QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

báo cáo thực tập ngành hành chính quản trị văn phòng tại cẩm phả quảng nonh

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÀNH ĐÔ

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ THÔNG TIN THƯ VIỆN

Giảng viên hướng dẫn: Hà Công Hải

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thùy Linh

Lớp: ĐHLT Quản trị văn phòng-K1

Hà Nội, ngày 14, tháng 05, năm 2011

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý hành chính nhà nước luôn là vấn đề tối quan trọng của các cơquan quản lý nhà nước Trong các cơ quan, doanh nghiệp khác thì công tác quảntrị hành chính văn phòng cũng không phải là ngoại lệ

Công việc hành chínhvăn phòng là vốn công việc phức tạp không nhữngthể trong thời đại hiện nay, xã hội phát triển kéo theo việc các doanh nghiệp, tổchức phải năng động hơn trong công việc quản lý và kinh doanh của đơn vịmình Chính vì vậy, nhân viên hành chính trong cơ quan cũng phải kiêm nhiệmthêm rất nhiều công việc ngoài luông khác , điều này đã khiến cho công việc củacác nhà quản trị hành chính văn phòng càng thêm bề bộn và khó khăn hơn

Qua quá trình học tập về chuyên ngành Quản trị văn phòng và thời gianthực tập tại Xí nghiệp Địa chất Cẩm phả em đã học hỏi được thêm rất nhiều điều

về công việc của những nhà quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổchức Thời gian thực tập không dài nhưng em đã trang bị được cho mình một số

kỹ năng nhất định rất có ích cho công việc của em sau này

Bài báo cáo của em đã phản ánh đúng thực trạng công việc quản trị hànhchính của Xí nghiệp và em mong rằng những giải pháp của em có thể đưa vàothực tế ở các cơ quan

2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.1 VĂN PHÒNG

1.1.1 Khái niệm và phân loại văn phòng

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải

có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập, xử lý,phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợgiúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành, quản lý cơ quan, đơn vị Bộphận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Văn phòng có thể hiểu theo nhiều giác độ như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợgiúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệmnày thì các cơ quan có thẩm quyền chung, các cơ quan có quy mô lớn thì thànhlập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòngTổng công ty ) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì Văn phòng làphòng Hành chính tổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địađiểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng cótầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều cómột điểm chung, đó là:

- Văn phòng phải là một bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụthể của từng cơ quan Ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vănphòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng các nhân viên cần thiết để thực hiệnmọi hoạt động; còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việcđơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.

- Văn phòng phải có cơ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểmhoạt động của công tác văn phòng

Đặc điểm chung của các loại văn phòng là tổ chức để trợ giúp nhà quản trịvới đối tượng quản lý là thông tin, hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao

Tuy nhiên, dựa vào khái niệm văn phòng có thể phân loại văn phòng nhưsau:

- Văn phòng của cơ quan nhà nước;

- Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội;

- Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp, tổ chức dịch vụ công;

- Văn phòng của các đơn vị thuộc các lực lượng vũ trang;

- Văn phòng của các doanh nghiệp;

- Văn phòng đại diện

1.1.2 Chức năng của văn phòng

a Chức năng giúp việc điều hành :

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan

b Chức năng tham mưu tổng hợp:

Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của

cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

4

c Chức năng hậu cần, quản trị:

Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,năm của cơ quan;

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thựchiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;

- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạnthảo văn bản của cơ quan ban hành;

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyếtcác văn thư, tờ trình đó;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tácthư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơquan, tổ chức khác;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phânphối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiềnlương, thưởng, nghiệp vụ;

- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ

sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậucần cho họat động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự antoàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện côngtác lễ tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viêntrong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉdẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vịchuyên môn khi cần thiết.

1.2 QUẢN TRỊ

1.2.1 Khái niệm

Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức củachủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộphận, các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau 1 cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạtđến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất

1.2.2 Các chức năng quản trị

a Hoạch định (Planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược,

kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn cácgiải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó

b Tổ chức: (Organizing): lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo

một cơ cấu, bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mụctiêu Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan

hệ giữa các cá nhân, bộ phận đó

c Lãnh đạo (Leading): Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên

thực hiện cụ thể động viên, khuyến khích nhân viên

d Kiểm soát (Controlling): Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết

qủa của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch, ápdụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt)

Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình, biện pháp tổ chứcthực hiện

1.2.3 Quản trị hành chính văn phòng

6

a Khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng:

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêuchuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng, trước tiên phải là nhà quản trị: hoạchđịnh, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận hành chính của mình Đó cũng làngười điều khiển, giám sát công việc của những người khác Đó là người raquyết định, tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trịtrong bộ máy quản trị ở các cấp

b Các chức năng Quản trị hành chính văn phòng:

- Hoạch định công việc hành chính;

- Tổ chức công việc hành chính;

- Lãnh đạo công việc hành chính;

- Kiểm soát công việc hành chính;

- Thực hiện dịch vụ hành chính

Như vậy, Quản trị hành chính văn phòng trước hết phải thực hiện cácchức năng quản trị (phòng, ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch

vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành chính)

1.2.4 Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc Quản trị

a Công việc hành chính văn phòng:

Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo

VB, giao dịch điện thoại…do các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện Họlàm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng

Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hành chính kiêm nhiệm một phần nhân

sự, thực hiện các công việc về quy trình hoạt động doanh nghiệp, thông báotuyển dụng, chuẩn bị công tác, tài liệu họp, văn phòng phẩm, thủ tục chế độchính sách đãi ngộ,…

Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên văn phòngthực hiện, nhưng công việc hành chính VP có mặt ở mọi phòng ban trong tổchức, mọi thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện côngviệc hành chính ở các mức độ khác nhau.

b Công việc quản trị:

Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là: hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra Họ làm việc với con người và các ý tưởng

Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính văn phòng, nhưng cấpquản trị càng cao thì các công việc hành chính văn phòng càng ít và công việcquản trị càng nhiều

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác cần có sự hiểu biết sâurộng trên nhiều lĩnh vực, vì thế nó cũng là một thách thức đối với nhiều nhàquản lý Trong thực tế, nhiều cấp lãnh đạo đã gặp không ít những khó khăntrong công tác quản lý, chương trình đào tạo này nhằm củng cố, hoàn thiện vàphát triển thêm các kỹ năng và công cụ hỗ trợ để cấp quản trị điều hành tốt côngviệc hành chính văn phòng

8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP

ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Xí nghiệp Địa chất Cẩm Phả là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Công

ty TNHH một thành viên Địa chất Mỏ - VINACOMIN

Thực hiện Nghị định 338 HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 của HĐBT

về thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước

Xí nghiệp Địa chất Cẩm Phả được thành lập theo Quyết định số 412NL/TCCB-LĐ ngày 30/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng

Hiện nay trụ sở chính đặt tai số 304 Đường Trần Phú Thị xã Cẩm Phả Tỉnh Quảng Ninh

-Trong suốt thời gian thành lập từ năm 1964 đến nay đã thay đổi nhiều cơquan chủ quản như sau:

Năm 1964 - 1976 Trực thuộc Công ty than Hòn Gai Nhiệm vụ sản xuấtcủa Xí nghiệp lúc này là khoan thăm dò bổ sung cho các mỏ để phục vụ chocông tác khai thác Mỏ

Từ Năm 1977 - 1989 trực thuộc Công ty Khảo sát Thăm dò và thiết kếthan Nhiệm vụ sản xuất trong thời kỳ này không chỉ tại Quảng Ninh mà cònphải đến các mỏ Na Dương, Sơn La để làm việc theo nhu cầu của Công ty KhảoSát Thiết kế than

Tháng 01/1995 trong tình hình khó khăn đó để đảm bảo đời sống cho toàn

bộ cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp Bộ Năng lượng đã quyết định điều

Xí nghiệp về Công ty than Hòn Gai để làm nhiện vụ vừa thăm dò cho các mỏđồng thời vừa làm nhiệm vụ khai thác than thuộc Tổng Công Ty than Việt Nam

Tháng 3/1996 Xí nghiệp lại được Tổng Công ty Than Việt Nam điều vềthuộc Công ty Địa Chất và Khai thác khoáng sản làm nhiệm vụ thăm dò vừa làmnhiệm vụ khai thác than trong nội địa cũng như xuất khẩu

