mới phát huy được hết vai trò trong một tổ chức

Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tốt hiệu quả khi nó trực thuộc người lãnh đạo cao nhất đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó và được giao một quyền hạn tương đối rộng

Thứ bẩy, môi trường bên ngoài, môi trường kiểm soát chung của các

doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý đơn vị nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài chính, thống

kê, kho bạc…); Ảnh hưởng của các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý có liên quan; Đường lối phát triển đất nước

(2) Đánh giá rủi ro

Sơ đồ 2.3 Đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Nguồn: COSO, 2013 Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được

- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn

vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính

- Xác xuất xảy ra - Tăng kiểm soát - Mua bảo hiểm

- Tăng tốc độ thu hồi vốn

- Không làm gì hết

sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn NQL có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích các nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được

- Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

(3) Hoạt động kiểm soát

Đây thực chất là các thủ tục hay cơ chế kiểm soát mà Ban lãnh đạo các đơn vị, doanh nghiệp thiết lập để kiểm soát từng hoạt động

Có nhiều thủ tục khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng đơn vị, doanh nghiệp Vì vậy, cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của đơn vị, doanh nghiệp theo từng cấp độ và loại hNình hoạt động Trên thực tế không thể có tập hợp thủ tục kiểm soát chuẩn áp dụng cho mọi tổ chức khác nhau và cho mọi hoạt động Tuy nhiên người ta thống nhất

có các thủ tục căn bản sau:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Nghĩa là một người không thể giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Một người không thể kiêm nhiệm chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản Mục đích của thủ tục này để nhân viên kiểm soát lẫn nhau, phát hiện nhanh chóng các sai sót

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát, như vậy mới có được những thông tin đáng tin cậy Để kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn cụ thể: Qui định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ; Lập, kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

- Kiểm soát vật chất: Nó được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể

cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Nghĩa là người kiểm tra và người thực hiện phải khác nhau, thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tượng được kiểm tra

- Phân tích, rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: Là việc xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế so với kế hoạch, dự toán,

kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan Đồng thời cũng xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện để từ đó điều chỉnh, thay đổi

kế hoạch phù hợp

Để thiết kế các thủ tục kiểm soát trên nhà quản lý cần áp dụng các nguyên tắc căn bản nhất:

Thứ nhất, nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi

trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận cho từng cá nhân, từ đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót nếu

có xảy ra thì đã có kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý kịp thời Sự phân công, phân nhiệm cũng xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, từng bộ phận sẽ hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc của mình Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tinh thần trách nhiệm, tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị

Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định phải có sự

phân tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc sai sót, không tuân thủ qui định lại là người có thể che dấu sự sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai (không có sự kiểm soát) Việc phân chia các chức năng phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản (kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ Kế toán trưởng không là vợ, chồng của giám đốc, không được kiêm trưởng ban kiểm soát) Việc phân tách chức năng này cho phép kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian lận Trong một số trường hợp đặc biệt sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo phải bất kiêm nhiệm trong đó người phê duyệt không phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiểm soát

Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền là cấp dưới được

cấp trên giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷ quyền và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị Bên cạnh đó để tuân thủ tốt các qui trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, sự phê chuẩn được thể hiện ở phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho các đơn vị cấp dưới), sự phê chuẩn cụ thể (được thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng) Khi quyết định của nhà quản lý muốn được thực thi thì cần phải được phê chuẩn, sự phê chuẩn gắn với quyền hạn được giao

(4) Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị

- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời

Hệ thống thông tin của một đơn vị bao gồm: Thông tin thị trường, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính… Trong đó thông tin tài chính kế toán có một vị trí quan trọng trong quản

lý tài sản cũng như ra quyết định điều hành công ty Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản

và các báo cáo kế toán Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình hình mua hàng, bộ phận kế toán phải phối hợp với bộ phận lập kế hoạch mua hàng, để cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng, để cung cấp tình hình về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng tổ chức…) Hệ thống thông tin kế toán có mối liên hệ mật thiết và chi phối tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác, sự chậm trễ, thiếu chính xác của

hệ thống thông tin kế toán sẽ kéo theo một loạt các hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng, không chỉ là các hoạt động bên trong mà còn ảnh hưởng cả đến các hoạt động bên ngoài đơn vị (kế toán lạm dụng quyền hạn, chậm trễ trong khâu xử lý chứng từ, ảnh hưởng đến nhà cung cấp không bán hàng, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Sự cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến mất niềm tin …)

Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp

độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một

cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp

- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền

- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống

thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

(5) Giám sát và thẩm định

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định

kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên (KTV) nội bộ, hoặc do KTV độc lập thực hiện)

Hệ thống giám sát và thẩm định hoạt động tốt khi:

- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh phù hợp;

- Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo;

- Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc;

- Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của pháp luật hiện hành có khả năng làm giảm

uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế

2.1.1.5 Các loại kiểm soát

Tùy theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau, tuy nhiên có thể phân chia kiểm soát thành 2 loại cơ bản như sau: Một là kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và hai là kiểm soát từ bên trong (nội kiểm) hay kiểm soát nội

bộ Căn cứ và mục tiêu của kiểm soát hay căn cứ vào phạm vi của kiểm soát tại các đơn vị có các loại kiểm soát nội bộ, hay nội kiểm như sau:

+ Phân loại theo mục tiêu:

- Kiểm soát phòng ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa thường

được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác…

- Kiểm soát phát hiện: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ

Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại Nhưng không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của kiểm soát phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa

- Kiểm soát bù đắp là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác

+ Phân loại theo phạm vi kiểm soát:

Gồm có hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát chung

- Kiểm soát trực tiếp: Là các hoạt động kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin

kế toán

- Kiểm soát chung: Là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát trực tiếp Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát trực tiếp, làm cho kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn Ngược lại, nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát trực tiếp tốt hơn

Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán…

2.1.2 Tổng quan về dự án sản xuất kinh doanh trong các Công ty sản xuất dây

và cáp điện

2.1.2.1 Khái niệm dự án sản xuất kinh doanh

Để đi đến khái niệm chung nhất về dự án sản xuất kinh doanh, trước hết ta phải làm rõ hai khái niệm: Quan điểm về dự án và sản xuất kinh doanh

Theo từ điển Oxford của Anh định nghĩa: Dự án (project) là một ý đồ, một nhiệm vụ được đặt ra, một kế hoạch vạch ra để hành động Theo từ điển Tiếng Việt định nghĩa dự án dự thảo văn kiện luật pháp hoặc kế hoạch (Hoàng Phê, 2000) Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 được Việt Nam chấp thuận trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000 Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực

Thông thường, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều có định hướng, có

kế hoạch Trong điều kiện sản xuất và kinh doanh theo cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh phải có lãi, do đó các doanh nghiệp cần xác định phương hướng mục tiêu trong đầu tư, có kế hoạch sử dụng các điều kiện sẵn có về các nguồn nhân tài, vật lực có hiệu quả để đạt được các mục tiêu đề ra Như vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hiểu như là quá trình tiến hành các công đoạn từ việc khai thác sử dụng các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp để sản xuất ra các sản phẩm hàng hoá, dịch

vụ nhằm cung cấp cho nhu cầu thị trường và thu được lợi nhuận

Từ các khái niệm, quan điểm về dự án và sản xuất kinh doanh tác giả đi

đến khái niệm dự án sản xuất kinh doanh như sau: Dự án sản xuất kinh doanh là một quá trình đơn nhất, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành bao gồm các công đoạn từ việc khai thác sử dụng các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp

để sản xuất ra các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ nhằm cung cấp cho nhu cầu thị trường và thu được lợi nhuận

Trong các hoạt động của doanh nghiệp như xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, sản xuất theo kế hoạch của đơn vị… thì hoạt động sản xuất những sản phẩm do doanh nghiệp tham gia đấu thầu trúng thầu và đã ký hợp đồng là một hoạt động sản xuất hàng hóa nghiêm ngặt đòi hỏi cả quá trình sản xuất phải

tuân thủ theo những cam kết đã nêu trong hợp đồng Do đó, đối với các hoạt động trên, các doanh nghiệp thường chọn hình thức quản lý theo các dự án, mỗi hợp đồng khi trúng thầu được coi là một dự án Quá trình quản lý dự án sản xuất kinh doanh tại đơn vị là quá trình theo dõi từ các khâu sản xuất các sản phẩm đến khi xuất sản phẩm cho khách hàng thuộc các dự án mà đơn vị thực hiện

Như vậy, về bản chất, dự án sản xuất kinh doanh là một loại hình của dự

án đầu tư Tuy nhiên, xét về mặt thời gian các dự án sản xuất kinh doanh là một loại hình dự án đầu tư ngắn hạn Các dự án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, thường là một năm và hướng tới các mục tiêu, lợi ích trước mắt, trong ngắn hạn của doanh nghiệp

2.1.2.2 Đặc điểm dự án sản xuất, kinh doanh trong các công ty sản xuất dây

và cáp điện

Sản xuất dây cáp điện là lĩnh vực sản xuất có tốc độ tăng trưởng nhanh, cùng với xu thế đô thị hóa và nhu cầu sử dụng điện ngày càng tăng cao ở Việt Nam cũng như trên thế giới Kim ngạch xuất nhập khẩu dây cáp điện tăng trưởng trung bình lần lượt 21% và 18% Dây cáp điện nhập khẩu của Việt Nam chủ yếu là các loại cáp đặc biệt, cáp cao thế trong nước chưa sản xuất được Do khác phân khúc nên sức ép cạnh tranh của hàng nhập khẩu được đánh giá là không nhiều

Về sản xuất trong nước, hiện tại ở Việt Nam có trên 200 công ty đang sản xuất mặt hàng dây cáp điện với cơ cấu đa dạng, gồm các công ty nhà nước, cổ phần, tư nhân và các doanh nghiệp FDI Một số doanh nghiệp lớn trong ngành: Cadivi, Cadisun, Cơ điện Trần Phú, LG Vina Cable, Taya Vietnam, LS-vina, Ngọc Khánh, Thiên Phú Trong năm 2015 và các năm tới, ngành dây cáp điện

dự báo vẫn tiếp tục tăng trưởng, khi kinh tế Việt Nam bắt đầu hội nhập sâu rộng với khu vực và thế giới Thực tế, kim ngạch xuất nhập khẩu dây cáp điện tháng 1/2015 đã tăng tới 30% so với cùng kỳ

Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của các công ty trong lĩnh vực dây

và cáp điện chủ yếu là sản xuất các loại dây và cáp điện phục vụ rộng rãi cho các ngành kinh tế quốc dân cũng như các nhu cầu sử dụng điện trong sinh hoạt thường ngày và cho xuất khẩu Khách hàng chủ yếu là các Công ty Điện lực; các nhà thầu xây lắp điện dân dụng, công nghiệp; các nhà sản xuất, các nhà đầu tư có

sử dụng máy, thiết bị công nghiệp; các cộng đồng dân cư và các hộ gia đình Các

mặt hàng dây và cáp điện chủ yếu bao gồm dây đồng và dây nhôm, tùy theo yêu cầu của từng loại dây và cáp điện sử dụng cho các mục đích khác nhau có các loại dây bọc cách điện và bọc vỏ bảo vệ hoặc không bọc

Các mặt hàng dây và cáp điện phải đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe theo sự quản lý của Nhà nước mới được cung ứng trên thị trường Do

đó, quá trình sản xuất dây và cáp điện đều được sản xuất trên hệ thống máy móc thiết bị tiên tiến, đa số là ngoại nhập với năng suất lao động cao hơn, cùng với khả năng quản lý sản xuất, tiết kiệm nguyên vật liệu và lao động nhằm tạo cơ sở

để tăng sản lượng sản phẩm, hạ giá thành tăng tính cạnh tranh so với các mặt hàng dây và cáp điện nhập khẩu và đối thủ cạnh tranh trong nước

Do đặc điểm về khách hàng, cũng như các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng nên thông thường các công ty sản xuất dây và cáp điện thường sản xuất theo đơn đặt hàng của các công ty điện lực phục vụ cho các dự án lưới điện hay nhà thầu với các dự án về thiết bị điện công trình có giá trị lớn, các điều khoản về tiêu chuẩn chất lượng, kỹ thuật, tiến độ,… nghiêm ngặt Do đó các công ty sản xuất dây và cáp điện đều áp dụng hình thức quản lý theo dự án đối với các đơn hàng, hợp đồng đã được ký kết với khách hàng

Như vậy, các dự án sản xuất kinh doanh dây và cáp điện có các đặc điểm

cơ bản như sau:

- Là các dự án đầu tư, có thời gian ngắn, thường diễn ra trong thời gian không quá một năm

- Các dự án thường hướng tới mục tiêu trước mắt, trong ngắn hạn của doanh nghiệp

- Về bản chất, các dự án sản xuất kinh doanh của công ty sản xuất dây cáp điện là các đơn hàng, hợp đồng có giá trị lớn phục vụ các khách hàng là các công

ty điện lực, các nhà thầu trong lĩnh vực điện lực

- Một dự án đều có các yêu cầu khắt khe về tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm Các sản phẩm sản xuất ra (dây và cáp điện) phải đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe theo sự quản lý của Nhà nước mới được cung ứng trên thị trường Ngoài các yêu cầu khắt khe về chủng loại, chất lượng sản phẩm, các dự án sản xuất kinh doanh dây và cáp điện còn phải đáp ứng được các yêu cầu khắt khe về tiến độ sản xuất cũng như các yêu cầu về quy trình sản xuất,… từ các đối tác

2.1.2.3 Các nội dung trong quy trình thực hiện dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện

Nhận hợp đồng dự án: Thông qua đấu thầu doanh nghiệp đã trúng thầu và

tiến hành ký hợp đồng sản xuất Như đã phân tích trong các phần trên, các nhà máy sản xuất kinh doanh dây cáp điện thành lập các dự án theo các hợp đồng, đơn hàng đã ký để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thông thường Phòng kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh, đưa yêu cầu sản xuất theo hợp đồng chuyển cho Phòng kỹ thuật và yêu cầu trả lời thời gian hoàn thành sau đó chuyển tới các phân bộ phận sản xuất để tiến hành sản xuất theo yêu cầu

Tổ chức sản xuất, mua hàng hóa: Khi yêu cầu sản xuất chuyển xuống bộ

phận sản xuất Bộ phận sản xuất sẽ dựa vào thông tin hợp đồng chi tiết về số lượng, chủng loại, đối tượng để sản xuất cho đúng yêu cầu như trong yêu cầu sản xuất đề ra cũng như yêu cầu của hợp đồng Tuy nhiên nhiều Công ty việc lập yêu cầu sản xuất không đúng, không chi tiết dẫn đến việc sản xuất không như yêu cầu đặt ra nên khách hàng không nhận hàng, phạt hợp đồng và phá hợp đồng, gây ra rủi ro cho Công ty

Nghiệm thu hàng hóa: Là quá trình xem xét, kiểm tra sản phẩm sản xuất ra

có đạt hay không đạt thông số kỹ thuật nêu trong hợp đồng đã thỏa thuận Sau đó lập biên bản nghiệm thu hàng hóa, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, lập biên bản lấy mẫu đem đi thử nghiệm Kết quả thử nghiệm sẽ cho biết sản phẩm đạt hay không đạt, sau đó để ra quyết định giao hàng hay không giao hàng Biên bản nghiệm thu hàng hóa sẽ là căn cứ thanh toán giữa hai bên

Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng xét duyệt bán Theo

nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến tay người mua là điểm bắt đầu của chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng Vào lúc giao hàng lập hóa đơn, bảng kê hàng hóa theo hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển, chứng từ bảo hiểm hàng hóa, chứng nhận số lượng

và chất lượng hàng hóa, chứng nhận nguồn gốc hàng hóa cũng được lập, kèm theo kết quả thử nghiệm sản phẩm do đơn vị thử nghiệm độc lập cung cấp

Lập hồ sơ thanh toán: Sau khi thực hiện nghiệm thu hàng hóa và giao hàng

bộ phận quản lý dự án tiến hành lập hồ sơ thanh toán trên cơ sở hàng hóa đã được bên mua nhận, kèm theo đó là giấy đề nghị thanh toán cùng toàn bộ hồ sơ

đã ký nhận khi giao hàng Trong việc lập hồ sơ thanh toán, cần đặc biệt chú ý khả

năng bỏ sót hoặc sai số lượng

Tổ chức ghi nhận doanh thu, công nợ: Sau khi thực hiện việc lập hóa đơn,

lập hồ sơ thanh toán, kế toán ghi nhận doanh thu (DT) vào sổ sách Có thể xảy ra trường hợp kế toán ghi nhầm hoặc bỏ sót các nghiệp vụ hoặc ghi sai niên độ về doanh thu nợ phải trả của khách hàng Có thể có những trường hợp người mua đã thỏa thuận thanh toán ngay sau khi giao hàng nhưng thực tế sau khi giao xong lại không thanh toán ngay Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản phải thu này thực sự không có khả năng thu hồi ngay thNì cần xem xét đưa vào khoản phải thu khó đòi, trường hợp lâu qúa phải tiến hành xoá sổ khoản phải thu đó

2.1.2.4 Mục tiêu thực hiện dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện

Các mục tiêu cơ bản trong thực hiện dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện bao gồm:

+ Thực hiện đúng các yêu cầu của hợp đồng, đơn hàng đã ký

- Đúng chủng loại, số lượng, chất lượng sản phẩm

Các mặt hàng dây và cáp điện chủ yếu bao gồm dây đồng và dây nhôm, tùy theo yêu cầu của từng loại dây và cáp điện sử dụng cho các mục đích khác nhau có các loại dây bọc cách điện và bọc vỏ bảo vệ hoặc không bọc Nguyên vật liệu chính cấu thành nên các sản phẩm trên là các vật liệu truyền thống sử dụng trong công nghệ sản xuất dây và cáp truyền tải điện năng, bao gồm đồng hoặc nhôm làm ruột dẫn điện, nhựa PVC (Polyvinyl cloride) hoặc XLPE (Cross-link Polyethylene) làm vỏ cách điện và vỏ bảo vệ Các vật liệu phụ khác như: lớp băng quấn bảo vệ bằng thép hoặc nhôm, lớp độn định hình bằng sợi PP, bột chống dính sẽ được cấu thành vào sản phẩm tuỳ theo quy cách kỹ thuật, công nghệ sản xuất của từng sản phẩm đó

Bên cạnh việc đáp ứng về chủng loại, số lượng theo đơn hàng, một yếu tố quan trọng trong thực hiện các dự án sản xuất kinh doanh dây và cáp điện là phải đáp ứng được yêu cầu về chất lượng sản phẩm Như đã phân tích ở trên, các mặt hàng dây và cáp điện phải đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe theo sự quản lý của Nhà nước mới được cung ứng trên thị trường

Để đáp ứng được các mục tiêu trên, yêu cầu các công ty sản xuất dây và cáp điện phải sản xuất đúng sản phẩm theo yêu cầu, đúng vật liệu cần sử dụng, đúng công thức/cách thức/phương pháp/công nghệ sản xuất theo yêu cầu

- Đúng khách hàng

Khách hàng của các công ty dây và cáp điện chủ yếu là các Công ty Điện lực; các nhà thầu xây lắp điện dân dụng, công nghiệp; các nhà sản xuất, các nhà đầu tư có sử dụng máy, thiết bị công nghiệp; các cộng đồng dân cư và các hộ gia đình Thông thường các đối tác của dự án sản xuất kinh doanh dây và cáp điện chủ yếu là các công ty điện lực và nhà thầu xây lắp điện dân dụng, công nghiệp với các đơn hàng có giá trị kinh tế lớn

Do đặc điểm của mặt hàng dây và cáp điện đòi hỏi các dây chuyền sản xuất khác nhau để sản xuất được các mặt hàng khác nhau, do đó căn cứ trên khả năng, định hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp mà tham gia ký kết các hợp đồng cụ thể, phù hợp với điều kiện sản xuất hiện tại hay trong chiến lược đầu tư phát triển của doanh nghiệp

+ Đảm bảo tiến độ giao hàng

Đảm bảo tiến độ giao hàng luôn là một trong những yêu cầu quan trọng của các dự án sản xuất kinh doanh dây và cáp điện Việc giao hàng đúng tiến độ một mặt vừa làm tăng uy tín của công ty, mặt khác tránh các thiệt hại về kinh tế do bị phạt hợp đồng khi giao hàng chậm so với tiến độ

Đề đảm bảo việc giao hàng theo tiến độ, trước hết việc ký kết các đơn hàng theo khả năng sản xuất của Công ty Bên cạnh đó, các công ty sản xuất dây và cáp điện cần có các chiến lược sản xuất cụ thể, rõ ràng theo khả năng sản xuất của công ty

+ Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế của dự án

Trước hết là mục tiêu tiết kiệm chi phí trong sản xuất và trong quản lý Để đạt được mục tiêu này các doanh nghiệp sản xuất dây và cáp điện cần phải tinh giảm bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả Bên cạnh đó cần đầu tư các dây truyền sản xuất tiên tiến với năng suất lao động cao hơn, cùng với khả năng quản

lý sản xuất, tiết kiệm nguyên vật liệu và lao động nhằm tạo cơ sở để tăng sản lượng sản phẩm, hạ giá thành tăng tính cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh

Để nâng cao hiệu quả kinh tế của dự án, trước hết ngoài việc đáp ứng đúng các yêu cầu của dự án, tiết kiệm chi phí trong quản lý và sản xuất thì các công ty dây và cáp điện cần có chiến lược kinh doanh chính xác, phản ánh đúng các yêu cầu thực tế của thị trường Xác định đúng đối tượng khách hàng, đúng số

lượng, chủng loại, chất lượng và đơn giá chào hàng theo khả năng của công ty để qua đó đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất của dự án

2.1.3 Hệ thống KSNB trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện

2.1.3.1 Quy định thực hiện dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện

- Tuân thủ các quy định về quản lý chất lượng đối với dây và cáp điện theo quy định và quy định pháp luật khác có liên quan

Trước hết, các dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện phải đáp ứng các tiêu chuẩn được quy định tại QCVN 4: 2009/BKHCN do Ban soạn thảo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn đối với thiết bị điện và điện tử biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trình duyệt và được ban hành theo Thông tư số 21/2009/TT-BKHCN ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Cụ thể như sau:

Dây điện bọc nhựa PVC có điện áp danh định đến và bằng 450/750V phải phù hợp với quy định tại TCVN 6610-1:2007 (IEC 60227-1: 1998) Cáp cách điện bằng polyvinyl clorua có điện áp danh định đến và bằng 450/750V Phần 1: Yêu cầu chung, TCVN 6610-3:2000 (IEC 60227-3: 1997) Cáp cách điện bằng polyvinyl clorua có điện áp danh định đến và bằng 450/750V Phần 3: Cáp không

có vỏ bọc dùng để lắp đặt cố định, TCVN 6610-4:2000 (IEC 60227-4: 1992, Adm.1:1997) Cáp cách điện bằng polyvinyl clorua có điện áp danh định đến và bằng 450/750V Phần 4: Cáp có vỏ bọc dùng để lắp đặt cố định, TCVN 6610-5:2007 (IEC 60227-5:2003) Cáp cách điện bằng polyvinyl clorua có điện áp danh định đến và bằng 450/750V Phần 5: Cáp (dây) mềm

Các thiết bị điện và điện tử khi lưu thông trên thị trường phải có nhãn hàng hóa theo quy định của pháp luật về nhãn hàng hóa; phải được chứng nhận hợp quy, mang dấu hợp quy (dấu CR) theo quy định của Quy chuẩn kỹ thuật này

và chịu sự kiểm tra trên thị trường của cơ quan kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa

Thiết bị điện và điện tử phải được đánh giá, chứng nhận hợp quy theo phương thức 5 “thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất, giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất” được quy định trong “Quy định về chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy và công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy” ban

hành kèm theo Quyết định số 24/2007/QĐ-BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ

- Chịu trách nhiệm về chất lượng, độ an toàn của dây và cáp điện trong quá trình lưu thông trên thị trường

- Bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa đối với dây và cáp điện, nếu trong quá trình sử dụng hợp lý, đúng mục đích vẫn gây thiệt hại cho người, động vật, thực vật, tài sản, môi trường

- Chịu sự kiểm tra, thanh tra về chất lượng theo quy định của pháp luật

2.1.3.2 Các rủi ro trong thực hiện dự án sản xuất, kinh doanh dây và cáp điện

Trong mỗi một khâu của các hoạt động sản xuất kinh doanh đều có thể xảy ra các sai phạm và rủi ro như sau:

- Xử lý hợp đồng mua hàng của khách hàng chưa phù hợp: Đơn đặt hàng, hợp đồng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc không được phê duyệt hoặc ghi sai trên hợp đồng về chủng loại,

số lượng, đơn giá, ký hợp đồng quá khả năng cung ứng của Công ty dẫn đến những tổn thất về vi phạm hợp đồng

- Kế hoạch sản xuất không phù hợp: gây lãng phí nguồn lực và gặp khó khăn trong hoàn thành mục tiêu sản xuất theo kế hoạch

- Sản xuất không đúng (không đúng sản phẩm, vật liệu, công nghệ): Dẫn tới chất lượng sản phẩm không đảm bảo, sản phẩm hư hỏng nhiều, tỷ lệ phế liệu cao so với định mức cho phép

- Sản xuất không đủ: Sản xuất quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc sản xuất quá ít gây thiệt hại về doanh thu, bị phạt hợp đồng

- Sản xuất không đạt tiến độ: Đơn hàng vượt quá công suất thiết kế của dây chuyền sản xuất, thiếu nhân công, thiếu nguyên vật liệu đầu vào hoặc do các lỗi kỹ thuật trong quá trình sản xuất sẽ dẫn tới thiệt hại về kinh tế và giảm uy tín của công ty

- Giao hàng sai: Giao hàng thiếu, thừa hoặc không đúng chủng loại theo yêu cầu, giao hàng không đủ tiêu chuẩn theo hợp đồng đã thỏa thuận dẫn tới các chi phí phụ thêm không cần thiết như chi phí giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm hoặc phí đền bù hợp đồng

- Nghiệm thu hàng hóa: Nhân viên công ty giao bán cho khách hàng

những hàng hóa không đủ tiêu chuẩn theo hợp đồng đã thỏa thuận; Nhân viên bán hàng có thể cấp quá số lượng hàng đặt mua nhằm mục đích tư lợi riêng đẩy công ty phải chịu thất thoát tài sản hoặc khách hàng có thể tráo đổi sản phẩm chất lượng kém và hạ uy tín công ty

- Lập hồ sơ thanh toán: Lập hồ sơ nhưng không đủ hồ sơ theo yêu cầu của hợp đồng; Ký hồ sơ sai nội dung hoặc lập sai số tiền so với thực tế giao nhận gây tổn thất về doanh thu và lợi nhuận cho Công ty

- Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu của khách hàng: Ghi chép nhầm hoặc bỏ sót các nghiệp vụ bán hàng; Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu của khách hàng; Ghi sai số tiền ghi trùng hoặc sót hoá đơn bán hàng; Quản lý nợ phải thu của khách hàng kém, không thu hồi được nợ; Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm dụng; Xoá sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt; Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ Trên cơ sở nhận dạng những rủi ro có thể xảy ra đối với các dự án sản xuất kinh doanh dây và cáp điện, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có các quy định, thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp và cần thiết nhằm ngăn ngừa và hạn chế giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra Thực chất đây là các biện pháp, cách thức thực hiện đồng bộ có hiệu lực các bộ phận cầu thành của một hệ thống KSNB

2.1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh dây

và cáp điện

Quản lý dự án sản xuất kinh doanh là một khâu trong chuỗi sản xuất của đơn vị nó đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh của DN nên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và

là một phần quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh Chính vì vậy công việc kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất kinh doanh phải được tiến hành kiểm soát một cách chặt chẽ từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, rủi ro có thể xảy ra Việc kiểm soát cần phải có những thủ tục kiểm soát chung như sau:

Một là, phân chia trách nhiệm giữa các chức năng của các bộ phận như bộ

phận dự án, bộ phận sản xuất, bộ phận thử nghiệm, bộ phận xuất kho hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán để hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một

cá nhân hay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó sẽ dẫn đến lạm dụng

Hai là, kiểm soát quá trình xử lý thông tin bằng kiểm soát ứng dụng như

kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ sổ sách đó

là các chứng từ phải được đánh số liên tục, trước khi lập hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) phải căn cứ trên bộ chứng từ

Ba là, kiểm soát chất lượng sản phẩm sản xuất ra: Xây dựng Số tay/Tiêu

chuẩn kỹ thuật áp dụng cho từng giai đoạn sản xuất của công ty Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm sản xuất, số lượng sản phẩm hỏng, lượng tiêu thụ nguyên vật liệu/1 đơn vị sản phẩm sản xuất ra

Bốn là, Kiểm soát vật chất: Định kỳ đối chiếu kiểm tra số lượng hàng xuất ra

và còn tồn kho, so sánh đối chiếu sổ tồn kho với số lượng hàng hóa tồn thực tế

Năm là, phân tích rà soát: Đối chiếu kiểm tra so sánh số liệu của các

khoản doanh thu, các khoản phải thu, các khoản giảm trừ doanh thu thực tế so với kỳ trước và so với định mức xem có biến động bất thường và đạt chỉ tiêu so với kế hoạch đặt ra không

Trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh với mỗi hợp đồng khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng như các điều kiện trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau Tuy nhiên việc kiểm soát chu trình này đều được cụ thể hoá thành các khâu xử lý công việc và các quy định, cơ chế kiểm soát tương ứng như sau:

Quy định trong quá trình tiếp nhận xử lý hợp đồng dự án: Qua quá trình

đấu thầu các dự án cải tạo lưới điện nông thôn công ty trúng thầu và ký hợp đồng cung cấp dây cáp điện Khách hàng là chủ đầu tư, yêu cầu mua hàng theo đúng

hồ sơ mời thầu, nhà cung cấp sản xuất và giao hàng theo đúng chủng loại hàng hóa nêu trong hợp đồng Nhà cung cấp kiểm tra số lượng chủng loại trên hợp đồng khớp với hồ sơ chào thầu rồi đưa ra yêu cầu sản xuất cho bộ phận sản xuất

Công ty phải lập quy định, cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi, giám sát ở giai đoạn lập yêu cầu sản xuất như sau:

Sự đồng bộ về sổ sách: Yêu cầu bộ phận quản lý dự án lập sổ theo dõi hàng sản xuất theo dự án, lập bảng theo dõi thông số kỹ thuật sản phẩm, biên bản giao nhận, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, biên bản nghiệm thu hàng hóa

Đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc trùng lặp phiếu xuất hàng và số tiền phải thu khách hàng

Quy định việc tổ chức sản xuất, mua hàng: Khi tiếp nhận hợp đồng hay

đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận sản xuất nhận một liên trong 3 liên đã đặt

ra như trong hợp đồng để sản xuất theo đúng yêu cầu của khách hàng

Quy định việc nghiệm thu hàng hóa, sản phẩm sản xuất ra: Trước khi lập

lệnh xuất hàng, căn cứ vào hợp đồng, đơn đặt hàng bộ phận sản xuất tiến hành các bước kiểm tra hàng hóa bằng việc đo đặc bằng thước kẹp, thước dây, máy đo vôn kế

và ampekế, tiến hành các bước lấy mẫu thử nghiệm trước sự chứng kiến của bên mua, bên bán, đơn vị thử nghiệm Sau khi có kết quả thử nghiệm, sản phẩm đạt yêu cầu hợp đồng, đơn hàng thì lập Biên bản nghiệm thu hàng hóa có xác nhận của các bên liên quan, rồi sau đó hàng hóa được xuất kho giao cho khách hàng

Quy định trong quá trình chuyển giao hàng: Sau khi lệnh xuất hàng được

lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuất kho hàng hoá cho bộ phận phụ trách chuyển hàng Hầu hết hàng hoá được chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyển đường sắt, đường bộ, hàng không… Trong quá trình này, các chứng từ về vận chuyển như hoá đơn vận chuyển, vận đơn sẽ được lập Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng bao gồm các thông tin về quy cách, chủng loại, số lượng và dữ liệu có liên quan để gửi đi, đồng thời lưu trữ lại một bảng, chứng từ này phải được đánh số liên tục

Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng Nếu có thấy chênh lệch cần thông báo cho bộ phận xử

lý hợp đồng, đơn đặt hàng Khi xuất hàng ngoài sự kiểm tra của thủ kho và người nhận hàng, lượng hàng hoá được giao cần có sự kiểm soát của bộ phận bảo vệ

Quy định về việc lập hồ sơ thanh toán: Căn cứ điều kiện thanh toán nêu trong

hợp đồng bộ phận quản lý dự án lập hồ sơ thanh toán đồng thời chuyển số liệu sang

bộ phận kế toán yêu cầu lập hóa đơn GTGT Ngoài ra còn phải mua bảo hiểm hàng hóa đi đường, lập hóa đơn vận chuyển Để tránh tình trạng quên lập hoá đơn cho hàng hoá đã giao hoặc lập sai hoá đơn, lập hoá đơn khống thì khi nào nhận được: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê duyệt, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển bộ phận lập hoá đơn GTGT mới tiến hành lập hoá đơn

2.1.3.4 Đánh giá, giám sát

+ Đánh giá, giám sát thường xuyên

- Thường xuyên tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường của thị trường dây và cáp điện trong nước cũng như trên thế giới

- Thường xuyên phối hợp với các bộ phận chức năng của công ty giám sát, kiểm tra các biện pháp tiết giảm chi phí, hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát công tác quản lý, điều hành theo quy định, điều lệ của công ty

- Giám sát, đánh giá tình hình triển khai thực hiện các dự án sản xuất, kinh doanh của công ty

2.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý dự án sản xuất, kinh doanh

+ Các nhân tố bên trong

Thứ nhất, quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý: Hiệu quả

của hoạt động KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của người quản lý, bởi vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp hoặc hội đồng cổ đông sẽ phê chuẩn các quyết định KSNB từ kế hoạch, phương pháp đến kết luận, kiến nghị

Thứ hai, năng lực của người quản lý: Những người quản lý cao cấp, lãnh

đạo các phòng ban, đơn vị dự toán… nắm bắt được công việc cần KSNB cùng với hệ thống chính sách, thủ tục KSNB được ban hành đầy đủ là nhân tố tác động rất tích cực cho hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả

Thứ ba, tính trung thực và đạo đức của người quản lý: Để giảm và xoá bỏ

những động cơ, cám dỗ có thể tạo ra sự không trung thực, hoặc có những hành động phi pháp, phi đạo đức Đó là những giá trị truyền đạt thông tin và chuẩn mực cư xử thông qua thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

Thứ tư, cơ cấu tổ chức, thực hiện dự án: Một cơ cấu tổ chức hợp lý xác

định rõ quyền và nhiệm vụ của các bộ phận, trong đó có bộ phận KSNB, bảo

đảm không bị chồng chéo và có sự kiểm soát giữa các bộ phận một cách hợp lý

sẽ tạo ra môi trường thuận lợi và bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của hoạt động KSNB Bên cạnh đó, các đường lối chiến lược cụ thể trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng là yếu tố quyết định đến hoạt động của các bộ phận cấu thành trong quá trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Thứ năm, cán bộ được giao nhiệm vụ KSNB: Cán bộ KSNB có tiêu chuẩn

nghề nghiệp, chuyên môn, kỹ năng, mối quan hệ với cấp trên, với đồng nghiệp, với các cán bộ có liên quan Cán bộ KSNB là người có quyền hạn nhưng: (i) Không lấn át trách nhiệm của người khác, (ii) Không chịu thay trách nhiệm cho các cán bộ chuyên môn, (iii) Những phát hiện, kết luận, kiến nghị của cán bộ KSNB không phải lúc nào cũng mang tính bắt buộc, một số trường hợp chỉ mang tính chất thông tin tham vấn

Thứ sáu: đặc điểm quy trình sản xuất, công nghệ Các mặt hàng dây và

cáp điện rất phong phú về chủng loại sản phẩm Đối với mỗi loại dây và cáp điện khác nhau sẽ yêu cầu một quy trình sản xuất, công nghệ khác nhau Thông thường các công ty sản xuất dây và cáp điện thường nhập khẩu các quy trình, công nghệ, dây truyền sản xuất tiên tiến từ nước ngoài về để sản xuất qua đó giảm công lao động, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm được đảm bảo và ổn định

+ Các nhân tố bên ngoài

Thứ nhất, cơ chế, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước đối với

kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp: Tất cả các doanh nghiệp đều phải chịu sự quản lý của Nhà nước, nhận tác động từ các cơ quan quản lý nhà nước theo nguyên tắc chấp hành chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước các cấp Việc ban hành các chuẩn mực, quy định trong kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của các doanh nghiệp sẽ là thước đo cũng như cơ sở cho các cơ quan quản lý thực thi trách nhiệm quản lý của mình đối với các doanh nghiệp

Thứ hai, đặc điểm thị trường đầu vào, đầu ra trong sản xuất dây và cáp

điện Hiện nay thị trường chính của các công ty dây cáp điện Việt Nam vẫn là thị trường trong nước, khi nhu cầu đầu tư cho hạ tầng ngành điện vẫn rất phát triển Sản lượng điện ở Việt Nam tăng trưởng hàng năm ở mức hai con số, kéo theo nhu cầu đầu tư lưới điện từ trung áp tới hạ áp và tới từng hộ gia đình tăng trưởng tương ứng Tuy nhiên, các nguyên liệu đầu vào cho sản xuất dây và cáp điện như