III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
2. Khảo sát về công tác văn thư - lưu trữ
2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ
* Nêu thực trạng công tác Lưu trữ của cơ quan - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà trực tiếp là của cơ quan sản sinh ra và quản lý khối tài liệu đó. Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hình phát triển của đời sống xã hội. Do đó việc lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có
ý nghĩa vô cùng quan trọng có tính lịch sử. Mỗi cơ quan dù cơ quan Đảng hay cơ quan Nhà nước phải có ý thức trong việc tổ chức công tác lưu trữ, làm mọi biện pháp để bảo quản tốt khối tài liệu của cơ quan mình từ kho tàng, cơ sở vật chất cho đến con người làm công tác lưu trữ phải coi trọng. Từ đó nâng cao chất lượng trong công việc bảo quản tài liệu cũng là bảo vệ tài sản Quốc gia, tài sản của cơ quan.
Công tác lưu trữ mà trực tiếp là tình trạng trong khối tài liệu của phông lưu trữ cho thấy ý thức của cán bộ công nhân viên chức của cơ quan trong việc bảo vệ tài sản của cơ quan; phản ánh mức độ nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển của xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một cơ quan Hành chính sự nghiệp, do đó những tài liệu được hình thành trong quá trình làm việc luôn có ý nghĩa lịch sử to lớn, phản ánh trung thực đời sống mọi mặt của cán bộ, công chức trong Nhà trường.
Phông lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập năm 1971 cùng với sự phát triển của Trường cho đến nay. Kho lưu trữ của Trường được bố trí ở tầng 7 nhà 7 tầng của Trường, kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các phương tiện để bảo quản tài liệu như: giá, tủ, cặp, hộp, hồ sơ ... .
Kho lưu trữ được xây dựng chắc chắn và kiên cố đúng tiêu chuẩn: phòng kín tránh được ảnh hưởng của ánh sáng, côn trùng và bụi xâm nhập vào kho, hệ thống dây dẫn điện ngầm. Hệ thống đèn chiếu sáng đầy đủ, được hỗ trợ các thiết bị như máy hút bụi, xe đẩy, các bình chống cháy, hệ thống báo động, các thiết bị thông gió như quạt, điều hoà và các dụng cụ để đo độ ẩm. Tài liệu trong kho được bố trí khoa học hợp lý, tận dụng tối đa diện tích của kho lưu trữ, giá kê cách tường 20cm, cách trần 80cm....
Kho lưu trữ Nhà trường có cán bộ lưu trữ chuyên trách có trình độ chuyên môn cao. Điều này đã tạo điều kiện phát triển hơn cho phông lưu trữ của Trường.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu được cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ
quan chú trọng. Cho đến nay lưu trữ cơ quan thu thập được rất nhiều tài liệu quan trọng, trong đó phải kể đến hàng loạt tài liệu được hình thành từ khi lập Trường, đó là minh chứng cho quá trình phát triển của Nhà trường và công tác lưu trữ của Trường.
Hiện nay, các cán bộ lưu trữ của Trường vẫn tiếp tục sưu tầm, bổ sung tài liệu cho phông lưu trữ của Trường được đầy đủ và phong phú phục vụ cho việc tra cứu tài liệu của cơ quan.
- Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ.
Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cơ quan đã thực hiện rất tốt khâu nghiệp vụ, trong mặt công tác này tài liệu được phân loại đúng lĩnh vực, đảm bảo khoa học, thống nhất, văn bản tài liệu trong một hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc.
Tài liệu của cơ quan trong quá trình chỉnh lý được đưa về từng giai đoạn nhất định về mặt thời gian của tài liệu cũng được xỏc định rừ ràng bờn cạnh đú tài liệu được lưu cú biờn mục đầy đủ, đỳng quy trỡnh, bảo đảm rừ ràng chớnh xỏc để thuận tiện cho người sử dụng.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, tài liệu lưu trữ được bảo quản cẩn thận trong kho lưu trữ của Trường, lãnh đạo văn phòng, đơn vị trực tiếp chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ rất chú trọng đến việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của Trường. Thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ (yếu tố tự nhiên và con người), kể cả việc phá hoại, lấy cắp tài liệu do con người tạo ra. Do đó tài liệu lưu trữ của Trường luôn được ở trong tình trạng tốt nhất.
- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan luôn phục vụ tốt cho mọi nhu cầu sử dụng tài liệu có trong kho lưu trữ của Trường. Đối tượng nghiên cứu và sử dụng tài liệu phần lớn là cán bộ công chức, các thầy cô giáo trong Trường. Với mục đích
chính là nghiên cứu sự hình thành và phát triển của Trường, các văn bản quy phạm pháp luật để hỗ trợ cho công tác giảng dạy... Từ đó ta thấy việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng.
* Nhận xét, đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ Lưu trữ của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo ( phụ trách) văn phòng:
- Lãnh đạo cơ quan
. Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật về công tác Lưu trữ. Công tác Lưu trữ của Trường cũng có nhiều đổi mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này. Hàng năm các Cán bộ Lưu trữ được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằm nâng cao tay nghề
Công tác Lưu trữ là trong những khâu rất quan trọng nhằm đảm bảo cho việc bảo quản, và tìm kiếm các tài liệu một cách nhanh chóng.
- Lãnh đạo văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Lưu trữ của cơ quan bởi lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường. Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác Lưu trữ trong cơ quan
* Ưu điểm, nhược điểm : - Ưu điểm
Nhìn chung một cách tổng thể Trường đã thực hiện tốt công tác lưu trữ như:
+ Chỉnh lý tài liệu nhanh chúng, chớnh xỏc, rừ ràng + Thường xuyên thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo các yêu cầu về tài liệu được bảo quản để phục vụ nghiên cứu, tra tìm và sử dụng
- Nhược điểm:
Bên cạnh đó vẫn có những mặt hạn chế như: Do tài liệu của các đơn vị nộp vào lưu trữ cơ quan trong tình trạng bó gói, rời lẻ chưa hoàn chỉnh nên dẫn đến khó khăn cho việc chỉnh lý và lập hồ sơ. Do Trường chỉ có một cán bộ văn thư kiêm nhiệm vụ lưu trữ nên khi giải quyết công việc còn gặp nhiều khó khăn.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Xây dựng mẫu lịch công tác và kế hoạch công tác