Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại công ty CP Bưu chính Viettel

Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp...6 IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL...10 1.Vai trò của v

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

LỜI CẢM ƠN

PHẦN 1KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ

PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL 1

I Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty cổ phần bưu chính VIETTEL 1

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL 1

III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng và hoạt động hành chính của văn phòng 3

2 Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp 6

IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL 10

1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty 10

1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp 10

1.2 Vai trò trong công tác giúp việc hậu cần: 11

1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel 11

1.4 Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel 12 1.5 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13

1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 13

2.Khảo sát về công tác văn thư 13

2.1.Mô hình văn thư của công ty 13

2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Chính trị Hành chính trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty 14

3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 16

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ 16

3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ : 16

PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

CÔNG TY CỔ PHÀN BƯU CHÍNH VIETTEL 19

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và tháng của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel 19

2 Mẫu hóa một số văn bản : 19

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 19

4 .Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại Nhận xét ưu nhược điểm của văn phòng này 19

5 Đánh giá vê cơ cấu tổ chức, bộ máy hoặc phòng hành chính của cơ Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này 19

CHỦ ĐỀ 1 : XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY 20

CHỦ ĐỀ II: MẪU HÓA MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CÔNG TY 27

1 MẪU HÓA 1 QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH 27

2.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY 28

3.MẪU HÓA KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM 44

CHỦ ĐỀ 3: MẪU HÓA CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ CHO CÔNG TY 46

CHỦ ĐỀ 4.XÂY DỰNG MÔ HÌNH HIỆN ĐẠI CHO CƠ QUAN.NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH NÀY 47

CHỦ ĐỀ 5 ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU, BỘ MÁY TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM 49

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50

I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel 50

1.Ưu điểm 50

1.1.Hoạt động của văn phòng 50

1.2 Công tác văn thư 51

1.3 Công tác lưu trữ 51

2 Nhược điểm 52

2.1 Công tác văn phòng 52

2.2 Công tác văn thư 53

2.3 Công tác lưu trữ 53

2.4 Công tác hành chính văn phòng 53

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 53

KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay Chúng tađang sống trong thời kỳ đất nước đi lên theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóasong song cùng với đó là một môi trường sống hiện đại và chuyên nghiệp Chínhđiều đó khiến chúng ta cần phải trang bị cho mình những điều kiện tốt nhất để làmtốt những công việc đòi hỏi tính chuyên môn và tính nghiệp vụ cao

Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho mìnhmột hướng đi đúng, một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, cần phải nhạy bénthay đổi sao cho phù hợp với nền kinh tế của nước ta Vậy doanh nghiệp muốnquản lý, lãnh đạo tốt nhất thì nhất thiết doanh nghiệp phải có một bộ máy hoànthiện, khâu hành chính năng động sáng tạo và không ngừng đổi mới

Hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động vô cùng quan trọng trongđời sống xã hội Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữ cơ quancấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa lãnh đạo với các nhân viên trong nội bộ cơquan Do đó bộ máy giúp việc hành chính trong cơ quan là vô cùng quan trọng,

là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quảhoạt động của một cơ quan, tổ chức Trong mục tiêu đào tạo con người thì việcđào tạo cán bộ, công nhân viên trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóngmột vai trò quan trọng thiết yếu bởi đó là nguồn nhân lực lâu dài giúp các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt các nghiệp vụ về công tác văn thư –lưu trữ, các thủ tục Hành chính, hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại, các quychế làm việc, công tác hậu cần, quản lý cơ sở … trong cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp đó

Nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quản lý Hành chính trong

xu thế phát triển hiện nay và tương lai của đất nước Trường Đại học Nội Vụ HàNội đã đào tạo khối lượng sinh viên khá lớn về công tác Hành chính, trong đó

có nghành Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu xã hội Trong thời gian đàotạo của các trường chuyên nghiệp nói chung và Trường Đại học Nội Vụ nóiriêng, thực tập nghành nghề là một khâu vô cùng quan trọng không thể thiếu, vìđây là quá tích luỹ kiến thức, hiểu hơn về chuyên nghành mình đang theo học.Chính vì vậy với phương châm giáo dục của Đảng “ Học đi đôi với hành, lý luậngắn với thực tiễn”.Nhà trường đã giành một khoảng thời gian để tổ chức chosinh viên đi thực tập nghành nghề nhằm giúp sinh viên – cán bộ văn phòng trongtương lai vận dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhất những kiến thức lý thuyết đãhọc vào công việc thực tiễn tại các xí nghiệp, các cơ quan Hành chính Nhànước…

Thực hiện Quyết Định số :99/QĐ- ĐHNV ngày 01 tháng 02 năm 2016của Hiệu trưởng trường Đại học Nội Vụ về việc Quyết định cử sinh viên đi thựctập tốt nghiệp Căn cứ Quyết định và được sự đồng ý của giám đốc cơ quan thựctập em đã đến thực tập tại Tổng Công ty Cổ Phần Bưu Chính VIETTEL với thờigian từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04 năm 2016 với nội dung tìm hiểu côngtác văn phòng của cơ quan

Những ngày đầu thực tập không tránh khỏi những bỡ ngỡ, lúng túngnhưng em đã nhanh chóng hoà nhập được với môi trường công sở trong quátrình kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhà trường dưới sựhướng dẫn nhiệt tình và chi tiết của Th.S Lâm Thu Hằng - Giảng viên KhoaQuản trị văn phòng, đồng thời được sự chỉ đạo tận tình của cán bộ hướng dẫnAnh Cao Huy Giáp và các cô chú, anh chị trong Phòng Chính trị Hành chính củaTổng Công ty cổ phần bưu chính Viettel đã giúp em làm quen nhanh chóng vớicông việc cũng như trong giao tiếp, giúp em thấy tự tin hơn và em cũng hoànthành tốt kì thực tập ngành nghề

Sau hai tháng thực tập em đã học và tích luỹ cho mình được nhiều kiếnthức, kinh nhiệm, có được cái nhìn khách quan, đầy đủ và trung thực nhất Giúp

em rèn luyện tốt tư duy khoa học trong khâu giải quyết công việc, đòng thờiphát triển được các kĩ năng trong giao tiếp qua những cuộc họp và đón tiếp

khách đến cơ quan Được làm việc trong môi trường thân thiện, năng động nên

em có cơ hội tiếp xúc , học hỏi sự sáng tạo của các nhân viên trong công ty

Qua đây Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Nhà trường, thầy côgiáo và toàn thể các cô chú, anh chị đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kỳ thực tậpngành nghề của mình./

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian hai tháng thực tập tại công ty em đã dần hoàn thiện vềcác kĩ năng các nghiệp vụ văn phòng Để được như vậy em xin gửi lời cảm ơnđến Cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn emtrước khi em đi thực tập tại cơ quan tạo cho em sự tự tin cần thiết khi bước chânvào môi trường mới Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Qúy Công ty nơi

em kiên tập, các anh chị trong công ty và đặc biệt là các anh chị trong phòngChính trị – Hành chính đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình em thực tậptại đây

Sau khi kết thúc thời gian thực tập, đã thu thập thông tin, tài liệu dựatrên những yêu cầu của nhà Trường của Khoa đề ra cũng như sự hướng dẫn của

Cô Lâm Thu Hằng - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng với những trảinghiệm thực tế trong thời gian thực tập Em đã tổng kết lại thành bài báo cáonày với các nội dung như sau:

Phần I Khảo sát công tác văn phòng của Tổng Công Ty Cổ phần BưuChính VIETTEL

Phần II: Chuyên đề thực tập : Nghiệp vụ hành chính của Tổng công ty cổphần bưu chính VIETTEL

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần IV Phụ lục

Trong thời gian thực tập, mặc dù em đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thậpthông tin, tài liệu nhưng do sự giới hạn về thời gian và hiểu biết về lý luận cũngnhư thực tiễn còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy,

em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện và rútkinh nghiệm từ bài báo cáo

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016

Sinh viên

Trịnh Thị Thu Huế

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL

I Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty cổ phần bưu chính VIETTEL

Giới thiệu vài nét về công ty

Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL thành lập ngày 1 tháng 7năm 1997 là một đơn vị thành viên của Tập đoàn Viễn thông Quân độiVIETTEL Công ty được thành lập ban đầu là một trung tâm Bưu chính với 5người, 1 dịch vụ và 10 khách hàng đầu tiên là các đơn vị quân đội Sau 18 nămxây dựng và phát triển cùng đội ngũ công nhân viên nhiệt huyết vị thế của Bưuchính Viettel ngày càng được khẳng định trên thị trường trong nước và ngoàinước

Là đơn vị kinh doanh các dịch vụ : Chuyển phát nhanh trong nước à quốctế; Vận tải hành khách –hàng hóa chuyên tuyến quốc tế; Phát hàng thu tiền(COD); Cho thuê kho bãi; Viễn thông; Văn phòng phẩm; Vé máy bay, dịch vụLogistics… Năm 2009, với một Công ty thành viên đang kinh doanh tạiCampuchia Bưu chính VIETTEL trở thành doanh nghiệp bưu chính Việt Namđầu tiên mạnh dạn đầu tư kinh doanh ra thị trường nước ngoài Là doanh nghiệptiên phong mở đường cho nghành bưu chính phát triển mạnh mẽ tại thị trườngnước ngoài khốc liệt

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL

a.Chức năng

˗ Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa

˗ Đại lý kinh doanh dịch vụ phát hành báo

Trực tiếp tổ chức triển khai, phát triển kinh doanh dịch vụ bưu chính vàcác dịch vụ gia tăng trên mạng bưu chính trên toàn quốc

b Nhiệm vụ - quyền hạn

˗ Khai thác các ngồn báo chí trong và ngoài nước từ khâu nhận đặt mua,tổng hợp nhu cầu, phân phối, cung cấp cho các bưu cục, phát báo đến tay ngườiđọc nhanh chóng, chính xác

˗ Tìm kiếm các cơ hội và các đối tác kinh doanh, kinh doanh đa lĩnh vực

˗ Ngiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm các cơ hội kinh doanh ở cácthị trường nước ngoài

˗ Xây dựng kế hoạch tài chính trong lĩnh vực kinh doanh chuyển phát tổchức và theo dõi thực hiện các hoạt động tà i chính theo kế hoạch đã được tậpđoàn phê duyệt

˗ Quản lý các chi nhánh, bưu cục trực thuộc Tổng công ty hoạt độngtrong lĩnh vực bưu chính trên toàn quốc

˗ Khảo sát đánh giá ý kiến khách hàng thông qua hệ thống chăm sóckhách hàng

˗ Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng

1 Cơ cấu tổ chức của công ty

˗ Tên công ty : TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL

˗ Tên dao dịch quốc tế :VIETTEL POST JOINT STOCKCORPORATION

˗ Tên công ty viết tắt: VTP

˗ Trụ sở chính : Số 1 Giang Văn Minh , Kim Mã, Ba Đình , Hà Nội

˗ Trụ sở làm việc: Tòa nhà N1, Km số 2 Đại lộ thăng long, Mễ Trì , TừLiêm, Hà Nội

Tổ chức bộ máy quản lý

Do đặc điểm của công ty hoạt động trên địa bàn rộng, số lượng công nhânviên sản xuất kinh doanh đông, thời gian nhanh chóng, chính xác, nên việc tổchức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có đặc điểm riêng Công ty bố trítương đối hợp lý theo mô hình tổ chức sản xuất trực tuyến chức năng

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm

˗ Tổng giám đốc

˗ Ban giám đốc, phó giám đốc

˗ 5 phòng ban giúp việc gồm: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kinhdoanh, Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ, Phòng Tổ chức Lao động, Phòng Chính trịHành chính

˗ 5 đơn vị tham gia sản xuất: Bưu cục thư phát , Bưu cục trung tâm khai

thác, Bưu cục ngoại dịch, Trung tâm phát hành, Đội xe

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL (

a Phòng Chính trị Hành chính có chức năng tham mưu – tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể cơ quan :

+ Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt

đơn vị đoàn thể cơ quan như công tác thi đua khen thưởng, lao đọng tiên tiến

+ Tham mưu trong công việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quanduyệt ban hành

+ Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần,tháng, quý, năm đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch Điều phối cáchoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp , hội nghị hội thảo …

Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bọ trong cơ quan

Giúp giám đốc nắm bắt và tổng hợp, xử lý thông tin phản ánh tình hìnhhoạt động của công ty

b.Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng chính trị hành chính

+ Trình ban Giám đốc công ty các chương trình làm việc công tác theotuần, tháng, quý, năm

+ Quản lý, xử lý công văn đi, công văn đến, tổ chức thực hiện công tácvăn thư và lưu trữ tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhànước, quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ, tài liệu của Công ty

+ Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc thựchiện chương trình, kế hoạch đó, sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,tháng, năm của Công ty

+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cho cán

bộ nhân viên trong công ty nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật Phối hượp vớicác phòng ban kiểm tra tổ chức thi nâng bậc

+ Quản lý và tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty

+ Phục vụ tốt trong công tác hành chính để Ban Giám đốc thuận tiệntrong việc chỉ đạo, điều hành, các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt

+ Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ , đề bạt, bổ nhiệm, miễnnhiệm, nâng lương cho cán bộ nhân viên theo phân cấp của Công ty theo Quy

+ Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện phương án sắp xếp, cải tiến tổchức sản xuất và quản lý theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.

+ Dự trù kinh phí hàng năm, quý; dự kiến phương pháp hạn mức kinh

phí, cân đối chi phí hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ nhânviên trong công ty

+ Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, tiếpkhách trong Công ty

+ Quản lý việc mua sắm và bảo vệ các loại tài sản, cơ sở vật chất củaCông ty

+ Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức Công ty: Tổ chức bộmáy, thành lập mới , giải thể, sát nhập, tách chia các đơn vị, bộ phận phù hợptình hình của Công ty

+ Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báochí theo địa chỉ quy định về quản lý văn bản

+ Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của từng bộ phận theođúng quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và Pháp luật

+ Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý VPP theođúng chế độ

+ Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ công tác HC – NS củaCông ty

+ Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hànhchính quản trị Thực hiện công tác chăm sức khỏe khám sức khỏe định kỳ chocán bộ công nhân viên trong Công ty, cấp phát thuốc đối với các bênh thôngthường

+ Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.+ Quản lý các hồ sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO- 2008, các Hồ sơ pháp lý của công ty theo chức năng quy định củaphòng

+ Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ cho các cuộc đại hội, hội họp;

chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày

+ Tổ chức các chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng bảo vệnhằm đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty

+ Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật

tự an ninh khu vực và toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trựcthuộc công ty

+ Theo dõi, đôn đốc các phòng thưc hiện các nhiệm vụ mf lãnh đạo giaophó

+ Thông báo kết luận các cuộc họp do lãnh đạo Công ty chủ trì

+ Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty

2 Cơ cấu tổ chức của phòng Chính trị Tổng hợp

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty bao gồm:

 Trưởng phòng

 Phó phòng

 Cán bộ nhân viên văn phòng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ( phụ lục 2)

Việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong phòng như sau:

+ Trưởng phòng Chính trị Hành chính: Là người lãnh đạo mọi hoạt

động của văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo đúng pháp luật củanhà nước quy định và quy chế hoạt động của Công ty:

˗ Giúp ban giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty

˗ Giúp ban giám đố công ty tổ chức và giám sát mọi hoạt động chung củacông ty

˗ Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do cácPhòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp

˗ Thừa lệnh giám đốc ký kết luận thông báo của công ty đối với một sốcông việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy mời dự họp … Được ký vào các văn bản trình giám đốc , phó giám

đốc ký ban hành

˗ Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên vănphòng theo chế độ Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho côngchức, viên chức trong văn phòng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nângcao trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng

˗ Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trìnhgiám đốc phê duyệt

˗ Được Trưởng phòng giao cho phụ trách các công việc khi cần thiết, kýthay trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụcho hoạt động của Công ty và Ban Giám đốc

+ Cán bộ nhân viên văn phòng

 Nhân viên phụ trách lưu trữ

˗ Là nhân viên chịu trách nhiệm chính sách về công tác văn thư – lưu trữ

- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty

- Kiểm tra, rà soát văn bản của công ty; lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệucủa công ty

 Nhân viên phụ trách chế độ đãi ngộ.

- Là nhân viên Trưởng phòng quản lý công tác chế độ cho người laođộng

- Quản lý hồ sơ tài liệu của cán bộ nhân viên trong công ty

- Tham mưu cho Trưởng phòng các hình thức khen thưởng, khuyếnkhích tinh thần cán bộ công nhân viên cũng như hình thức xử lý những trườnghợp vi phạm kĩ thuật luật

 Nhân viên lễ tân

- Chịu trách nhiệm đón tiếp khách và tiếp khách trước khi đưa khách đilàm việc với lãnh đạo công ty

- Có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công việc làm của vănphòng

- Quản lý các trang thiết bị được tranng bị trong phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO TRƯỞNG PHÒNG CHÍNH TRỊ

HÀNH CHÍNH

Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc

Thời gian làm việc Giờ Hành chính

Ngày nghỉ Chủ nhật, ngày lễ theo quy định

của pháp luật

I.MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC

Tham mưu cho giám đốc và tổ chức thực hiện công việc hành chính củacông ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực đối với các đốitác và tổ chức bên ngoài của công ty Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trướcgiám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng

5 Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát thực hiện về tật tự an toàn laođộng, vệ sinh an toàn lao dộng và phòng chống cháy nổ

6 Tham mưu đề xuất cho giám đốc về công tác hành chính của công ty

8 Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

9 Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng hành chính

10 Sắp xếp kế hoạch lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhânviên trong văn phòng

11 Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của công nhân viên trongphòng, đánh giá thực hiện công nhân viên trực thuộc

12 Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trongphòng

13.giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận của các cá nhântrong bộ phận khác dựa trên nội quy quy định Công ty và pháp luật hiện hành

14 Thừa uỷ nhiệm của Ban giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thịcủa ban giám đốc để nhân viên trong công ty thực hiện

15 Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được ban giám đốc ủy quyền

16 Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phònghành chính

17 Thừa ủy quyền của ban giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến

các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện đúng theo đúngnội dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban giám đốc

III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

1.Hệ thống thông tin liên lạc,thông tin quản lý trong nội bộ công ty đượcquản lý, vận hành đúng theo quy trình, quy định

2 Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát3.Công ty y tế, khám chữa bệnh phục vụ cho nhân viên, khám chữa bệnhđầy đủ

4 Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn được hoạt động ổn địnhphát hiện và sữa chữa đúng tiêu chuẩn theo quy định

5 Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy và chế độ báo cáo của phòng

IV.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL

1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty

1.1 Vai trò trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hơp

˗ Phòng Chính trị hành chính là bộ phận tham mưu giúp việc cho thủtrưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập sử lý thôngtin hỗ trợ cho những hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ

sở vật chất kỹ thuật toàn bộ hoạt động của cơ quan

˗ Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báocáo Thực hiện vai trò tư vấn cho giám đốc về nội dung và thể thức của văn bản.Ghi chép, quản lý hồ sơ, tài liệu cho các phiên họp

˗ Thực hiện các công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết các văn bản, giấy

tờ Quản lý tổ chức công tác nhân sự trong nội bộ công ty

˗ Giữ vai trò trong việc tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, xử lý vàtổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo nguồn thông tin chính xác,

tin cậy

Ví dụ:

Giám đốc ban hành quyết định về công tác thi đua khen thưởng thường

kỳ, phòng Chính trị Hành chính sẽ có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo lấy

đề xuất của bộ phận phụ trách về nhân sự và lập danh sách 03 nhân viên xuất sắcnhất để khen thưởng

1.2 Vai trò trong công tác giúp việc hậu cần:

˗ Giúp lãnh đạo trong công việc thực hiện công tác Lễ tân phục vụ tronghội nghị, hội họp

˗ Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý tu sửa cơ sởvật chất kỹ thuật, phương tiện đảm bảo cho quá trình hoạt động của Công ty

˗ Tổ chức và thực hiện công tác y tế bải vệ sức khỏe cho cán bộ côngnhân viên; đảm bảo trật tự an toàn trong công ty

˗ Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cholãnh đạo giúp lãnh đạo xây dụng các kế hoạch, chương trình công tác để tiếnhành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc trồng chéo, theo dõi cácđơn vị thực hiện kế hoạch

Ví dụ:

Khi công ty có các cuộc họp quan trọng thì phòng hành chính Tổng hợpphải chuẩn bị trước các văn bản có liên quan đến cuộc họp đó, chuẩn bị kinhphí, tài liệu, cơ sở vật chất, chuẩn bị công tác lễ tân, văn nghệ cho cuộc họp

1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel

˗ Chương trình công tác thường kỳ là văn bản của Công ty nó thể hiệncác mục tiêu đề ra các phương pháp để hoàn thiện mục tiêu đó Chương trìnhcông tác thường kỳ là cơ sở để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của Công ty

˗ Nó giúp cho thủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó

cơ quan sẽ hoạt động tốt hơn và dễ hơn Chương trình công tác phải phù hợp vớikhả năng chuẩn bị và thời gian Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự

 Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

Công ty Cổ phân Bưu chính Viettel nhìn chung là tương đối phù hợp với quátrình hoạt động của Công ty và tình hình phát triển chung của xã hội, việc xâydựng chương trình công tác đã tạo tiền đề thúc đẩy cho sự phát triển của công

ty Chương trình công tác thường kỳ giúp công ty xác định được mục tiêuphương hướng, mục đích để triển khai công việc Phối hợp cho việc hoạt độnggiữa các phòng, ban chức năng trong công ty và sự quản lý chỉ đạo của giám đốc

 Hạn chế : Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cò một số hạn chế cơ bản như cáccông việc được đưa vào chương trình công tác thường kỳ vẫn còn đôi chútchồng chéo, các thông tin thu thập để xây dựng báo cáo thường kỳ vẫn chưahiệu quả cụ thể vẫn còn trùng lặp, nhiều công việc vãn còn tồn đọng chưa giảiquyết xong

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty

(Phụ lục 3 kèm theo)

1.4 Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty Cổ phần Bưu chính

Công tác tổ chức Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhànước, là một khâu quan trọng của nghiệp vụ hành chính Đó là một cách thứcgiải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp thực hiệnlãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyềntheo quy định của pháp luật

Công tác tổ chức cuộc họp được phòng Chính trị Hành chính chuản bị chuđáo, lập kế hoạch trình giám đốc phê duyệt

Phòng Chính trị Hành chính tổng hợp có trách nhiệm phối hợp với cácphòng, ban có liên quan, chuẩn bị các tài liệu có liên quan, chuẩn bị các cơ sởvật chất kỹ thuật trong các cuộc họp, chương trình đại hội

Sơ dồ hóa công tác tổ chức hội nghị

(phụ lục 04 kèm theo)

1.5 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan Các chuyến đi công tác của thủ trưởng cơ quan cần phải chuẩn bịtrước một cách cẩn thận chu đáo

˗ Nhân viên trong công ty phải chấp hành theo nội quy đã quy định vềvăn hóa giao tiếp ứng sử

˗ Tác phong chuyên nghiệp và chấp hành đúng về trag phục đeo thẻ khi

và cơ quan

˗ Thực hiện giờ hành chính theo quy định chung của cơ quan

˗ Được nghỉ những ngày lễ theo quy định của nhà nước và đươc thưởngchế độ những ngày lễ của thuộc đặc thù của nghành

2.Khảo sát về công tác văn thư

2.1.Mô hình văn thư của công ty

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,

sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước Công tác văn thư là

bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổchức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào côngtác Văn thư làm tốt hay không Vì vậy công tác Văn thư là một trong nhữngtrọng tâm được tập trung đổi mới

Công tác Văn thư của Công ty cổ phần Bưu chính viễn thông Viettel đượcđặt dưới sự quản lý Phòng Chính trị Hành chính với mục đích nâng cao hiệu quảcủa công tác văn thư tổng quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực

tế của Công ty, công tác văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đônđốc của lãnh đạo và trưởng phòng chính trị hành chính đã làm tốt công tác này

Công tác văn thư được tổ chức dưới hình thức tập trung, tất cả các vănbản đến văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận Văn thư công ty, sau đó cán

bộ văn thư sẽ làm các khâu nghiệp vụ như tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, vănbản , xin chữ ký và đóng dấu ( đối với văn bản đi )

Trong quá trình hoạt động Công ty đã ban hành các văn bản nhằm chỉđạo hướng dẫn công tác Văn thư, đặc biệt là ban hành các văn bản ở lĩnh vựcnày Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

Vụ về hướng dẫn thể hức và trình bày văn bản Hành chính

2.2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Chính trị Hành chính trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty

Công tác Văn thư của Công ty được đặt dưới sự quản lý phòng chính trịhành chính và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng với mục đích nângcao hiệu quả của công việc Văn thư công ty trong quá trình giải quyết công việc

Mục đích chính của công tác Văn thư là tạo nên văn bản – công cụ quan

trọng để thiết lập thể chế hành chính, đảm bảo thông tin cho việc quản lý, chỉđạo điều hành công việc của công ty Những văn bản quy định về những vấn đềlớn cơ bản đã được thảo luận thông qua nội dung vấn đề và do giám đốc công ty

ký văn bản hoặc phó giám đốc ký thay khi được giám đốc ủy quyền

˗ Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: lãnh đạo văn phòng chỉđạo nhân viện trong văn phòng soạn thảo văn bản theo đúng thể thức, nội dungtheo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhnhư :Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan chủ quản, số ký hiệu, địa danh Thựchiện tốt việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký banhành; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty phải thực hiện theođúng thẩm quyền quy định, tránh tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

˗ Quản lý và giải quyết văn bản: Thực hiện quản lý văn bản đến – vănbản đi của cơ quan theo đúng hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướngdẫn quản lý văn bản đi văn bản đến Việc quản lý và giải quyết văn bản củacông ty, văn phòng và các dơn vị khác luôn được bảo quản tốt, đúng quy trình;đảm bảo đúng về thẩm quyền, nội dung, hình thức văn bản trước khi ký banhành đáp ứng phù hợp với như cầu công việc

˗ Quản lý con dấu: được thực hiện theo quy định tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của chính phủ vê việc quản lý và sử dụng condấu và Thông tư liên tịch số 07/08/2001/TTLT-LT ngày 06/05/2002 của BộCông An và ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy địnhtại Nghị định số 58 Con dấu của công ty được cất giữ cẩn thận trong cũng nhưngoài giờ làm việc, dấu được để trong ngăn kéo đặt tủ và khóa chắc chắn

