hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng tổng công ty đường sắt việt nam,

http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PH N M U Vi t Nam ti n trình xây d ng phát tri n n n kinh t hàng n c, theo đ nh h ng có s qu n lý c a nhà OBO OK S CO M hoá nhi u thành ph n v n hành theo c ch th tr ng xã h i ch ngh a S nghi p đ i m i mang l i nh ng thành t u to l n v tr , kinh t , v n hoá, xã h i, an ninh qu c phịng, tr t t an tồn xã h i, t o đ Nam b c nh ng ti n đ m i, đ a Vi t c sang th i k phát tri n – th i k cơng nghi p hố, hi n đ i hố T ti n hành công cu c đ i m i đ n th c t Vi t Nam dành đ nh ng thành t u đáng k v kinh t , v n hoá, xã h i, v qu n lí n đ c a m i cán b công ch c Nh ng tr c c, v trình c nh ng xu th thách th c cu th i đ i m i đòi h i vi c đ i m i c quan, đ n v đ c bi t c quan qu n lí nhà n B c c n ph i đ c đ y m nh h n n a c sang th i k công nghi p hoá, hi n đ i hoá, t o nh ng chuy n bi n m i m t n n kinh t xã h i Các đ n v hành s nghi p c ng nh doanh nghi p g p khơng khó kh n, v ng m c nh ng y u c u phát sinh, đ c bi t v n đ qu n lí mà cơng tác v n th - l u tr c ng đóng m t vai trị h t s c quan tr ng ho t đ ng có hi u qu b t c m t c quan c ng không th không coi tr ng công tác B i khơng ch ph ng ti n c n thi t đ ghi l i truy n đ t quy t đ nh qu n lý trình ho t đ ng c a c quan đ n v mà u ki n KIL đ m b o cho c quan đ n v th c hi n t t công vi c qu n lý, u hành theo ch c n ng, nhi m v quy n h n đ c giao theo pháp lu t Nó đ m ba vi c cung c p thông tin m t cách đ y đ , xác, k p th i ph c v cho ho t đ ng c a c quan, đ n v đ t hi u qu cao h n nâng cao n ng su t, ch t l ng hi u qu c a qu n tr , c n ý th c đ n v t m quan tr ng c a công tác công v n, gi y t , tránh tình tr ng cung c p thơng tin ch m, thi u xác làm c n tr cho cơng vi c nghiên http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN c u, qu n lý, t ch c ho t đ ng Qu n lý t t công tác v n th – l u tr nhi m v c a Qu n tr v n phịng Cơng tác v n th l u tr m t nh ng n i dung ho t đ ng ch y u c a v n phòng, n m h th ng qu n c KIL OBO OKS CO M lý c a Nhà n Th c t công tác v n th - l u tr nhi u đ n v ch a đ m c mà ch coi công vi c s v đ n thu n Ng đ c quan tâm i ta ch a th y c v trí, ý ngh a t m quan tr ng c a công tác v n th – l u tr v n phòng c quan đ n v , t ch c Cán b công ch c v n phòng ch a đ c đào t o đ n n i đ n ch n ki n th c chun mơn, nghi p v ch a đáp ng đ c yêu c u đòi h i c a s nghi p đ i m i công tác v n th - l u tr Công tác v n th nh m m c đích đ m b o thơng tin cá ch ch đ ng l i, sách c a ng, qu n lí u hành c a Nhà n ng, c Công tác l u tr vi c l a ch n v n b n, tài li u có giá tr đ gi l i t ch c s p x p, b o qu n m t cách khoa h c có h th ng nh m giúp c quan, cá nhân tra c u thơng tin c n thi t góp ph n nâng cao m c tiêu c a qu n lí Nhà n Nh n th c đ c n ng xu t, ch t l ng, hi u qu c t m quan tr ng c a công tác v n th – l u tr đ i v i ho t đ ng c a c quan, đ n v nói chung đ i v i V n phịng c a T ng cơng ty ng s t Vi t Nam nói riêng, sau th i gian th c t p t i V n phịng c a T ng cơng ty ng s t Vi t Nam, em có thêm đ c s hi u bi t nh n th c sâu s c h n v t m quan tr ng c a công tác v n th – l u tr đ i v i ho t đ ng c a m t c quan, đ n v nói chung đ i v i V n phòng c a T ng công ty ng s t Vi t Nam nói riêng Vì v y em ch n đ tài: “Hồn thi n cơng tác v n th – l u tr t i V n phòng T ng công ty Nam” làm chuyên đ nghiên c u ng s t Vi t http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN nghiên c u th c hi n t t chuyên đ em s d ng m t s ph ng pháp: KIL OBO OKS CO M + Quan sát ho t đ ng th c ti n công vi c, đ i chi u lý lu n th c ti n đ đánh giá ho t đ ng c a c quan + Ph ng pháp v t bi n ch ng v t l ch s + D a vào tài li u, quy ch , báo cáo t ng k t đ phân tích, th ng kê rút nh ng gi i pháp mang tính kh thi K t c u c a báo cáo chuyên đ Ph n m đ u K t lu n cịn g m có ph n: Ph n I: Nh ng v n đ lý lu n c b n v công tác v n th – l u tr Ph n II: Th c tr ng công tác v n th – l u tr t i V n phịng T ng cơng ty ng s t Vi t Nam Ph n III: Nh n xét, đánh giá m t s ki n