Để phù hợp với cơ cấu tổ chức hiện nay Xí nghiệp lại một lần nữa sátnhập với Xí nghiệp 908 và đổi tên thành Xí nghiệp Địa Chất Cẩm phả theoQuyết định số 1227 QĐ-TCCB ngày 24 tháng 9 năm 2002 của Tổng Công tyThan Việt Nam

Trụ Sở văn phòng đóng tại số nhà 304, đường Trần Phú, thị xã Cẩm Phả,tỉnh Quảng Ninh

Số điện thoại: 033.862.269

Số Fax: 033.721.762

Theo mô hình tổ chức đổi mới quản lý của ngành than là chuyên môn hoángành nghề nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đó lànhững mặt tích cực ưu điểm mà đến nay mới quy tụ lại được

Về các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất hàng năm đều do nhà nước giao theo tỷ

lệ nhất định, theo từng phương án thăm dò của từng vùng khác nhau

Về tài chính thì được Nhà nước cấp theo dự toán của các phương án bằngcác nguồn vốn ngân sách

Do vậy mà trong thời gian đó Xí nghiệp đều làm ăn theo kế hoạch của cấptrên giao xuống không phải lo đi tìm việc làm và nguồn vốn cũng như vật tư, vậtliệu và thị trường tiêu thụ sản phẩm

Chính vì lẽ đó mà nền kinh tế nước ta chuyển sang kinh tế thị trường, xoá

bỏ bao cấp Xí nghiệp đã gặp phải khó khăn lúng túng trong chỉ đạo sản xuấtkinh doanh Cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp thiếu việc làm, Xí nghiệpthiếu vốn, các hợp đồng thăm dò thì lại giảm dần

Song trong lúc khó khăn đó, được sự giúp đỡ của Công ty, nhờ vào sứcsáng tạo và sự đoàn kết nhất trí của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xínghiệp Địa chất Trắc địa Cẩm phả đã quyết tâm tự vượt lên khó khăn để đứngvững và đi lên

10

Xí nghiệp đã nghiên cứu tìm hiểu thị trường mới và thay đổi những mặthàng mà thích ứng với thị trường tiêu thụ Đó là sản xuất than và tiêu thụ sảnphẩm

Trải qua 45 năm hình thành và phát triển ( 1964 - 2009 ) đi lên Đến nay

Xí nghiệp đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt với đội ngũ gần 300 cán bộcông nhân viên được rèn luyện qua nhiều khó khăn thử thách

Nhờ sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, sự đoàn kết nhất trí của tập thểcán bộ công nhân viên trong những năm qua Xí nghiệp luôn luôn hoàn thànhxuất sắc mọi chỉ tiêu kế hoạch của cấp trên giao, năm sau cao hơn năm trước,từng bước khẳng định được mình và đứng vững trong điều kiện và cơ chế mớihiện nay

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp Địa chất Cẩm Phả

Là một đơn vị hoạt động kinh tế có tư cách pháp nhân không đầy đủ hạchtoán phụ thuộc Công Ty Địa Chất Mỏ – VINACOMIN – Tập đoàn ThanKhoáng sản Việt Nam Có con dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư &Phát triển Cẩm Phả

Phạm vi hoạt động: Các khu vực trong tỉnh Quảng Ninh phục vụ cho côngtác thăm dò nâng cấp, đánh giá trữ lượng than tại vùng Quảng Ninh

* Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp nay là:

- Lập phương án báo cáo địa chất;

+ Các phòng ban nghiệp vụ làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ,

đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách và chịu toàn bộ trách nhiệm trước đơn

vị quản lý mình

+ Các phòng ban thuộc khối kỹ thuật phụ trách toàn bộ khâu lập phương

án thăm dò địa chất khai thác Xây dựng các định mức chỉ tiêu kỹ thuật, công tácthiết kế theo dõi làm tài liệu địa chất

+ Các phân xưởng, tổ đội chịu trách nhiệm thi công các phương án, tạo rasản phẩm đạt chất lượng

Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của Xí nghiệp Địa chất Cẩm phả:

