Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của Công ty đều được theo dõi, đôn đốc về thời gian giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến c ủ a C ô n g t y được quy định như sau:
+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
+ Căn cứ quy định cụ thể của Công ty, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết… để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long được thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Công ty vẫn còn một số hạn chế nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được tốt hơn, hiệu quả hơn.
3. Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty gồm các bước sau:
3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngàytháng của văn bản tháng của văn bản