Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh ninh bình

Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Làm rõ một số vấn đề tổng quan về quản lý nhà nước trong côn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HOÀNG MINH NHU

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HOÀNG MINH NHU

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học:

TS Trần Hoàng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ

đề tài, công trình nghiên cứu nào khác Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu

và công trình nghiên cứu đều đã được chú thích rõ ràng

Tác giả luận văn

Hoàng Minh Nhu

LỜI CẢM ƠN

Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo

sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức công tác tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình và nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn và chỉ bảo tận tình trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu này Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Trần Hoàng, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài luận văn này

Tác giả luận văn

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục tiêu nghiên cứu 8

3 Phương pháp nghiên cứu 8

4.1.Đối tượng nghiên cứu 10

4.2.Phạm vi nghiên cứu 10

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 11

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11

7 Tài liệu tham khảo 15

8 Đóng góp của luận văn 15

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 19

TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 19

1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 19

1.2 Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 20

1.3 Các cơ sở quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 22

1.3.1 Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 22

1.3.2 Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 26

1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình 33

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH 36

2.1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ 36

2.3 Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ 45

2.4 Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về lưu trữ 50

2.4.1 Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ 50

2.4.2.Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng 52

2.5 Thống kê, sơ kết, tổng kết về lưu trữ 55

2.5.1 Thống kê về lưu trữ 55

2.5.2 Sơ kết, tổng kết về lưu trữ 59

2.6 Thi đua, khen thưởng 60

2.7 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ 62

2.7.1 Nghiên cứu khoa học trong lưu trữ 62

2.7.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 63

2.8 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 66

2.8.1 Tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 66

2.8.2 Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ 71

2.8.3 Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ 72

2.8.4 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 73

2.8.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 77

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH 81

3.1 Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về lưu trữ 81

3.2 Giải pháp thứ hai: Đẩy mạnh công tác kiểm tra 83

3.3 Giải pháp thứ ba: Chú trọng công tác tập huấn, hướng dẫn 91

3.4 Giải pháp thứ tư: Gấp rút xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng 96 3.5 Giải pháp thứ năm: Tập trung chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn tỉnh 98 3.6 Giải pháp thứ sáu: Thu thập tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu, đặc biệt là của các Lưu trữ huyện 100

KẾT LUẬN 106

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Số lượng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Ninh Bình từ năm 2007 đến tháng 7/2012………40

Bảng 2.2: Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình……… 72

Bảng 2.3: Số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình………76

Bảng 3.1: Chỉ tiêu kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu

trữ………93

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nha Lưu trữ công văn Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục là

cơ quan quản lý CTLT đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà được thành lập không lâu sau khi Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công Nhưng

có thể nói, hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta chỉ thực sự được hình thành kể từ khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chính phủ ngày 04/9/1962 Trong hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đến nay một hệ thống tổ chức lưu trữ đã được hình thành tương đối rõ nét từ TƯ đến địa phương, với nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý ngành ở TƯ đến những TTLT Quốc gia, TTLT các tỉnh (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ), các lưu trữ chuyên ngành, các phòng lưu trữ trực thuộc văn phòng các Bộ, Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ này đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng, phát triển uy tín và chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ, nâng cao những giá trị to lớn của TLLT trên các mặt của đời sống xã hội mà trong đó, hệ thống lưu trữ địa phương là một thành phần không thể thiếu

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở địa phương là khối tài liệu hết sức có giá trị Khối tài liệu này chứa đựng các thông tin phản ảnh lịch sử phát triển, đấu tranh của nhân dân địa phương; lịch sử hình thành, hoạt động của các cơ quan chính quyền, các tổ chức; chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội cũng như thành quả đấu tranh và lao động sáng tạo của nhân dân địa phương từ sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 đến nay Những nội dung thông tin này hết sức quý giá, giúp chúng ta có thể nắm và hiểu được lịch sử hoạt động của địa phương một cách tường tận và chân thực nhất Chúng không những

có ý nghĩa đảm bảo thông tin cho lãnh đạo chỉ đạo, sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khoa học…của các cơ quan tương ứng, mà còn là một nguồn sử liệu quý, một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Trên thực tế, vai trò của tài liệu lưu trữ nói chung, vai trò của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở địa phương nói riêng đang dần được nhận thức một cách đầy đủ Vị trí của công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại địa phương được nâng lên một cách đáng kể, minh chứng rõ ràng nhất đó là việc ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tiếp đến, Luật Lưu trữ ra đời năm 2011

