Công tác tổ chức văn thư tại công ty TNHH thương mại quốc tế siêu thị big c thăng long thực trạng và giải pháp

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản

Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ MỤC LỤC A – LỜI MỞ ĐẦU Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường và trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long. Em đã lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức văn thư tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long - Thực trạng và giải pháp” cho báo cáo thực tập của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế báo cáo có thể không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để báo cáo của em hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hà Công Hải, cùng các cô, các chú, các anh chị trong Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long đã giúp em hoàn thiện báo cáo này. B – NỘI DUNG PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ DỊCH VỤ SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 2 Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ I. Khái quát tình hình Công ty ♦Tên đơn vị : Công ty TNHH TM QT & DV siêu thị BIGC Thăng Long ♦Tên tiếng anh : ESPACE BIGC Thăng Long ♦Tên viết tắt : BIGC ♦Trụ sở chính tại Hà Nội : 222, Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội ♦Điện thoại : 0437848596 Hotline:0932322622 ♦Fax : 0437846900 ♦ Email : Bigc@bigc-vietnam.com ♦Trang web : Bigc.com.vn ♦ Mã số thuế : 0100956381 ♦Tên cơ quan chủ quản : Tập đoàn bán lẻ Châu Âu CASINO ♦ Hình thức hoạt động : Sản xuất, bán lẻ, xuất khẩu ♦ Loại hình doanh nghiệp : Liên doanh Vốn đầu tư hiện nay: 250 triệu USD (tất cả các doanh nghiệp thành viên) Bigc là thương hiệu của tập đoàn CASINO, một trong những tập đoàn bán lẻ hàng đầu Châu Âu với hơn 9000 cửa hàng trên khắp các nước, Việt Nam, Thái lan, Ac-hen-ti-na, Ura-Guay, Braxin, Colombia, Ấn Độ Dương, Hà Lan, Pháp, Vê-Nê-Zuê-La… với trên 190000 nhân viên. Bigc Việt nam khai trương đại siêu thị đầu tiên tại Đồng Nai năm 1998. Hiện nay các siêu thị bigc hiện diện ở hầu hết các thành phố lớn trên khắp cả nước như Hà Nội, Hải Phòng, Huế, Đà Nẵng, Đồng Nai, Biên Hòa, thành phố Hồ Chí Minh. Tại Hà Nội Bigc Thăng Long được khai trương tháng 01/2005 với tổng diện tích 28000m 2 , là siêu thị bán lẻ đầu tiên có mặt tại Hà Nội với trên 50000 mặt hàng, và 149 cửa hàng cho thuê. Ngay từ khi mới thành lập công ty TNHH TM QT & DV siêu thị bigc Thăng Long đã từng bước khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu, đưa SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 3 Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ việc kinh doanh vào ổn định, đồng thời không ngừng vươn lên và tự hoàn thiện về mọi mặt. Sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, thời gian với giá cả hợp lý. Thay đổi từng ngày để phù hợp với nhu cầu của người dân, bigc là định vị là hàng hóa giá rẻ, vì thế họ liên tục đưa ra những chương trình khuyến mãi, các sản phẩm với giá rẻ, phù hợp với túi tiền của người dân, bên cạnh đó bigc còn liên kết với các nhà sản xuất lớn để có thể giảm giá thành sản phẩm đến mức tối đa cho người tiêu dung, có những chính sách bình ổn giá trong thời kỳ khủng hoảng tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu mua sắm của khách hàng vì vậy bigc được đánh giá có sự cạnh tranh khá cao so với các doanh nghiệp khác trong nghành. Thưong hiệu bigc thể hiện qua 2 tiêu chí quan trọng nhất trong định hướng kinh doanh và chiến lược để thành công của bigc: + (Big): Có nghĩa là “to lớn”, điều đó thể hiện quy mô lớn của các cửa hàng và sự lựa chọn rộng lớn về hàng hóa mà bigc cung cấp hiện tại bigc có khoảng hơn 50000 mặt hàng để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng. + (C): là viết tắt của từ “customer” nghĩa là “khách hàng” chữ C đề cập đến những khách hàng thân thiết của bigc. Họ là chìa khóa dẫn đến thành công trong chiến lược kinh doanh của bigc. Sản phẩm của bigc gắn liền với giá rẻ mà chất lượng tốt nên được người dân rất tin tưởng lựa chọn. Các siêu thị bigc đều có hệ thống bảo quản đạt tiêu chuẩn, hàng hóa đều có tem đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Hơn 10 năm có mặt tại thị trường Việt Nam, việc phát triển thương hiệu được bigc thực hiện khá tốt với việc điều tra marketing để nghiên cứu phát triển thị trường và dịch vụ sau bán hàng đã giúp công ty nâng cao doanh số, tăng tiêu thụ trên thị trường, mặt khác công ty không ngừng việc phát triển mở rộng quy mô kinh doanh, bằng chứng là cứ 3 tuần bigc phát hành một bản tin khuyến mãi với nhiều quà tặng hấp dẩn, các chương trình khuyến mãi với quy mô lớn chưa SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 4 Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ từng có, với gian hàng phong phú theo chủ đề, tạo sự lựa chọn đa dạng cho khách hàng, giảm giá mạnh (đến 50% giá trị sản phẩm). Với sự nỗ lực không ngừng của tập thể trên 8000 thành viên, bigc tự hào giới thiệu đến người tiêu dùng trên toàn quốc những không gian mua sắm hiện đại, thoáng mát, thỏa mái với chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú chất lượng kiểm soát và giá cả hợp lý, đi cùng với những dịch vụ khách hàng thật hiệu quả,và tất cả các cửa hàng bigc trên toàn quốc đều cung cấp những kinh nghiệm mua sắm với nhiều dịch vụ tiện ích cho khách hàng. Bên cạnh đó bigc còn xây dựng hình ảnh của công ty thông qua các hoạt động từ thiện. II. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ bộ máy quản lý của Công ty 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Lĩnh vực kinh doanh: Hệ thống siêu thị Bigc hoạt động kinh doanh theo mô hình “Trung tâm thương mại” hay “Đại siêu thị” là hình thức kinh doanh bán lẻ hiện đại đang được tập đoàn CASINO ( tập đoàn mẹ của bigc) triển khai. Kết hợp giữa cửa hàng kinh doanh bán lẻ và bán thực phẩm lấy thẳng từ nhà sản xuất. Đặc biệt 95% hàng hóa có mặt tại bigc là made in ViêtNam. Với cơ cấu và mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú, hàng hóa lên tới 50000 mặt hàng các loại. Bigc Việt Nam hiện đang khai thác 14 siêu thị bigc 1 xưởng chế biến thịt nguội và một bộ phận xuất khẩu, sử dụng trên 8000 nhân viên, Bigc việt nam hiện đang hợp tác với trên 1500 nhà phân phối lớn nhỏ và kinh doanh trên 50000 mặt hàng. Tại các trung tâm thương mại và đại siêu thị bigc. Phần lớn không gian được dành cho hàng tiêu dùng và thực phẩm với giá rẻ và chất lượng cao, sản phẩm kinh doanh tại các cửa hàng bigc có thể được chia ra thành 5 ngành chính sau: SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 5 Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ - Thực phẩm tươi sống: Thịt, hải sản, trái cây và rau củ, thực phẩm chế biến thực phẩm bơ sữa bánh mỳ. - Thực phẩm khô: Gia vị,nước giải khát, nước ngọt, rượu, bánh snack, hóa phẩm mỹ phẩm, thực phẩm cho thú cưng và những phụ kiện. - Hàng may mặc và phụ kiện: Thời trang nam, nữ, trẻ em và trẻ sơ sinh, giày dép, túi xách. - Hàng điện gia dụng: Các sản phẩm điện gia dụng đa dạng bao gồm thiết bị trong nhà bếp, thiết bị giải trí tại gia, máy vi tính, các dụng cụ và thiết bị tin học. - Vật dụng trang trí nội thất: Bàn ghế, dụng cụ bếp, đồ nhựa, đồ dùng trong nhà, những vật dụng trang trí, vật dụng nâng cấp bảo trì và sửa chữa, phụ kiện di động, xe gắn máy, đồ dùng thể thao và đồ chơi. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long đã xây dựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 6 Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ Tổng giám đốc Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Giám đốc tài chính Giám đốc tài chính Giám đốc hợp tác Giám đốc hợp tác Giám đốc nhân sự Giám đốc nhân sự Giám đốc cửa hàng Giám đốc cửa hàng Phó giám đốc Phó giám đốc P. dự án P. dự án P. Phát triển DA P. Phát triển DA P. Xuất khảu P. Xuất khảu P.Kế toán trưởn g P.Kế toán trưởn g P. Tài chính kế toán P. Tài chính kế toán P. Kế toán P. Kế toán P. Kiểm soát KT P. Kiểm soát KT P. Nhân sự P. Nhân sự P. Đào tạo P. Đào tạo P. Thư ký GĐ P. Thư ký GĐ P. Tin học P. Tin học P. Trang trí P. Trang trí P. Trưở ng quầy P. Trưở ng quầy P. Kế Hoạch KD P. Kế Hoạch KD Trung tâm thu mua Trung tâm thu mua Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 8 Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ 3. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty Tổng giám đốc:  Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước hội đồng thành viên và pháp luật hiện hành  Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại  Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty.  Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty.  Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư của công ty.  Đề xuất các chiến lược kinh doanh đầu tư cho hội đồng thành viên  Phát triển thị trường tiên thụ sản phẩm trong khu vực và trên thế giới  Trực tiếp ký các hợp đồng xuất nhập khẩu.  Quyết định toàn bộ giá cả mua bán hàng hóa vật tư , thiết bị.  Quyết định ngân sách hoạt động cho các đơn vị và các phòng ban cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt.  Quyết định các chỉ tiêu về tài chính.  Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty. Phó tổng giám đốc:  Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.  Xây dựng và trình tổng giám đốc duyệt các thông số tài chính như: + Tỷ xuất lợi nhuận tối thiểu của từng ngành hàng + C ơ cấu các khoản phí trong tổng phí hoạt động của công ty và từng đơn vị trực thuộc công ty. + Tỷ lệ tái đầu tư cho năm tài chính tiếp theo.  Tham mưu cho tổng giám đốc về việc điều hành vốn trong công ty.  Nghiên cứu các biện pháp giảm giá thành giảm chi phí trong công ty. SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ Báo cáo chuyên đề thực tập Trường Đại học Thành ôĐ  Thẩm định các khoản lãi lỗ hàng quý, hàng năm.  Ký hợp đồng kinh tế nội theo ủy quyền của tổng giám đốc, phê duyệt một số văn bản giấy tờ lien quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty theo ủy quyền của tổng giám đốc.  Báo cáo kết quả quá trình sản xuất kinh doanh của công ty cho tổng giám đốc. Giám đốc nhân sự: Giám đốc nhân sự có quyền và nghĩa vụ sau.  Cùng ban giám đốc đưa ra chiến lược phát triển nhân sự.  Đưa ra kế hoạch chuẩn bị nhân sự cho một dự án khi công ty bắt tay với đối tác.  Lên kế hoạch đào tạo, góp tiếng nói vào sự thăng tiến hay sa thải nhân viên.  kết nối các phòng ban trong công ty.  Nắm bắt tâm lý và khả năng , trình độ của nhân viên để gợi ý đề bạt chuyển đổi nhân sự giữa các phòng ban . Giám đốc hợp tác: Giám đốc hợp tác là người nắm bắt những quan hệ hợp tác trong và ngoài nước, mở rộng các dự án lớn của công ty ra khắp các tỉnh trong cả nước, thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các ban ngành có liên quan đến việc mở rộng mô hình doanh nghiệp ra khắp các tỉnh trong cả nước. Ký các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để cung cấp hàng cho siêu thị. Giám đốc tài chính: Giám đốc tài chính của công ty có trách nhiệm như và quyền hạn sau  Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán.  Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. SV thực hiện: Nguyễn Thị Bích Nguyên Lớp HLTQTVPK1Đ 10 . lựa chọn đề tài C ng t c tổ ch c văn thư tại C ng ty TNHH thư ng mại qu c tế Siêu thị Big C Thăng Long - Th c trạng và giải pháp cho báo c o th c tập c a. C NG T C VĂN THƯ TẠI C NG TY TNHH THƯƠNG MẠI QU C TẾ VÀ DỊCH VỤ SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG I. Hoạt động c a văn thư 1. Vị trí và t c dụng c a c ng t c văn