ứng dụng tin học trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại bộ công nghiệp

Báo cáo thực tập Lời nói đầu Hiện nay, công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển, với số ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội giới đại Nhận thức vai trò quan trọng tin học nghiệp phát triển kinh tế - xã hội cấp thiết phải tăng cường nghiên cứu ứng dụng tin học quản lý hành nhà nước nói chung công tác văn thư – lưu trữ nói riêng, từ năm 1993 Chính phủ Nghị 49/CP nhằm xác định sách tương đối toàn diện phát triển ứng dụng CNTT với mục tiêu: “ Xây dựng móng bước đầu vững cho kết cấu hạ tầng thông tin cho xã hội, có khả đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý nhà nước ngành mũi nhọn đất nước, góp phần chuẩn bị cho nước ta có vị trí xứng đáng khu vực bước vào kỷ 21” Là sinh viên Học viện Hành chính, công chức tương lai, hiểu vai trò cần thiết ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ thiếu Sau phân công nhà trường, dẫn dắt Khoa quản lý nhà nước Kinh tế Tôi tiến hành thực tập cuối khoá Bộ Công nghiệp từ ngày 12/3 – 12/5/2007 Trong thời gian thực tập với tinh thần học hỏi thân thu lượm nhiều kiến thức thực tiễn quan trọng việc ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ Nó sở để xây dựng báo cáo thực tập với đề tài: “ Vai trò tin học việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ” Báo cáo thực tập Mục đích báo cáo nghiên cứu vai trò ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ Bộ Công nghiệp Từ đưa kiến nghị giải pháp giúp cho việc quản lý hành nhà nước Bộ nói chung công tác văn thư – lưu trữ Bộ nói riêng đạt hiệu cao Nội dung báo cáo chia làm chương: Chương I : Khát quát chung Chương II : Vai trò việc ứng dụng tin học việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ Bộ Công nghiệp Chương III: Một số kiến nghị giải pháp Để hoàn thành báo cáo này, xin chân thành cảm ơn Khoa quản lý nhà nước Kinh tế, mà trực tiếp thầy giáo – TS Nguyễn Thanh Bình tận tình hướng dẫn giúp đỡ Tôi chân thành cảm ơn Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ Công nghiệp, phòng Tin học – Văn thư – Lưu trữ nhiệt tình cung cấp tài liệu hướng dẫn hoàn thành báo cáo Báo cáo thực tập CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP - Lịch sử phát triển: Ngay sau hòa bình lập lại để thực nhiệm vụ trị khôi phục kinh tế quốc dân, xây dựng CNXH, Quốc hội khóa I nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, kỳ họp thứ V ngày 20 tháng năm 1955 phê chuẩn sực đời Bộ Công nghiệp (BCN) từ nguồn gốc trước Bộ Công thương Ngành Công nghiệp Việt Nam có trình 60 năm hình thành phát triển Bộ Công nghiệp trải qua gần 50 năm thành lập Trong giai đoạn lịch sử đất nước, Bộ Công nghiệp nhiều lần thay đổi tổ chức tên gọi để phù hợp với nhiệm vụ trị đát nước giai đoạn: - Ngày 14 tháng năm 1960, Quốc Hội khóa II, kỳ họp thứ phê chuẩn tách BCN thành hai bộ: Bộ Công nghiệp nặng Bộ Công nghiệp nhẹ - Ngày 11 tháng năm 1969, Ủy ban Thường vụ Quốc Hội (UBTVQH) Nghị số 780-NQ/TVQH chia Bộ Công nghiệp nặng thành hai tổng cục: Bộ Điện Than, Bộ Cơ khí Luyện kim, Tổng cục Hóa chất - Cũng thời điểm này, UBTVQH Nghị tách ngành Công nghiệp chế biến thực phẩm khỏi Bộ Công nghiệp nhẹ để hợp với Tổng cục Lương thực thành Bộ Lương thực Thực phẩm - Ngày 22 tháng 11 năm 1981, UBTVQH Nghị phê chuẩn chia Bộ điện Than thành bộ: Bộ Điện lực, Bộ Mỏ Than - Tháng 12 năm 1983, Hội đồng Nhà nước Nghị số 481NQ/HĐNN phê chuẩn việc thành lập Tổ cục Điện tử Kỹ thuật tin học trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Báo cáo thực tập Đến tháng năm 1988, HộI đồng Nhà nước Nghị số 66/NQHĐNN sát nhập Tổng cục Điện tử Kỹ thuật tin học vào Bộ Cơ khí Luyện kim - Ngày 16 tháng năm 1987 UBTVQH Nghị thành lập Bộ lượng sở hợp bộ: Bộ Điện lực Bộ Mỏ Than Cũng tai Nghị UBTVQH định đổi tên Tổng cục Địa chất thành Tổng cục Mỏ Địa chất - Quốc hộI khóa VIII, kỳ họp thứ phê chuẩn Nghị số 224/HĐNN ngày 31 tháng năm 1990 HĐNN việc đổi tên Bộ Cơ khí Luyện kim thành Bộ Công nghiệp nặng để thống quản lý Nhà nước ngành khí luyện kim, điện tử, mỏ, địa chất, dầu khí hóa chất giảI thể ba tổng cục là: Tổng cục Mỏ Địa chất, Tổng cục Hóa chất Tổng cục Dầu khí - Bộ Công nghiệp giai đoạn đổi đất nước tái lập theo Nghị kỳ họp thứ ngày 21 tháng 10 năm 1995 Quốc hội Nước CHXHCN Việt Nam khóa I ( Trên sở hợp bộ: Bộ Công nghiệp nặng, Bộ Công nghiệp nhẹ, Bộ lượng) - Vị trí, chức Bộ Công nghiệp quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công nghiệp, bao gồm: Cơ khí, luyện kim, điện năng, lượng mới, lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hóa chất (bao gồm hóa dược), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm công nghiệp chế biến phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý theo quy định Pháp luật Báo cáo thực tập - Nhiệm vụ quyền hạn - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dự án luật, pháp lệnh dự thảo văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ; chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, quy hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch ngành, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ chương trình, dự án quan trọng Bộ; - Ban hành định, thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật công nghiệp; - Chủ trì thẩm định, thẩm định phê duyệt dự án đầu tư ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật; - Quản lý khí luyện kim; - Quản lý điện, lượng mới, lượng tái tạo; - Quản lý dầu khí; - Quản lý khai thác khoáng sản; - Quản lý hóa chất vật liệu nổ công nghiệp; - Quản lý công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm chế biến khác; - Quản lý phát triển công nghiệp địa phương; - Quản lý quản lý công nghiệp khu chế xuất; - Thực hợp tác quốc tế ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật; Báo cáo thực tập - Tổ chức đạo thực kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật, công nghệ ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ; - Quyết định chủ trương, biện pháp cụ thể đạo thực chế hoạt động tổ chức dịch vụ công ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật; quản lý đạo hoạt động tổ chức nghiệp thuộc Bộ; - Thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn Nhà nước ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ, kể Tổng Công Ty Dầu khí Việt Nam Công Ty Điện tử Tin học Việt Nam theo quy định Pháp luật; - Quản lý nhà nước với hoạt động hội tổ chức phi Chính phủ ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật; - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực xử lý vi phạm pháp luật theo quy định pháp luật; - Quyết định đạo thực chương trình cải cách hành Bộ theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; - Quản lý tổ chức máy, biên chế; đạo thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Bộ; đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ; quy định chức danh, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụ ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ; - Quản lý tài tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật Báo cáo thực tập - Cơ cấu tổ chức a) Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực b) Các tổ chức nghiệp thuộc Bộ: chức quản lý nhà nước - Vụ Cơ khí, Luyện kim Hóa chất - Viện NC Chiến lược, Chính sách công - Vụ Năng lượng Dầu khí; -Vụ Công nghiệp Tiêu dùng Thực nghiệp; - Viện NC Cơ khí; - Viện NC mỏ luyện kim; phẩm; - Vụ Kế hoạch; - Viện NC Điện tử - Tin học - Tự động - Vụ Tài – Kế toán; - Vụ Khoa học – Công nghệ hóa - Viện NC Công nghiệp Thực phẩm; - Viện NC Dầu TV-Tinhdầu-Hương liệu- - Vụ Hợp tác Quốc tế; - Vụ Pháp chế; - Vụ Tổ chức cán bộ; - Cục Công nghiệp địa phương - Cục điều tiết điện lực; - Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp; - Thanh tra; - Văn phòng mỹ phẩm; - Trung tâm Tin học; - Tạp chí Công nghiệp II: CÁC KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TIN HỌC - Khái niệm: 1.1 Tin học Báo cáo thực tập Tin học ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin truyền nhận thông tin theo cách đó, nhằm đạt mức độ tốt mục tiêu đặt từ trước người 1.2 Tin học hoá Tin học hoá giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu “ tối ưu hoá” thông qua việc tiến hành đồng thời “ công nghiệp hoá” “hiện đại hoá” từ phương pháp, thủ tục việc trang bị, sử dụng khai thác nguồn lực có khả làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất tinh thần kết hoạt động người - dựa tảng khoa học Tin học - Vai trò tin học - Tin học ngày có khả thâm nhập len lỏi vào ngõ ngách sống người, nhờ thiết bị thông tin đại sản phẩm phần mềm tin học tiện lợi, cho phép người khai thác triệt để khả lao động tư duy, thông qua phương tiện hỗ trợ đắc lực - Với tư cách khoa học thông tin, tin học cung cấp cho ta hiểu biết sâu sắc quy luật vận động vật chất, mối liên hệ vật chất ý thức, vật chất tinh thần xã hội - Bằng thành khoa học công nghệ tiên tiến đại, tin học ngày thể phát huy vai trò vật chất hoạt động xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, bước chuyển đổi từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế thông tin, trình hình thành xã hội thông tin phạm vi toàn cầu - Trong quản lý kinh tế - xã hội: Đây lĩnh vực hoạt động quan trọng tin học thực tiễn Theo số liệu thống kê, có từ 70%-80% nhà tin học giới làm việc lĩnh vực tin học quản lý, nhằm liên tục cung cấp công cụ Báo cáo thực tập thông minh tiện lợi phần cứng phần mềm phục vụ cho nhu cầu khác quản lý Vấn đề quan trọng trình trình xử lý thông tin Bởi thực chất quản lý (lãnh đạo) thực trình xử lý thông tin để tạo sản phẩm thông tin điều khiển( định ) Đặc điểm thông tin lĩnh vực quản lý khối lượng khổng lồ, đòi hỏi tốc độ xử lý cao, khả lưu trữ lớn nhu cầu truyền dẫn không hạn chế không gian lẫn thời gian Những tiến CNTT ngày cung cấp cho lĩnh vực quản lý nhiều phương tiện thuận lợi, phục vụ nhu cầu giao tiếp, lưu trữ thông tin khả thực quy trình điều khiển tự động Những hệ thống máy tính đại với tốc độ hàng tỷ phép tính/giây cho phép xử lý khối lượng thông tin khổng lồ thời gian tương đối ngắn - Trong quản lý hành nhà nước: Tin học nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội, đảm bảo cho hoạt động quản lý quan, địa phương thống nhất, thông suốt, nhanh chóng xác Tin học hóa quản lý hành nhà nước có ý nghĩa quan trọng định phát triển toàn xã hội tất mặt: sản xuất, tiêu dùng, cung cấp dịch vụ, cao dân trí… Đồng thời tin học hóa quản lý hành nhà nước ảnh hưởng sâu sắc đến việc thực đổi LLSX, phát triển thành phần kinh tế, đổi quản lý nhà nước toàn xã hội, làm thay đổi cơ cấu kinh tế, cấu thành phần lao động phân công lao động xã hội phương thức quản lý nhà nước Tóm lại, Tin học trở thành người bạn đồng hành hữu ích thiếu sống người Nó đóng vai trò quan Báo cáo thực tập trọng bước chuyển văn minh nhân loại từ văn minh công nghệ truyền thống sang văn minh công nghệ tri thức thông tin III SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP - Do yêu cầu quản lý Bộ Công nghiệp quản lý Tổng công ty 91, Tổng công ty 90 30 doanh nghiệp Ngoài có 30 đơn vị thuộc khối đào tạo, nghiên cứu nghiệp khác Hàng tháng, Bộ Công nghiệp tiếp nhận xử lý 3000 văn đến, phát hành 900 văn đi, tổng hợp báo cáo giá trị sản xuất công nghiệp gần 30 tỷ đồng Do vậy, khối lượng văn đến từ đơn vị Bộ Bộ hàng ngày tăng lên, việc ứng dụng CNTT công tác văn thư – lưu trữ điều hành mặt hoạt động Bộ Công nghiệp nhu cầu cấp thiết – Thành tựu khoa học công nghệ: Ngày nay, công nghệ thông tin có bước tiến vượt bậc lực xử lý khả lưu trữ Nếu 10 năm trước việc điện tử hóa tài liệu theo hình thức quét văn gặp nhiều khó khăn như: tốc độ thiết bị quét thấp, kích thước file văn quét lớn, dung lượng thiết bị lưu trữ nhỏ, chi phí mua sắm thiết bị cao Thì ngày nay, rào cản dần đựơc vượt qua Các thiết bị thông dụng giá thấp, có khả cho phép quét khoảng 150-200 trang tài liệu A4/giờ, cho phép lưu trữ trang văn A4 với kích thước file khoảng 30KB ( trước 200KB) Đặc biệt công nghệ bảo mật mạng cải tiến nhiều, đảm bảo việc phân truyền truy cập đến đối tượng khai thác tài liệu 10 Báo cáo thực tập Trong văn thư lập hai sở liệu: sở liệu văn đến sở liệu văn Riêng sở liệu văn thông tin đăng ký tóm tắt văn đi, lưu nguyên văn sau đánh máy phát hành Từ người sử dụng tìm tin lưu tệp tin đơn lẻ tách rời nhau, người nhập tin cần lấy thông tin tóm tắt văn đăng ký ghép nối vào văn đánh máy – Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: a - Nội dung công tác lưu trữ ứng dụng CNTT: Sau tài liệu kết thúc văn thư, chúng chuyển sang quản lý giai đoạn mới, giai đoạn lưu trữ Tuy tài liệu lựa chọn để bảo quản lượng nhiều so với văn thư, chúng thu thập định kỳ vào kho lưu trữ nên lượng tài liệu ngày lớn, gây khó khăn cho yêu cầu quản lý tra tìm Một giải pháp cho vấn đề phức tạp ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Công nghệ thông tin ứng dụng vào quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ để lập sở liệu như: + Cơ sở liệu quản lý phông lưu trữ + Cơ sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu theo phông lưu trữ + Cơ sở liệu quản lý tra tìm tài liệu theo chuyên đề xuyên phông lưu trữ + Cơ sở liệu quản lý công cụ tra cứu ( thông tin cấp II ) tài liệu lưu trữ + Cơ sở liệu bảo hiểm tài liệu lưu trữ b – Quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Gồm bước sau: - Phân tích kho lưu trữ để lựa chọn sở liệu: 18 Báo cáo thực tập Trung tâm tích hợp liệu Bộ Công nghiệp sử dụng phiên SQL Server 2000: Enterprise: chứa đầy đủ đặc trưng SQL Server chạy tốt hệ thống lên đến 32 CPUs 64 GB RAM Thêm vào có dịch vụ giúp cho việc phân thích liệu hiệu Standard: thích hợp cho công ty vừa nhỏ giá thành rẻ nhiều so với Enterprise Edition, lại bị giới hạn số chức cao cấp khác, phiên chạy máy chủ tạo báo cáo Bộ - Chọn phần mềm ứng dụng: lựu chọn phần mềm phải ý đến yếu tố: đặc điểm ký tự tài liệu lưu trữ, đăc điểm nhu cầu khai thác - Thiết kế biên mục biểu ghi: vào quy định biểu mẫu quy định thống mặt biên mục, người biên mục đọc, nghiên cứu trực tiếp tài liệu lưu trữ để biên mục xác lên biểu ghi.Các thông tin tóm tắt hồ sơ lưu trữ để đưa vào biểu ghi gồm: + Địa tra tìm + Ký hiệu phân loại thông tin + Tiêu đề hồ sơ + Tóm tắt nội dung hồ sơ + Từ khoá mẫu tra tìm + Thời gian tài liệu hồ sơ + Địa điểm kiện + Loại giá trị + Tác giả tài liệu + Ngôn ngữ + Tình trạng vật lý + Ngày cập nhật vào sở liệu + Họ tên người biên mục 19 Báo cáo thực tập Biểu ghi tờ phiếu ghi tổng hợp nhóm thông tin đơn vị tài liệu, phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ Các thông tin tóm tắt phông lưu trữ đưa vào biểu ghi gồm: + Tên kho lưu trữ + Tên phông lưu trữ + Số, ký hiệu phông + Thời gian tài liệu + Loại giá trị + Phép sử dụng + Tóm tắt nội dung tài liệu + Từ khoá, mẫu/ ký hiệu tra tìm + Tổng số đơn vị bảo quản chỉnh lý + Số tài liệu chưa chỉnh lý + Số lượng công cụ tra cứu + Tài liệu ảnh, ghi âm kèm theo + Ngôn ngữ + Tình trạng vật lý + Đã nộp tài liệu đến năm + Ngày nhập biểu ghi vào sở liệu + Họ tên người biên