Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần thiết bị địa vật lý

Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần THiết bị Địa vật lý

Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 1 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 2 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV quan đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lí Nhà nước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý” làm chuyên đề nghiên cứu. Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng một số phương pháp: Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động của cơ quan. Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi. Kết cấu của báo cáo chuyên đề ngoài Phần mở đầu và Kết luận còn gồm có 3 phần: Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong Văn phòng của công ty cổ phần Thiết Bị Địa Vật Lý và sự hứơng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa QTVP Trường Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 3 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV đại học Thành Đô, đặc biệt là sự hướng dẫn của thầy giáo CN. Hà Công Hải đã giúp em trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn chế. Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTVP nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo CN. Hà Công Hải và sự giúp đỡ của các bác, các cô, các chú trong Văn phòng công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý cũng như các thầy cô giáo trong khoa QTVP Trường ĐH Thành Đô đã giúp em hoàn thành chuyên đề này./. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2011 Sinh Viên Hoàng Thị Thơm Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 4 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1. Công tác văn thư 1.1. 2. Khái niệm về công tác văn thư Công tác văn thư là công việc đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yêú giúp cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả. Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, trong đó có khuynh hướng đáng chú ý là: Coi công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết công văn ,giấy tờ trong cơ quan và quản lý trong chu trình chu chuyển . Xem công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Theo cách hiều này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung rộng lớn chính xác hơn . Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, tổ chức do nhiều bộ phận tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của mình để cuối năm nộp cho lưu trữ. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn đến người có trách nhiệm giải quyết. Làm các thủ tục đánh máy, sao in nhân bản và gửi công văn đi theo dõi việc giải quyết công văn, quản ký con dấu, lưu trữ văn bản để nộp cho lưu trữ cơ quan. Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 5 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV 1.1.3. Nội dung công tác văn thư. Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau: Xây dựng và ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêu chuẩn khoa học về: + Thể thức các loại văn bản. + Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản. + Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến duyệt bản thảo. + Đánh máy, sao in và nhân bản. + Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản. + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan. + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. + Tổ chức chuyển giao văn bản đi. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật. + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. + Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản và quản lý con dấu của cơ quan. Các con dấu được bảo quản và sử dụng tại phòng văn thư, cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã kiểm tra và xác minh đúng về thể thức và nội dung. Dấu được đóng đúng quy định của Nhà nước, trùm lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái. Việc bảo quản con dấu được giao cho cán bộ văn thư cất giữ trong tủ có khoá an toàn. Tránh va chạm mạnh làm biến dạng con dấu. Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 6 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu càu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:  Yêu cầu nhanh chóng. - Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan. - Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.  Yêu cầu chính xác Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. - Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. - Chính xác về các khâu, kĩ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phảI được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước. Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 7 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV  Yêu cầu bí mật - Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. - Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản. 1.1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ chức nói chung và hoạt động văn phòng công ty đây là một nội dung quan trọng nhất . Nó được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý của công ty. Nó chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng trong công ty. Bất cứ một cơ quan nào dù là cơ quan hành chính Nhà nước một doanh nghiệp hay một tổ chức xã hội muốn họat động được đều phải làm công tác văn thư .Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan , đơn vị là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy họat động quản lý của cơ quan đơn vị . Hiện nay công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Nghị Quyết Trung Ương (khóa 7) về cải cách hành chính quốc gia mà trước hết là thủ tục hành chính. Do vậy mà công tác này có vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của công ty, nếu không có công tác văn thư thì mọi hoạt động điều hành quản lý của công ty sẽ bị ngừng hoặc họat động một cách chậm trễ và kém hiệu quả ,Trong công cuộc cải cách hiện nay của công ty để bắt nhịp cùng với thời đại và thị trường cạnh tranh hiện nay thì công tác văn thư cũng đóng góp một phần không nhỏ của mình vào công cuộc cải cách của công ty. Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin kịp thời, phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà Nước nói chung và của công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý nói Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 8 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV riêngss. Đồng thời công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của công ty, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ lợi dụng văn bản của Nhà nước của công ty để làm những việc trái pháp luật, góp phần cải cách các thủ tục hành chính trong cơ quan . Làm tốt công tác văn thư trong cơ quan giúp cho việc giải quyết công việc của công ty được nhanh chóng,chính xác chất lượng, đúng đường lối, chính sách chế độ đồng thời giúpcho việc quản lý, kiểm tra công việc trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽ . Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho mọi hoạt động của công ty có hợp pháp hay không hợp pháp. Nội dung của các văn bản phản ánh họat động của công ty cũng như các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong công ty. Những hoạt động ấy có thể được xem xét lại trong cuộc kiểm tra, thanh tra hoặc các trường hợp vi phạm pháp luật truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu như trong quá trình hoạt động của công ty các văn bản giữ lại được đầy đủ nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực họat động của công ty thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của công ty một cách chân thực và trung thành nhất. Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi mặt lĩnh vực phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt, đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một cơ quan, một tổ chức và đối với toàn bộ xã hội . Là sợi dây liên kết giữa Đảng và Nhà Nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau nói chung và giữa ban lãnh đạo của công ty với mọi thành viên trong công ty được liên kết chặt chẽ phối hợp nhịp nhàng và ăn khớp với nhau có hiệu quả và mang lại năng suất lao động cao. Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 9 Trường Đại Học Thành Đô Khoa QTVP - TTTV 1.2. Công tác lưu trữ 1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ  Công tác lưu trữ Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đến đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chon lọc  Phông lưu trữ Là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản trong một cơ sở lưu trữ nhất định. Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu tố đảm bảo tính độc lập trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phông lưu trữ gọi là đơn vị hình thành phông.  Phông lưu trữ Quốc gia Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh tế, văn hoá… không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước.  Tài liệu lưu trữ Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải… được hình thành trong quá trình hoạt động của cá cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định. 1.2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ Để thực hiện những chức năng cơ bản trên, công tác lưu trữ phảỉ đảm bảo các nội dung sau: - Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm tạo điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng. Hoàng Thị Thơm - LTĐHQTVP - K1 Báo cáo tốt nghiệp 10 . tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý. Từ. QTVP - TTTV CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐỊA VẬT LÝ 2.1. Khái quát về công ty cổ phần Thiết Bị Địa Vật Lý.