- Chuyển phát dõi việc chuyển phát văn bản đi:
2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Công ty
- Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu quả cao. Các đơn vị phòng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mình để dựa vào đó cán bộ văn thư công ty lập danh mục hồ sơ cho từng đơn vị. Công văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ công ty theo đúng quy định.
- Lãnh đạo văn phòng cùng cán bộ văn thư cần lập kế hoach thu thập tài liệu về lưu trữ công ty. Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công
tác văn thư phải tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, bổ sung các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng. Lãnh đạo văn phòng dựa vào quy định về công tác văn thư để phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong công ty, sau đó thống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty.
- Các cán bộ văn thư trong công ty cần có trách nhiệm hơn nữa trong công việc và những nhiệm vụ được giao, chấp hành đầy đủ những nội quy, quy chế của công ty và những quy định của pháp luật hiện hành trong nghiệp vụ của mình. Mỗi cán bộ cần học hỏi và nghiên cứư thêm về nghiệp vụ chuyên môn của bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc.
Trên đây là những ý kiến đề xuất của cá nhân em qua đợt thực tập tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long, em mong muốn công tác văn thư của công ty ngày càng đạt được những hiệu quả đáng khích lệ, đóng góp cho sự phát triển nền hành chính văn phòng của nhà nước ta trong thời kỳ đổi mới.
Em rất mong những đề xuất của em được lãnh đạo Công ty quan tâm xem xét.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long, đó là khoảng thời gian không dài nhưng cũng đủ để em, một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường được sự dìu dắt, dạy dỗ của các thầy cô có được những kinh nghiệm khi đi vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, rõ hơn về chuyên ngành của mình và đặc biệt là chuyên đề mà em đã chọn.
Tất cả các khâu trong công tác văn thư đều được cán bộ văn thư tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long làm tốt từ việc quản lý văn bản đi – đến cho tới việc quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện theo đúng nghiệp vụ do cán bộ văn thư trong Công ty được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc lâu năm.
Qua quá trình thực tập đã giúp em trưởng thành hơn rất nhiều, vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũng không đơn giản, nó cần sự nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn những thứ sao cho phù hợp với công việc của mình.
Trong quá trình thực tập, em cũng không tránh khỏi những sai sót nhưng em đã được các cô, các chú, các anh chị chỉ bảo tận tình để em biết được những lỗi mình đã mắc phải để sửa sai. Và đó cũng chính là những thử thách đầu tiên, những va chạm trong công việc đầu tiên khi em bước vào thực tế. Và em tin rằng, mỗi một lần mắc lỗi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thành hơn, vững bước hơn và tự tin hơn trong công việc sau này.
Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô đã trang bị cho những học trò chúng em vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho quá trình thực tập của chúng em không bị ngỡ ngàng và tự tin với kiến thức mình đã được trang bị ở nhà trường. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các chú, các anh chị trong Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long đã giúp đỡ, bảo ban em trong quá trình thực tập tại Công ty./.