Hiện nay trong rất nhiều cơ quan tổ chức nói chung và Công Ty nói riêng ,các văn bản sắp xếp còn lộn xộn.Tình hình này dẫn đến tình trạng tài liệu thì quản lý tốt không mất mát nhưng cán bộ nhân viên vốn đã rất bận rộn nay vừa phải quản lý toàn bộ hồ sơ văn bản đi đến của đơn vị vừa phải phục vụ các chuyên viên tìm sử dụng tài liệu khi cần thiết .
Trang 1Chủ Tịch Hồ Chí Minh đã nói ‘gắn nội dung giáo dục với thực tiễnViệt Nam ,học đi đôi với hành ,lý luận phải liên hệ với thực tiễn ,học tậpphải liên hệ với lao động’ Trường Đại Học Thành Đô với mong muốn tạođiều kiện cho sinh viên nâng cao tầm hiểu biết của mình và đưa những kiếnthức học được vào thực tế tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên nămcuối nhằm giúp sinh viên tìm hiểu thực tế và vận dụng những lý thuyết đãđược học từ giảng đường vào thực tiễn.
Đợt thực tập của sinh viên đã được tổ chức Trong thời gian thực tậpthông qua trao đổi với các cán bộ nhân viên ở Công Ty và thông qua khảosát thực tế cũng như kết hợp được những kiến thức học được ở nhà trườngtôi đã quyết định chọn đề tài ‘ Công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan đơn vị’ mà
cụ thể là Công Ty CP Y Dược Thăng Long
Để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp của mình một cáchhoàn thiện và nhanh nhất .Tôi đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình củaGVHDTT và các bạn sinh viên trong nhóm thực tập
Trang 2Trong hoạt động hằng ngày để thực hiện chức năng nhiệm vụ ,các cơquan phải ban hành văn bản cho các cơ quan đơn vị hoặc cá nhân đồng thời
do các cơ quan đơn vị tổ chức ,cá nhân khác gửi đến Văn bản do cơ quanban hành được gọi là văn bản đi Còn văn bản do cơ quan hoặc cá nhânngoài gửi tới được gọi là văn bản đến hoặc công văn đến Và hầu hết cáchoạt động của cơ quan tài liệu đều được ghi lại trong các văn bản là bằngchứng chứng minh cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan mình Nó luônchứa đựng những thông tin nguyên liệu cho mọi hoạt động mới.Mặt kháckhông ít văn bản có nội dung chứa đựng những thông tin thuộc bí mật NhàNước hoặc bí mật cơ quan Do đó cần được quản lý chặt chẽ
Vận dụng kiến thức đã học để thực hành các kỹ năng nghiệp vụ ,rènluyện tay nghề tạo thuận lợi cho công tác sau này Bên cạnh đó đề tài còngiúp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học trong sinh viên ,giúp họ cóphong cách học tập mới ,sáng tạo chủ động hài hòa
Khi thực hiện đề tài này qua các bước tìm hiểu nghiên cứu sinh viên
có cái nhìn chuyên sâu hơn về lý luận công tác văn thư lưu trữ ,hướng chosinh viên tầm quan trọng của công tác này cũng như việc xác định tài liệucho hoạt động của Công Ty.Qua đây sinh viên nhìn nhận một cách sâu sắcmục tiêu của đề tài ,phân tích được vị trí công tác của đề tài trong hệ thống
lý luận cần nghiên cứu về hoạt động ở một cơ quan
Ý nghĩa về mặt thực tiễn: Hiện nay trong rất nhiều cơ quan tổ chứcnói chung và Công Ty nói riêng ,các văn bản sắp xếp còn lộn xộn.Tình hìnhnày dẫn đến tình trạng tài liệu thì quản lý tốt không mất mát nhưng cán bộnhân viên vốn đã rất bận rộn nay vừa phải quản lý toàn bộ hồ sơ văn bản điđến của đơn vị vừa phải phục vụ các chuyên viên tìm sử dụng tài liệu khicần thiết
Đề tài được thực hiện trên tình trạng chung của CT là một đơn vị cụthể Vì vậy đề tài mang tính thực tiễn cao ,phản ánh và có những đóng góp
Trang 3nhất định cho thực tiễn Như vậy với mục đích đề tài này thực sự là một đềtài vô cùng bổ ích và cần thiết cho sinh viên.
2.Mục tiêu của đề tài.
Nhận thức được vai trò về công tác lưu trữ cũng như tầm quan trọngcủa nó.Bằng kiến thức đã được học ở trường cùng với việc tìm hiểu nghiêncứu và sự hướng dẫn tận tình của GV Mục tiêu của đề tài sẽ hướng vàonhững điểm chính sau:
Một là: Khảo sát thành phần ,nội dung hình thành công tác lưu trữ tạiCT
Hai là:Mô tả cụ thể chi tiết quy trình công tác lưu trữ tại CT
Ba là:giúp cho các cán bộ ,nhân viên của CT có tài liệu tốt ,cách sắpxếp và làm việc khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác và sử dụngsau này
3.Nhiệm vụ nghiên cứu.
Được xây dựng qua khảo sát thực tế đề tài phải thể hiện được nhậnthức và cách nhìn nhận vấn đề của sinh viên về việc xác định thành phần tàiliệu một cách khoa học Mặt khác phải nêu rõ và phân tích được thực trạngnguyên nhân và thử vận dụng một số lý thuyết để xác định thành phần tàiliệu của CT.Từ đó thấy hợp lý hay không có mâu thuẫn với tình hình hoạtđộng và dẫn đến tính thiết thực hay không trong việc xác định thành phần tàiliệu
4.Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện được nhiệm vụ của đề tài này ,báo cáo dựa vào phươngpháp đọc,liệt kê,phân tích ,đánh giá công tác lưu trữ của CT
Phương pháp nghiên cứu tình hình thực tế:Trong quá trình làm báocáo tốt nghiệp tôi đã sử dụng phương pháp tìm hiểu tư liệu,tìm hiểu thực
Trang 45.Bố cục bài báo cáo.
Phần 1.Mở đầu
Phần 2.Nội dung
Phần 3.Kết luận
Có thể hệ thống lại kết quả báo cáo ta chia đề cương như sau:
Chương I Lý luận chung về công tác lưu trữ.
Chương II.Qúa trình phát triển Công Ty và thực trạng công tác lưu
trữ tại CT
Chương III.Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng
công tác lưu trữ tại CT
Để hoàn thành đề tài bài báo cáo này tôi đã nhận được sự giúp đỡ tậntình của GVHD,bên cạnh đó phải kể đến các cán bộ trong CT.Tôi xin chânthành cảm ơn!
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do khả năng kinh nghiệm bảnthân và thời gian còn hạn chế nên đề tài báo cáo này còn nhiều thiếu sót vàhạn chế ,tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn
Hà nội,ngày 15tháng 5 năm 2011
Sinh viênNguyễn Thị Phúc
PHẦN NỘI DUNG Chương I.Lý luận chung về công tác lưu trữ
Trang 51.1.Những vấn đề chung về công tác lưu trữ.
1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ là gì?
Lưu trữ là việc lựa chọn ,giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,tưliệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,cánhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ
Tài liệu cần giữ lại để tra cứu được tổ chức thành các đơn vị tài liệunhằm phục vụ cho bảo quản và khai thác một cách thuận tiện Các đơn vịnày gọi là phông lưu trữ
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa một cơ quan Nhà Nước,một tổ chức chính trị-xã hội,một đơn vị vũ trang
…được đưa vào bảo quản trong một kho nhất định
Văn bản tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quanđoàn thể,xí nghiệp …có khối lượng rất lớn đa dạng.Đó chính là đối tượngcủa công tác lưu trữ nhưng không phải mọi tài liệu đều là tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan Nhà Nước các đơn vị vũ trang các tổ chức chính trị-xã hội-văn hóađược đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đíchphục vụ xã hội con người
1.1.2 Đặc điểm công tác lưu trữ.
Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập thống nhất.Nguyên tắc này được thể hiện trên hai mặt:
trung Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trongmạng lưới các phòng,kho lưu trữ từ Trung Ương đến địa phương dưới sựquản lý thống nhất của Cục lưu trữ Nhà Nước
-Cục lưu trữ Nhà Nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổchức cơ quan lưu trữ,pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ
Trang 6Nguyên tắc tập trung-thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ là cơ
sở để tài liệu lưu trữ được sử dụng có hiệu quả và phát huy một cách tốtnhất,tác dụng nhất
Hiện nay,ở nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau,một số bộ phậntài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu,bảotàng,thư viện ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoànchỉnh,các văn bản của Nhà Nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lậpđược hành lang pháp lý vững chắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quả côngtác lưu trữ.Việc thực hiện nguyên tắc tập trung-thống nhất trong quản lýcông tác lưu trữ đang đặt ra cho Nhà Nước và ngành lưu trữ nhiều vấn đềcần được nghiên cứu và giải quyết
Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và
sử dụng tài liệu lưu trữ đó là:Phân loại tài liệu lưu trữ,xác định giá trị tàiliệu,bổ sung tài liệu vào các phòng,kho lưu trữ,thống kê và kiểm tra tàiliệu,xây dựng các công cụ tra cứu khoa học,bảo quản tài liệu
Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụngvào thực tiễn để áp dụng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ.Do đó,công tácnghiên cứu khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quantrọng của công tác lưu trữ
Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến địaphương,có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp lưu trữ Điều này đòi hỏi phải cónhững quy định chặt chẽ được thể chế hóa bằng một hệ thống các văn bảnluật,dưới luật.Các cơ quan lưu trữ có trách nhiệm nghiên cứu,ban hành hoặctrình Nhà Nước ban hành những văn bản đó
1.2 Tổ chức công tác lưu trữ.
1.2.1 Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ là gi?
Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lýnhà nước và quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các phòng,ban triển
Trang 7khai,hướng dẫn theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ về quản lýnghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền.
1.2.2 Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
-Thông báo về tài liệu lưu trữ:Việc thông báo về tài liệu lưu trữ chocác cơ quan,đơn vị có nhu cầu thông tin là hình thức tổ chức sử dụng tài liệumang tính tích cực và chủ động.Hình thức sử dụng tài liệu này giúp cho các
cơ quan đơn vị được thông báo nắm được nội dung tài liệu
-Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ:Đây là hình thức sử dụng tài liệulưu trữ mang tính truyền thống,được áp dụng rộng rãi
-Triển lãm tài liệu lưu trữ:Đây là một hình thức sử dụng tài liệu lưutrữ phục vụ công tác tuyên truyền văn hóa,giáo dục
-Cấp phát các chứng nhận lưu trữ,các bản sao lục và trích lục tài liệulưu trữ
-Viết bài đăng báo phát thanh và truyền hình:Đây là hình thức sinhđộng,hấp dẫn có tính thuyết phục trong công tác tuyên truyền vận động
-Công bố tài liệu lưu trữ:Nội dung công bố tài liệu lưu trữ baogồm:chọn đề tài,xác định thể loại và hình thức công bố,lựa chọn và truyềnđạt nội dung
1.2.3 Những yêu cầu trong công tác lưu trữ.
1.2.3.1.Tính cơ mật.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật nhà nước.Kẻ thù dùng mọi thủđoạn để đánh cắp,đánh tráo khai thác những tài liệu này nhằm chống pháNhà Nước ta về mọi mặt.Vì vậy bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữgiữ gìn bí mật quốc gia là một nhiệm vụ quan trọng.Tính cơ mật đòi hỏicông tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc,chế độ chặt chẽ
1.2.3.2 Tính khoa học.
Trang 8Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn,có giá trị đốivới đời sống chính trị và xã hội của Đất Nước.Để đảm bảo an toàn và tổchức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy,đòi hỏi các khâu nghiệp vụ nhưphân loại,xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành theo những phươngpháp khoa học có tính hệ thống với nhiều biện pháp tỉ mỉ.
Trang 92.1 giới thiệu khái quát về công tác lưu trữ tại CT CP Y Dược Thăng Long
2.1.1 Lịch sử hình thành CT
Công Ty YD Thăng Long là CT tư nhân mới được thành lập năm2007.Có địa chỉ Nhà B6-số 31-Dịch Vọng-Cầu giấy-Hà Nội.Là chi nhánhcủa CT TNHHMTV Dược Sài Gòn nên quy mô của CT luôn được quantâm,với không gian làm việc thoải mái,rộng rãi và ngày càng được đầu tưhiện đại.CT mới được thành lập nên vấn đề xâm nhập thị trường còn gặpnhiều khó khăn và đối tượng khách hành tin cậy.Nhưng cùng với sự cố gắngcửa TCT và CT chi nhánh năm quan CT đã có những thành quả đáng kể.CT
Y Dược Thăng Long được thành lập và hoạt động dựa theo tôn chỉ lấy sảnphẩm dịch vụ và tiến độ làm kim chỉ nam cho công tác quản lý và điều hànhđảm bảo kinh doanh phát triển tăng thu nhập cao cho cán bộ nhân viên vàđóng góp vào ngân sách nhà nước ngày càng tăng
Về vấn đề đội ngũ nhân viên,CT luôn coi trọng vấn đề con ngườitrong chiến lược phát triển của CT.Hiện nay với đội ngũ nhân viên trẻ giàukinh nghiệm,năng động nhiệt tình ham học hỏi các sản phẩm dịch vụ sẽ làmhài lòng quý khách
Công ty Y CP Y Dược Thăng Long địa chỉ nhà B6-số 31-Dịch Cầu giấy-Hà Nội.ĐT/FAX:042285253
Vọng-Sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy của CT
Trang 102.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công tác lưu trữ tại CT CP Y Dược Thăng Long.
