Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần thiết bị địa vật lý

Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần THiết bị Địa vật lý

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hànghoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước,theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại nhữngthành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự antoàn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳphát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổimới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế,văn hoá, xã hội, về quản lí nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức Nhưngtrước những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơquan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí nhà nước cần phải được đẩymạnh hơn nữa

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biếnmọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như cácdoanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặcbiệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn thư - lưu trữ cũng đóng một vai tròhết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũngkhông thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết

để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơquan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt côngviệc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao vàtheo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chínhxác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúngđắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấpthông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản lý, tổchức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trịvăn phòng Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủyếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước

Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúngmức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ýnghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ

quan đơn vị, tổ chức Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đếnchốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏicủa sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổchức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cánhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lí Nhànước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạtđộng của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của công ty Cổ Phần

Thiết Bị Địa Vật Lý nói riêng Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác

văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý” làm chuyên đề

Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ranhững giải pháp mang tính khả thi

Kết cấu của báo cáo chuyên đề ngoài Phần mở đầu và Kết luận còn gồm có 3 phần:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ Phần Thiết Bị

đại học Thành Đô, đặc biệt là sự hướng dẫn của thầy giáo CN Hà Công Hải đã

giúp em trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáochuyên đề này

Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn chế

Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTVP nhận xét và chỉ ra những thiếu sót vàhạn chế để bài báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo CN Hà Công Hải và sự giúp đỡ của các

bác, các cô, các chú trong Văn phòng công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý cũngnhư các thầy cô giáo trong khoa QTVP Trường ĐH Thành Đô đã giúp em hoànthành chuyên đề này./

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2011

Sinh ViênHoàng Thị Thơm

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Công tác văn thư

1.1 2 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là công việc đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, cácđơn vị vũ trang Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiếtyêú giúp cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả

Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, trong đó cókhuynh hướng đáng chú ý là:

Coi công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy

tờ trong cơ quan Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm hai nộidung chủ yếu: Tổ chức giải quyết công văn ,giấy tờ trong cơ quan và quản lý trongchu trình chu chuyển

Xem công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành vănbản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.Theo cách hiều này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung rộng lớn chính xáchơn

Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, tổ chức

do nhiều bộ phận tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy định như cán

bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét, nghiên cứu khởithảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của mình để cuối năm nộpcho lưu trữ Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký côngvăn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quanđăng ký, phân loại, phân phối công văn đến người có trách nhiệm giải quyết Làmcác thủ tục đánh máy, sao in nhân bản và gửi công văn đi theo dõi việc giải quyếtcông văn, quản ký con dấu, lưu trữ văn bản để nộp cho lưu trữ cơ quan

1.1.3 Nội dung công tác văn thư.

Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau:

Xây dựng và ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêuchuẩn khoa học về:

+ Thể thức các loại văn bản

+ Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản

+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến duyệt bảnthảo

+ Đánh máy, sao in và nhân bản

+ Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật

+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản vàquản lý con dấu của cơ quan Các con dấu được bảo quản và sử dụng tại phòng vănthư, cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ các chữ ký của thủtrưởng cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã kiểm tra và xác minhđúng về thể thức và nội dung Dấu được đóng đúng quy định của Nhà nước, trùmlên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái Việc bảo quản con dấu được giao cho cán

bộ văn thư cất giữ trong tủ có khoá an toàn Tránh va chạm mạnh làm biến dạngcon dấu

1.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các

cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phảiđảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhucàu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác vănthư có những yêu cầu cơ bản sau:

- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xâydựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanhmọi công việc của cơ quan

- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyếtvăn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồngthời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản

và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

- Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố

do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước banhành

- Chính xác về các khâu, kĩ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phảiđược quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phảI được thể hiện trongviệc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước

 Yêu cầu bí mật

- Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy, trong quá trình tiến hànhxây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật

- Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơquan Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thểhiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưađược đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được banhành thành văn bản

1.1.5 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổchức nói chung và hoạt động văn phòng công ty đây là một nội dung quan trọngnhất

Nó được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý của công ty Nóchiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng trong công ty Bất cứ một cơquan nào dù là cơ quan hành chính Nhà nước một doanh nghiệp hay một tổ chức xãhội muốn họat động được đều phải làm công tác văn thư Như vậy công tác văn thưgắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan , đơn vị là một công việc không thể thiếu,một mắt xích trong guồng máy họat động quản lý của cơ quan đơn vị

Hiện nay công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện NghịQuyết Trung Ương (khóa 7) về cải cách hành chính quốc gia mà trước hết là thủtục hành chính Do vậy mà công tác này có vai trò hết sức quan trọng trong mọihoạt động của công ty, nếu không có công tác văn thư thì mọi hoạt động điều hànhquản lý của công ty sẽ bị ngừng hoặc họat động một cách chậm trễ và kém hiệu quả,Trong công cuộc cải cách hiện nay của công ty để bắt nhịp cùng với thời đại và thịtrường cạnh tranh hiện nay thì công tác văn thư cũng đóng góp một phần khôngnhỏ của mình vào công cuộc cải cách của công ty

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp một cách chính xác kịp thời, đầy

đủ, chính xác những thông tin kịp thời, phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng vàquản lý của Nhà Nước nói chung và của công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý nói

riêngss Đồng thời công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệđược bí mật của công ty, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ lợi dụng văn bản củaNhà nước của công ty để làm những việc trái pháp luật, góp phần cải cách các thủtục hành chính trong cơ quan

Làm tốt công tác văn thư trong cơ quan giúp cho việc giải quyết công việccủa công ty được nhanh chóng,chính xác chất lượng, đúng đường lối, chính sáchchế độ đồng thời giúpcho việc quản lý, kiểm tra công việc trong cơ quan, đơn vịđược chặt chẽ

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức nguyên vậtliệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành vănbản

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho mọihoạt động của công ty có hợp pháp hay không hợp pháp

Nội dung của các văn bản phản ánh họat động của công ty cũng như các cánhân giữ trách nhiệm khác nhau trong công ty Những hoạt động ấy có thể đượcxem xét lại trong cuộc kiểm tra, thanh tra hoặc các trường hợp vi phạm pháp luậttruy cứu trách nhiệm hình sự Nếu như trong quá trình hoạt động của công ty cácvăn bản giữ lại được đầy đủ nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực họatđộng của công ty thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minhcho hoạt động của công ty một cách chân thực và trung thành nhất

Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi mặtlĩnh vực phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt, đồng thời tạođiều kiện làm tốt công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một

cơ quan, một tổ chức và đối với toàn bộ xã hội

Là sợi dây liên kết giữa Đảng và Nhà Nước với quần chúng nhân dân và giữa các

cơ quan tổ chức với nhau nói chung và giữa ban lãnh đạo của công ty với mọithành viên trong công ty được liên kết chặt chẽ phối hợp nhịp nhàng và ăn khớp vớinhau có hiệu quả và mang lại năng suất lao động cao

1.2 Công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.Tất cả văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ

sơ, tài liệu liên quan đến đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chon lọc

 Phông lưu trữ

Là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động củamột cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học,văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản trong một cơ sởlưu trữ nhất định Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu tố đảm bảo tính độclập trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phông lưu trữ gọi là đơn vị hình thànhphông

Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh tế,văn hoá… không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quảntrong các kho lưu trữ Nhà nước

Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải… được hình thành trong quá trìnhhoạt động của cá cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được bảo quảntrong các kho lưu trữ nhất định

1.2.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ

Để thực hiện những chức năng cơ bản trên, công tác lưu trữ phảỉ đảm bảo cácnội dung sau:

- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm tạo điều kiệnthuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng

- Đánh giá tài liệu lưu trữ: Là sự nghiên cứu lựa chọn những tài liệu có giá trị

để đưa vào bảo quản trong các cơ sở lưu trữ và tiêu dùng những tài liệu đã hết giátrị

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự nghiên cứu để sắp xếp tài liệu một cách khoahọc, tạo điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thườngxuyên nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia nói chung và từngphông lưu trữ cụ thể nói riêng Thu thập, bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tàiliệu để giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tàiliệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ, người ta đặc biệt chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệucòn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệunày rất có giá trị

- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuậtnhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ Kỹ thuật bảo quản tàiliệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm giảm tuổithọ của tài liệu Mặt khác, nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin

bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưutrữ không chỉ chú trọng đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biệnpháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kholưu trỡ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc, tàiliệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khaithác phục vụ cho toàn xã hội Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuốicùng của công tác lưu trữ Nội dung chủ yếu của việc sử dụng tàI liệu lưu trữ là tổ

chức phòng đọc phục vụ độc giả làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bàytriển lãm tài liệu lưu trữ.

1.3 Mối Quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư là một bộ môn của công tác văn phòng nhằm tổ chức quản

lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiện hành Côngtác văn thư của mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa cơ quan nàyvới cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ hiện hành Đối với cấp trên, công tác vănthư thực hiện việc soạn thảo các văn bản để truyền đạt, phổ biến chủ chương,chính sách của Đảng và Nhà nước từ các cơ quan cấp trên đến các cơ quan cấpdưới và ngược lại Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn bảnhiện hành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếuthường xuyên cho kho lưu trữ Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phươngpháp kỹ thuật khác nhau nhưng co mối quan hệ mật thiết với nhau Phần lớn nhữngtài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ

sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐỊA VẬT LÝ 2.1 Khái quát về công ty cổ phần Thiết Bị Địa Vật Lý.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Tiền thân là công ty cổ phần Công Nghệ Địa Vật Lý, hoạt động trong lĩnhvực sản xuất máy móc và chuyển giao công nghệ địa vật lý Đến ngày 18 tháng 12năm 2008 tách thành công ty con, một là công ty cổ phần Thiết Bị Địa Vật Lý vàcông ty Công Nghệ Địa Vật Lý chuyên sản xuất máy móc và sửa chữa bảo dưỡngmáy móc thiết bị trong lĩnh vực địa vật lý như máy đo từ, máy đo xạ phổ, máy dòmìn, máy đo điện…

Công ty cổ phần Địa Vật Lý có bộ phận nghiên cứu và phát triển với đầy đủtrang thiết bị và nhân lực để đáp ứng công tác ứng dụng công nghệ mới nhất về vậtliệu sensor, linh kiện điện tử vào các thiết bị Địa vật lý do công ty sản xuất Nhữngcông nghệ mới đã ứng dụng thành công trong các sản phẩm do công ty sản xuấtbao gồm: Máy từ kỹ thuật số có nhớ, Trạm Karota ghi số, máy xạ xách tay kỹ thuật

số, Module số hoá cho các thiết bị Địa vật lý thế hệ tương tự Công ty cũng đã ứngdụng phần mềm thiết kế điện tử mạnh có khả năng chạy mô phỏng từng phần hoặctoàn bộ sơ đồ mạch điện tử giúp đánh giá trước các thông số của máy như: Độ tạpnhiễu, dạng sóng, độ chính xác trước khi đưa vào lắp ráp thiết bị Đưa công nghệcao áp dụng vào thiết kế các thiết bị Địa vật lý thế hệ mới như: PLD, DSP, FPGA

Hiện nay, tại Công ty đang ứng dụng Công nghệ đo Đa cực ảnh điện bằngmáy ARES, được nhập từ CZECH Máy được thiết kế hoàn chỉnh cho các công tác

đo Điện trở suất với các phương pháp khác nhau và đo Phân cực kích thích Thaotác trên máy tại thực địa nhanh và chuẩn xác, số liệu được bảo tồn và chuyển sangmáy tính qua giao tiếp RS-232 Phân tích tài liệu có sự yểm trợ của phần mềm tíchcực: RES2DINV/RES3DINV; SURFER

Công ty Cổ Phần Thiết Bị Địa Vật Lý hiện nay có hơn 50 nhân viên làm việctại trụ sở chính: 71 Chiến Thắng – Thanh Xuân - Hà Nội

Là đơn vị kinh doanh có mức vốn không thấp hơn vốn pháp định do một cánhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình về mọi hoạt động củadoanh nghiệp Là một đơn vị kinh doanh do một người tự bỏ vốn ra và tự làm chủ,doanh nghiệp và chủ sở hữu là một đồng thời họ cũng là người trực tiếp quản lý.

2.1.2 Đặc điểm tình hình của công ty cổ phần Địa Vật Lý.

Công ty cổ phần Thiế Bị Địa Vật Lý là công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vựcđịa vật lý sản xuất máy móc, sủa chữa, bảo dưỡng và xây lắp các trạm BTS trạmthăm dò từ địa xạ trên biển, mua bán xuất nhập khẩu máy móc thiết bị địa vật lý,gia công co khí cho các máy địa vật lý, công ty được thành lập ngày 18 tháng 12năm 2008 Chỉ trong vòng gần 3 năm công ty đã phát triển nhanh chóng với sốlượng máy móc sản xuất ra và bán ra thị trường cũng như xuất khẩu lên tới khoảng

5000 máy móc thiết bị địa vật lý

Là một đơn vị kinh doanh có mức vốn không thấp hơn vốn pháp định do một

cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình về mọi hoạt động củacông ty đồng thời cũng là người trực tiếp quản lý

2.1.3 Định hướng phát triển của công ty

Sản xuất các máy móc trong lĩnh vực địa vật lý và kinh doanh xuất nhậpkhẩu máy địa vật lý, nhận các hợp đồng bảo dưỡng các máy móc và chuyển giaocông nghệ địa vật lý Nhằm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng

2.2 Cơ cấu tổ chức, Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty cổ phần Thiết Bị Địa Vật Lý

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Thiết Bị Địa Vật Lý

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ

Là một đơn vị kinh doanh cho nên chức năng chủ yếu của công ty là tổ chức

và thực hiện lưu thông hàng hoá bằng các công việc: xác định nhu cầu thị trường,tìm kiếm thị trường tiêu thụ, lưu thông hàng hoá của công ty sản xuất ra và đưa đếntay người tiêu dùng bao gồm cả bán buôn và bán lẻ hàng hoá ở đây sản xuất lắp đặt

và chuyển giao công nghệ địa vật lý

Do công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, căn cứ vào các chức năngtrên công ty thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Liên kết sản xuất, lắp đặt ,sửa chữa, bảo dưỡng và chuyển giao công nghệđịa vật lý

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Phòng kinh doanh

Phòng chế tạo

Phòng

cơ khí

Phòng

kế toán

Phòng sửa chữa

2.2.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận của công ty

Giám đốc: là người đại diện pháp nhân và là người có quyền lực cao nhất trong

công ty, quyết định và chỉ đạo các hoạt động của công ty bà trực tiếp chịu tráchnhiệm trước công ty và trước pháp luật về công tác điều hành Trực tiếp chỉ đạo cáccông việc: Tổ chức nhân sự, đề bạt cán bộ, quyết định về lương, thưởng, sử dụngcác quỹ của công ty, định hướng kinh doanh phát triển của các chủ trương lớn

Phó Giám đốc: Có trách nhiệm giúp giám đốc, quản trị hành chính văn

phòng công ty, bảo vệ an ninh thanh tra, các phương hướng kinh doanh, khai tháctìm nguồn hàng và nơi tiêu thụ hàng, tổ chức công tác marketing …, chịu tráchnhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác hành chính, tổ chức cán bộ thanh

tra bảo vệ, tiền lương, …., là những bộ phận trung gian truyền đạt xử lý thông tinhành chính giữa giám đốc và các bộ phận phòng ban khác và với các đơn vị khác

Phòng kinh doanh: Có chức năng giúp công ty từ chuẩn bị triểt khai các

hợp đồng mua bán, khai thác các nguồn cung cấp sách chưa dịch từ nước ngoài vàcác nguồn tiêu thụ sách với địa điểm bán sách, tổ chức công tác tiếp thị; Có tráchnhiệm thúc đẩy bán hàng, thực hiện quảng cáo, triển khai hình thức Mar giới thiệusản phẩm, mở rộng thị trường, điều tra, tổng hợp phân tích thông tin thị trường,

phòng kinh doanh chủ động đàm phán, xử lý, báo giá cho khách hành; các thànhviên của phòng kinh doanh có nhịêm vụ hoàn thành kế hoạch.

Phòng kế toán: Có chức năng giúp giám đốc quản lý và sử dụng vốn, xây

dựng kế hoạch tài chính ứng với kế hoạch hằng năm, hằng quý, thu thập, xử lý cácthông tin tài chính kế toán Giải quyết các vấn đề về chứng từ kế toán, công nợcũng như tiền lương cho công ty

Phòng chế tạo: Là có trách nhiệm thiết kế và thử nghiệm các máy móc địa

vật lý trước khi đi vào sử dụng và chuyển công nghệ sang cho phòng kinh doanh

Phòng bảo dưỡng: Có trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa các máy móc Phòng cơ khí: Thiết kế và gia công phần cơ khi cho máy địa vật lý cùng

phối hợp với phòng chế tạo để sản xuất máy móc

Bộ phận văn thư: Có chức năng tham mưu cho trưởng phòng, quản lý và tổ

chức thực hiện công tác văn thư và công tác lưu trữ cơ quan

Có trách nhiệm theo dõi các công văn đến và đi, đến của công ty và lưu trữcác văn bằng làm bài Giúp trưởng phòng của văn phòng công ty xây dựng kếhoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt để tổ chứcthực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy trình về công tác văn thư lưutrữ đối với các bộ phận phòng ban trong cơ quan Thực hiện thống kê về lưu trữ cơquan Các hoạt động về quản lý nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ ở công ty theocác nhiệm vụ: Tiếp nhận, xử lý giải quýêt công văn “đến” công ty theo cơ chế củacông ty, tổng hợp tình hình văn bản đến, đi xử lý giải quyết giúp trưỏng phòng báocáo trước các buổi giao ban, họp công ty Quản lý và sử dụng con dấu của công tytheo quy định của công ty mình và theo Nhà Nước Quản lý và soạn thảo văn bản

“mật” theo đúng quy định của Nhà Nước và của công ty Thực hiện việc đánh máy,nhân bản tài liệu của cơ quan