mục III Đánh giá kết ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ Bộ Công nghiệp: - Hiệu quả: Trong năm vừa qua việc thực tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ mang lại nhiều kết là: 20 Báo cáo thực tập - Giúp cho việc giải công việc Bộ công nghiệp nhanh kịp thời Đồng thời giúp lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị quan Bộ tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực văn ban hành - Cung cấp thông tin đầy đủ để Bộ giải công việc có chất lượng hơn, đạo tháo gỡ kịp thời khó khăn doanh nghiệp phạm vi quản lý Bộ - Việc ứng dụng tin học giúp cho đơn vị trực thuộc Bộ truy cập phần thông tin xử lý công việc, ví dụ như: văn họ gửi tới Bộ giải tới đâu Từ tạo môi trường bình đẳng giải công việc tăng cường tính kiểm tra từ phía đơn vị cấp đơn vị cấp trên, nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ Bộ - Về phía nhân viên, có môi trường làm việc thuận lợi, cộng tác, trao đổi thông tin với nhiều Từ giúp giải công việc chất lượng hơn, giảm bớt chi phí thời gian hội họp - Đặc biệt việc ứng dụng phần mềm công tác văn thư, lưu trữ giúp cho nhân viên giảm cường độ lao động - Nhờ chương trình quản lý công văn mà cán bộ, lãnh đạo theo dõi dễ dàng, thuận tiện quy trình chu chuyển xử lý văn từ đầu đến cuối - Hơn nữa, với góp mặt máy tính làm cho khả tra tìm văn cách nhanh chóng, xác Góp phần nâng cao chất lượng công việc người sử dụng, tiết kiệm thời gian mà đảm bảo việc tra tìm thông tin cách kịp thời đầy đủ theo yêu cầu người sử dụng - Tin học hỗ trợ đắc lực cho chuyên viên soạn thảo sử dụng, bổ sung, chuyển đổi đoạn văn cách dễ dàng, không tốn thời gian lưu giữ nhớ máy tính 21 Báo cáo thực tập - Và điều không nói đến khả lưu giữ thông tin cao, cho phép nhập lượng thông tin lớn, từ góp phần nâng cao hiệu quản lý văn quan Bộ - Tồn tại: Bên cạnh kết đạt được, việc ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ Bộ Công nghiệp số tồn cần khắc phục thời gian tới, là: - Chưa có tính khả thi số khâu nghiệp vụ định như: trình chuyển giao, xử lý văn bản, chương trình lập hồ sơ công việc - Phần mềm ứng dụng văn thư Bộ hạn chế số nội dung đơn giản quản lý văn - đến, tra tìm Hơn chương trình có tác dụng nhập, lưu giữ số liệu công văn Văn phòng Bộ, chưa phát triển áp dụng cho cấp vụ, phòng, ban, chuyên viên để nâng cao khả xử lý nhanh công văn, giấy tờ Bộ - Tính bảo mật khả phân quyền sở liệu kém, giao diện chưa hợp lý, số tính chưa hoàn thiện đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ quản lý công văn Bộ - Chương trình phần mềm tin học vào công tác văn thư – lưu trữ hạn chế, số hiệu trùng ( Chính phủ có số đến 1000, doanh nghiệp có số đến 1000, chưa phân biệt Dẫn đến số lưu giữ, khiến cho việc tra cứu gặp nhiều khó khăn - Việc phân cấp chương trình phận văn thư Bộ có khả nhập thông tin công văn, chưa phân cấp cho vụ, phòng, ban nhập, xử lý riêng công văn - Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa đào tạo cách có hệ thống nhận thức vai trò CNTT sử dụng phương tiện CNTT có hiệu 22 Báo cáo thực tập CHƯƠNG III : PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP I – Phương hưóng phát triển: Đối với phần mềm: - Cần khắc phục trạng xử lý thủ công - Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin - Tiết kiệm chi phí lục, nhân văn - Thống biểu mẫu tổng hợp, phân tích báo cáo tình trạng giải văn - Thống hệ thống tiêu việc tổng hợp tình hình giải văn - Chuẩn hoá công tác báo cáo cấp Đối với nhu cầu cải cách hành chính: - Thực trình mô hình hoá hệ thông thông tin sở xác định vị trí thao tác nghiệp vụ - Hoàn thiện hệ thống tiêu phục vụ việc phân loại văn bản, xây dựng biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướng dẫn, giải văn - Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận giải văn Các quy trình phải đảm bảo tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng - Lãnh đạo kiểm soát tình hình giải văn bản, giải công việc đơn vị, chuyên viên - Lãnh đạo quản lý kiểm tra hình thức giải văn đến đơn vị, chuyên viên - Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ văn mức cao 23 Báo cáo thực tập Đối với kỹ thuật công nghệ: - Cần có tính mở, có khả phát triển, thích nghi nâng cấp ứng dụng theo mở rộng quy mô công việc, dung lượng lưu trữ liệu, số lượng người tham gia hệ thống - Hệ thống vận hành thông suốt, không bị trục trặc hay cố lỗi kỹ thuật phần mềm - Các chế độ vận hành, quản lý sử dụng hệ thống cần tuân thủ nguyên tắc bảo mật an toàn liệu, chống thâm nhập trái phép vào hệ thống - Kết nối trao đổi thông tin với dễ dàng II - Giải pháp thực hiện: Thống chuẩn thông tin: - Lâu dài, việc trao đổi thông tin điện tử hình thành có tính pháp lý Đến lúc đó, thay cho văn bản, tài liệu giấy trao đổi với văn bản, tài liệu điện tử - Vì vậy, từ khối văn phòng Bộ hình thành chuẩn nội dung thông tin thống để việc luân chuyển thông tin giải công việc dược nhanh chóng thuận tiện cho công tác lưu trữ Xây dựng củng cố sở hạ tầng: - Trên sở có Bộ cần xây dựng số phòng làm việc, tách phòng nhận văn đến gửi văn thành phòng riêng, tạo không gian rộng nâng cao hiệu công việc - Hiện phòng lưu trữ kho lưu trữ Bộ trật hẹp, việc cần xây dựng thêm yêu cầu thiếu, trước mắt lâu dài 24 Báo cáo thực tập Đổi trang thiết bị: - Các trang thiết bị tin học thay đổi tưng ngày, để việc ứng dụng tin học ngày tốt Bộ cần đầu tư tài để từ nâng cấp thay trang thiết bị lỗi thời phục vụ cho việc quản lý có kết cao - Bộ cần hoàn thiện chương trình phần mềm “ Quản lý công việc – văn thư – lưu trữ” để đảm bảo việc nhập liệu nhanh xác - Nâng cấp trang thiết bị máy tính với nhớ tối thiểu 512MB RAM, ổ cứng 80GB để việc soan thảo văn nhanh chóng nâng cao hiệu cho việc lưu trữ tài liệu Bộ - Để giảm chi phí, phát huy trí tuệ nhiều đơn vị công tác văn phòng tổ chức xây dựng hệ thống thông tin cho công tác văn phòng dùng chung cho nhiều đơn vị Như tạo môi trường thống hệ thống thông tin văn phòng, dễ trao đổi với nhau, dễ cho việc quản lý văn bản.Hơng hệ thống có điều kiện nâng cấp thường xuyên đáp ứng việc không ngừng cải tiến, đổi lề lối làm việc văn phòng, chia sẻ kiến thức kinh nghiệm người làm công tác văn phòng nói chung làm công tác văn thư – lưu trữ nói riêng Đào tạo người: - Trước hết phải làm thay đổi nhận thức cán công chức vai trò quan trọng việc tin học hoá công tác văn thư – lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quản lý Bộ nói riêng phát triển kinh tế - xã hội toàn đất nước nói chung - Hiện nay, văn phòng Bộ có người có chuyên ngành văn thư – lưu trữ Vì để công tác thực tốt Bộ cần : + Tuyển thêm người có chuyên ngành 25 Báo cáo thực tập + Mở lớp đào tạo có sách khuyến khích để cán làm công tác có điều kiện học chuyên ngành mà lam việc + Mở lớp đào tạo nâng cao trình độ tin học cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ + Cần có biện pháp để thu hút cám có chuyên ngành cao lĩnh vực tin học để hoạt động tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ có hiệu - Có sách đãi ngộ hợp lý để như: tăng lương, thưởng, nghỉ dài hạn để cán làm công tác văn thư – lưu trữ có động lực làm việc thêm nhiệt tình công việc 26 Báo cáo thực tập Kết luận Công nghệ thông tin ngày có vai trò quan trọng phát triển xã hội nói chung công tác văn thư, lưu trữ nói riêng Nó trở thành người bạn đồng hành, hữu ích thiếu sống người CNTT có mặt lĩnh vực đời sống khẳng định vai trò quan trọng bước chuyển hoá văn minh nhân loại từ công nghệ truyền thống sang công nghệ trí thức thông tin Tin học hoá làm thay đổi phương pháp làm việc, điều hành hầu hết Bộ, quan hành nhà nước Tạo đội ngũ cán bộ, chuyên viên hành chính, đặc biệt cán làm công tác văn thư – lưu trữ biết sử dụng phương tiện đại việc soạn thảo, quản lý lưu giữ văn bản, góp phần đáng kể cho hoạt động quản lý ngày tốt Tuy nhiên, việc tin học hoá công tác văn phòng nói chung công tác văn thư – lưu trữ nói riêng việc khó Vì cần có tâm cao cấp lãnh đạo, người làm công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt cần hỗ trợ đắc lực chuyên viên tin học Trong thời gian thực tập Bộ Công nghiệp, học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn, giúp hiểu công tác văn thư – lưu trữ cần thiết việc ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ nói riêng hoạt động quản lý nói chung Những hiểu biết bổ sung hoàn chỉnh kiến thức học trường Hết 27 Báo cáo thực tập Tài liệu tham khảo - Nghị định số 55/2003/NĐ- CP ngày 28 tháng năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công nghiệp; - Đề án tin học hoá quản lý nhà nước giai đoạn 2001-2005 - Tài liệu hướng dẫn xây dựng dự án tin học hoá quản lý nhà nước cấp Bộ - Dự án khả thi phần mềm thử nghiệm “ Hệ thống hỗ trợ điều hành tác nghiệp” Bộ Công nghiệp; - Quyết định 32/2202/QĐ-BCN ngày 25 tháng năm 2002 Bộ trưởng BCN phê duyệt đề án tin học hoá quản lý nhà nước Bộ; - Giáo trình tin học ứng dụng quản lý hành nhà nước- Học viện Hành Quốc gia 28 Báo cáo thực tập Giáo viên hướng dẫn nhận xét 29 Báo cáo thực tập MỤC LỤC Lời nói đầu Chương I: Khái quát chung I Khái quát chung Bộ Công nghiệp .3 Lịch sử phát triển .3 Vị trí, chức Nhiệm vụ quyền hạn .5 Cơ cấu tổ chức II Các khái niệm vai trò tin học Khái niệm Vai trò tin học .8 III Sự cần thiết ứng dụng tin học công tác văn thư - lưu trữ Bộ Công nghiệp 10 Do yêu cầu quản lý 10 Thành tựu khoa học công nghệ 10 Chương II Vai trò việc ứng dụng tin học việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ Bộ Công nghiệp 12 I Quan điểm Đảng, Nhà nước Bộ Công nghiệp 12 Đề án tin học hoá hành Nhà nước 2001 - 2005 .12 Quan điểm tin học hoá quản lý Nhà nước Bộ Công nghiệp .14 II Thực trạng ứng dụng tin học công tác văn thư - lưu trữ Bộ Công nghiệp 15 Nhận xét chung .15 30 Báo cáo thực tập Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 16 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .18 III Đánh giá kết ứng dụng tin học công tác văn thư - lưu trữ Bộ Công nghiệp 20 Hiệu 20 Tồn .22 Chương III Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ Bộ Công nghiệp .24 I Phương hướng phát triển .24 Đối với phần mềm 24 Đối với nhu cầu cải cách hành 24 Đối với kỹ thuật công nghiệp .25 II Giải pháp thực 25 Thống chuẩn thông tin .25 Xây dựng củng cố sở hạ tầng 25 Đổi trang thiết bị 26 Đào tạo người 26 Kết luận 28 Tài liệu tham khảo 29 31 Báo cáo thực tập 32 [...]... học công nghệ 10 Chương II Vai trò của việc ứng dụng tin học trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Công nghiệp 12 I Quan điểm của Đảng, Nhà nước và Bộ Công nghiệp 12 1 Đề án tin học hoá hành chính Nhà nước 2001 - 2005 .12 2 Quan điểm về tin học hoá quản lý Nhà nước của Bộ Công nghiệp .14 II Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác văn. .. việc hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp cho những cán bộ làm công tác này có công cụ thực hiên tốt hơn công việc của mình trong công tác quản lý văn bản cũng như việc lập hồ sơ lưu trữ, giúp việc điều hành mọi việc trong Bộ được tốt hơn và mang lại hiệu quả cao hơn CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI... tin học trong công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Công nghiệp 15 1 Nhận xét chung .15 30 Báo cáo thực tập 2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 16 3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .18 