Bản gốc văn bản được duyệt để nhân bản, phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.
Các bản thảo được đánh máy và có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày.
Trưởng phòng hành chính của Công ty chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy.
Khi giao nhận văn bản đánh máy được đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm.
3.3. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Các văn bản do Công ty ban hành đều tập trung thống nhất ở văn thư Công ty để cho số và đăng ký.
Số văn bản đi của Công ty được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm.
Việc đăng ký văn bản đi của Công ty được đăng ký bằng máy tính.
3.4. Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tất cả những văn bản do Công ty làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan được thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ
vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi của Cong ty được thực hiện theo trình tự sau đây: