III. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long
3. Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty gồm các bước sau:
3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của Công ty thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi…
Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…
Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
- Ghi số và ngày tháng của văn bản:
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12...
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực.
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
3.2. Trình ký, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật và đánh máy, sao chụp văn bản đi
- Trình ký văn bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật Văn bản trước khi trình lãnh đạo Công ty ký chính thức đều phải chuyển Trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản.
Văn thư Công ty có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo ký văn bản. Công ty cũng có quy định về ký văn bản.
Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền được đóng dấu của Công ty và làm thủ tục phát hành ngay.
Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản.
- Đánh máy, sao chụp văn bản:
Bản gốc văn bản được duyệt để nhân bản, phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.
Các bản thảo được đánh máy và có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đỏnh mỏy, in nờu rừ yờu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày.
Trưởng phòng hành chính của Công ty chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy.
Khi giao nhận văn bản đỏnh mỏy được đăng ký vào sổ rừ ràng theo từng năm.
3.3. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Các văn bản do Công ty ban hành đều tập trung thống nhất ở văn thư Công ty để cho số và đăng ký.
Số văn bản đi của Công ty được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm.
Việc đăng ký văn bản đi của Công ty được đăng ký bằng máy tính.
3.4. Làm thủ tục, chuyển phỏt theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi Tất cả những văn bản do Công ty làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan được thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ
vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi của Cong ty được thực hiện theo trình tự sau đây:
- Làm thủ tục phát hành văn bản:
Văn bản của Công ty trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Phong bỡ gửi văn bản được làm bằng giấy bền, dai, ngoài khụng nhỡn rừ chữ bên trong.
- Chuyển phỏt dừi việc chuyển phỏt văn bản đi:
+ Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ Công ty:
Khi chuyển phát văn bản phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ Công ty thì văn thư công ty lập sổ riêng và sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm sổ chuyển giao.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác:
Tất cả các văn bản đi của Công ty khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cũng được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản.
+ Chuyển phát văn bản qua bưu điện:
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều được lập sổ chuyển giao.
+ Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng:
Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác.
+ Chuyển phát văn bản mật:
Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận.
Việc chuyển phát văn bản đi của Công ty dù được chuyển bằng đường nào thì cũng đều được gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, cán bộ văn thư của Công ty đã lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản được trình Trưởng phòng hành chính và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối.
Việc chuyển phát văn bản đi được gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu Công ty hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn được ưu tiên gửi trước.
3.5. Lưu văn bản đi
Mỗi một văn bản do Côn ty làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau khi phát hành đều được giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư Công ty.
Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo Công ty đều lưu kèm bản chính.
Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót nhỏ về thể thức văn bản nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn.