MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3 1.1. Vị trí và chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.3. Tổ chức và hoạt động 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 8 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 1.1.1. Vị trí và chức năng. 9 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị. 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 11 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 14 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 15 2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ 17 2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 17 2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 23 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 1. Xây dựng mẫu lịch công tác và kế hoạch công tác 27 2. Xây dựng quy chế Văn thư lưu trữ 34 3. Xây dựng quy chế văn hóa công sở 34 4. Quy trình tổ chức hội nghị. 50 5. Xây dựng mô hình hiện đại hóa văn phòng 52 6. Ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của văn phòng 54 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÁT KIẾN NGHỊ 55 1. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 55 2. Đề xuất những giải pháp 57 LỜI CẢM ƠN 59 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 1.1 Vị trí chức năng: .3 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3 Tổ chức hoạt động .5 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tổ chức hoạt động văn phòng .8 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phòng; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phịng 1.1.1 Vị trí chức .9 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Khoa Khoa học trị 11 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11 Khảo sát cơng tác tổ chức văn phịng 11 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan: .11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 13 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan 14 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội .15 Khảo sát công tác văn thư - lưu trữ 17 Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng việc đạo thực cơng tác văn thư quan: 17 2.2 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ .23 Phần II 27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .27 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 Xây dựng mẫu lịch công tác kế hoạch công tác 27 Xây dựng quy chế Văn thư lưu trữ 34 Xây dựng quy chế văn hóa cơng sở 34 Quy trình tổ chức hội nghị 50 Xây dựng mơ hình đại hóa văn phịng 52 Ưu điểm, nhược điểm mơ hình tổ chức máy văn phòng .54 Phần III 55 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÁT KIẾN NGHỊ 55 Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng quan thực tập 55 Đề xuất giải pháp 57 LỜI CẢM ƠN 59 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phịng vấn đề xử lý thơng tin Hịa với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phịng vươn lên tự khẳng định Ngồi loại hình văn phịng truyền thống, có nhiều loại hình văn phịng đại xuất ( văn phịng điện tử, văn phòng nhà…) ngành đầy triển vọng có mặt tất đơn vị quan hành nhà nước Cùng với đổi phát triển việc đào tạo đội ngũ tri thức vô quan trọng Đảng Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt với học sinh, sinh viên không dừng lại học tập, tu dưỡng, rèn luyện thân để tiếp thu kiến thức nhà trường mà phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm thực tiễn Để tận dụng cách triệt để hội, vượt qua khó khăn thử thách, đáp ứng yêu cầu đổi xã hội, công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh động cải cách có hiệu Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu hoạt động quản lý Nhà nước Cấp, Ngành, ngồi chun ngành Quản trị văn phịng mở hệ thống trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Học viện Hành Quốc gia, Đại học Luật trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở thêm ngành đào tạo: Quản trị nhân lực, Quản lý Nhà nước, Khoa học Thư viện, Quản lý văn hóa… Tất chuyên ngành đào tạo với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm nhiệt huyết Để giúp sinh viên áp dụng kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khoá thực tập quan đơn vị Thời gian thực tập quan trọng sinh viên, việc áp dụng kiến thức cà thực tiễn giúp sinh viên củng cố nhiều kiến thức học, hiểu biết chuyên ngành theo học có Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tư tưởng đắn cho cơng việc Thực tập giúp sinh viên quen dần với phong cách làm việc nhân viên văn phòng tưong lai, tảng vững giúp sinh viên tự tin trước thức bước vào nghề Báo cáo thực tập em trình bày theo mục sau: Phần 1: Khảo sát cơng tác văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần 2: Chuyên đề thực tập Phần 3: Kết luận đề xuất Trong suốt trình thực tập em ln nhận quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình thầy giáo Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các thầy cô giúp đỡ tạo điều kiện tốt để em hoàn thành tốt chương trình thực tập, hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Do cịn nhiều hạn chế mặt kiến thức kỹ công việc thực tế sống nên q trình thực tập Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em khơng tránh khỏi sai sót cơng việc vấn đề chuyên môn việc viết báo cáo Vì em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cán phịng để em hồn thiện công việc sống Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh Viên Thực Tập Vũ Văn Du Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Căn theo Quyết định số: 347/QĐ-BNV ngày 19 tháng 04 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau: 1.1 Vị trí chức năng: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao 1.3 Tổ chức hoạt động Cơ cấu tổ chức gồm có: a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác c) Các phịng chức năng: - Khoa Khoa học Chính trị - Phòng Tổ chức cán - Phòng Hành – Tổng hợp - Phịng Kế hoạch – Tài - Phịng Quản trị - Thiết bị - Phịng Khảo thí bảo đảm chất lượng Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng Quản lý khoa học sau đại học - Phòng Hợp tác quốc tế - Phịng Cơng tác sinh viên d) Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư – Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phịng - Khoa Văn hóa – Thơng tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm Thông tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá e) Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội h) Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội i) Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội k) Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyền hạn trách nhiệm Hiệu trưởng Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Trường theo quy định pháp luật a) Về tổ chức nhân - Quyết định thành lập, tổ chức lại giải thể đơn vị tổ chức thuộc, trực thuộc Trường theo cấu tổ chức Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt - Ban hành quy chế, nội quy, quy định nội Trường nhằm đảm bảo việc điều hành, kiểm tra giám sát toàn hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm miễn nhiệm chức danh trưởng, phó đơn vị thuộc trực thuộc Trường - Xây dựng quy hoạch phát triển đội ngũ giảng viên; ban hành quy định việc nâng cao trình độ, thực nghĩa vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học dịch vụ xã hội giảng viên; ban hành quy định thỉnh giảng; tổ chức bồi dưỡng, đào tạo lại đội ngũ công chức, viên chức; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần công chức, viên chức Trường; tạo điều kiện cho công chức, viên chức người học tham gia sinh hoạt đoàn thể hoạt động xã hội - Tổ chức tuyển dụng công chức, viên chức, định việc tiếp nhận, chuyển ngạch theo thẩm quyền; tổ chức thi nâng ngạch bổ nhiệm vào ngạch cho viên chức theo quy định, phù hợp với cấu cán bộ, nhân viên Trường tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức ngành giáo dục; định việc tuyển dụng, cho việc, thuyên chuyển công tác công chức, viên chức, ký hợp đồng lao động thực chế độ sách người lao động theo quy định pháp luật; định nâng bậc lương thường xuyên trước thời hạn, phụ cấp thâm niên vượt khung viên chức thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định pháp luật theo phân cấp Bộ trưởng Bộ Nội vụ - Thực Quy chế dân chủ hoạt động Nhà trường - Bảo đảm quyền lợi người học theo quy định pháp