ngh nh m hồn thi n cơng tác v n th – l u tr T nh ng ki n th c đ c trang b gh nhà tr ng, đ c s giúp đ c a toàn th bác, cô, cán b V n phịng c a T ng cơng ty ng s t Vi t Nam s h QTKD Tr ng d n t n tình c a th y giáo khoa ng đ i h c Dân l p Ph ng ông, đ c bi t s h ng d n c a th y giáo – Nhà giáo u tú, th c s Bùi Xuân L giúp em trình th c t p c ng nh q trình hồn thành báo cáo chuyên đ Tuy nhiên trình vi t báo cáo chuyên đ c a em nhi u h n ch Em mong r ng th y cô khoa QTKD nh n xét ch nh ng thi u sót h n ch đ báo cáo chuyên đ c a em đ c hoàn thi n h n Em xin chân thành c m n th y giáo – Nhà giáo u tú, th c s Bùi Xuân L s giúp đ c a bác, cô ,các V n phịng T ng cơng ty http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ng s t Vi t Nam c ng nh th y cô giáo khoa QTKD Tr ng ơng giúp em hồn thành chun đ KIL OBO OKS CO M HDL Ph ng PH N I NH NG V N LÝ LU N C V N TH B N V CÔNG TÁC - L U TR Công tác v n th – l u tr m t nh ng n i dung quan tr ng nghi p v v n phịng Chính v y, đ tìm hi u rõ h n v công tác v n th – l u tr c n ph i tìm hi u t ng quan v v n phịng cơng tác v n phịng nói chung I T NG QUAN V V N PHỊNG VÀ CƠNG TÁC V N PHỊNG Khái ni m v n phòng V n phòng n i ngh a sau: - Th nh t: V n phòng b máy làm vi c t ng h p tr c ti p c a m t c quan ch c n ng ph c v cho u hành c a lãnh đ o Các c quan th m quy n chung ho c có quy mơ l n thành l p v n phịng, nh ngc quan nh có phịng hành - Th hai: V n phòng đ c hi u tr s làm vi c c a c quan, đ n v , đ a m giao ti p đ i n i, đ i ngo i c a c quan, đ n v - Th ba: V n phòng n i làm vi c c th c a nh ng ng v , có t m c nh ngh s , t ng giám đ c, giám đ c… i có ch c http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Th t : V n phòng m t d ng ho t đ ng c quan t ch c, di n vi c thu th p, b o qu n, l u tr lo i v n b n, gi y t , t c KIL OBO OKS CO M nh ng công v n có liên quan đ n cơng tác v n th Tóm l i, V n phịng b máy c a c quan, t ch c có trách nhi m thu th p, x lý t ng h p thông tin ph c v cho s u hành c a lãnh đ o, đ ng th i đ m b o u ki n v t ch t k thu t cho ho t đ ng chung c a toàn c quan, t ch c Ch c n ng c a v n phịng a Ch c n ng cơng tác v n phịng Theo khái ni m v cơng tác v n phịng, ta có th th y đ c v n phịng có nh ng ch c n ng c b n sau đây:  Ch c n ng tham m u: Ho t đ ng c a c quan ph thu c vào nhi u y u t , có y u t ch quan( thu c v ng tính khoa h c, ng i qu n lý), b i v y mu n nh ng quy t đ nh mang i qu n lý c n c n c vào nh ng y u t khách quan nh nh ng ý ki n tham gia c a c p qu n lý, c a nh ng ng ý ki n đ i tr giúp Nh ng c v n phòng t p h p, ch n l c đ đ a nh ng k t lu n chung nh t nh m cung c p cho lãnh đ o nh ng thông tin, nh ng ph ng án gi i quy t k p th i đ n Ho t đ ng r t c n thi t t h u hi u v a mang tính tham v n (ít b s c ép, gị bó) mang tính chun sâu tr ng h p tr giúp lãnh đ o (ti p xúc v i nhi u v n đ n y sinh th c t ) Ch c n ng đ c g i ch c n ng tham m u cho nhà lãnh đ o, qu n lý đ n v c a công tác v n phòng  Ch c n ng T ng h p: K t qu tham v n ph i xu t phát t nh ng thông tin vào, đ u thông tin ng c m i l nh v c, c a m i đ i t c đ u ng mà v n http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN phịng đ u m i thu th p, phân tích, qu n lý s d ng theo y u c u c a ng i lãnh đ o, qu n lý Quá trình thu th p, qu n lý, s d ng thông tin ph i tuân theo nh ng nguyên t c, trình t nh t đ nh, m i có th mang l i hi u qu KIL OBO OKS CO M thi t th c Ho t đ ng nh thu c v ch c n ng t ng h p c a cơng tác v n phịng Ch c n ng khơng ch có tác d ng thi t th c đ n ch c n ng tham m u c a v n phòng mà cịn có vai trị quan tr ng đ i v i s thành công hay th t b i c a c quan, đ n v Chính ý ngh a to l n c a ch c n ng nên t ch c, đ n v quan tâm c ng c hi n đ i hố cơng tác v n phịng cho k p v i t c đ phát tri n c a th i đ i  Ch c n ng H u c n: Ho t đ ng c a c quan, đ n v không th thi u u ki n v t ch t nh nhà c a, ph ng ti n, thi t b , công c , tài chính… Nh ng thu c v ho t đ ng h u c n mà v n phòng ph i cung ng đ y đ , k p th i cho m i trình, m i lúc, m i n i Tóm l i, v n phòng đ u m i giúp lãnh đ o th c hi n ch c n ng Các ch