đã đánh dấu một bước phát triển mới của ngành Lưu trữ Luật Lưu trữ kế thừa các quy định trước đó về lưu trữ và có những quy định mới mang tính thay đổi

hệ thống

Những sự thay đổi trên giúp cho việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của các địa phương được tập trung, thống nhất Nhiều địa phương có công tác lưu trữ đi vào nền nếp, đạt hiệu quả cao, góp phần quan trọng vào việc bảo vệ và phát huy giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, vẫn còn nhiều địa phương lúng túng với những quy định mới, việc triển khai chậm chạp, việc tổ chức quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ ở một vài địa phương vẫn còn nhiều bất cấp, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra

Ninh Bình là một tỉnh có lịch sử, văn hoá lâu đời, là cố đô của nước ta Ninh Bình cũng là tỉnh có truyền thống cách mạng, có nền kinh tế phát triển nhanh

chóng, vững chắc trong thời kỳ đổi mới Những năm gần đây, công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình đã có nhiều chuyển biến tích cực, hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được hoàn thiện, nhân sự cho công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cũng có được những bổ sung cần thiết, các văn bản mới về các vấn đề của công tác lưu trữ đã được ban hành Tuy nhiên, cũng như nhiều địa phương khác, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chưa đạt hiệu quả cao, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế Vì thế, nghiên cứu nhằm hoàn thiện việc quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình - một tỉnh đã trải qua thời kỳ sáp nhập, chia tách tỉnh là một vấn đề hết sức cấp thiết hiện nay nên những khuyến nghị được luận văn đưa ra không chỉ giúp ích cho công tác lưu trữ của Ninh Bình mà còn giúp ích cho công tác lưu trữ của những tỉnh khác trong cả nước Với những

lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng các giải pháp

nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” là

đề tài luận văn của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:

- Đánh giá thực trạng việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

- Đề xuất các giải pháp cụ thể góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

3 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả còn sử dụng các phương pháp luận của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, khảo sát, giải quyết các vấn đề trong việc khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác lưu trữ cũng như đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác này

Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng nhằm phân tích kỹ tình hình thực trạng công tác lưu trữ tại Ninh Bình, từ đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong thực tiễn

Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được sử dụng nhằm thu thập các thông tin cần thiết từ những cán bộ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình - những người có hiểu biết về việc tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Ninh Bình cũng như từ các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, bạn bè, đồng nghiệp có am hiểu về lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả sẽ tiến hành khảo sát thực tế việc tổ chức công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình đã thực hiện như thế nào, đã đạt được kết quả ra sao, còn những vấn đề gì chưa hợp lý Sử dụng phương pháp này, tác giả sẽ đến trực tiếp, tiếp cận với từng mảng công tác tại Chi cục Văn thư - Lưu

trữ Ninh Bình hoặc làm việc qua email, điện thoại…để có được các thong tin cần thiết

Ngoài ra, một số các biện pháp khác cũng được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài này như: phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phương pháp so sánh

4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

4.1.Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng của đề tài tập trung nghiên cứu là thực trạng tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

4.2.Phạm vi nghiên cứu

Việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương được thực hiện ở nhiều cấp: cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã Tuy nhiên, trong đề tài này, tác giả chỉ chú trọng đi sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu về việc tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở cấp tỉnh Vì thế, phạm vi khảo sát của đề tài là Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình Đây là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ Ninh Bình, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch

sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Trong Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình, tác giả luận văn tiến hành khảo sát tại Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

+ Tại Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: tiến hành nghiên cứu các mặt của quản lý công tác lưu trữ như ban hành văn bản, kiểm tra hướng dẫn…

+ Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh: tiến hành nghiên cứu về việc thực hiện các nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ

Đề tài nghiên cứu việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình tại thời điểm trước và sau khi Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực thi hành để thấy rõ thực trạng của công tác này trước đó và những biến chuyển, tác động tích cực của nó sau đó và những tồn tại cần phải khắc phục

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Làm rõ một số vấn đề tổng quan về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, những cơ sở lý luận, cơ sở khoa học của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình

- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

- Trên cơ sở kết quả khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, đưa ra những đánh giá ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

- Nghiên cứu, xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ ở địa phương không phải là một hướng nghiên cứu mới trong ngành Lưu trữ Trong số nhiều công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ, đã có những công trình được thực hiện một cách

có quy mô, có đóng góp quan trọng về khoa học và thực tiễn ở cả cấp ngành, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp hay các bài viết trên tạp chí chuyên ngành, trong các hội thảo, hội nghị khoa học Cụ thể:

- Một số đề tài cấp ngành về công tác lưu trữ như:

+ Đề tài “Nghiên cứu cơ sở khoa học để xác định nguồn và thành phần tài

liệu nộp lưu vào lưu trữ huyện” do tác giả Nguyễn Nghĩa Văn làm chủ nhiệm

(năm 1995 - 1998) Đề tài này cũng đã đưa ra các cơ sở khoa học để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ huyện cùng với đó là đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác này ở lưu trữ huyện