luật Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực chế độ báo cáo định kỳ hoạt động Trường - Thực chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật - Bảo đảm trật tự, an ninh an toàn Nhà trường - Tham gia Hội đồng Hiệu trưởng khối ngành theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo b) Về hoạt động đào tạo - Tổ chức thực hoạt động đào tạo theo quy định - Xây dựng, phát triển công khai điều kiện đảm bảo chất lượng Nhà trường, công khai việc cấp phát văn bằng, chứng Trường c) Về hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế - Chỉ đạo tổ chức thực hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế theo quy định - Quyết định cử cán bộ, viên chức học tập, tham quan, khảo sát nước theo quy định pháp luật theo phân cấp Bộ trưởng Bộ Nội vụ - Quản lý đồn cơng tác nước ngồi đồn nước đến làm việc với Trường phạm vi hoạt động Trường theo quy định pháp luật d) Về tài chính, tài sản đầu tư - Hiệu trưởng chủ tài khoản Trường, chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ tồn cơng (Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – Xem phụ lục Số 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tổ chức hoạt động văn phịng 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phòng; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Khoa Khoa học trị thành lập dựa Quyết định số 216/QĐĐHNV ngày 24 tháng năm 2012 Hiệu trưởng Trường đại học Nội vụ Hà Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mơ hình đại hóa văn phịng Bàn làm việc Trưởng khoa Sinh viên Vũ Văn Du 52 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nơi tiếp khách văn phịng khoa Vị trí chun viên, bàn họp, nghỉ giảng viên tủ đựng hồ sơ, tài liệu Sinh viên Vũ Văn Du 53 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức máy văn phịng Qua q trình thực tập Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thân nhận thấy mơ hình tổ chức văn phịng Nhà Trường có số ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: Nhìn chung mơ hình tổ chức văn phịng Nhà trường thực chức năng, nhiệm vụ mình, cách bố trí xử lý cơng việc cách khoa học, đảm bảo hoạt động văn phịng nói riêng hoạt động quan nói chung thông suốt * Nhược điểm: Khối lượng công việc văn phòng phòng năm gần lớn nhiên nhân văn phòng thiếu dẫn đến công việc nhiều bị ùn lại không giải thời gian quy định tạo nên ức chế công việc Sinh viên Vũ Văn Du 54 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÁT KIẾN NGHỊ Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng quan thực tập Với Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Khoa Khoa học Chính trị có nhiệm vụ xây dựng chương trình mở ngành đào tạo cho bậc đào tạo đổi phương pháp giảng dạy học tập Triển khai công tác kiểm định chất lượng giáo dục theo yêu cầu lãnh đạo Cung cấp thông tin hoạt động tra đào tạo Qua thời gian thực tập Khoa Khoa học Chính trị tiếp xúc cọ sát trực tiếp với cơng tác hành văn phịng Em nhận thấy văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động quan nói chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Văn phòng “cánh tay đắc lực lãnh đạo” q trình giải cơng việc, tổ chức hoạt động, tổng hợp thông tin mặt trực diện quan Là sinh viên thực tập em đánh giá nhận xét góc độ định Vì đánh giá ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan sau: * Ưu điểm: - Về đội ngũ cán văn phòng: + Các cán văn phòng đội ngũ cán giảng viên giáo viên thường xuyên tổ chức lớp học tập huấn để nâng cao trình độ cơng tác chun mơn nói chung nghiệp vụ văn phịng nói riêng như: tập huấn sử dụng phần mềm máy vi tính, tập huấn đổi phương pháp giảng dạy + Đội ngũ cán văn phịng có trình độ Đại học, Thạc sỹ, Tiến sỹ, có kinh nghiệm cơng tác văn phịng Đối với Khoa Khoa học Chính trị, chuyên viên người có kinh nghiệm có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, chuyên viên phân công, giao công việc cụ thể - Về công tác Văn thư-Lưu trữ: Cán văn thư Trường ln có trách Sinh viên Vũ Văn Du 55 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm nên việc quản lý giải văn đi, đến Trường ln thực nhanh chóng, xác, đầy đủ, kịp thời, bí mật Các khâu nghiệp vụ áp dụng đầy đủ, xác, quy