- Về kỹ thuật và nghiệp vụ Hành chính: Trong hoạt động điều hành quản lý của mình, các cơ quan Nhà nước đều phải tiến hành các tác nghiệp và thủ lục
2.2.5Một số đánh giá chung
a. Những mặt tích cực của công tác quản trị hành chính tại xí nghiệp
Về cơ bản thì công tác quản trị hành chính văn phòng của xí nghiệp Địa chất Cẩm Phả đã được các nhà lãnh đạo quan tâm và triển khai thực hiện trong toàn bộ cán bộ và nhân viên các phòng, ban. Lãnh đạo văn phòng cũng như nhân viên đều có nhận thức rất rõ ràng về nhiệm vụ và chức năng của mình trong hoạt động hành chính của công ty, điều này là cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ được giao của từng cá nhân. Lãnh đạo bộ phận hành chính văn phòng có trách nhiệm với công việc, với từng nhân viên của mình, tạo được sự tin tưởng của cấp dưới và sự tín nhiệm của cấp trên, các nhân viên đều là những người nhiệt tình, có tinh thần yêu nghề.
Đội ngũ chuyên viên và các cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng được lãnh đạo tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin. 100% đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng sử dụng thành thạo các phền mềm ứng dụng trong công việc, hơn 60% có trình độ chuyên môn đại học và trên đại học. Các cán bộ văn phòng đã biết sắp xếp công việc hợp lý, có thể thực hiện công việc ở bất cứ đâu không nhất thiết phải ngồi tập trung làm việc trong phòng, nhờ vậy tận dụng được năng lực của nhân viên để họ sáng tạo, năng động hơn.
Mô hình tổ chức văn phòng tại Xí nghiệp văn phòng có kiến trúc và cách bố trí giống hầu hế các doanh nghiệp, công ty sản xuất kinh doanh theo kiểu Liên Xô cũ, tạo không gian làm việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ nhân viên.
Các phòng được bố trí gần nhau, đều ở tầng 1, (ngoại trừ phòng lưu trữ ở tầng 2). Tạo thuận lợi cho các cán bộ làm việc trong công ty khi cần xin ý kiến, đề xuất và tiếp nhận ý kiến lãnh đạo cấp trên, tạo điều kiện cho khách đến làm việc với công ty, các phòng văn thư, chánh văn phòng và phó chánh văn phòng đặt cạnh nhau. Khi cần trao đổi trực tiếp với lãnh đạo văn phòng thì thuận tiện, nhanh chóng hơn....
Các phòng ban như ban lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ, văn phòng (phòng tổ chức hành chính) ở vị trí có tư thế nhất trong khu trụ sở phòng làm việc theo dây truyền giải quyết công việc tránh việc lộn xộn và phiền hà cho khách đến giao dịch và trao đổi công việc.
Các phòng ban, bộ phận và các nhân viên có quan hệ công việc thường xuyên với nhau và được bố trí làm việc ở gần nhau.
Việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đều diễn ra theo đúng quy trình, đảm bảo chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ.
b. Những mặt còn hạn chế
Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty, các cán bộ làm công tác văn thư, cán bộ văn thư chuyên trách cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức có liên quan để đạt tới những trình độ nhất định nhằm đáp ứng các yêu cầu về công tác này của cơ quan, tổ chức
Tất cả các công việc hành chính đều do trưởng phòng và phó phòng lập công tác và chỉ đạo thực hiện nên khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Xí nghiệp vẫn chưa có quy định rõ ràng, cụ thể về việc lưu trữ tài liệu. Việc lưu trữ mới chỉ do văn thư đảm nhiệm còn các phòng, ban khác thì
chưa thực hiện tốt, điều này gây không ít khó khăn cho công việc của cán bộ văn thư.
Việc xử lý các lỗi kỹ thuật của trang thiết bị hiện đại còn chưa khoa học và hiệu quả. Bộ phận văn phòng trong những năm gần đây đã được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc như điện thoại, máy tính, máy fax, máy in…được tiện lợi hơn. Nhưng khi những thiết bị này bị hư hỏng hoặc bị lỗi thì lại không được sửa cụ thể, triệt để nên việc thiết bị mới mà sử dụng không có hiệu quả là tình trạng thường gặp ở văn phòng xí nghiệp.
Đội ngũ cán bộ, công chức còn chưa được trẻ hóa. Nên còn chưa có những sự đột phá, sáng tạo cần thiết. Cán bộ văn phòng đã quen với công việc từ trước đến nay làm tập trung, không phân bố được công việc thích hợp lúc có công tác quan trọng.
Ví dụ như khi chuẩn bị một cuộc họp cho cơ quan thì tất cả các cán bộ, nhân viên văn phòng đều tập trung vào đó, bỏ hết các công việc khác.
Nhìn chung, những hạn chế, yếu kém còn tồn tại trong công tác quản trị hành chính văn phòng là tình trạng chung ở hầu hết các cơ quan, đơn vị. Vấn đề này cần được quan tâm, chú trọng giải quyết.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO