Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
2. Đề xuất những giải pháp
Là một sinh viên học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và được thực tập tại Khoa Khoa học Chính trị, em nhận thấy công tác văn phòng đã được sự quan tâm, hiện đại hóa và đạt được hiệu quả cao trong công việc. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn trong hoạt động công tác văn phòng, đáp ứng được với yêu cầu của thời kỳ đổi mới ngày càng đòi hỏi cao về chất lượng, thì việc khắc phục những nhược điểm, phát huy ưu điểm là hết sức cần thiết. Em xin có một số ý kiến đóng góp như sau:
- Công tác soạn thảo văn bản trong Nhà trường là rất cần thiết cần phối hợp giữa các Phòng, Khoa, Trung tâm rà soát các văn bản mới ban hành, văn bản cũ hết hiệu lực, nắm bắt những thông tin về các văn bản quy định mới về
soạn thảo và ban hành văn bản để phổ biến kịp thời.
- Các phòng ban nên tạo điều kiện cho các cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng tham gia các lớp nghiệp vụ văn phòng để nâng cao trình độ và đáp ứng được nhu cầu của công việc ngày càng hiện đại hoá trong văn phòng.
- Công tác Lưu trữ cần được quan tâm, đôn đốc các đơn vị thực hiện lập hồ sơ hoàn chỉnh trước khi nộp vào lưu trữ. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ lưu trữ.
- Trang thiết bị trong văn phòng nên hiện đại hoá: Trên máy vi tính nên có những phần mềm hỗ trợ tra cứu tin, tra cứu văn bản. (Ví dụ: Khoa Khoa học Chính trị máy tính của các chuyên viên nên hỗ trợ phần mềm làm điểm hay các bảng biểu để tránh mất thời gian và nhân lực vào làm thủ công). Mỗi đơn vị của Trường nên có máy Fax riêng để thuận tiện cho việc giao dịch của mỗi đơn vị, Trường nên có máy hút bụi cho những đơn vị có diện tích rộng và có kho riêng và máy huỷ tài liệu dùng cho những trường hợp cần thiết.
- Thường xuyên kiểm tra các hoạt động văn phòng của các đơn vị, sử lý những trường hợp vi phạm quy chế, nội quy của Trường. Bên cạnh đó khuyến khích, động viên các cán bộ, giảng viên, giáo viên trong Trường bằng các hình thức khen thưởng, tuyên dương nhằm nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ, giảng viên, giáo viên.
Trên đây là một số ý kiến và đề xuất của cá nhân em qua quá trình thực tập để có thể khắc phục những hạn chế còn tồn tại và phát huy những ưu điểm, giúp bộ máy văn phòng của Nhà trường hoạt động mang tính chuyên nghiệp và hiệu qủa
LỜI CẢM ƠN
Qua quá trình thực tập tại Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bằng việc tiếp xúc thực tế với các nghiệp vụ của công tác văn phòng cùng với sự giúp đỡ tận tình và chỉ dẫn của cán bộ trong Khoa Khoa học Chính trị cùng với sự nỗi lực phấn đấu học hỏi của bản thân em đã thu được khá nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế đã giúp em vững vàng, nắm chắc được kiến thức từ lý thuyết đến thực tế, học hỏi thêm nhiều trong nghiệp vụ. Đây sẽ là một hành trang giúp những sinh viên thực tập như em sau khi ra trường có được những kinh nghiệm quý báu để bước vào môi trường mới, môi trường cơ quan khó khăn và nhiều thử thách.
Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự chỉ bảo tận tình của cán bộ văn phòng em đã hoàn thành xuất sắc công việc được giao. Qua thực tế đã giúp em nắm vững hơn về nghiệp vụ văn phòng, đây là tiền đề giúp em làm tốt công việc của mình sau khi ra trường.
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quí thầy cô Khoa Khoa học Chính trị - Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong trong thời gian qua để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Và hơn hết em xin cảm ơn tới Thầy giáo - Chuyên viên Trương Quyết Thắng đã hướng dẫn em thực tập trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ và trang bị vốn kiến thức quý báu về công tác văn phòng trong suốt thời gian em học tập tại trường để giờ em có cái nhìn tổng quát và hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng.
Trên đây là bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của em, bản báo cáo của em chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự quan tâm chỉ bảo tận tình, sự thông cảm cũng như ý kiến bổ sung, góp ý của Thầy cô và các bạn để bản bảo báo cáo của em được hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cám ơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2014 Sinh viên
Vũ Văn Du