III Đánh giá kết quả ứng dụng tin học trong công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Công nghiệp 20 1 Hiệu quả 20 2 Tồn tại .22 Chương III... đạo Bộ một số kết quả ban đầu đã góp phần nâng cao hiệu suất công việc của Bộ Quan điểm của Bộ Công nghiệp trong công tác Tin học quản lý Nhà nước là: - Tin học hóa phải gắn liền với chương trình cải cách hành chính, tạo động lực để hiện đại hóa nền nh của Bộ Công nghiệp - Xây dựng văn hóa quản lý hành chính Nhà nước với tác phong công nghiệp tại cơ quan Bộ - Ứng dụng công nghệ thông tin sâu rộng trong. .. hoạt động của Bộ để không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý hành chính Nhà nước của Bộ Công nghiệp trong sự nghiệp CNH-HĐH đất nước - Khai thác triệt để và có hiệu quả cao những nguồn lực CNTT hiện có của quốc gia, của Bộ và các đơn vị trực thuộc bộ, tiết kiệm chi phí cho ngân sách Nhà nước II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP 1 - Nhận... hành tại hầu hết các Bộ, các cơ quan hành chính nhà nước Tạo ra đội ngũ cán bộ, chuyên viên hành chính, đặc biệt là những cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ biết sử dụng các phương tiện hiện đại trong việc soạn thảo, quản lý và lưu giữ văn bản, góp phần đáng kể cho hoạt động quản lý ngày một tốt hơn Tuy nhiên, việc tin học hoá công tác văn phòng nói chung và đối với công tác văn thư – lưu trữ nói... là một việc khó Vì vậy cần có sự quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo, của những người làm công tác văn thư, lưu trữ và đặc biệt cần sự hỗ trợ đắc lực của các chuyên viên tin học Trong thời gian thực tập tại Bộ Công nghiệp, tôi đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm thực tiễn, giúp tôi hiểu hơn về công tác văn thư – lưu trữ và sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư – lưu trữ nói... công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành, chưa kết hợp ứng dụng CNTT với quá trình cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý 2 - Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư: a - Nội dung công tác văn thư và ứng dụng CNTT: Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư đã trở thành một nhu cầu rất phổ biến với mục tiêu là đáp ứng yêu cầu công tác lãnh đạo và quản. .. quản lý của cơ quan Bộ, đạt hiệu quả cao Công tác văn thư có phạm vi rộng và ở mỗi cấp độ khác nhau có một yêu cầu khác nhau Công tác văn thư không bó hẹp ở một số việc, sự vụ trong văn phòng mà bao hàm nhiều công việc, kể từ khi văn bản hình thành đến khi kết thúc và đưa vào quản lý ở kho lưu trữ Nội dung công tác văn thư bao gồm: - Xây dựng và ban hành văn bản - Quản lý văn bản - Quản lý và sử dụng. .. đổi trong các đoạn văn bản 1 cách dễ dàng, không tốn thời gian và có thể lưu giữ trong bộ nhớ máy tính 21 Báo cáo thực tập - Và điều không thể không nói đến là khả năng lưu giữ thông tin rất cao, cho phép nhập lượng thông tin lớn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong cơ quan Bộ 2 - Tồn tại: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, thì việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư – lưu trữ ... VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP 11 Báo cáo thực tập I QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG, NHÀ NƯỚC VÀ BỘ CÔNG NGHIỆP VỀ VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ... trò việc ứng dụng tin học việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ Bộ Công nghiệp 12 I Quan điểm Đảng, Nhà nước Bộ Công nghiệp 12 Đề án tin học hoá hành Nhà nước. .. trò ứng dụng tin học công tác văn thư – lưu trữ Bộ Công nghiệp Từ đưa kiến nghị giải pháp giúp cho việc quản lý hành nhà nước Bộ nói chung công tác văn thư – lưu trữ Bộ nói riêng đạt hiệu cao