định Trường cải cách có phần mềm quản lý văn máy vi tính - Về cơng tác soạn thảo văn bản: Trường Đại đẳng Nội vụ Hà Nội Trường trực thuộc Bộ Nội vụ thao tác nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn Trường thành thạo áp dụng văn Quy phạm pháp luật, văn Quản lý Nhà nước theo quy định Nhà nước, quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05/6/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nắm rõ quy trình soạn thảo ban hành văn - Về trang thiết bị: Các trang thiết bị trang bị đầy đủ phòng làm việc trang bị máy vi tính có kết nối mạng, máy in, bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, hệ thống quạt, đèn chiếu sáng, điều hoà, + Khoa Khoa học Chính trị đơn vị thực công tác đào tạo nên sản sinh nhiều loại văn chuyên viên phịng có máy tính làm việc riêng, phịng cịn có máy photocopy riêng để thuận tiện cho cơng việc Để thuận tiện cho việc cấp cho sinh viên tốt nghiệp trường phòng đề nghị mua máy in - Ngồi Trường cịn tổ chức tốt họp, hội nghị, hội thảo Trường chương trình hợp tác Quốc tế với nước Lào, Campuchia hay tiếp làm việc với Chủ tịch Hiệp hội kinh doanh Anh quốc Trường chuẩn bị tốt từ khâu phục vụ lễ tân, khánh tiết đến việc chuẩn bị tài liệu trao đổi thơng tin (Ví dụ: Chuyến thăm làm việc với Chủ tịch Hiệp hội kinh doanh Anh Quốc Trường có chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu chuẩn bị tài liệu đón tiếp Tiếp làm việc với đồn Ban giám hiệu gồm có thầy Hiệu trưởng Hiệu phó, cịn có thầy thuộc Phịng, Khoa như: Tổ chức cán bộ, Trưởng Khoa Khoa học Chính trị, phụ trách phịng Hợp tác Quốc tế, Trưởng Khoa, Trung tâm sau nghe giới thiệu hoạt động Sinh viên Vũ Văn Du 56 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường, đoàn thăm quan khu Trung tâm thư viện Trường Kết thúc buổi làm việc hai bên hi vọng thiết lập thực thành công hợp tác hai quan) * Nhược điểm: - Công tác soạn thảo văn áp dụng quy định song số tồn tại: bỏ qua quy trình soạn thảo, cơng tác thu thập, xử lý thơng tin cịn hạn chế Đơi cịn lãng phí văn phòng phẩm văn - Kho tàng phục vụ cho công tác lưu trữ đơn vị Trường hạn chế - Do điều kiện mà phần mềm quản lý tra tìm chưa sử dụng nên cơng việc tra tìm thường phải làm thủ công thời gian - Các thiết bị văn phòng đầy đủ chưa đại, thiết bị cũ chất lượng làm việc hay trục trặc - Mặc dù cung cấp phần mềm quản lý văn máy vi tính phận văn thư nên đơn vị phải thực việc đăng ký vào sổ kiểu truyền thống nên nhiều thời gian khó khăn cho việc khai thác sử dụng Đề xuất giải pháp Là sinh viên học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và thực tập Khoa Khoa học Chính trị, em nhận thấy cơng tác văn phịng quan tâm, đại hóa đạt hiệu cao công việc Tuy nhiên, để hồn thiện hoạt động cơng tác văn phòng, đáp ứng với yêu cầu thời kỳ đổi ngày đòi hỏi cao chất lượng, việc khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm cần thiết Em xin có số ý kiến đóng góp sau: - Cơng tác soạn thảo văn Nhà trường cần thiết cần phối hợp Phòng, Khoa, Trung tâm rà soát văn ban hành, văn cũ hết hiệu lực, nắm bắt thông tin văn quy định Sinh viên Vũ Văn Du 57 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội soạn thảo ban hành văn để phổ biến kịp thời - Các phòng ban nên tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên làm cơng tác văn phịng tham gia lớp nghiệp vụ văn phịng để nâng cao trình độ đáp ứng nhu cầu công việc ngày đại hố văn phịng - Cơng tác Lưu trữ cần quan tâm, đôn đốc đơn vị thực lập hồ sơ hoàn chỉnh trước nộp vào lưu trữ Nâng cao trình độ nghiệp vụ cán lưu trữ - Trang thiết bị văn phịng nên đại hố: Trên máy vi tính nên có phần mềm hỗ trợ tra cứu tin, tra cứu văn (Ví dụ: Khoa Khoa học Chính trị máy tính chuyên viên nên hỗ trợ phần mềm làm điểm hay bảng biểu để tránh thời gian nhân lực vào làm thủ công) Mỗi đơn vị Trường nên có máy Fax riêng để thuận tiện cho việc giao dịch đơn vị, Trường nên có máy hút bụi cho đơn vị có diện tích rộng có kho riêng máy huỷ tài liệu dùng cho trường hợp cần thiết - Thường xuyên kiểm tra hoạt động văn phòng đơn vị, sử lý trường hợp vi phạm quy chế, nội quy Trường Bên cạnh khuyến khích, động viên cán bộ, giảng viên, giáo viên Trường hình thức khen thưởng, tuyên dương nhằm nâng cao tinh thần làm việc cán bộ, giảng viên, giáo viên Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em qua q trình thực tập để khắc phục hạn chế tồn phát huy ưu điểm, giúp máy văn phòng Nhà trường hoạt động mang tính chuyên nghiệp hiệu qủa Sinh viên Vũ Văn Du 58 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua trình thực tập Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ công tác văn phịng với giúp đỡ tận tình dẫn cán Khoa Khoa học Chính trị với nỗi lực phấn đấu học hỏi thân em thu nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tế giúp em vững vàng, nắm kiến thức từ lý thuyết đến thực tế, học hỏi thêm nhiều nghiệp vụ Đây hành trang giúp sinh viên thực tập em sau trường có kinh nghiệm quý báu để bước vào môi trường mới, mơi trường quan khó khăn nhiều thử thách Trong thời gian thực tập em nhận bảo tận tình cán văn phịng em hồn thành xuất sắc cơng việc giao Qua thực tế giúp em nắm vững nghiệp vụ văn phòng, tiền đề giúp em làm tốt cơng việc sau trường Lời cảm ơn em xin gửi tới quí thầy Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em hồn thành q trình thực tập Và hết em xin cảm ơn tới Thầy giáo - Chuyên viên Trương Quyết Thắng hướng dẫn em thực tập thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ trang bị vốn kiến thức quý báu cơng tác văn phịng suốt thời gian em học tập trường để em có nhìn tổng qt hồn thiện cơng tác quản trị văn phòng Trên báo cáo thực tập tốt nghiệp em, báo cáo em chắn cịn nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong quan tâm bảo tận tình, thơng cảm ý kiến bổ sung, góp ý Thầy bạn để bảo báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2014 Sinh viên Vũ Văn Du Sinh viên Vũ Văn Du 59 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Ban Giám hiệu Tổ chức Đảng đoàn thể Các Hội đồng tư vấn Khoa Hành học Trung tâm Tin học Khoa Tổ chức quản lý nhân lực Trung tâm đào tạo NVVP dạy nghề Khoa Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Thông tin thư viện Phịng Hành Tổng hợp Khoa Nhà nước Pháp luật Trung tâm Ngoại ngữ Phịng Kế hoạch tài Khoa Văn hóa Thơng tin xã hội Viện Nghiên cứu phát triển Phòng Quản trị thiết bị Khoa Quản trị văn phòng Cơ sở trường ĐHNV HN TP.Hồ Chí Minh Phịng Cơng tác sinh viên Khoa Khoa học trị Cơ sở Trường ĐHNV HN Miền Trung Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Ban quản lý KTX Phịng khảo thí đảm bảo chất lương Khoa tổ chức xây dựng quyền Tạp chí khoa học Nội vụ Phịng hợp tác quốc tế Sinh viên Vũ Văn Du Quản lý đào tạo Phòng Tổ chức cán Phòng quản lý khoa học sau đại học Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA KHOA HỌC CHÍNH TRỊ Sinh viên Vũ Văn Du Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục : 03 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Phòng Hành Tổ chức có u cầu gửi tới đơn vị đăng ký cơng tác Phịng Hành Tổ chức tổng hợp thơng tin hồn thành dự thảo Lấy ý kiến đơn vị Phòng Hành Tổ chức hồn chỉnh dự thảo lần cuối Bản thảo chưa hoàn thiện Sinh viên Vũ Văn Du Hoàn thành thủ tục pháp lý cần thiết Hiệu trưởng khơng duyệt Lớp Cao đẳng Quản trị văn phịng k7c Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 04 SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Xây dựng kế hoạch Nội dung chuẩn bị sở vật chất hội nghị Thành phần phân công nhân Dự trù kinh phí Chuẩn bị Thành lập ban tổ chức hội nghị Triển khai Dự kiến chương trình Ghi biên Tổ chức Địa điểm, âm thanh, ánh sáng, Báo cáo kết Thực công việc sau hội nghị Kinh phí 62 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục: 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN STT Trình tự công việc Lập kế hoạch công tác cho lãnh dạo Trách nhiệm Các đơn vị Đôn đốc, theo dõi cán bộ, nhận viên chuẩn bị chuyến cơng tác cho lãnh đạo phịng Đi cơng tác Phịng Lãnh đạo trường Đơn đốc, theo dõi công việc quan, báo cáo hàng ngày (ghi nhật ký) Kết thúc chuyến đi, thực việc báo cáo kết chuyến cho lãnh đạo Nhà trường Sinh viên Vũ Văn Du Ghi Phòng Phòng Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Sinh viên Vũ Văn Du Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c