Phòngthanhtra bảovệ

Phòngkỹthuậtđịachất

PhòngkỹthuậtSXAntoàn

Phânxưởn

g xâylắp

P.Xthămdòđịachất

PXCơkhíVậntải

Phó giám đốc

kỹ thuật

Phòngtổchứclaođộng

PhòngTàichínhkếtoán

Phònghànhchinh-Quảntrị

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐỊA CHẤT CẨM PHẢ

Công tác quản trị hành chính văn phòng của bất kỳ cơ quan nào cũng cầnphải có sự phối hợp và hỗ trợ bởi các công tác sau:

2.2.1 Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việcnghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạođiều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gianngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý được đảm bảo và không ngừngnâng cao

Ở một góc độ cụ thể hơn, tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽphát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyếtđược mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷcương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạtđộng điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao trênthực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩahết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gianlãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục

vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng cácnguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năngsuất lao động cho cơ quan tổ chức trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiệnnay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chứclao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất

Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực quảntrị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào cũngquan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này Ngay cả ởcác văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước có quy môlớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiện làm

14

việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năng suất vàhiệu quả lao động Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng

cơ quan nhà nước và doanh nghiệp đã và đang là một vấn đề cần thiết và bứcxúc

Cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạtđộng Thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quyđịnh phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành cónhiều thuận lợi trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế được xâydựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn khi

đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ tráchnhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phảilàm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thựchiện tốt từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn

Xí nghiệp Địa chất Cẩm phả đã xây dựng một quy chế rất thiết thực trongviệc góp phần nâng cao hiệu quả của công tác Quản trị hành chính, các quy chếquy định cụ thể nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị, phòng ban

MTCV và TCCV của nhân viên văn thư;

MTCV và TCCV của tổ trưởng bảo vệ;

MTCV và TCCV của nhân viên bảo vệ;

MTCV và TCCV của nhân viên y tế;

MTCV và TCCV của nhân viên lái xe

- Quy định quản lý con dấu:

BM01 Sổ theo dõi đóng dấu;

Quy định quản lý con dấu

- Quy định quản lý văn bản đến, văn bản đi

BM01 Sổ theo dõi công văn đến;

BM02 Sổ theo dõi công văn đi;

BM03 Sổ chuyển giao văn bản;

BM04 Danh mục thông báo;

Quy định quản lý văn bản đến, văn bản đi

- Quy định chế độ công tác phí:

BM01 Giấy đề nghị công tác đi công tác;

BM02 Giấy giới thiệu;

BM03 Báo cáo kết quả công tác;

BM04: Sổ theo dõi cuộc họp;

Quy định quản lý và tổ chức cuộc họp

Và nhiều quy định cụ thể khác

Các nhà lãnh đạo cơ quan đã luôn cố gắng làm tốt công việc quản trị của

họ để các quy chế được thực thi một các có hiệu quả nhất Các quy chế đã được

áp dụng cho từng phòng ban, cá nhân trong xí nghiệp, đặc biệt là công tác hànhchính luôn được chú trọng đảm bảo đúng những quy định đã được đề ra vì công

16

việc của phòng hành chính-quản trị mang tính chất tổng hợp và bao quát nhiềuhoạt động khác của xí nghiệp Phòng Hành chính-Quản trị có chức năng, nhiệm

vụ là tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc về các mặt hoạt động công tác Tổchức, Hành chính, Quản trị của Xí nghiệp

Về tổ chức: Quản lý, tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiềnlương và các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vị quản

lý của Xí nghiệp theo quy định của pháp luật;

Về hành chánh - Quản trị: Là bộ phận chuyên soạn thảo công văn hànhchính, tiếp nhận, luân chuyển, phát hành và lưu trử các văn bản đi, đến Xínghiệp và các bộ phận trực thuộc

Giúp lãnh đạo quản lý tài sản, mua sắm các công cụ, thiết bị phục vụ côngtác văn phòng Xí nghiệp

Hướng dẫn theo dõi kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện việc báo cáo.Tổng hợp tất cả các số liệu hoạt động của Xí nghiệp và của tất cả cácdoanh nghiệp

Lập báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị hàng tháng,quý, năm cho Giám đốc Xí nghiệp

Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện nhiệm vụ có liên quan

Số lượng nhân viên và cán bộ phòng hành chính-quản trị cũng được sắpxếp hợp lý để đảm bảo mỗi cá nhân đều thực hiện tốt công việc được giao, tránhtình trạng ùn tắc công việc hay thừa nhân lực

Phòng hành chính-quản trị bao gồm 14 người:

- Trưởng phòng: chịu trách nhiệm lãnh đạo chung toàn bộ hoạt động củaphòng, chịu trách nhiệm quản lý, nhận và phát hành văn bản, soạn thảo văn bản,quản lý các bếp ăn

- 1 Phó phòng: Giúp việc cho Trưởng phòng Trực tiếp quản lý công tácthi đua, khen thưởng, là ủy viên thường trực công tác thi đua khen thưởng, quản

lý các khu tập thể về nội quy ăn, ở, về công tác sửa chữa, quản lý công tác bảovệ

- 1 Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm quản lý con dấu, phát hành côngvăn đi, đến, lưu trữ tài liệu

- 1 Nhân viên tạp vụ: In ấn văn bản, quản lý trang thiết bị văn phòng,quản lý các phòng họp, hội trường…

- 1 Nhân viên y tế : quản lý công tác y tế, công tác chăm sóc sức khỏe cán

bộ, công nhân viên, công tác an toàn vệ sinh thực phẩm tại các bếp ăn tập thể

- 3 công nhân nấu ăn tại các bếp ăn tập thể

- 6 công nhân bảo vệ tại trụ sở xí nghiệp, tại xưởng xe và các khu tập thể.Ngoài ra, cách sắp xếp - bố trí nơi làm việc trong cơ quan cũng là mộtnhân tố quan trọng trong việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng, cụ thểmột số phòng ban như sau:

+ Phòng văn thư ở tầng 1 thuận tiện cho quá trình tiếp nhận, thu nhập và

xử lý công viên giấy tờ

+ Phòng của Trưởng phòng hành chính được bố trí đối diện với phòngvăn thư, thuận tiện cho việc chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra của lãnh đạo đối với côngviệc được giao, tạo thuận lợi cho phòng văn thư trong quá trình tiếp nhận và xử

lý văn bản (đóng dấu và xin chữ ký)

+ Phòng lưu trữ ở tầng 2 - không gian phòng lưu trữ cũng bằng với phòngvăn thư, quá trình vận chuyển, tra tìm và khai thác tài liệu phải đi lại và gặp một

số khó khăn

+ Phòng bảo vệ nằm ngay ở cổng ra vào của cơ quan, tạo thuận lợi chocán bộ, công nhân viên và khách đến làm việc hàng ngày tại cơ quan

18

+ Phòng y tế được sắp xếp ở cuối hành lang tầng 1 để khi xảy ra trườnghợp khẩn cấp thì có thể dễ dàng vận chuyển người bệnh, mặt khác, vị trí nàycũng tránh làm ảnh hưởng đến công việc của các phòng ban khác.

Các phòng ban khác của công ty cũng được sắp xếp một cách hợp lý nhấtvới điều kiện có thể để thuận lợi cho công việc điều hành của nhà quản trị vàcông việc chuyên môn của các nhân viên

2.2.2 Điều kiện và trang thiết bị được đầu tư cho công tác quản trị hành chính

Bảng thống kê các công cụ, trang thiết bị trong văn phòng của

Tính năng, công dụng

1 Máy tính 08 Soạn thảo, quản lý văn bản, lưu trữ, tra tìm

thông tin, kết nối mạng, truy cập Internet

3 Máy Fotocopy 02 Sao chụp tài liệu, văn bản

4 Máy huỷ tài liệu 01 Hủy tài liệu hết giá trị

6 Máy Scan 01 Scan văn bản vào máy vi tính để lưu giữ

7 Điện thoại 07 Trao đổi, liên lạc trong công việc

9 Điều hoà 07 Cân bằng nhiệt độ trong phòng làm việc

10 Bàn ghế 07 Ngồi làm việc, tiếp khách

11 Két sắt 01 Cất giữ con dấu và một số tài liệu, hoá đơn