III. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long
2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân bên ngoài gửi đến Công ty qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang về, văn bản nhận qua đường bưu điện, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính... Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước.
Mọi văn bản đến cơ quan được tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
Văn bản đến tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật:
2.1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến:
Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính của Công ty để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính…). Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố... của cá nhân hoặc tập thể khác.
Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người giao văn bản.
Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dừi, xử lý kịp thời những “sự cố” trờn đường vận chuyển cú thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi...).
Khụng mở những bỡ văn bản đến ghi rừ tờn người nhận hoặc cú dấu
“Riêng người có tên mở bì”.
Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản … Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan.
+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo...
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến:
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).
Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị cú liờn quan theo dừi, giải quyết.
Dấu đến phải đúng rừ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản.
- Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dừi quỏ trỡnh giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến:
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ.
+ Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến.
2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến - Trình văn bản đến:
Sau khi văn bản được đăng ký xong văn thư phải trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với những văn bản đến cú liờn quan đến nhiều đơn vị, cỏ nhõn thỡ cần xỏc định rừ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến).
- Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến của Công ty đã đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản văn thư đã tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” thì được ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi
rừ thời gian chuyển.
Tại Côn ty, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dừi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư Công ty lập sổ chuyển giao để tiện theo dừi, trỏnh tỡnh trạng thất lạc, mất mỏt tài liệu.
2.3. Giải quyết và theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ làm công tác văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của Công ty nói chung.
- Giải quyết văn bản đến:
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. Đối với những văn bản có mức độ khẩn được Công ty ưu tiên giải quyết trước, không để chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu Công ty cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân trong Công ty đã đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết văn bản đã gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu Công ty xem xét phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì có kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của phỏp luật hoặc quy định của Cụng ty đều được theo dừi, đụn đốc về thời gian giải quyết.
Trỏch nhiệm theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến c ủ a C ô n g t y được quy định như sau:
+ Người được giao trỏch nhiệm cú nhiệm vụ theo dừi, đụn đốc cỏc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
+ Căn cứ quy định cụ thể của Công ty, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết… để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long được thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Công ty vẫn còn một số hạn chế nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được tốt hơn, hiệu quả hơn.