+ Đề tài “Cơ sở khoa học xác định biên chế và trình độ nghiệp vụ cán bộ

lưu trữ cấp tỉnh” của tác giả Nguyễn Thị Minh Tâm và một số thành viên khác

(năm 1996 - 1998) là đề tài được đánh giá khá cao Đề tài đã đưa ra được các cơ

sở khoa học, cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận để xác định biên chế và trình độ nghiệp

vụ cán bộ lưu trữ cấp tỉnh Đây là công trình nghiên cứu có giá trị cao để các cơ quan lưu trữ địa phương tham khảo

+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”

của tác giả Dương Văn Khảm (năm 2001) Đề tài gồm 2 phần: Phần I trình bày

sự phát triển của tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế; Phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ ở Việt Nam…

- Một số Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học về hướng đề tài này như:

+ Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của

thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh Trên cơ sở tìm hiểu về tổng

quan tài liệu lưu trữ cấp huyện và thực trạng công tác lưu trữ của thành phố Hà Nội, tác giả đã đưa ra được nhiều giải pháp quan trọng, có tính khả thi để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện Một trong số các giải pháp như đề xuất

ổn định tổ chức lưu trữ, chuẩn hoá các văn bản hướng dẫn…

+ Đề tài “Bổ sung tài liệu vào các TTLT tỉnh - Thực trạng và giải pháp” của

tác giả Trần Quang Hồng Đề tài đã khái quát được thực trạng công tác bổ sung tài liệu vào các TTLT tỉnh cùng với đó là đưa ra các giải pháp đối với công tác này như các giải pháp về trách nhiệm của cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu trữ; trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh; trách nhiệm của cơ quan là nguồn nộp lưu

+ Đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình -

Thực trạng và giải pháp”của tác giả Nguyễn Hằng Thủy Đây là một trong số ít

đề tài nghiên cứu cụ thể về công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình và đã đưa ra được một số giải pháp cụ thể để tổ chức quản lý tốt tài liệu hồ sơ hành chính hiện hành

ở UBND thành phố Ninh Bình…

- Ngoài ra, còn có nhiều khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng như tại các hội thảo khoa học đề cập đến các vấn đề cụ thể trong quản lý công tác lưu trữ tại địa phương như:

+ Trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ có bài viết “Một vài nhận xét

về việc tập huấn công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”

(Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3/1995) của tác giả Hà Quảng Trong bài viết này tác giả đã đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại các địa phương qua theo dõi của tác giả về lớp tập huấn được mở tại 10 tỉnh Các ý kiến nhận xét, đánh giá của tác giả tập trung vào các vấn đề: chủ trương tổ chức tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước, nội dung tập huấn, thời gian tập huấn, đối tượng tham gia tập huấn Bài viết này là nguồn tư liệu tham khảo có giá trị giúp

cơ quan quản lý đề ra biện pháp kịp thời nhằm nâng cao chất lượng công tác tập huấn tại địa phương

+ Bài viết “Lại bàn về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa

phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

5/2006) Bài viết đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ địa phương như giao chức năng quản lý Nhà nước về lưu trữ

ở địa phương cho Sở Nội vụ…

+ Bài viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ

góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007) Tác giả đã khái quát được hệ thống văn bản quản lý nhà nước được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành, từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước trong công tác này

+ Đề tài nghiên cứu khoa học “Thực trạng tổ chức lưu trữ các tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương qua khảo sát tại một số tỉnh, thành” năm 2010 của

tác giả Vũ Thị Ngoan Đề tài đã phản ánh được thực trạng tổ chức lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ tại một số tỉnh, thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng…Tác giả cũng đã đưa ra nhận xét về cách thức tổ chức, đưa ra các giải pháp cụ thể

+ Khoá luận tốt nghiệp Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng “Nguồn và

thành phần tài liệu bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình - Thực trạng

và giải pháp” năm 2005 của tác giả Nguyễn Thị Hằng Đề tài đã khái quát được

tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình cũng như các nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ

Tuy nhiên, các công trình nói trên mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu một vài vấn đề cụ thể trong công tác quản lý lưu trữ địa phương mà chưa có đề tài nào nghiên cứu thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ của một tỉnh nhất định, mà cụ thể là lưu trữ tỉnh Ninh

Bình - một tỉnh đã trải qua quá trình sáp nhập, chia tách và công tác lưu trữ cũng

đã trải qua những thăng trầm do sự thay đổi về địa giới hành chính Đây chính là điểm khác biệt trong đề tài nghiên cứu của tôi so với các đề tài trước đó

7 Tài liệu tham khảo

Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi sử dụng một số loại tài liệu tham khảo như:

Một là: Các văn bản của Nhà nước, các văn bản quy định của tỉnh Ninh Bình về công tác lưu trữ