Công tác lưu trữ là một hoạt động xã hội có các chức năng chủ yếusau đây:
+Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ
+Tổ chức sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội
Hai tổ chức này có liên quan chặt chẽ với nhau.Thực hiện tốt chứcnăng thứ nhất sẽ tạo điều kiện vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứhai.Như vậy công tác lưu trữ của CT có những nhiệm vụ phải làm sau đây:
-Công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời,đầy đủ,chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động CT
-Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp cho việc giải quyết công việccủa CT được nhanh chóng,chất lượng đúng đường lối chế độ
+Phải tổ chức các tài liệu một cách khoa học,sáng tạo nhằm thuận lợicho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết
2.2 Thực trạng tổ chức và hoạt động của công tác lưu trữ tại CT.
2.2.1 Sự chỉ đạo của CT đối với công tác lưu trữ
Ở vào thời kỳ ‘ bùng nổ thông tin’ các cơ quan kinh tế hay xã hội đềurất quan tâm đến việc thu thập,phân tích và xử lý thông tin để có thể đưa rađược những quyết định sáng suốt kịp thời mang lại hiệu quả cao choCT.Hiện nay chúng ta biết rằng hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt trongbất kỳ tổ chức nào.Tuy nhiên để tăng cường và phát huy vai trò của công tácvăn phòng đòi hỏi lãnh đạo của các cơ quan đơn vị tổ chức chỉ đạo công tácnày một cách khoa học.Nắm bắt được tầm quan trọng này CT luôn có sự chỉđạo kịp thời nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ ngày càng khoa học hơn,linhhoạt hơn,gọn nhẹ hơn
Trang 11Bên cạnh những mặt đang có và đang đạt được CT không ngừng cảithiện công tác văn thư lưu trữ.BGĐ luôn quan tâm đến công tác lưu trữ xemđây là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của CT.BGĐ
đã chỉ đạo tăng cường các trang thiết bị hiện đại cho bộ phận công tác lưutrữ nhằm đưa lại hiệu quả làm việc một cách nhanh nhất.Cụ thể là trong nămqua CT đã mua sắm thêm 05 máy vi tính với loại máy tính hiện đại,gọn nhẹ
Với mục đích bộ phận công tác lưu trữ luôn được cập nhật thông tinmột cách nhanh nhất,chính xác,kịp thời nhất.BGĐ đã kết nối internet chocông tác lưu trữ nhằm hoàn thiện và đưa lại phong cách làm việc hiệnđại,khoa học đem lại kết quả làm việc cho công tác lưu trữ
Với phương châm đưa CT ngày càng phát triển BGĐ luôn quan tâmđến trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư lưu trữ tạo điều kiệncho các nhân viên không ngừng học tập.Nhân viên văn phòng luôn đượcgiúp đỡ tạo mọi điều kiện để đi học các khóa đào tạo nâng cao chuyên môncủa mình với các lớp dài hạn và ngắn hạn
Cung cấp các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại khoa học BGĐ khôngngừng đòi hỏi các cán bộ nhân viên lưu trữ phải có tác phong làm việc hiệnđại.Cán bộ nhân viên phải luôn đổi mới tư duy làm việc khoa học hơn,hiệuquả nhất,cập nhật thông tin nhanh nhất chính xác
Vì vậy với sự chỉ đạo của BGĐ cán bộ nhân viên lưu trữ luôn làm trònnhiệm vụ được giao và không ngừng trau dồi đạo đức,trình độ chuyên môn
để ngày càng làm tốt công việc hơn,góp một phần nhỏ sức lực của mình để
Trang 12Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựavào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và
sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làmcho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia,tài liệu trong từng kho lưu trữ vàcác phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của cơ quan đoàn thể xínghiệp,cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu và sửdụng bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưutrữ.Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như:xácđịnh giá trị bổ sung,thống kê tài liệu Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữviệc xác định giá trị tài liệu.Ngược lại xác định chuẩn xác giá trị tài liệu,bổsung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có việc phân loại tài liệu
Với CT CP YD Thăng Long là một đơn vị chuyên về y dược nên việcphân loại tài liệu lưu trữ chủ yếu dựa vào nghành hoạt động.Nó phản ánhđược quá trình hoạt động cũng như kết quả của CT trong thời gian CT hoạtđộng.Việc phân loại trong các phông lưu trữ có ý nghĩa thực tế rất lớn đốivới việc tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng,kho lưu trữ tạo điều kiệnthuận lợi trong việc tra tìm và tổ chức tốt trong việc sử dụng tài liệu.CT CP
YD Thăng Long đã chọn phương án phân loại theo nghành hoạt động-thờigian để phù hợp với đặc trưng kinh doanh của CT.Chọn phông theo phương
án trên trở thành một hệ thống,có mối liên hệ chặt chẽ với nhau đồng thờiphản ánh chính xác hoạt động của CT
Như vậy phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học,đúng đắnthể hiện được mối liên lịch sử và logic của tài liệu trong phông
2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cầnđảm bảo cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
Trang 13cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng.Thông qua việcđánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọiphương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.
Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thờihạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu,loại ra để hủy bỏ những tài liệu đãhết giá trị.Việc xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đượcnhững tài liệu có giá trị đồng thời loại bổ những tài liệu hết giá trị giảm bớtchi phí bảo quản tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu khi thựchiện công tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng
Việc xác định giá trị tài liệu của CT chủ yếu dựa vào kết quả hoạtđộng của CT.Những giá trị tài liệu này phản ánh quá trình hoạt động của CTbên cạnh đó dựa vào giá trị của tài liệu để đánh giá mức độ phát triển củacông ty theo từng năm.Nhìn chung cán bộ lưu trữ của CT đã làm tốt côngviệc của mình tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sử dụng tài liệu.Tuynhiên trong quá trình hoạt động có nhiều yếu tố phát sinh cán bộ văn thưchưa làm tốt công việc của mình như đang còn chậm trong việc bổ sung thuthập tài liệu vào kho lưu trữ.Một số tài liệu lâu năm đã hết thời gian sử dụnghay không có giá trị với CT nữa thì cán bộ văn thư nên hủy và sắp xếp lại tàiliệu lưu trữ một cách khoa học nhưng cán bộ văn thư đã không chú ý đếnvấn đề này mà vẫn để lại trong phòng lưu trữ những tài liệu đã rất lâu dẫnđến việc tra tìm tài liệu khi cần thiết mất nhiều thời gian và phông lưu trữmất tính khoa học
Công Ty lĩnh vực kinh doanh là dược nên các giấy tờ,công văn…có
sự luân chuyển đến nhiều nơi và nhiều lần cùng với một nội dung có thể cónhững tài liệu hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin có những tài liệukhác do đó xuất hiện các tài liệu có thông tin lặp lại.Vì vậy trong quá trìnhviệc áp dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin để xác định giá trị,lựa chọn tài
Trang 14lưu trữ.Trong quá trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đưa vào bảoquản trong các kho lưu trữ,mỗi loại tài liệu trên đều phải xem xét cụ thể vàloại bỏ hợp lý.Tránh sự sai sót không đáng có trong quá trình giải quyếtcông việc.
2.2.2.3 Qúa trình bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm,thu thập thêm làm phong phú vàhoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan,các kho lưu trữ nhà nước ởtrung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thốngnhất.giải quyết tốt nhất vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng khôngchỉ đối với nghành lưu trữ mà còn đối với nhiều nghành khác.Tài liệu lưu trữngoài những ý nghĩa chính trị có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn caođối với từng nghành.Nếu để tài liệu mất mát,thất lạc không tổ chức đượcviệc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo,khảnăng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế
Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải được tiến hành thườngxuyên,thiết thực và kịp thời.Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sửdụng chúng trong thực tế.Khi bổ sung tài liệu cũng cần chú ý đến khả năng
sử dụng chúng trong phạm vi rộng,trong điều kiện mở rộng việc tiện kỹthuật hiện đại
Ở công ty YD Thăng Long nguồn bổ sung chủ yếu là những tài liệu
đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành đã được lập hồ sơ và lựa chọnnộp vào lưu trữ ở cơ quan theo quy định của nhà nước.Ngoài ra cần tiếnhành thu thập ,bổ sung những tài liệu cũ còn lại các đơn vị tổ chức cá nhântrong cơ quan đồng thời tiếp nhận những tài liệu có giá trị giao nộp hoặcnhượng lại cho lưu trữ
Trong quá trình hoạt động cán bộ lưu trữ đã kịp thời bổ sung nhữngquy định mới của pháp luật,những sửa đổi mới liên quan đến nghành