ứng dụng tin học trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại bộ công nghiệp

Nhận thức được vai trò quan trọng của tin học trong sự nghiệp phát triểnkinh tế - xã hội và sự cấp thiết phải tăng cường nghiên cứu ứng dụng tin họctrong quản lý hành chính nhà nước nói

Lời nói đầu

Hiện nay, công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọngnhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làmbiến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại

Nhận thức được vai trò quan trọng của tin học trong sự nghiệp phát triểnkinh tế - xã hội và sự cấp thiết phải tăng cường nghiên cứu ứng dụng tin họctrong quản lý hành chính nhà nước nói chung và đối với công tác văn thư – lưutrữ nói riêng, ngay từ năm 1993 Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP nhằm xácđịnh một chính sách tương đối toàn diện về phát triển và ứng dụng CNTT vớimục tiêu: “ Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạtầng về thông tin cho xã hội, có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thôngtin trong quản lý nhà nước và trong những ngành mũi nhọn của đất nước, gópphần chuẩn bị cho nước ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế

kỷ 21”

Là một sinh viên Học viện Hành chính, một công chức tương lai, hiểu đượcvai trò và sự cần thiết về ứng dụng tin học trong công tác văn thư – lưu trữ làkhông thể thiếu

Sau khi được sự phân công của nhà trường, dưới sự dẫn dắt của Khoa quản

lý nhà nước về Kinh tế Tôi đã tiến hành thực tập cuối khoá ở Bộ Công nghiệp

từ ngày 12/3 – 12/5/2007 Trong thời gian thực tập với tinh thần học hỏi bảnthân tôi đã thu lượm được nhiều kiến thức thực tiễn rất quan trọng về việc ứngdụng tin học trong công tác văn thư – lưu trữ Nó chính là cơ sở để tôi xây dựngbài báo cáo thực tập với đề tài: “ Vai trò của tin học trong việc nâng cao hiệuquả quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ”

Mục đích của bài báo cáo này là nghiên cứu về vai trò của ứng dụng tinhọc trong công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Công nghiệp Từ đó đưa ra nhữngkiến nghị và những giải pháp giúp cho việc quản lý hành chính nhà nước tại Bộnói chung và đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ nói riêng đạt hiệu quả caohơn.

Nội dung chính của bài báo cáo này được chia làm 3 chương:

Chương I : Khát quát chung

Chương II : Vai trò của việc ứng dụng tin học trong việc nâng caohiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Công nghiệp Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp

Để hoàn thành bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn Khoa quản lýnhà nước về Kinh tế, mà trực tiếp là thầy giáo – TS Nguyễn Thanh Bình đã tậntình hướng dẫn giúp đỡ Tôi cũng chân thành cảm ơn Bộ Công nghiệp, Vănphòng Bộ Công nghiệp, phòng Tin học – Văn thư – Lưu trữ đã nhiệt tình cungcấp tài liệu và hướng dẫn tôi hoàn thành bài báo cáo này

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP.

1 - Lịch sử phát triển:

Ngay sau khi hòa bình lập lại để thực hiện nhiệm vụ chính trị khôi phụckinh tế quốc dân, xây dựng CNXH, Quốc hội khóa I nước Việt Nam Dân chủCộng hòa, tại kỳ họp thứ V ngày 20 tháng 9 năm 1955 đã phê chuẩn sực ra đờicủa Bộ Công nghiệp (BCN) từ nguồn gốc trước đó là Bộ Công thương NgànhCông nghiệp Việt Nam đã có quá trình 60 năm hình thành và phát triển BộCông nghiệp cũng đã trải qua gần 50 năm thành lập Trong các giai đoạn lịch sửcủa đất nước, Bộ Công nghiệp đã nhiều lần thay đổi về tổ chức và tên gọi đểphù hợp với nhiệm vụ chính trị của đát nước trong từng giai đoạn:

- Ngày 14 tháng 7 năm 1960, Quốc Hội khóa II, kỳ họp thứ nhất đã phêchuẩn tách BCN thành hai bộ: Bộ Công nghiệp nặng và Bộ Công nghiệp nhẹ