Hai là: Một số sách, giáo trình về công tác lưu trữ:

- Cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990

- Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình

Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2006

- Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ, Nhà xuất bản

Giao thông vận tải, năm 2006

Ba là: Các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận tốt nghiệp, các luận văn, luận án thạc sĩ viết về đề tài quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các bài báo, bài viết nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

Bốn là: các đề tài nghiên cứu, báo cáo tổng kết năm, hồ sơ của tỉnh Ninh Bình liên quan đến quản lý công tác lưu trữ

8 Đóng góp của luận văn

Nếu được thực hiện tốt, chúng tôi hy vọng luận văn sẽ góp phần:

- Bổ sung thêm lý luận chung về quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương nói riêng, cụ thể: lý

luận về quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây dựng, chỉ đạo thực hiện kế hoạch về lưu trữ; về xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo; về kiểm tra, hướng dẫn; về thi đua, khen thưởng; nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thong tin; tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ…

- Kết quả của luận văn là đưa ra các đánh giá chân thực về thực trạng quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình và đưa ra các giải pháp thiết thực để hoàn thiện công tác này Từ đó, giúp cho Lãnh đạo tỉnh Ninh Bình chú trọng hơn nữa cũng như có cơ sở trong việc đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh

- Kết quả của luận văn còn giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ của lãnh đạo cũng như cán bộ trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

- Kết quả của luận văn còn là cơ sở quan trọng để các cơ quan quản lý ngành Lưu trữ đưa ra các chiến lược, hoạch định phát triển ngành Lưu trữ nói chung và lưu trữ ở địa phương nói riêng

9 Bố cục của luận văn

Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được chia làm 3 chương như sau:

Chương 1 của luận văn là “Tổng quan về quản lý nhà nước trong công tác

lưu trữ” Nội dung của Chương 1 đề cập đến các khái niệm về công tác lưu trữ,

quản lý nhà nước và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trình bày các cơ sở lý luận, cơ sở khoa học của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình

Chương 2 của luận văn là “Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” Chương này tập trung trình bày những khảo sát, nghiên cứu của tác giả về thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình gồm các vấn đề: xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ; Ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ; Thống kê về lưu trữ; Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; Sơ kết, tổng kết về lưu trữ; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ và

tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Trên cơ sở đó, đưa ra các đánh giá khách quan về những ưu điểm, hạn chế của công tác này ở Ninh Bình

Chương 3 của luận văn là “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

về lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” Đây là chương quan trọng nhất của luận văn Tại chương này, tác giả đưa ra các giải pháp dựa trên những khảo sát, nghiên cứu, đánh giá trước đó nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình Các giải pháp đưa ra là các giải pháp có tính chất cơ bản, gồm các giải pháp về hoàn thiện, nâng cao hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ; giảp pháp về nâng cao hiệu quả công tác tập huấn nghiệp vụ; giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra và một số giải pháp về nghiệp vụ lưu trữ cụ thể…

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự góp ý và dìu dắt tận tình của thày giáo hướng dẫn là TS Trần Hoàng Tác giả cũng đã nhận được

sự cộng tác và chia sẻ của các cán bộ công chức, viên chức đang công tác Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng như thày cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp

Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan nên chắc chắn không tránh

khỏi những sơ suất, thiếu sót, vì thế, rất mong nhận được sự góp ý của các thày,

cô và đồng nghiệp

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Trên cơ sở vai trò của công tác lưu trữ, ta đi tìm hiểu về khái niệm “công

tác lưu trữ” mà từ trước đến nay đã có rất nhiều cách hiểu khác nhau Theo

chúng tôi, nhắc đến khái niệm “công tác lưu trữ” chúng ta phải kể đến khái niệm

do các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn

Văn Thâm đưa ra trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ năm 1990

:“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [8, tr 15] hay khái niệm do trường Cao đẳng

Nội vụ đưa ra trong cuốn Giáo trình Lưu trữ cũng có những nét tương đồng:

“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [71, tr 9] Từ những khái

niệm trên có thể thấy, trước tiên công tác lưu trữ hiện nay đã được coi là một ngành hoạt động, một lĩnh vực hoạt động chính thức của Nhà nước ta sánh ngang với các ngành hoạt động khác trong xã hội và nhiệm vụ trọng tâm, cốt yếu, mang tính chất quyết định của công tác lưu trữ là nhiệm vụ bảo quản an toàn và tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Tuy vai trò của công tác lưu trữ quan trọng là vậy nhưng để thực hiện tốt công tác lưu trữ thì không thể thiếu

đi vai trò của quản lý nhà nước trong công tác này

1.2 Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Để tìm hiểu khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, trước tiên ta phải hiểu quản lý nhà nước là gì?

Quản lý là sự tác động lên một hệ thống nào đó với mục tiêu đưa hệ thống

đó lên trạng thái cần đạt được Quản lý là một phạm trù xuất hiện trước khi có Nhà nước với tính chất là một loại lao động xã hội hay lao động chung được thực hiện ở quy mô lớn Theo C.Mác, Ph.Ăng ghen thì bất kỳ lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành trên quy mô tương đối lớn đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung… Như vậy, quản lý xã hội không

phải là sản phẩm của sự phân chia quyền lực, mà là sản phẩm của sự phân công lao động nhằm liên kết và phối hợp hoạt động chung của con người

Quản lý nhà nước trong bất kì lĩnh vực hoạt động nào cũng có vai trò đặc biệt quan trọng bởi nó duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh vực đó trong

xã hội Theo định nghĩa trong giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia, xuất bản năm 1993 có thể hiểu “quản lý nhà nước là

sự quản lý của nhà nước đối với xã hội và công dân Đó là sự chỉ huy, điều hành

để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao trong việc tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân” [34, tr 15] Như vậy, rõ

ràng quản lý nhà nước không phải là một hoạt động quản lý đơn thuần mà là hoạt động quản lý dự trên quyền lực cao nhất của nhà nước buộc đối tượng chịu sự quản lý phải nghe theo bằng hệ thống chế tài và được các cơ quan công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật

Đối với mỗi lĩnh vực, ngành nghề thì quản lý nhà nước lại có những cách hiểu khác nhau Đối với khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì cho đến nay chưa có văn bản của nhà nước, sách, giáo trình hay nghiên cứu nào đưa

ra một khái niệm chính xác, cụ thể Tuy nhiên, xuất phát từ định nghĩa quản lý nhà nước nêu trên và định nghĩa công tác lưu trữ cùng với những nội dung về công tác lưu trữ ta có thể hiểu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là chỉ huy, điều hành hay thực hiện các hoạt động công vụ của các cơ quan có thẩm quyền

về lưu trữ đến công tác lưu trữ, được thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các quy định, các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt, đem lại hiệu quả cao nhất nhất các nội dung của công tác lưu trữ

Cũng có thể hiểu, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là việc thực hiện chức năng quản lý đối với công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương bằng các hình thức nhất định nhằm làm cho các cơ quan, tổ chức và công dân tuân thủ các quy định của Nhà nước về hoạt động lưu trữ Nói

cụ thể hơn, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là sự quản lý của các cơ quan

có thẩm quyền trong các nội dung: xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành lưu trữ; Ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; Quy định mục tiêu, chương trình, nội dung, tiêu chuẩn cán bộ làm công tác lưu trữ, tiêu chuẩn cơ sở vật chất

và thiết bị; Tổ chức, quản lý việc bảo đảm chất lượng, kiểm tra; Thực hiện công tác thống kê, thông tin về tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ; Tổ chức bộ máy quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức, chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng, quản

lý cán bộ; Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp lưu trữ; Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ trong lĩnh vực lưu trữ; Tổ chức, quản lý công tác hợp tác quốc tế về lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về lưu trữ; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử

lý các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ

1.3 Các cơ sở quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

1.3.1 Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Hoạt động quản lý ngày nay giữ một vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của xã hội Nó xuất hiện ở hầu khắp các lĩnh vực trong xã hội từ chính trị, văn hóa, khoa học kĩ thuật đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh, ở các cơ quan hành chính nhà nước đến các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, chính trị, nghề nghiệp

Như đã trình bày ở phần trên, quản lý hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng đến mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan Vai trò của quản lý ở mỗi lĩnh vực khác nhau là khác nhau mà không giống nhau ở lĩnh vực nào, ngành nào cả Ở ngành công nghiệp thì vai trò của quản lý giúp cho ngành công nghiệp phát triển ổn định, ở ngành nông nghiệp cũng vậy Rộng hơn quản lý, ta nói đến sự quản lý nhà nước Quản lý nhà nước cũng cần thiết phải có mặt ở các lĩnh vực, các ngành nhằm đảm bảo tính liên tục,

ổn định trong tổ chức và hoạt động ở các lĩnh vực, các ngành này Đối với công tác lưu trữ, sự quản lý của nhà nước cũng có vai trò rất quan trọng và cần thiết Hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đảm bảo cho tổ chức lưu trữ ổn định và thông suốt từ trung ương đến địa phương, đảm bảo cho công tác lưu trữ đi vào nền nếp và có hiệu quả Lưu trữ là lĩnh vực hoạt động rất phức tạp bởi nó không chỉ liên quan đến việc tổ chức bộ máy mà còn liên quan đến cả mặt chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ

Việc tổ chức bộ máy lưu trữ được tổ chức theo nguyên tắc thống nhất từ Trung ương đến địa phương Theo Luật Lưu trữ năm 2011, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ Ở cấp Trung ương, cơ quan quản lý nhà nước cao nhất là Bộ Nội vụ, cơ quan trực tiếp tham mưu cho Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Ở địa phương, tổ chức bộ máy lưu trữ được chia làm 3 cấp Tại UBND cấp tỉnh, thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Tại UBND cấp huyện, bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham

mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện Tại UBND cấp xã, phường thì bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ Như vậy, việc tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được tiến hành theo ngành dọc từ Trung ương đến địa phương Theo đó, các cơ quan cấp trên phải chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ cho các cơ quan cấp dưới và ngược lại, các cơ quan cấp dưới cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo tình hình công tác lưu trữ, tham mưu về công tác lưu trữ cho các cơ quan cấp trên

Về mặt quản lý tài liệu lưu trữ cũng được tổ chức từ Trung ương tới địa phương nhằm đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng được hiệu quả nhất Ở cấp Trung ương thành lập 4 Trung tâm lưu trữ Quốc gia tại thủ

đô Hà Nội, tỉnh Lâm Đồng và thành phố Hồ Chí Minh Ở địa phương, thành lập kho lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh

Như vậy, từ thực tiễn trên ta thấy, về mặt tổ chức lưu trữ cần thiết phải có

sự quản lý của nhà nước nhằm đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình Mặt khác, các cơ quan này còn có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo về mặt chuyên môn nghiệp vụ cho các cơ quan có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ Điều này thể hiện ở việc ban hành các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm hướng dẫn một cách chi tiết, cụ thể

Nhiệm vụ quan trọng và xuyên suốt của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này thì không thể thiếu sự quản lý của nhà nước Các cơ quan lưu trữ muốn bảo quản tốt, bảo vệ an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ thì cần phải có những cán bộ lưu trữ nắm vững về chuyên môn, nghiệp vụ Ngoài đội ngũ cán bộ lưu trữ lành nghề, sự đầu tư về cơ

sở vật chất như kho tàng chứa tài liệu, hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc

bảo quản tài liệu như giá, tủ, cặp đựng tài liệu, hệ thống văn phòng phẩm… phục

vụ cho lưu trữ cũng là một yếu tố quan trọng

Quản lý nhà nước về lưu trữ, tự bản thân nó đã cho thấy sự quan trọng và cần thiết nhưng đối với cấp địa phương thì cần phải có sự quan tâm hơn rất nhiều Bởi muốn thực hiện được nguyên tắc tập trung thống nhất công tác lưu trữ thì cần phải có sự thống nhất từ trung ương đến địa phương Mặt khác, lưu trữ tỉnh, thành phố lại phản ánh trực tiếp hoạt động của địa phương, đây cũng là nền tảng, là cơ sở để các cơ quan cấp trên làm căn cứ để chỉ đạo, hướng dẫn nhằm thực hiện tốt hơn công tác lưu trữ

Để mỗi cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện công tác lưu trữ một cách tốt nhất

và có hiệu quả nhất thì không thể thiếu những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên Có thể nói những văn bản này là cơ sở, là nền tảng để cho các cơ quan thực hiện nhiệm vụ của mình Những văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành là những văn bản hướng dẫn về cơ cấu tổ chức lưu trữ các cấp, là những văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Văn bản ban hành càng chi tiết, càng hướng dẫn cụ thể bao nhiêu thì việc thực hiện và việc áp dụng các văn bản đó vào thực tế ở lưu trữ các cấp càng thuận lợi và đạt hiệu quả cao bấy nhiêu Mặt khác, việc xây dựng và ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ cũng là một trong những nội dung của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Như vậy, một lần nữa có thể khẳng định rằng, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng và cần thiết

Không chỉ vậy, dù ở thời điểm nào, tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị cần thiết đối với các lĩnh vực khác nhau trong xã hội và để cho tài liệu lưu trữ phát huy tối đa giá trị thì cần phải có sự đầu tư và can thiệp của cán bộ lưu trữ và các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đó chính là việc thu thập bổ sung tài liệu vào

lưu trữ, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu

và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu… Để thực hiện được các khâu nghiệp vụ nói trên thì bắt buộc phải có sự hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đó chính là sự quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ

Như vậy, từ những phân tích ở trên chúng ta thấy, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không những giúp cho công tác lưu trữ phát triển tập trung, thống nhất về mặt tổ chức mà còn giúp cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ được dễ dàng, hoàn chỉnh hơn và đạt được hiệu quả cao hơn Mặt khác, làm tốt việc quản

lý nhà nước về lưu trữ còn góp phần nâng cao hoạt động quản lý nhà nước nói chung, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý nhà nước và góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến…Từ những cơ sở trên, có thể khẳng định thực hiện việc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ là việc làm cần thiết và cần phải tiến hành một cách triệt để, toàn diện

