- Trình văn bản đến:
Sau khi văn bản được đăng ký xong văn thư phải trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến).
- Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến của Công ty đã đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản văn thư đã tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” thì được ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi
rõ thời gian chuyển.
Tại Côn ty, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư Công ty lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu.