Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại công ty CP Bưu chính Viettel

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN 1KHẢO SÁT CƠNG TÁC PHỊNG CỦA TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL .1 I Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng công ty cổ phần bưu VIETTEL II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng Cơng ty Cổ phần Bưu VIETTEL III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng cơng ty Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng hoạt động hành văn phòng .3 Cơ cấu tổ chức phòng Chính trị Tổng hợp .6 IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL .10 1.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần công ty .10 1.1 Vai trò việc thực chức tham mưu tổng hơp 10 1.2 Vai trò công tác giúp việc hậu cần: .11 1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel 11 1.4 Công tác tổ chức họp Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel 12 1.5 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .13 1.6 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở quan 13 2.Khảo sát công tác văn thư 13 2.1.Mơ hình văn thư công ty 13 2.2.Trách nhiệm Trưởng phòng Chính trị Hành việc đạo thực cơng tác Văn thư công ty 14 3.Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .15 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 16 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ 16 3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ : .16 SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHÀN BƯU CHÍNH VIETTEL 19 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng tháng Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel 19 Mẫu hóa số văn : .19 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan 19 .Xây dựng mơ hình văn phòng đại Nhận xét ưu nhược điểm văn phòng .19 Đánh giá vê cấu tổ chức, máy phòng hành Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức máy văn phòng 19 CHỦ ĐỀ : XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY 20 CHỦ ĐỀ II: MẪU HÓA MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CÔNG TY 27 MẪU HĨA QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH .27 2.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CƠNG TY .28 3.MẪU HĨA KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM .44 CHỦ ĐỀ 3: MẪU HÓA CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ CHO CƠNG TY 46 CHỦ ĐỀ 4.XÂY DỰNG MƠ HÌNH HIỆN ĐẠI CHO CƠ QUAN.NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MƠ HÌNH NÀY 47 CHỦ ĐỀ ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU, BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM .49 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel 50 1.Ưu điểm 50 1.1.Hoạt động văn phòng 50 1.2 Công tác văn thư 51 1.3 Công tác lưu trữ 51 Nhược điểm .52 2.1 Cơng tác văn phòng 52 2.2 Công tác văn thư 53 2.3 Công tác lưu trữ 53 2.4 Công tác hành văn phòng 53 SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa Chúng ta sống thời kỳ đất nước lên theo hướng công nghiệp hóa – đại hóa song song với môi trường sống đại chuyên nghiệp Chính điều khiến cần phải trang bị cho điều kiện tốt để làm tốt cơng việc đòi hỏi tính chun mơn tính nghiệp vụ cao Cùng với phát triển đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho hướng đúng, chỗ đứng vững thị trường, cần phải nhạy bén thay đổi cho phù hợp với kinh tế nước ta Vậy doanh nghiệp muốn quản lý, lãnh đạo tốt thiết doanh nghiệp phải có máy hồn thiện, khâu hành động sáng tạo khơng ngừng đổi Hoạt động quản lý hành hoạt động vô quan trọng đời sống xã hội Nó đặc trưng hoạt động điều hành chấp hành giữ quan cấp với quan cấp dưới, lãnh đạo với nhân viên nội quan Do máy giúp việc hành quan vơ quan trọng, yếu tố quan tâm điểm trọng tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong mục tiêu đào tạo người việc đào tạo cán bộ, cơng nhân viên quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng thiết yếu nguồn nhân lực lâu dài giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp thực tốt nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, thủ tục Hành chính, hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại, quy chế làm việc, công tác hậu cần, quản lý sở … quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động quản lý Hành xu phát triển tương lai đất nước Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo khối lượng sinh viên lớn cơng tác Hành chính, SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng có nghành Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu xã hội Trong thời gian đào tạo trường chuyên nghiệp nói chung Trường Đại học Nội Vụ nói riêng, thực tập nghành nghề khâu vơ quan trọng khơng thể thiếu, tích luỹ kiến thức, hiểu chuyên nghành theo học Chính với phương châm giáo dục Đảng “ Học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”.Nhà trường giành khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên thực tập nghành nghề nhằm giúp sinh viên – cán văn phòng tương lai vận dụng cách tốt nhất, hiệu kiến thức lý thuyết học vào công việc thực tiễn xí nghiệp, quan Hành Nhà nước… Thực Quyết Định số :99/QĐ- ĐHNV ngày 01 tháng 02 năm 2016 Hiệu trưởng trường Đại học Nội Vụ việc Quyết định cử sinh viên thực tập tốt nghiệp Căn Quyết định đồng ý giám đốc quan thực tập em đến thực tập Tổng Công ty Cổ Phần Bưu Chính VIETTEL với thời gian từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04 năm 2016 với nội dung tìm hiểu cơng tác văn phòng quan Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi bỡ ngỡ, lúng túng em nhanh chóng hồ nhập với mơi trường cơng sở trình kiến tập em nhận giúp đỡ nhiệt tình nhà trường hướng dẫn nhiệt tình chi tiết Th.S Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, đồng thời đạo tận tình cán hướng dẫn Anh Cao Huy Giáp cô chú, anh chị Phòng Chính trị Hành Tổng Cơng ty cổ phần bưu Viettel giúp em làm quen nhanh chóng với cơng việc giao tiếp, giúp em thấy tự tin em hồn thành tốt tập ngành nghề Sau hai tháng thực tập em học tích luỹ cho nhiều kiến thức, kinh nhiệm, có nhìn khách quan, đầy đủ trung thực Giúp em rèn luyện tốt tư khoa học khâu giải cơng việc, đòng thời phát triển kĩ giao tiếp qua họp đón tiếp SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng khách đến quan Được làm việc môi trường thân thiện, động nên em có hội tiếp xúc , học hỏi sáng tạo nhân viên công ty Qua Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Nhà trường, thầy giáo tồn thể chú, anh chị giúp đỡ em hoàn thành tốt tập ngành nghề mình./ SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng LỜI CẢM ƠN Trong thời gian hai tháng thực tập công ty em dần hoàn thiện kĩ nghiệp vụ văn phòng Để em xin gửi lời cảm ơn đến Cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn em trước em thực tập quan tạo cho em tự tin cần thiết bước chân vào môi trường Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Qúy Công ty nơi em kiên tập, anh chị công ty đặc biệt anh chị phòng Chính trị – Hành nhiệt tình giúp đỡ em suốt trình em thực tập Sau kết thúc thời gian thực tập, thu thập thông tin, tài liệu dựa yêu cầu nhà Trường Khoa đề hướng dẫn Cô Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng với trải nghiệm thực tế thời gian thực tập Em tổng kết lại thành báo cáo với nội dung sau: Phần I Khảo sát cơng tác văn phòng Tổng Cơng Ty Cổ phần Bưu Chính VIETTEL Phần II: Chun đề thực tập : Nghiệp vụ hành Tổng cơng ty cổ phần bưu VIETTEL Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Phần IV Phụ lục Trong thời gian thực tập, em cố gắng tìm hiểu thu thập thơng tin, tài liệu giới hạn thời gian hiểu biết lý luận thực tiễn nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong đóng góp ý kiến thầy để em hồn thiện rút kinh nghiệm từ báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016 Sinh viên SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Trịnh Thị Thu Huế SVTH: Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHẦN KHẢO SÁT CƠNG TÁC PHỊNG CỦA TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL I Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cơng ty cổ phần bưu VIETTEL Giới thiệu vài nét công ty Tổng Công ty Cổ phần Bưu VIETTEL thành lập ngày tháng năm 1997 đơn vị thành viên Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL Công ty thành lập ban đầu trung tâm Bưu với người, dịch vụ 10 khách hàng đơn vị quân đội Sau 18 năm xây dựng phát triển đội ngũ công nhân viên nhiệt huyết vị Bưu Viettel ngày khẳng định thị trường nước nước Là đơn vị kinh doanh dịch vụ : Chuyển phát nhanh nước quốc tế; Vận tải hành khách –hàng hóa chuyên tuyến quốc tế; Phát hàng thu tiền (COD); Cho thuê kho bãi; Viễn thông; Văn phòng phẩm; Vé máy bay, dịch vụ Logistics… Năm 2009, với Công ty thành viên kinh doanh Campuchia Bưu VIETTEL trở thành doanh nghiệp bưu Việt Nam mạnh dạn đầu tư kinh doanh thị trường nước Là doanh nghiệp tiên phong mở đường cho nghành bưu phát triển mạnh mẽ thị trường nước khốc liệt II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng Công ty Cổ phần Bưu SVTH:Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng VIETTEL a.Chức ˗ Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa ˗ Đại lý kinh doanh dịch vụ phát hành báo Trực tiếp tổ chức triển khai, phát triển kinh doanh dịch vụ bưu dịch vụ gia tăng mạng bưu tồn quốc b Nhiệm vụ - quyền hạn ˗ Khai thác ngồn báo chí nước từ khâu nhận đặt mua, tổng hợp nhu cầu, phân phối, cung cấp cho bưu cục, phát báo đến tay người đọc nhanh chóng, xác ˗ Tìm kiếm hội đối tác kinh doanh, kinh doanh đa lĩnh vực ˗ Ngiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm hội kinh doanh thị trường nước ˗ Xây dựng kế hoạch tài lĩnh vực kinh doanh chuyển phát tổ chức theo dõi thực hoạt động tà i theo kế hoạch tập đoàn phê duyệt ˗ Quản lý chi nhánh, bưu cục trực thuộc Tổng công ty hoạt động lĩnh vực bưu tồn quốc ˗ Khảo sát đánh giá ý kiến khách hàng thông qua hệ thống chăm sóc khách hàng ˗ Thực tốn, tốn hợp đồng Cơ cấu tổ chức công ty ˗ Tên cơng ty : TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL ˗ Tên dao dịch quốc tế :VIETTEL POST JOINT STOCK CORPORATION ˗ Tên công ty viết tắt: VTP SVTH:Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng ˗ Trụ sở : Số Giang Văn Minh , Kim Mã, Ba Đình , Hà Nội ˗ Trụ sở làm việc: Tòa nhà N1, Km số Đại lộ thăng long, Mễ Trì , Từ Liêm, Hà Nội Tổ chức máy quản lý Do đặc điểm công ty hoạt động địa bàn rộng, số lượng công nhân viên sản xuất kinh doanh đông, thời gian nhanh chóng, xác, nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức máy quản lý có đặc điểm riêng Cơng ty bố trí tương đối hợp lý theo mơ hình tổ chức sản xuất trực tuyến chức Cơ cấu tổ chức công ty bao gồm ˗ Tổng giám đốc ˗ Ban giám đốc, phó giám đốc ˗ phòng ban giúp việc gồm: Phòng Tài – Kế tốn, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ, Phòng Tổ chức Lao động, Phòng Chính trị Hành ˗ đơn vị tham gia sản xuất: Bưu cục thư phát , Bưu cục trung tâm khai thác, Bưu cục ngoại dịch, Trung tâm phát hành, Đội xe Sơ đồ tổ chức máy Tổng Cơng ty Cổ phần Bưu VIETTEL ( phụ lục 1) III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng cơng ty Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng hoạt động hành văn phòng SVTH:Trịnh Thị Thu Huế Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng CHỦ ĐỀ XÂY DỰNG MƠ HÌNH HIỆN ĐẠI CHO CƠ QUAN NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MƠ HÌNH NÀY Ngày xã hội ngày phát triển ,các trang thiết bị văn phòng ln cải tiến để phục vụ tốt cho cán làm công tác văn phòng Mơi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc cách thích hợp để tạo cảm giác thoải mái cho người làm việc mơ hình văn phòng đại giúp cho lãnh đạo kiểm sốt cơng việc cách dễ dàng Em muốn giúp quan em xây dựng mô hình văn phòn mở theo kiểu Joyn với trang thiết bị bố trí cách khoa học hi vọng với mơ hình giúp quan em hồn thành cơng việc tốt Văn phòng mở tên gọi dùng cho kiểu thiết kế khơng gian văn phòng mà k sử dụng tường ngăn kín tới trần mà phát triển từ dạng SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 50 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng mơ hình văn phòng - Văn phòng phong cảnh - Văn phòng động - Văn phòng kiểu mỹ Ưu điểm, nhược điểm văn phòng mở + Ưu điểm - Đồ đạc, nội thất văn phòng tháo lắp di chuyển dễ dàng - Nhân viên làm việc theo nhóm tùy nhu cầu cơng việc dễ dàng trao đổi thơng tin - Phá tan ngăn cách, tạo thân mật nhân viên với giữ nhân viên với lãnh đạo - Tiết kiệm không gian + Nhược điểm - Phá vỡ không gian riêng tư người làm việc - Khả bị stress cao SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 51 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng CHỦ ĐỀ ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU, BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM Phòng trị hành tổng hợp thực chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần cho hoạt dộng cơng ty Phòng trị hành có trách nhiệm tổng hợp thơng tin, giúp lãnh đạo quan có đầy đủ thơng tin cần thiết để quản lý hoạt động công ty Các phận phòng hành phối hợp chặt chẽ nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhằm thực chức nhiệm vụ chung phòng cấu hoạt động cuẩ cơng ty Ngồi ra, cấu tổ chức só ưu điểm hạn chế sau:  Ưu điểm - Cán côn nhân viên phòng ham học hỏi, ln sáng tạo công việc - Đảm bảo cung cấp thôn tin cách đầy đủ, kịp thời, xác, đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục - Phối hợp phòng ban cơng ty việc xây dựng kế hoạch thực chương trình; từ dó nâng cao tính khả thi thực hiệu công việc công ty  Hạn chế: - Mối quan hệ đơn vị phòng chưa thống nhất, việc sử lý chồng chéo - việc đăng ký hương trình cơng tác mang tính liệt kê cơng việc chưa cụ thể SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 52 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel Thời gian thực tập qng thời gian khơng dài suốt q trình thực tập công ty tiếp xúc với cơng việc bảo tận tình anh chị phòng giúp em có nhìn khái quát công việc em làm tương lai sau trường Thời gian làm việc giúp em xem xét đánh giá phần cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel Hi vọng đánh giá em phần giúp ích cho cơng ty q trình hồn thiện máy hành Sau đánh giá em ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng cơng ty 1.Ưu điểm 1.1.Hoạt động văn phòng Văn phòng công ty thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, ln đầu phong trào thi đua Công ty, tập thể Việc xếp phân cơng cơng việc văn phòng hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, cơng việc giải cách nhanh chóng hiệu Văn phòng mặt cơng ty, cầu nối lãnh đạo nhân viên, cá nhân đơn vị khác Cơng ty Vì cán văn phòng ln giữ cho tác phong làm việc khoa học, chuyên nghiệp, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sử Quá trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo văn phòng ln đáp ứng u cầu cơng việc, xác, kịp thời, đảm bảo họat động quản lý điều hành lãnh đạo Đội ngũ cán nhân viên người có trình độ chun mơn định lĩnh vực mà phụ trách, giữ vững lập trường, đáp ứng yêu SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 53 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng cầu cơng việc đặt Đa số người có tuổi đời trẻ, động, nhiệt tình sáng tạo Đối việc giao họ tận tâm giành nhiều tâm huyết vào Điểm mạnh đáng nói cơng ty nhân viên đoàn kết, tinh thần làm việc tập thể cao điều sức mạnh lớn để cơng ty vượt qua trở ngại khó khăn ngày khẳng định tên tuổi trình sản xuất kinh doanh Những người lãnh đạo cơng ty người có lực chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm cơng tác lãnh đạo, giải cơng việc nhanh chóng hiệu nhà điều hành có tâm ln ln đặt lợi ích cơng ty lên hàng đầu Tổ chức phân cơng, xếp lao động nhìn chung cán bộ, nhân viên phân công công việc theo chuyên môn đào tạo, không bị chồng chéo công việc nhau, tạo hiệu cao cơng làm việc Bố trí nơi làm việc, chỗ ngồi hợp lý, tạo môi trường làm việc khoa học hiệu Trang thiết bị văn phòng ln lãnh đạo cơng ty quan tâm đầu tư trang thiết bị đầy đủ phục vụ cho công việc, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành lãnh đạo giải công việc 1.2 Công tác văn thư Công tác văn thư cơng ty giải cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo cho hoạt động điều hành lãnh đạo công ty Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo cho công việc công ty giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách ngun tắc cơng ty Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, nhân viên q trình thực thi cơng vụ Cơng tác văn thư công ty thực cách tương đối khoa học xác Cán văn thư học hỏi đồng nghiệp cập nhật văn bản, quy định nhà nước để áp dụng vào công việc 1.3 Công tác lưu trữ Các tài liệu công ty cán lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 54 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tài liệu Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ dược trang bị đầy đủ, đại, đảm bảo hiệu giải công việc Hồ sơ lưu trữ cơng ty xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo quy định nhà nước 1.4 Công tác Hành văn phòng Việc chấp hành nội quy, quy định công ty thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán bộ, nhân viên có ý thức chấp hành đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hồn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên công ty Cán nhân viên văn phòng người có trình độ chun mơn, nhạy bén, động, sáng tạo say mê tìm tòi cơng việc Cơng tác hành văn phòng ln giải cách nhanh chóng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Nhược điểm 2.1 Cơng tác văn phòng Mơ hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống, bố trí theo kiểu rải rác nên không tạo nên liên kết giũa phận với nhau, gây khó khăn q trình làm việc Tổ chức phân cơng, xếp lao động chưa thực hợp lý Vẫn nhiều trường hợp chưa tuân thủ nội quy, quy định công ty làm muộn, không tuân thủ quy định đồng phục, tình trạng bỏ sót cơng việc xảy Sự đạo, điều hành lãnh đạo cơng tác văn phòng chưa thực quan tâm nên hiệu công việc chưa thực tốt chưa thực phát huy hết khả thành viên công ty Nhân văn phòng cơng ty thiếu, chưa có quy mơ nên tiến độ cơng việc đơi chậm Qua quan sát em nhận thấy đa số phận công ty phân công công việc cụ thể theo chuyên nghành đào tạo số cán SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 55 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng đảm nhận thêm số chuyên môn khác Điều làm cho hiệu cơng việc khơng cao sai sót, chí quan lại tốn thêm nhiều chi phí đào tạo chi phí đền bù 2.2 Công tác văn thư Đối với cán văn thư qua thời gian kiến tập em thấy trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai, sai lỗi tả, lỗi viết tắt Mắc nhiều lỗi thể thức như: phông chữ , cỡ chữ, thể thức nội dung, canh lề Hiện tượng trùng số văn bản, tẩy xóa số văn xảy Tủ đựng dấu nhỏ, viêc lập hồ sơ số phòng chưa thực tốt 2.3 Cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ chưa thực coi trọng, chưa nhận thức giá trị tài liệu quan Phòng lưu trữ nhỏ, bố trí khơng hợp lí xếp tài liệu chưa thực gọn gàng Trình độ nhân viên đảm nhận cơng việc văn thư – lưu trữ chưa đài tạo chuyên sâu chuyên nghành lên tay nghề trình độ thấp Những tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, tài liệu bị phân tán phòng ban nên khai thác sử dụng nhiều thời gian gặp nhiều khó khăn 2.4 Cơng tác hành văn phòng Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hành văn phòng nhiều hạn chế, đơi lúc gặp tình trạng hỏng hóc, kẹt giấy ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc Vì cơng tác văn phòng gặp nhiều khó khăn q trình làm việc Chất lượng văn ban hành chưa hoàn hảo mắc số lỗi sai sót nhỏ phần thể thức II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Em nhận thấy Công ty hoạt động theo chế quản lý đồng có SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 56 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng hiệu song bên cạnh kinh nghiệm đáng học tập số vấn đề đáng bàn Để ưu điểm phát huy cách mạnh mẽ nhược điểm khắc phục em xin có số đề xuất sau: Phòng làm việc cần bố trí hợp lí Phòng làm việc lãnh đạo văn phòng cần phải tách riêng với phòng làm việc nhân viên văn phòng Bố trí thêm xanh tạo mơi trường làm việc thống mát dễ chịu Tăng cường phối hợp phòng, ban chun mơn: Sự kết hợp chặt chẽ phòng ban điều kiện để công việc thống xử lý nhanh nhất, ý tưởng sáng kiến đưa vào thực tiễn Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO : Trang bị hệ thống kiến thức bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát có, viết hệ thống tài liệu, cơng bố tài liệu, công bố thực hiện, chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì hệ thống Đầu tư đào tạo người: Con người nguồn lực quan trọng giúp cho doanh nghiệp phát triển đứng vững tình hình kinh tế đất nước Đầu tư phát triển người bước nhanh để phát triển nguồn tư duy, khả sáng tạo Đào tạo nhiệp vụ, kỹ chuyên môn, đào tạo kỹ mềm Đồng thời đưa điều kiện với nhân viên sau họ trải qua trình đào tạo ; thời gian cống hiến làm việc sau ham gia khóa đào tạo bao lâu, chấp nhận số yêu cầu Công ty Đưa đãi ngộ hợp lý nhân viên có thời gian cống hiến lâu năm, chế độ khen thưởng người có thành tích công việc Lãnh đạo công ty cần quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ cần nhanh chóng ban hành văn quản lí cơng tác văn thư lưu trữ Công ty; Đồng thời đưa sách khuyến khích, động viên nhân viên Giúp nhân viên có động lực để làm tốt cơng việc giao SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 57 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Văn phòng cần lên kế hoạch tổ chức thường xuyên đợt huấn luyện, hướng dẫn cán bộ, nhân viên công ty công tác văn thư, lưu trữ co phòng ban khác Cơng ty Để cán bộ, nhân viên Công ty nắm khâu cần thiết trình đào tạo soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu Công ty; Phân công nhiệm vụ, công ciệc cho nhân viên:Khi tuyển dụng nhân viên vào làm việc Cơng ty dựa vào tình hình hoạt động cơng việc cụ thể doanh nghiệp cho tuyển người việc Điều đồng thời việc phân công cho hợp lý Nhân viên làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ Điều này, thuận lợi cho q trình giải cơng việc Không nên để người kiêm nghiệm nhiều công việc gây cân bố trí thời gian công việc không thực theo quy trình, khơng hiệu Ứng dụng phần mềm tiên tiến đa dụng, trang thiết bị đại: Áp dụng thành công nghệ thông tin giúp cho doanh nghiệp theo kịp với thị trường bên ngoài, giảm thiểu tối đa thời gian giải cơng việc Bố trí co phù hợp với mức sử dụng Cơng ty Ví dụ: Áp dụng phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu hồ sơ, phần mềm kế toán doanh nghiệp Sử dụng trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc chuyên môn, công việc đòi hỏi mức độ xác cao SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 58 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng KẾT LUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp khơng thể thiếu văn phòng Văn phòng khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất văn phòng lại thúc đẩy q trình hoạt động hiệu Tại Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel văn phòng nơi diễn hiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ văn phòng giúp hoạt động lãnh đạo công ty công việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Trong q trình thực tập công ty em lần hiểu kiến thức chuyên nghành Tuy nhiên tất lý thuyết áp dụng vào thực tế Đồng thời nhiều vấn đề khơng có nhà trường mà chúng em phải tham gia giải Có thể thấy từ lý thuyết thực tế khoảng cách xa đòi hỏi người cán văn phòng phải biết linh động sáng tạo tình cơng việc Được giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng em làm tất nghiệp vụ người nhân viên văn phòng Mặc dù số lượng cơng việc chưa nhiều giúp em có kinh nghiệm thực tế công việc tương lai em Với cố gắng, nỗ lực cơng việc, em làm tốt công việc giao cung cố kiến thức để hoàn thiện báo cáo Tuy nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót thực công việc giao Một lần em mong nhận đóng góp, bảo thêm Thầy anh chị phòng Cơng ty Cổ phần Bưu Viettel để báo cáo em có kết cao giúp em trang bị kiến thức chuẩn cho công việc văn phòng tương lai Em xin chân thành cảm ơn ! SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 59 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG TÀI CHÍNH PHỊNG KINH DOANH KẾ TỐN SVTH:Trịnh Thị Thu Huế PHỊNG PHỊNG KẾ HOẠCH NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ PHỊNG CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH 60 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHỊNG TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG NHÂN VIÊN VĂN THƯ SVTH:Trịnh Thị Thu Huế NHÂN VIÊN CÔNG TÁC CHẾ ĐỘ NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN LÁI XE LỄ TÂN 61 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC 03 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Cơng ty Quy trình xây dựng Chương trình cơng tác thường kỳ Thu thập tài liệu thông tin Xử lý thông tin Xây dựng thảo Kế hoạch kỳ trước Chủ trương, sách Nhà nước, Tập đồn Thơng tin từ đơn vị công ty Lấy ý kiến góp ý cho thảo Kế hoạch năm Chỉnh sửa thảo Nguồn nhân lực thực tế Công ty Trình Trưởng phòng HCTH duyệt Trình giám đốc cơng ty ký ban hành SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 62 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC Sơ dồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị Tổ chức hội nghị Trước hội nghị Trong hội nghị Sau hội nghị Lên kế hoạch tổ chức hội nghị Duy trì trật tự hội nghị Đọc biên trước toàn hội nghị Lên chương trình nghị Đảm bảo cơng tác hậu cần Lập bảng phân công công việc Soạn thư cảm ơn Ghi biên hội nghị Lên danh sách khách mời Soạn thảo thư mời Dự trù kinh phí SVTH:Trịnh Thị Thu Huế 63 Lớp CĐ QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC Quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo ơng Quy trình tổ chức chuyến cơng tác Trước công tác Trong công tác Sau cơng tác Xác định mục đích chuyến Giúp lãnh đạo giải công việc Thông báo tình hình quan cho lãnh đạo Lập kế hoạch chuyến công tác Đôn đốc giám sát việc thực cơng việc phòng, ban Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến cơng tác Thành lập đồn cơng tác Chuẩn bị tài liệu, kinh phí, phương tiện, nơi ăn nghỉ SVTH:Trịnh Thị Thu Huế Lưu giữ văn bả, giấy tờ tài liệu liên quan tới lãnh đạo Ghi nhật ký công tác Đưa kết vào chuyến cơng tác vòa chương trình cơng tác quan Quyết tốn kinh phí cơng tác Lập hồ sơ chuyến công tác 64 Lớp CĐ QTVP K13A ... lưu trữ công ty - Tham gia phục vụ họp, hội nghị công ty bao gồm công việc chuẩn bị họp, hội nghị - Quản lý sử dụng trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ - Quản lý sử dụng...  Nhân viên phụ trách chế độ đãi ngộ - Là nhân viên Trưởng phòng quản lý cơng tác chế độ cho người lao động - Quản lý hồ sơ tài liệu cán nhân viên công ty - Tham mưu cho Trưởng phòng hình thức...  Nhân viên lễ tân - Chịu trách nhiệm đón tiếp khách tiếp khách trước đưa khách làm việc với lãnh đạo công ty - Có nhiệm vụ mua dụng cụ phục vụ cho cơng việc làm văn phòng - Quản lý trang thiết