- Ngày 11 tháng 8 năm 1969, Ủy ban Thường vụ Quốc Hội (UBTVQH)

ra Nghị quyết số 780-NQ/TVQH chia Bộ Công nghiệp nặng thành hai bộ vàmột tổng cục: Bộ Điện và Than, Bộ Cơ khí và Luyện kim, Tổng cục Hóa chất

- Cũng tại thời điểm này, UBTVQH đã ra Nghị quyết tách ngành Côngnghiệp chế biến thực phẩm ra khỏi Bộ Công nghiệp nhẹ để hợp nhất với Tổngcục Lương thực thành Bộ Lương thực và Thực phẩm

- Ngày 22 tháng 11 năm 1981, UBTVQH ra Nghị quyết phê chuẩn chia

Bộ điện và Than thành 2 bộ: Bộ Điện lực, Bộ Mỏ và Than

- Tháng 12 năm 1983, Hội đồng Nhà nước ra Nghị quyết số481-NQ/HĐNN phê chuẩn việc thành lập Tổ cục Điện tử và Kỹ thuật tin họctrực thuộc Hội đồng Bộ trưởng

Đến tháng 3 năm 1988, HộI đồng Nhà nước ra Nghị quyết số HĐNN sát nhập Tổng cục Điện tử và Kỹ thuật tin học vào Bộ Cơ khí và Luyệnkim

66/NQ Ngày 16 tháng 2 năm 1987 UBTVQH ra Nghị quyết thành lập Bộ nănglượng trên cơ sở hợp nhất 2 bộ: Bộ Điện lực và Bộ Mỏ và Than Cũng tai Nghịquyết này UBTVQH quyết định đổi tên Tổng cục Địa chất thành Tổng cục Mỏ

và Địa chất

- Quốc hộI khóa VIII, kỳ họp thứ 7 đã phê chuẩn Nghị quyết số224/HĐNN ngày 31 tháng 3 năm 1990 của HĐNN về việc đổi tên Bộ Cơ khí vàLuyện kim thành Bộ Công nghiệp nặng để thống nhất quản lý Nhà nước đốivới các ngành cơ khí luyện kim, điện tử, mỏ, địa chất, dầu khí và hóa chất vàgiảI thể ba tổng cục là: Tổng cục Mỏ và Địa chất, Tổng cục Hóa chất và Tổngcục Dầu khí

- Bộ Công nghiệp trong giai đoạn đổi mới đất nước hiện nay được tái lậptheo Nghị quyết kỳ họp thứ 8 ngày 21 tháng 10 năm 1995 của Quốc hội NướcCHXHCN Việt Nam khóa I ( Trên cơ sở hợp nhất 3 bộ: Bộ Công nghiệp nặng,

Bộ Công nghiệp nhẹ, Bộ năng lượng)

2 - Vị trí, chức năng.

Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lýnhà nước về công nghiệp, bao gồm: Cơ khí, luyện kim, điện năng, năng lượngmới, năng lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hóa chất (bao gồm cảhóa dược), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thựcphẩm và công nghiệp chế biến trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước cácdịch vụ công và đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại các doanhnghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lýcủa bộ theo quy định của Pháp luật

3 - Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh và các

dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ vềcác ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ; và chiến lược, quy hoạchphát triển tổng thể, quy hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch ngành, kế hoạch dàihạn, năm năm và hàng năm về các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lýcủa Bộ và các chương trình, dự án quan trọng của Bộ;

- Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ;

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộcphạm vi quản lý của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcông nghiệp;

- Chủ trì thẩm định, thẩm định và phê duyệt các dự án đầu tư trong các ngànhcông nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật;

- Quản lý về cơ khí và luyện kim;

- Quản lý về điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo;

- Quản lý về dầu khí;

- Quản lý về khai thác khoáng sản;

- Quản lý về hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp;

- Quản lý về công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác;

- Quản lý về phát triển công nghiệp địa phương;

- Quản lý về quản lý công nghiệp trong khu chế xuất;

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong các ngành công nghiệp thuộc phạm viquản lý của Bộ theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụngtiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong các ngành công nghiệp thuộc phạm

vi quản lý của Bộ;

- Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ chếhoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong ngành công nghiệp thuộc phạm viquản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đốivới các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữuphần vốn Nhà nước tại các doanh nghiệp có vốn Nhà nước trong các ngànhcông nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ, kể cả Tổng Công Ty Dầu khí ViệtNam và Công Ty Điện tử và Tin học Việt Nam theo quy định của Pháp luật;

- Quản lý nhà nước với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủtrong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định củapháp luật;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, chống tham nhũng, tiêucực và xử lý vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật;

- Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của

Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đãđược Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương

và các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, côngchức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng, xây dựngđội ngũ cán bộ; quy định chức danh, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụtrong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ;

- Quản lý tài chính tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của pháp luật

-Vụ Công nghiệp Tiêu dùng và Thực

phẩm;

- Viện NC mỏ và luyện kim;

hóa

liệu-mỹ phẩm;

- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Cục Công nghiệp địa phương

- Cục điều tiết điện lực;

- Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp;

Tin học là ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin,quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin theo cách nào đó,nhằm đạt được ở mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người

1.2 Tin học hoá

Tin học hoá chính là giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu “ tối ưu hoá” thôngqua việc tiến hành đồng thời “ công nghiệp hoá” và “hiện đại hoá” từ phươngpháp, thủ tục cho đến việc trang bị, sử dụng và khai thác mọi nguồn lực có khảnăng làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất và tinh thần trong kết quả ở mọihoạt động của con người - dựa trên nền tảng khoa học là Tin học

2 - Vai trò của tin học

- Tin học ngày nay có khả năng thâm nhập len lỏi vào mọi ngõ ngách củacuộc sống con người, nhờ những thiết bị thông tin hiện đại và những sản phẩmphần mềm tin học tiện lợi, cho phép con người khai thác triệt để khả năng laođộng tư duy, thông qua các phương tiện hỗ trợ đắc lực

- Với tư cách là khoa học về thông tin, tin học cung cấp cho ta nhữnghiểu biết sâu sắc về quy luật vận động của vật chất, cùng các mối liên hệ giữavật chất và ý thức, giữa vật chất và tinh thần trong xã hội

- Bằng các thành quả của khoa học và công nghệ tiên tiến và hiện đại, tinhọc ngày càng thể hiện và phát huy vai trò vật chất của mình trong hoạt độngxây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, nhất là trong bước chuyển đổi từ kinh tếcông nghiệp sang kinh tế thông tin, trong quá trình hình thành một xã hội thôngtin trong phạm vi toàn cầu

- Trong quản lý kinh tế - xã hội:

Đây là lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiễn.Theo số liệu thống kê, có từ 70%-80% các nhà tin học trên thế giới hiện đanglàm việc trong lĩnh vực tin học quản lý, nhằm liên tục cung cấp những công cụ

thông minh và tiện lợi cả về phần cứng và phần mềm phục vụ cho mọi nhu cầukhác nhau trong quản lý.

Vấn đề quan trọng nhất trong các quá trình chính là quá trình xử lý thôngtin Bởi vì thực chất của quản lý (lãnh đạo) là thực hiện các quá trình xử lýthông tin để tạo ra sản phẩm là các thông tin điều khiển( các quyết định )

Đặc điểm về thông tin trong lĩnh vực quản lý là khối lượng khổng lồ, đòihỏi tốc độ xử lý cao, khả năng lưu trữ lớn và nhu cầu truyền dẫn không đượchạn chế cả về không gian lẫn thời gian Những tiến bộ của CNTT ngày nay đã

và đang cung cấp cho lĩnh vực quản lý nhiều phương tiện hết sức thuận lợi,phục vụ nhu cầu giao tiếp, lưu trữ thông tin và khả năng thực hiện các quy trìnhđiều khiển tự động Những hệ thống máy tính hiện đại với tốc độ hàng tỷ phéptính/giây cho phép xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ trong một thời giantương đối ngắn

- Trong quản lý hành chính nhà nước:

Tin học nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước trong mọilĩnh vực đời sống xã hội, đảm bảo cho hoạt động quản lý giữa các cơ quan, cácđịa phương được thống nhất, thông suốt, nhanh chóng và chính xác

Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng vàquyết định đối với sự phát triển của toàn xã hội trên tất cả các mặt: sản xuất,tiêu dùng, cung cấp dịch vụ, năng cao dân trí…

Đồng thời tin học hóa quản lý hành chính nhà nước cũng ảnh hưởng sâusắc đến việc thực hiện đổi mới LLSX, phát triển các thành phần kinh tế, đổi mới

sự quản lý của nhà nước đối với toàn xã hội, làm thay đổi cơ bản cơ cấu kinh tế,

cơ cấu thành phần lao động và sự phân công lao động trong xã hội cũng nhưphương thức quản lý nhà nước

Tóm lại, Tin học đã và đang trở thành những người bạn đồng hành hữuích và không thể thiếu đối với cuộc sống của con người Nó đóng vai trò quan

trọng trong bước chuyển nền văn minh nhân loại từ văn minh công nghệ truyềnthống sang nền văn minh công nghệ tri thức và thông tin.

III SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP.

1 - Do yêu cầu quản lý.

Bộ Công nghiệp hiện nay quản lý 8 Tổng công ty 91, 8 Tổng công ty 90

và hơn 30 doanh nghiệp Ngoài ra còn có hơn 30 đơn vị thuộc khối đào tạo,nghiên cứu và sự nghiệp khác

Hàng tháng, Bộ Công nghiệp tiếp nhận và xử lý hơn 3000 văn bản đến,phát hành hơn 900 văn bản đi, tổng hợp báo cáo giá trị sản xuất công nghiệpgần 30 tỷ đồng Do vậy, khối lượng văn bản đến và đi từ các đơn vị trong Bộ vàngoài Bộ hàng ngày càng tăng lên, chính vì thế việc ứng dụng CNTT trong côngtác văn thư – lưu trữ cũng như điều hành mọi mặt hoạt động của Bộ Côngnghiệp là nhu cầu cấp thiết

2 – Thành tựu của khoa học công nghệ:

Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước tiến bộ vượt bậc về nănglực xử lý cũng như khả năng lưu trữ Nếu 10 năm trước đây việc điện tử hóa cáctài liệu theo hình thức quét văn bản còn gặp nhiều khó khăn như: tốc độ thiết bịquét thấp, kích thước file văn bản quét lớn, dung lượng của các thiết bị lưu trữnhỏ, chi phí mua sắm thiết bị cao Thì ngày nay, các rào cản đó đã dần đựơcvượt qua Các thiết bị thông dụng giá thấp, có khả năng cho phép quét khoảng150-200 trang tài liệu A4/giờ, cho phép lưu trữ một trang văn bản A4 với kíchthước file chỉ còn khoảng 30KB ( trước 200KB)

Đặc biệt công nghệ bảo mật trên mạng cũng được cải tiến nhiều, đảm bảoviệc phân truyền truy cập đến đúng đối tượng được khai thác tài liệu

Tóm lại việc hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp cho nhữngcán bộ làm công tác này có công cụ thực hiên tốt hơn công việc của mình trongcông tác quản lý văn bản cũng như việc lập hồ sơ lưu trữ, giúp việc điều hànhmọi việc trong Bộ được tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn.

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP.

I QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG, NHÀ NƯỚC VÀ BỘ CÔNG NGHIỆP

VỀ VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC.

1 - Đề án Tin học hóa hành chính Nhà nước 2001-2005.

1.1 Mục tiêu chung:

- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý của các cơ quan Hànhchính Nhà nước, đến cuối năm 2005, đưa hệ thống thông tin điện tử của Chínhphủ vào hoạt động

- Bám sát các mục tiêu của chương trình cải cách hành chính Nhà nước ,thúc đẩy mạnh mẽ việc hiện đại hóa công nghệ hành chính, thực hiện Tin họchóa các quy trình phục vụ nhân dân trong các lĩnh vực dịch vụ công cộng nângcao năng lực của cơ quan hành chính Nhà nước trong cung cấp các dịch vụ côngcho nhân dân và doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh gọn và chất lượng cao

- Đào tạo Tin học cho cán bộ, côgn chức Nhà nước, tạo khả năng tiếpcận, sử dụng công nghệ mới trong công việc thường xuyên, nhằm đáp ứng yêucầu cao về hiệu quả chất lượng công việc

1.2 Mục tiêu cụ thể:

- Xây dựng các hệ thống Tin học quản lý HCNN, phục vụ trực tiếp côngtác chỉ đạo điều hành trong hệ thống cơ quan HCNN Hoàn thiện và thống nhất

áp dụng các chương trình ứng dụng phục vụ quản lý, điều hành

- Tổ chức xây dựng và tích hợp các cơ sở dữ liệu quốc gia, trước hết là ởnhững Bộ và nghành trọng điểm

- Tin học hóa các dịch vụ công nhằm nâng cao năng lực của các cơ quanHCNN trong việc phục vụ nhân dân và các doanh nghiệp thuận lợi, nhanhchóng và đảm bảo chất lượng

- Đào tạo phổ cập CNTT cho cán bộ, chuyên viên và của các cơ quanhành chính cấp huyện trở lên để có khả năng sử dụng máy tính và mạng máy

tính trong xử lý công việc thường xuyên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đượcgiao

- Thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý Nhànước, cải cách bộ máu tổ chức và lề lối làm việc trong cơ quan HCNN thẩmquyền của Chính phủ trên cơ sở gắn mục tiêu tin học hóa quản lý HCNN vớichương trình cải cách hành chính Nhà nước

1.3 Các nhóm đề án mục tiêu

- Nhóm đề án 1: Tin học quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

- Nhóm đề án 2: Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước của UBNNcác tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Nhóm đề án 3: xây dựng hệ thống các CSDL quốc gia và các hệ thốngCSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý, điều hành

- Nhóm đề án 4: Đào tạo cán bộ, công chức hành chính Nhà nước

- Nhóm đề án 5: Nâng cấp mạng tin học diện rộng của Chính phủ(CPNET), đảm bảo cho mạng này đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống tin họccủa các cơ quan hành chính Nhà nước

- Nhóm đề án 6: xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn, bảo mật cho mạngtin học quản lý Nhà nước trong các cơ quan hành chính Nhà nước

Trên cơ sở đề án thành phần này các Bộ, tỉnh lập danh sách dự án sẽ đưavào thực hiện từ năm 2002, 2003 có tính đến thứ tự ưu tiên của các dự án đó đểđưa vào kế hoạch 2003 của Bộ

Các Bộ phải dưa ra các dự án Tin học hóa dự kiến thực hiện năm 2003vào danh sách dự án ưu tiên trong kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dành kinhphí cho các dự án CNTT theo tinh thần Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000của Bộ chính trị và thông tư hướng dẫn số 99/2001/TT-BTC ngày 05/12/2001của Bộ tài chính

Có thể nói Đề án 112 là cơ sở để Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ tiến hành tin học hóa.

2 - Quan điểm về tin học hóa quản lý Nhà nước của Bộ Công nghiệp.

Thực hiện đề án Tin học hóa quản lý HCNN (Đề án 112) và thực hiệnChỉ thị 58-CT/TW cảu Bộ chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTTphục vụ sự nghiệp CNH-HĐH, trong những năm qua ỏ Bộ Công nghiệp đãđược triển khai tích cực Với sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Bộmột số kết quả ban đầu đã góp phần nâng cao hiệu suất công việc của Bộ Quanđiểm của Bộ Công nghiệp trong công tác Tin học quản lý Nhà nước là:

- Tin học hóa phải gắn liền với chương trình cải cách hành chính, tạođộng lực để hiện đại hóa nền nh của Bộ Công nghiệp

- Xây dựng văn hóa quản lý hành chính Nhà nước với tác phong côngnghiệp tại cơ quan Bộ

- Ứng dụng công nghệ thông tin sâu rộng trong các hoạt động của Bộ đểkhông ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý hành chính Nhànước của Bộ Công nghiệp trong sự nghiệp CNH-HĐH đất nước

- Khai thác triệt để và có hiệu quả cao những nguồn lực CNTT hiện cócủa quốc gia, của Bộ và các đơn vị trực thuộc bộ, tiết kiệm chi phí cho ngânsách Nhà nước

II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP.

1 - Nhận xét chung:

Trong mấy năm gần đây Việt Nam đã có những bước phát triển nhảy vọt

về kinh tế và khoa học công nghệ đặc biệt là ngành tin học, song việc sử dụngnhững tiến bộ đó của công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn quản lýcòn rất chậm so với thế giới

Đến cuối năm 1993, Văn phòng Chính phủ đã xây dựng được mạng tinhọc cục bộ (LAN), bước đầu ứng dụng CNTT hiện đại vào công tác chỉ đạođiều hành của Thủ tướng Chính phủ, nối kết thông tin với một số Bộ và UBNDcác tỉnh trọng điểm

Mặc dù việc ứng dụng tin học tại Văn phòng Chính phủ giai đoan đầucòn sơ khai, nhưng được sự quan tâm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, côngtác tin học hoá quản lý nhà nước tại Văn phòng Chính phủ đã đặt nền móng chocông tác quản lý và điều hành trong các cơ quan HCNN trên phạm vi cả nước

Cuối năm 1997, Việt Nam đã tham gia mạng INTERNET nhiều thông tinkhai thác trên mạng đã góp phần đáng kể về thông tin, tư liệu, giúp cho công tácchỉ đạo điều hành của Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ và UBND các tỉnh, thành phố được thuận lợi và nhanh chóng

Năm 1999, Văn phòng Bộ Công nghiệp đã bắt đầu tiến hành việc tin họchoá đối với công tác văn thư – lưu trữ nhưng mới dừng lại ở mức độ lưu trữtrong máy tính của bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính của Văn phòng Bộ

Cuối năm 2003, hệ thống quản lý công văn đến – đi đã được nâng cấpthành hệ thống phân công và theo dõi quá trình giải quyết công văn Thay vìthông tin về các văn bản chỉ được biết đến ở phòng hành chính, ngày nay thôngtin đã đến với hơn 400 cán bộ, công chức trong Bộ

Cho đến nay, hệ thống mạng tin học cục bộ tại 64 tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương và hầu hết các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ đã được thiết lập Hệ thống này bao gồm cả các hệ thông tin tác nghiệp,

quản lý hồ sơ công việc và các kho dữ liệu phục vụ nghiên cứu, trợ giúp quátrình ra Quyết định điều hành.

Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý hiện nay ở các

cơ quan hành chính nhà nước và đặc biệt là cơ quan hành chính địa phương cònchậm, chưa đồng bộ, dẫn đến nhiều lúng túng trong lĩnh vực này và kết quả đạtđược trên thực tế còn rất khiêm tốn

Nguyên nhân chủ yếu của tình hình này là các cấp, các ngành, địaphương chưa nhận rõ vai trò của công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo,điều hành, chưa kết hợp ứng dụng CNTT với quá trình cải cách hành chính, đổimới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý

2 - Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư:

a - Nội dung công tác văn thư và ứng dụng CNTT:

Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư đã trở thành một nhu cầu rấtphổ biến với mục tiêu là đáp ứng yêu cầu công tác lãnh đạo và quản lý của cơquan Bộ, đạt hiệu quả cao Công tác văn thư có phạm vi rộng và ở mỗi cấp độkhác nhau có một yêu cầu khác nhau

Công tác văn thư không bó hẹp ở một số việc, sự vụ trong văn phòng màbao hàm nhiều công việc, kể từ khi văn bản hình thành đến khi kết thúc và đưavào quản lý ở kho lưu trữ

Nội dung công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

Trong mỗi nội dung đó lại bao gồm nhiều công việc nhỏ Việc ứng dụngCNTT chỉ có thể tác động vào 2 nội dung : xây dựng và ban hành văn bản ,quản lý văn bản