1.3.2 Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình Những năm gần đây, sự quan tâm của Nhà nước ta đến công tác lưu trữ lại càng được thể hiện rõ ràng hơn khi công tác lưu trữ thực sự đem lại những giá trị to lớn cho dân tộc Sự quan tâm đó được thể hiện bằng việc ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Đây được coi là một trong những bước tiến lớn của ngành Lưu trữ, khẳng định vai trò quan trọng của công tác này

Coi lưu trữ như là một ngành hoạt động quan trọng trong xã hội, Đảng, Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền đã không ngừng ban hành những văn bản nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đồng thời cũng ban hành những văn bản hướng dẫn về mặt chuyên môn, nghiệp

vụ Những văn bản đó ngày càng được bổ sung, hoàn thiện hơn và có những điều chỉnh cho phù hợp với thực tế khách quan Đây chính là những cơ sở pháp lý để cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ

Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải kể đến các văn bản quy định về sự thành lập của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước - cơ quan quản lý cao nhất về văn thư, lưu trữ Đầu tiên là Sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc bộ Quốc gia giáo dục ngày 08/9/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa Tiếp theo, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền Ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 25/01/1991 Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng ra Quyết định số 24-

CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn thư

Như vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương đã được thành lập ngay từ rất sớm Những văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước qua từng thời kỳ là cơ sở pháp

lý vững chắc cho sự quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở Trung ương

Bên cạnh đó, cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cũng được thể hiện trong các văn bản hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của tổ chức lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

và UBND các tỉnh Ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ

đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP về hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp Đến ngày 01 tháng 02 năm 2005, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức của tổ chức Văn thư Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân để thay thế thông tư trên Mới nhất, ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân để thay thế cho Thông tư số 21/2005/TT-BNV Các Thông tư này ra đời nhằm thay thế nhau, Thông tư ra đời sau kế thừa và phát huy các ưu điểm của Thông tư trước Tại mỗi Thông tư ở mỗi thời kỳ lại có những quy định riêng, đặc biệt là có những quy định thay đổi cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ cấp tỉnh, cụ thể:

Đầu tiên là Thông tư số 40/1998/TT-TCCP của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành ngày 24 tháng 01 năm 1998 về hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp Trong Thông tư có quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức, biên chế đối với các lưu trữ Theo đó, ở Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng Lưu trữ đặt trong Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và lãnh đạo Bộ thực hiện nhiệm

vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

Bên cạnh việc thành lập Trung tâm Lưu trữ ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cũng bố trí từ một đến hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND huyện Tại UBND xã, phường, thị trấn bố trí cán bộ Văn phòng UBND kiêm nhiệm công tác lưu trữ

Như vậy, theo Thông tư 40/1998/TT-TCCP thì Phòng lưu trữ Bộ, Trung tâm lưu trữ tỉnh và cán bộ lưu trữ chuyên trách của tỉnh sẽ thực hiện cả hai chức năng là quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Đồng thời Thông tư này cũng đã trình bày một cách chi tiết, cụ thể về nhiệm vụ và quyền hạn của các lưu trữ Thông tư 40/1998/TT-TCCP ra đời là một bước ngoặt đối với ngành lưu trữ Việt Nam, nó thể hiện sự quan tâm của nhà nước ta đối với công tác lưu trữ Tuy còn một số hạn chế nhỏ nhưng chúng ta không thể phủ nhận tính khả thi và tính hợp lý của Thông tư này trên thực tế, đặc biệt là việc đã giải quyết được vấn đề quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ

Tuy nhiên, do xã hội ngày càng phát triển, hoạt động quản lý ngày càng yêu cầu phức tạp và đòi hỏi cao thì công tác văn thư, lưu trữ cũng phải có những bước chuyển mình nhất định và cần phải có một sự kết hợp hài hòa giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Bởi công tác văn thư, lưu trữ chính là nguồn tiếp nhận - lưu giữ và cung cấp những thông tin cần thiết, chân thực và chính xác nhất cho lãnh đạo cơ quan Mặt khác, để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư

số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của

tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân

Theo Thông tư này, Tại Văn phòng Bộ, cơ quang ngang Bộ kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Còn tại Văn phòng các cơ quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng công tác về văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc tổ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiến hành kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư

- Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Ở UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh được quy định có bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách giúp Chánh văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn, các tổ chức thuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ lịch sử huyện; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Theo Thông tư này, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư

- lưu trữ do Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân huyện quy định theo hướng dẫn của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ hiện hành

và bố trí công chức văn phòng - thống kê phục trách công tác văn thư, lưu trữ Như vậy, Thông tư này ra đời có khá nhiều quy định khác biệt đối với Thông tư trước Điểm thay đổi lớn nhất là nằm ở việc bố trí cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khi Trung tâm lưu trữ tỉnh chỉ có chức

năng quản lý tài liệu lưu trữ, chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ đã được giao cho Phòng Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm

Được ban hành mới nhất và vẫn còn có hiệu lực thi hành là Thông tư số 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp Theo Thông tư này, tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phòng Văn thư

- Lưu trữ để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tại đơn vị cấp tỉnh, thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Tại đơn vị cấp huyện, Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của huyện Tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ

Từ những sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các tổ chức lưu trữ qua các Thông tư trên ta thấy rằng quy mô, vị trí, vai trò của cơ quan về công tác lưu trữ các cấp ngày càng được mở rộng và nâng cao hơn một bước Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được tiến hành một cách chặt chẽ, thống nhất từ Trung ương tới địa phương góp phần đưa công tác lưu trữ đi vào

nề nếp, từng bước đáp ứng các yêu cầu của xã hội đề ra

Ngoài những văn bản trên, cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được thể hiện cao nhất tại Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001 cũng như tại Luật Lưu trữ Tại Pháp lệnh Lưu trữ

quốc gia có quy định rõ nội dung của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm:

1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;

2 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật

về lưu trữ;

3.Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

4 Thống kê nhà nước về lưu trữ;

5 Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

6.Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;

7 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

8 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ;

9 Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm quản lý về lưu trữ như sau:

1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ

2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước

về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

3 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

4 Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ

5 Uỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương

Từ đây ta có thể thấy rằng việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã được quy định cụ thể, rõ ràng từ các cơ quan lưu trữ Trung ương tới các cơ quan lưu trữ địa phương Những văn bản quy định này là cơ sở pháp lý quan trọng, không thể thiếu, góp phần hình thành và vận hành một cách hiệu quả hệ thống cơ quan lưu trữ trên cả nước, từ đó phát huy giá trị to lớn của khối tài liệu lưu trữ đem lại

1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình

Công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình cũng không nằm ngoài những điều chỉnh trên, căn cứ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân cấc cấp, ngày 24/12/2012 UBND tỉnh Ninh Bình đã banh hành Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình như sau:

- Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh bình; đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng, trụ sở làm việc trước mắt đặt tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

- Về công tác quản lý nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ: trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, các quy định về văn thư, lưu trữ; thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”, “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về văn thư, lưu trữ; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khe thưởng về văn thư, lưu trữ

- Về công tác sự nghiệp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ: hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ; bên cạnh đó còn thực hiện một số nhiệm vụ khác như quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định

- Cơ cấu tổ chức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình gồm có 02 đơn vị giúp việc và 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc, bao gồm:

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp;

+ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

+ Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Tiểu kết chương 1: Càng ngày công tác lưu trữ càng đóng vai trò quan

trọng trong đời sống xã hội Đứng trước điều đó, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trữ lại càng cần phải được quan tâm, chú trọng và có những bước thay đổi theo kịp với thời đại Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không những giúp cho công tác lưu trữ phát triển tập trung, thống nhất về mặt tổ chức mà còn giúp cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ được dễ dàng Trên thực tế, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở nước ta cũng đã có nhiều thay đổi, giúp cho công tác lưu trữ phát huy được vai trò quan trọng của nó Việc thay đổi một cách hệ thống từ Trung ương đến địa phương từ những ngày đầu cho đến nay cho thấy sự chuyển mình liên tục của ngành Lưu trữ Đặc biệt, việc Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua và ban hành có một ý nghĩa vô cùng to lớn đối với ngành Lưu trữ Nó khẳng định vai trò to lớn của ngành Lưu trữ trong đời sống xã hội cũng như là cơ sở quan trọng để thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong tình hình hiện nay

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

Sau khi đã làm rõ các khái niệm, cơ sở lý luận cũng như cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, tác giả tiếp tục trình bày các khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình Nội dung của Chương này làm rõ hơn các nội dung về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ; xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ; thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về lưu trữ; thống kê, sơ kết, tổng kết về lưu trữ; thi đua, khen thưởng; nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ; tổ chức quản

lý tài liệu lưu trữ

2.1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ

Để thực hiện tốt quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ là hết sức quan trọng Đó được coi là kim chỉ nam về một vấn đề hoặc tổng thể của công tác lưu trữ cho một giai đoạn nhất định Nó là tiêu chuẩn, là thước đo kết quả so với những gì đã đề ra

Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình, công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ cũng như các chương trình, đề án về lưu trữ luôn được coi trọng Đây là một trong những công tác trọng tâm nhằm phát triển bền vững, có định hướng công tác lưu trữ của tỉnh