c n ng v a đ c l p, v a h tr b sung cho nh m kh ng đ nh s c n thi t khách quan t n t i c a c quan v n phòng m iđ n v , t ch c Trong đó, ch c n ng t ng h p c c k quan tr ng, quy t đ nh đ n s thành b i c a cơng tác v n phịng b Nhi m v c a v n phòng Trên c s ch c n ng chung, c b n c a mình, v n phịng c n th c hi n nhi m v c th sau: - Xây d ng ch ch ng trình cơng tác c a c quan đôn đ c th c hi n ng trình đó, b trí, s p x p ch tháng, n m c a c quan ng trình làm vi c hàng tu n, tháng, quý, http://kilobooks.com THÖ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Thu th p, x lý t ch c s d ng thông tin đ t t ng h p, báo cáo tình hình ho t đ ng c a đ n v c quan, đ xu t ki n ngh KIL OBO OKS CO M bi n pháp th c hi n ph c v s ch đ o u hành c a th tr - Th c hi n nhi m v t v n v n b n cho th tr ng ng ch u trách nhi m v pháp lý, k thu t so n th o v n b n c a c quan ban hành - Th c hi n công tác v n th – l u tr , gi i quy t v n th , t trình c a đ n v cá nhân theo qui ch c a c quan, t ch c theo dõi vi c gi i quy t v n th t trình - T ch c giao ti p đ i n i, đ i ngo i, giúp c quan, t ch c công tác th t , ti p dân, gi vai trò c u n i c quan, t ch c v i c quan, t ch c khác, c ng nh nhân dân nói chung - L p k ho ch t ch c, d tốn kinh phí n m, hành quí, d ki n phân ph i h n m c kinh phí, báo cáo k tốn, cân đ i hàng quí, hàng n m, chi tr ti n l ng, ti n th đ nh c a th tr ng, chi tiêu nghi p v theo ch đ c a Nhà n c quy t ng - Mua s m trang thi t b , xây d ng c b n, s a ch a, qu n lý c s v t ch t k thu t ph ng ti n làm vi c c a c quan, b o đ m y u c u cho ho t đ ng công tác c a c quan - T ch c th c hi n công tác y t , b o v s c kho , b o v tr t t , an toàn c quan, t ch c ph c v cu c h p, th c hi n công tác l tân, ti p khách m t cách khoa h c v n minh - Th ng xuyên ki n toàn b máy, xây d ng đ i ng cơng ch c v n phịng, t ng b h c hi n đ i hố cơng tác hành v n phịng, ch đ o ng d n nghi p v v n phòng cho v n phịng c p d chun mơn c n thi t II NH N TH C CHUNG V CÔNG TÁC V N TH i hay đ n v http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Khái ni m v n th Công v n, gi y t m t nh ng ph c, vi c làm công v n gi y t KIL OBO OKS CO M thi t đ i v i ho t đ ng qu n lý Nhà n ng ti n quan tr ng c n qu n lý chúng hai công tác không th thi u đ Nh ng ho t đ ng c n đ c ho t đ ng c tuân th theo ch đ ch t ch , nghiêm ng t c s quy đ nh c a pháp lu t v công tác v n th , t c quy đ nh v tồn b cơng vi c c a c quan qu n lý hành Nhà n c v xây d ng v n b n qu n lý, gi i quy t v n b n m i ho t đ ng c a Tuy nhiên, hi n v n t n t i khuynh h ng khác quan ni m v công tác - Công tác v n th công tác t ch c gi i quy t quán lý công v n gi y t c quan, t c công tác g m hai n i dung ch y u sau: t ch c qu n lý v n b n t ch c gi i quy t v n b n - Công tác v n th tồn b cơng vi c xây d ng v n b n ( so n th o ban hành v n b n) c quan t ch c qu n lý, gi i quy t v n b n c quan Theo công v n c a C c l u tr 01/03/1991 v vi c h H i đ ng B tr Nhà n c s 55 – CV/TCCB ngày ng d n th c hi n Quy t đ nh 24 – CT c a Ch t ch ng thì: “ Cơng tác v n th tồn b trình xây d ng ban hành v n b n, q trình qu n lí ph c v cho yêu c u qu n lý c a c quan M c đích c a công tác v n th đ m b o thơng tin cho q trình qu n lý Nh ng tài li u v n ki n đ theo nguyên t c c a v n th ph c so n th o, qu n lý s d ng ng ti n thi t y u b o đ m cho ho t d ng c a c quan có hi u qu ” V trí, ý ngh a tác d ng c a cơng tác v n th a V trí http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng tác v n th đ c xác đ nh m t m t ho t đ ng c a b máy qu n lý nói chung Trong v n phịng, cơng tác v n th n i dung quan tr ng chi m ph n l n n i dung c a v n phịng Cơng tác v n th n i dung không v KIL OBO OKS CO M th thi u, m t m t xích gu ng máy ho t đ ng qu n lý c a c quan, đ n Hi n công tác v n th có vai trị quan tr ng vi c th c hi n Ngh quy t Trung tr ng ( khoá 7) v c i cách n n hành qu c gia mà c h t c i cách th t c hành b Ý ngh a tác d ng c a công tác v n th - Công tác v n th góp ph n khơng nh vi c trì ho t đ ng n đ nh c a c quan, đ n v it tài li u, công v n, gi y t , chúng đ ng ch y u c a công tác v n th c ban hành cho phù h p v i đ c m c a t ng c quan, đ n v T ch c khoa h c công tác v n th s đ m b o thông tin c n thi t ph c v ho t đ ng c a c quan - Cơng tác v n th có nhi u ý ngh a quan tr ng, nhiên có th khái quát thành nh ng m ch y u sau: + Công tác v n th yêu c u m t cách k p th i xác nh ng thơng tin c n thi t ph c v công tác lãnh đ o c a s i dây liên h gi a ng, Nhà n ng, qu n lý c a Nhà n c, c v i qu n chúng nhân dân gi a c quan, t ch c v i ng th i, công tác v n th n u đ t o u ki n b o v đ c bí m t c a c a đ ng nhà n c th c hi n t t s c, h n ch đ c b nh quan liêu gi y t , góp ph n c i cách th t c hành c quan Nhà n c + Làm t t công tác v n th giúp cho vi c gi i quy t công vi c c a c quan đ c nhanh chóng, xác, ch t l ng, đ ng l i sách http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ch đ ng th i giúp cho vi c qu n lý, ki m tra công vi c c quan đ nv đ c ch t ch s góp ph n ti t ki m đ KIL OBO OKS CO M + Làm t t công tác v n th c công s c, nguyên v t li u làm v n b n trang thi t b d ng c trình xây d ng ban hành v n b n - Công tác v n th góp ph n gi gìn nh ng h s tài li u có giá tr v m i l nh v c đ ph c v cho vi c tra c u, gi i quy t công vi c tr c m t ng th i t o u ki n làm t t công tác l u tr c Yêu c u c a cơng tác v n th ng tr c địi h i c a ho t đ ng qu n lý Nhà n c, công tác v n th c quan, đ n v trình th c hi n n i dung c a công v n, gi y t ph i đ m b o nh ng y u c u h t s c c b n Th hi n vi c đáp ng đòi h i v nhu càu qu n lý Nhà n c t ng l nh v c, khía c nh c a cu c s ng, t cơng tác v n th có nh ng yêu c u c b n sau:  Yêu c u nhanh chóng - Q trình qu n lý cơng vi c c a c quan ph thu c r t nhi u vào vi c xây d ng v n b n, t ch c qu n lý gi i quy t v n b n Do đó, xây d ng v n b n nhanh chóng, gi i quy t v n b n k p th i s góp ph n vào vi c gi i quy t nhanh m i công vi c c a c quan - N i dung m i v n b n đ u ch a đ ng m t s vi c nh t đ nh, n u gi i quy t v n b n ch m làm gi m ti n đ gi i quy t công vi c chung c a m i c quan, đ ng th i làm gi m ý ngh a nh ng s vi c đ b n c nêu m i v n http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN b n y u n i ng KIL OBO OKS CO M b n l u dung i Trên m u s v n b n đi, n u v n b n m t có thêm c t “ M c đ m t” có m t s theo dõi, qu n lý riêng.Nh ng tài li u m t đ qu n lý có ch đ b o m t theo quy đ nh c a Nhà n c c Sau hoàn t t, v n th làm th t c g i v n th , bao g m: + Phân nhóm + Ghi đ a ch + Dán bì chuy n b u n S đ ng ký công v n bao g m lo i sau: + Quy t đ nh + Ch th + Báo cáo + Thông báo + Công v n + T ng h p, n i dung cu c h p v n phòng, thi đua khen th công n ng, c Qu n lý v n b n đ n V n th đ u m i ti p nh n t t c lo i v n b n đ n c a T ng công ty – V n phịng T ng cơng ty cán b cơng ch c khác công ty V n b n đ n lo i v n b n T ng Công ty nh n đ đ n g m: c t n i khác g ei http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Các lo i v n b n, gi y m i h p, đ n th …c a c quan Nhà n c, đoàn th c a cá nhân, tài li u nghiên c u, tham kh o, t i m t, t m t, KIL OBO OKS CO M v n b n c a c quan khác Hàng ngày, Phòng hành l u tr t p h p lo i v n b n đ n, báo cáo Chánh v n phòng v d ki n chuy n giao (tr th riêng, bì ghi tên c th ng i nh n) theo h ng: Các v n b n có n i dung quan tr ng, kh n c p đ Tr ng phòng (qua th ký giúp vi c), Phó tr c chuy n th ng đ n ng phòng, (nh tài li u cu c h p c a T ng công ty c p lãnh đ o) Lo i v n b n tr l i n i g i: g m v n b n không th t c hành chính(thi u d u, ch ký…); v n b n ch a đ c x lý liên ban, ngành, v n b n nhàu nát, khó đ c… ho c không ch c n ng th m quy n gi i quy t Tr c chuy n giao v n b n, cán b v n th ti n hành đóng d u đ n, ghi s đ n ngày đ n v n b n qua v n th bi t đ bên l cơng v n, d óng d u đ n vào v n b n đ n nh m xác nh n c ngày đ n óng d u đ n vào kho ng tr ng i s ký hi u, trích y u c a v n b n ho c kho ng tr ng gi a tác gi tiêu đ c a v n b n N u v n b n m t đóng d u lên bì th Sau đóng d u đ n, ghi s đ n ngày đ n, v n b n đ vào s đ ng ký ây khâu quan tr ng giúp lãnh đ o n m đ v n b n đ n ngày, n i dung c a v n b n có h c v n th cs l ng ng theo dõi gi I quy t sau Khi đ ng ký, cán b v n th đ m b o nguyên t c: không trùng l p, b sót, m i v n b n ch đ ng ký m t l n Các tiêu chí s đ ng ký cơng v n đ n đ Ngày đ n S đ n Tác gi S Ngày, tháng Tên ký hi u c av nb n c trình b y nh sau n v lo i trích ho c y u n i ng dung nh n Ký nh n i Ghi http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Ngoài T ng cơng ty cịn quy đ nh th i gian x lý v n b n hàng ngày nh sau: V n th sau nh n v n b n t lãnh đ o phân ph i x lý tr KIL OBO OKS CO M gi ngày Lãnh đ o v n phòng sau nh n đ c 14 c tài li u v n b n ti n hành xem xét, phân ph i, x lý chuy n l i cho v n th vòng gi đ v n th vào s ti p t c chuy n giao đ n cán b cơng ch c có trách nhi m x lý i v i nh ng v n b n có v n đ ph c t p c n th i gian đ th m tra xác minh dài h n cán b cơng ch c ph i báo cáo v i lãnh đ o v n phịng nh ng khơng đ c kéo dài q ngày http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Quy trình cơng v n đ n c a T ng công ty i tham gia KIL OBO OKS CO M Ng V n th Công vi c Nh n, bóc bì Phân lo i Duy t Nhân b n Ph ng pháp L u V n phòng Lãnh đ o Ng ánh máy d Qu n lý s d ng d u c a T ng công ty i gi I quy t L u tr ng s t Vi t Nam - C quan có s d ng c d u có hình qu c huy d u khác + D u có hình qu c huy g m d u c a T ng công ty Nam ng s t Vi t + Các lo i d u khác g m: D u phòng ban, d u ch c danh đ ng chí lãnh đ o, d u cơng v n đ n - Nh ng quy đ nh v qu n lý d u c a T ng công ty ng s t Vi t Nam: v n th chun trách c a T ng cơng ty có nhi m v qu n lý lo i d u, ch u trách nhi m tr c pháp lu t v vi c b o qu n s d ng d u theo quy đ nh c a Nhà n c i v i lo i d u có hình qu c huy, v n th có trách nhi m gi gìn đ riêng t , có khố b o v http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Tr c đóng d u vào v n b n, cán b v n th ti n hành ki m tra v n b n V n th ch đóng d u vào v n b n th th c, yêu c u có ch ký c a cán b có th m quy n, V n th t tay đóng d u vào v n b n, d u đ c KIL OBO OKS CO M đóng trùm lên 1/3 đ n 1/4 ch ký v bên trái e Công tác l p h s V c b n, c quan hành Nhà n c đ u có lo i tài li u gi ng nhau, v n th ph i ch đ ng tham m u, đ xu t đ th tr ng đ n v phân công nhi m v c th cho cán b , thành viên có liên quan ph i h p th c hi n n i dung theo nghi p v chuyên môn Cácd lo i h s bao g m: - H s v vi c - H s cu c h p - Các lo i báo cáo - Tài li u c a lãnh đ o Công ty L p h s trình t p h p, s p x p v n b n, tàI li u thành h s trình gi i quy t công vi c theo nguyên t c ph nh t đ nh Công tác l p h s c a V n phịng T ng cơng ty - L p danh m c h s - M h s - Phân lo i v n b n gi y t đ a vào h s - S p x p v n b n, gi y t h s Công tác l u tr ng pháp ng s t Vi t Nam http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Tài li u l u tr tài li u hình thành trình ho t đ ng c a c quan cá nhân có ý ngh a tr , kinh t , v n hoá, khoa h c, l ch s c đ a vào b o qu n phông l u tr KIL OBO OKS CO M ý ngh a khác đ Trong trình ho t đ ng c a T ng cơng ty, cho đ n phịng v n th – l u tr T ng công ty l u tr đ Tài li u l u tr đ c r t nhi u tài li u c chia thành nhóm bao g m: Nhóm 1: Tài li u c a Chính ph Nhóm 2: Tài li u c a c p B Nhóm 3: Tài li u c a T ng công ty Nhóm 4: Tài li u l u hành c a đ n v tr c thu c i v i vi c đánh giá tài li u l u tr cán b l u tr tu theo m c đ tài li u s d ng mà quy đ nh th i gian l u tr 5n m, 10 n m ho c lâu dài Khi xét tài li u khơng cịn c n thi t ho c đ th i gian l u tr theo quy đ nh cán b l u tr làm t trình báo cáo xin ý ki n c p c quan chuyên môn nghi p v đ xin hu tài li u Trong trình ho t đ ng, cán b l u tr ph i tìm ngu n tài li u b sung vào tài li u l u tr c a công ty nh phòng thu tài li u ho c thu th p thêm tài li u liên quan đ n công ty đ tài li u l u tr phong phú h n ph c v công vi c chung c a công ty Th ng kê l u tr : vi c áp d ng ph v khoa h c nh m n m đ thành ph n, s l ng ch t l ng pháp chuyên môn nghi p c m t cách rõ ràng xác, k p th i n i dung, ng tài li u l u tr c s v t ch t k thu t khác phòng, kho l u tr Công tác th ng kê gi m t v trí quan tr ng cơng tác l u tr vi c qu n lý công tác l u tr Trên c s nh ng s li u th ng kê n m đ c, phịng, kho l u tr có th xây d ng http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN k ho ch công tác cho khâu nghi p v khác m t cách đ n thích h p, t khâu thu th p, ch nh lý, xác đ nh giá tr cho đ n khâu t ch c s d ng KIL OBO OKS CO M tài li u l u tr Ch đ b o qu n tài li u: Ph i có t , giá thùng, c p đ ng tài li u, b trí kho, n i đ tà li u khơ ráo, thống, khơng m t, đ phịng m i, chu t… Có quy đ nh c th v khai thác s d ng tài li u đ tránh th t l c, m t mát ho c rách nát tài li u Hi n kho l u tr c a công ty có nh ng thi t b nh d ng c đo nhi t đ , giá t s p x p tài li u, thi t b u hồ nhi t đ đ m, có n i quy phòng ch a cháy nghiêm ng t V công tác t ch c s d ng tài li u l u tr : Th c hi n nh ng ph ng pháp, bi n pháp, cách th c đ s d ng m t cách khoa h c h p lý tài li u l u tr , phát huy tác d ng hi u qu tài li u l u tr l nh v c kinh t , tr , khoa h c, k thu t ph c v nhu c u công tác th c tii n c a c quan, cán b nhân viên nhà n 90 v n b n c Hàng n m nhân viên l u tr cung c p kho ng kho l u tr cho cán b lãnh đ o công ty v tài li u nh quy t đ nh c a c p trên, thông báo, báo cáo, s li u th ng kê…nh m ph c v cho vi c gi i quy t nh ng vi c có liên quan T i m m t phòng đ c nh m ph c v cho vi c nghiên c u tra c u c a lãnh đ o c n thi t S d ng tài li u l u tr công ty đ c t ch c d i d ng phòng đ c, t i cán b l u tr đ b ng h ng d n tra tìm tài li u i v i nh ng tài li u quý hi m ch đ c ch p l i ho c c p b n tài li u cho cán b có nhu c u http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PH N III NH N XÉT, ÁNH GIÁ VÀ M T S - L U TR C A V N PHỊNG T NG CƠNG TY KIL OBO OKS CO M TÁC V N TH KI N NGH V CƠNG T ng cơng ty ng s t Vi t Nam đ c thành l p t bao c p, đ c quy đ nh c th v ch c n ng, nhi m v , quy n h n t ch c b máy t T ng công ty đ n đ n v tr c thu c đ phù h p v i tình hình th c t c a đ t n c b sung s a đ i ngày c T ng công ty v n d ng đ nh ng th m nh kh n ng ti m tàng v n có c a T ng công ty đ v đ c nh ng th thách c a th tr ng, kh ng đ nh đ chuyên cung c p d ch v v n t i đ c t qua c v trí công ty ng s t Tuy nhiên đ c thành l p s m nên T ng công ty khơng th khơng có nh ng u m t n t i u m: Do có nh ng quy đ nh c th chi ti t v công tác công v n gi y t công vi c thu n l i, gi m b t ách t c S l ng v n b n ban hành sai, ký sai th m quy n, qu n lý không t t đ th t l c gi m b t công ty ng s t Vi t Nam s l bên g i đ n l n, tr i v i T ng ng công v n gi y t n i b c ng nh c có tình tr ng phịng, ban, đ n v ban hành v n b n sai, t th o, t ký, t phát hành ban lãnh đ o không bi t V n b n th t l c mu n khai thác ph i tra tìm m t nhi u th i gian T có quy đ nh v công tác công v n gi y t l u tr c a cơng ty tình tr ng d nđ c kh c ph c ngày vào n n p b trí nh ng ng i u th hi n qua vi c i có trình đ nghi p v chun mơn làm v n th l u tr Th c hi n ch tr ng rà soát l i v n b n ban hành có tác d ng r t tích c c, giúp lo i b t nh ng v n b n ban hành sai quy đ nh, nh ng v n b n h t hi u l c, v n b n c n s a đ i b sung, v n b n cịn hi u l c thi hành… http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Qua cơng tác rà sốt giúp h th ng hoá v n b n ban hành t tr c đ n đ a vào l u tr Các phòng, ban, đ n v có trách nhi m s p x p l i v n b n, tong b c th c hi n quy ch b o qu n, thu n p tài li u l u tr theo KIL OBO OKS CO M quy đ nh Cơng ty có t p hu n nghi p v so n th o v n b n cho tr phịng Do đó, cán b n m đ ng phó c m t cách c b n v quy đ nh ban hành v n b n, quy trình v n b n, k thu t so n th o v n b n, th th c t ng lo i v n b n T phịng ban xây d ng đ c v n b n theo l nh v c chun mơn c a Cơng tác v n th ti n hành b chuy n giao v n b n đi, đ n đ c đ ng b nh p nhàng, nh n, c th c hi n nhanh chóng, phân lo i đ m t, kh n đ chuy n giao k p th i Cán b nhân viên v n phịng hồn thành t t nhi m v đ gi y t c giao đ m b o quy đ nh v công tác công v n V c s v t ch t trang thi t b v n phòng: Do nh ng yêu c u đ t trình ti p nh n, x lý, ban hành, l p h s l u tr đòi h i c s v t ch t, trang thi t b ph i đ y đ T i v n phòng, nh t trang b đ c máy photocopy, máy in, máy vi tính, fax Nhìn chung trang thi t b t giao phịng hành ng đ i đ y đ đ đ m b o th c hi n t t công vi c đ c T n t i Tuy đ t đ c m t s k t qu quan tr ng vi c th c hi n quy trình ti p nh n, x lý công v n gi y t , nh ng đ n v n nh ng t n t i sau: Vi c qu n lý công v n gi y t , quy đ nh thu n p tài li u vào l u tr cu i n m nhi u phòng ban th c hi n ch a t t Do v n b n n m r i rác ban nghi p v c n tìm khơng có ho c m t nhi u th i gian Riêng cán b , công nhân viên ch c, nhi u ng phòng t ng i qu n lý h s lu m thu m, th t http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN nh h ng đ n n ng su t làm vi c c a cá nhân c a tồn cơng ty Công tác l p h s c a t ng phòng, ban c ng ch a th c hi n theo quy ch ban hành Trong vi c l u tr cơng v n gi y t cán b l u tr s p x p ch a KIL OBO OKS CO M khoa h c, không phân lo i nên tìm ki m, ph c v cho vi c khai thác h s tài li u m t nhi u th i gian M t s bi n pháp kh c ph c ki n ngh - h ng t i xây dung m t công ty hi n đ i, theo k p ch tr nghi p hoá, hi n đ i hố đ t n ng cơng c, qua q trình tìm hi u, phân tích đánh giá cơng tác v n th - l u tr c ng nh ý ngh a quan tr ng c a nh m đ m b o cung c p ngu n thông tin ph c v công tác hàng ngày cho cán b lãnh đ o, cán b chuyên môn gi i quy t m t s v n đ t n t i, xin đ a m t s ki n ngh nh sau: - Do nh h m c dù đ ng c a c ch t p trung, quan liêu, bao c p, đ i ng cán b c đào t o v nghi p v nh ng s nh y bén công vi c c ng nh không n m b t đ c m t cách nhanh nh t thơng tin u t t y u Vì v y đ kh c ph c tình tr ng công ty nên t ng c đào t o, b i d ng h n n a vi c ng nghi p v chuyên môn cho đ i ng nhân viên v n phòng nh qu n lý, so n th o v n b n, hành chính, đánh máy l u tr v n b n Th ng xuyên ph bi n c p nh t hoá quy đ nh c a Nhà n c v công tác công v n gi y t c ng nh ki n th c khác có liên quan đ n nhi m v c a công tác v n phòng cho m i cán b nhân viên v n phịng có ý th c trách nhi m cao h n, có n ng l c cao h n cơng vi c c a - nâng cao hi u qu làm vi c c a v n phịng, lãnh đ o cơng ty c n ch đ o chi nhánh, xí nghi p tr c thu c nhanh chóng xây dung quy ch làm vi c c ng nh quy đ nh khác v công tác công v n gi y t ng th i qua t ng th i k c n xem xét b sung, s a đ i quy ch cho phù h p v i tình hình th c t http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Hi n phịng v n th qua tìm hi u , nh n th y nhân viên v n th cịn kiêm nhi m nhi u cơng vi c Ngồi cơng vi c nh n cơng v n đ n, photo tài li u đ m nh n c vi c mua s m v n phòng ph m cho v n KIL OBO OKS CO M phòng cho phòng ban khác Vì v y nên b trí thêm ng i ho c phân b đ u công vi c cho nhân viên khác - Ti p t c hoàn ch nh t ch c công tác v n th – l u tr T ch c th c hi n t t đ t ki m tra rà soát v n b n theo ch tr ng chung Th c hi n nghiêm túc quy ch công tác công v n gi y t l u tr B trí thêm cán b có trình đ chun môn vào b ph n c p nh t hố h s vào h th ng máy tính địi h i ph i có nhân viên gi i v l nh v c máy tính - Phát huy hi u qu c a trang thi t b v n phịng, nh t máy tính Máy tính khơng ch ph ng ti n so n th o v n b n mà cịn có nhi u tác d ng khác Hi n tin h c đ c ng d ng vào công tác v n th vi c; so n th o in n v n b n, qu n lý v n b n, chuy n giao tra tìm v n b n ph c v cho vi c s d ng Vì v y vi c khai thác ng d ng công ngh thông tin ph c v t t h n cho vi c tra c u tài li u ti t ki m th i gian - góp ph n làm t t công tác v n th không ng ng đ a công tác v n th vào n n p, vi c t ch c t t khâu nghi p v ph i t ch c h p lý, khoa h c n i làm vi c - Phòng làm vi c c a nhân viên v n th n i th trao đ i, liên h công tác đ th c n s p x p ph ng xuyên giao d ch, c coi nh b m t c a m t c quan Vì ng ti n d ng c làm vi c tr t t , ng n n p, khoa h c thu n l i cho công tác - C n ý đ n môi tr ng làm vi c, ánh sáng, màu s c, u ki n làm vi c V n phòng n i ti p nh n thông tin, l u tr h s , tài li u quan tr ng c a công ty Do c n b trí thu n ti n cho vi c giao d ch, phù h p v i tính http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ch t c a công vi c c ng nh b o qu n đ c tài li u m t không đ thông tin KIL OBO OKS CO M ti n l bên K T LU N T ng công ty th thách b ng s t Vi t Nam g p nhi u khó kh n c sang c ch th tr ng Vi c phát huy ngu n l c m t cách có hi u qu nh m thúc đ y ho t đ ng c a công ty phát tri n nhanh, vi c u hành k ho ch trung dài h n, ng n h n hàng n m ph i đ m b o tính hi u qu kinh doanh Các m c tiêu, đ i t ng đ u t ph i đ m b o nhu c u c n thi t, có hi u qu có tích lu nhanh, phù h p v i c ch th tr ng n c đáp ng đ c u m t nh ng bi n pháp hàng đ u c ng c ki n toàn b máy t ch c c a toàn ngành đ u hành m i ho t đ ng c a công ty phát tri n v ng ch c có hi u qu C n ph i ch nh c c u phòng ban, t ng c ng tính hi u qu kinh t ho t đ ng c a m i cá nhân, khuy n khích s n ng đ ng nh m đ t hi u qu cao c a tồn cơng ty C n thi t ph i xây d ng c ch thích h p đ ki m sốt công vi c nh m đ a gi i pháp h u hi u Bên c nh cơng tác v n th - l u tr đ c t ch c t t c ng góp ph n t o nên s thành công c a đ n v b i th t s c n thi t, không th thi u đ c V i ch c n ng thu th p, t ng h p thông tin v m i l nh v c công tác v n th l u tr nh m cung c p thông tin cho lãnh đ o đ a đ c quy t đ nh đ n, k p th i Quá trình th c t p v a qua, đ c s góp ý c a Th y giáo h ng d n s ch b o c a cán b công nhân viên c a công ty nh t nhân viên phịng http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Hành v i lý lu n đ th c t p giúp em th y đ c h c tr ng th c t đ t c rõ h n t m quan tr ng c a v n phòng, nâng cao nh n th c cho b n thân Không nh ng th em hi u đ c ch c t KIL OBO OKS CO M n ng, nhi m v c a v n phịng, nh ng cơng vi c mà m t nhân viên v n phòng ng lai nh chung em ph i làm n u ch nghiên c u lý lu n chúng em b ng ch a hi u đ c m t cách sâu s c Tuy nhiên, gi i h n v vi t, th i gian hi u bi t v lý lu n c ng nh th c ti n h n ch nên báo cáo th c t p chuyên đ ch c ch n s khơng tránh kh i nh ng thi u sót Em mong mu n nh n đ cô đ b n báo cáo c a em đ c s góp ý c a th y, c t t h n M t l n n a, em xin chân thành c m n th y giáo h lãnh đ o cán b phịng hành c a T ng cơng ty giúp em hồn thành báo cáo th c t p chuyên đ ng d n ban ng s t Vi t nam http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN KIL OBO OKS CO M M CL C PH N M U PH N I: NH NG V N L U TR LÝ LU N C B NV CÔNG TÁC V N TH I T ng quan v v n phịng cơng tác v n phòng T ng quan v v n phịng cơng tác v n phịng Ch c n ng c a v n phòng II Nh n th c chung v công tác v n th Khái ni m v n th V trí, ý ngh a tác d ng c a công tác v n th N i dung công tác v n th III Nh n th c chung v công tác l u tr Khái ni m v công tác l u tr m t s khái ni m c b n công tác l u tr Ý ngh a c a tài li u l u tr Ch c n ng c a công tác l u tr N i dung c a cơng tác l u tr Tính ch t c a công tác l u tr PH N II: TH C TR NG CƠNG TÁC V N TH PHỊNG T NG CÔNG TY - L U TR T I V N NG S T VI T NAM I Khái quát chung Q trình hình thành vai trị c a T ng công ty Ch c n ng, nhi m v c a T ng công ty C c u t ch c c a T ng công ty Ho t đ ng c a T ng công ty ng s t Vi t Nam ng s t Vi t Nam ng s t Vi t Nam II Nghi p v hành v n phịng c a T ng công ty Vi t Nam C c u t ch c hành v n phịng c a T ng cơng ty Vi t Nam ng s t ng s t http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Ch c n ng, nhi m v c a t ng phòng c a T ng cơng ty Tình hình ho t đ ng c a v n phịng T ng Cơng ty Nh n xét v ho t đ ng v n phòng KIL OBO OKS CO M III Th c tr ng công tác v n th - l u tr Công tác v n th Công tác l u tr PH N III: NH N XÉT, TÁC V N TH L U TR ÁNH GIÁ VÀ M T S C A V N PHỊNG T NG CƠNG TY u m T n t i M t s bi n pháp kh c ph c ki n ngh K T LU N KI N NGH V CÔNG ... m v công tác - Công tác v n th công tác t ch c gi i quy t quán lý công v n gi y t c quan, t c công tác g m hai n i dung ch y u sau: t ch c qu n lý v n b n t ch c gi i quy t v n b n - Công tác. .. cơng ty phịng ban c a T ng công ty - T ch c th c hi n công tác l tân c a T ng công ty đ n v thành viên, t ch c t t công tác y t c quan, ch m lo đ i s ng v t ch t c a cán b công nhân viên c a công. .. o công tác c a v n phòng theo nh ng kê ho ch l p, ch ng trình cơng tác c a công ty - Chu n b đ y đ n i dung ph c v cu c h p th ng xuyên đ t xu t c a công ty - X p l ch công tác l ch làm vi c c