˗ Lập hồ sơ hiện thành: Mặc dù đã được lãnh đạo văn phòng hướng dẫn

về cách lập hồ sơ nhưng một số phòng, ban vẫn chưa thực hiện tốt

Đánh giá: Nhìn chung trong quá trình thực hiện việc quản lý, chỉ đạo

công tác Văn thư trong Công ty đã được tổ chức thực hiện rất tốt Tuy nhiên đểcông tác Văn thư trong cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra,đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn nữa

3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được giám đốc vàlãnh đạo văn phòng rất quan tâm Để bảo quản tài liệu được tốt và thuận tiện choviệc tra cứu tìm tài liệu, lãnh đạo cơ quan có quy định trong bản Nội quy, quychế chức năng nhiệm vụ phân cấp quản lý và chế độ làm việc của Công ty yêucầu tại các phòng ban lưu trữ văn bản, tài liệu của đơn vị mình một cách cẩnthận

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Công tác Lưu trữ của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel được tổ chứcdựa theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòngChính trị Hành chính Tài liệu trong công ty chủ yếu là tài liệu sản sinh trongquá trình hoạt động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ; tài liệu chủ yếu

là do các phòng, ban soạn thảo và được bổ sung vào lưu trữ của Công ty

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo phông theo mộtphương án phân loại Công ty lựa chọn theo phương án chỉnh lý “thời gian – mặthoạt động”

Các bước chỉnh lý tài liệu của Công ty được tiến hành như sau :

˗ Phân chia tài liệu chỉnh lý

˗ Lập hồ sơ

Quá trình phân loại hồ sơ phải ghi rõ tiêu đề hồ sơ và ghi vào mảnh gàigắn vào hồ sơ Biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến sau đó biên mục chính thứcvào bìa hồ sơ nôi dung trên bìa hồ sơ phải ghi rõ : tên phông lưu trữ, tên đơn vị

tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì và thời hạnbảo quản, số lưu trữ, sắp xếp tài liệu trên giá tủ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ :

Bảo quản tài liệu lưu trữ là biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dà tuổi thọ

và đảm bảo an toàn cho tài liệu Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc rấtquan trọng và cần thiết nhằm tránh cho tài liệu bị hư hỏng và mất mát

Ở công ty tài liệu sau khi được sắp xếp xong thì Trưởng phòng Chính trịHành chính có trách nhiệm giao cho chuyên viên văn phòng bảo quản tài liệuvào cặp, hồ sơ để trên giá hoặc tủ Đối với những tài liệu quan trọng thì phải bảoquản cẩn thận và đưa vào tủ khóa cẩn thận tránh tình trạng mất mát, lạc hồ sơ.Ngoài ra, để bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ thì công ty cần có những thiết bịchuyên dụng, thiết bị phòng cháy nổ, thiết bị chống ẩm mốc

Cơ quan đã dựa vào Luật Lưu Trữ, Thông tư 04/3013/TT- BNV ngày 16tháng 4 năm 2013 để xây dựng lên một quy chế riêng và áp dụng trên toàn bộTổng công ty

Nhận xét và giải pháp kiến nghị về công tác Văn thư Lưu trữ của Côngty:

Trong quá trình thực tập tại công ty em thấy công tác Văn thư Lưu trữ củacông ty được tổ chức một cách rất khoa học, có những mặt tích cực đang dần đivào nề nếp Mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định, chỉ thị của cấptrên một cách nghiêm chỉnh, cán bộ phụ trách có tinh thần trác nhiệm cao cótình độ chuyên môn vững vàng góp phần thúc đẩy công tác Văn thư- Lưu trữngày càng ổn đinh

Bên cạnh đó em xin được nêu ra một vài ý kiến góp ý kiến và nhận xét vềCông tác Lưu trữ của công ty như sau:

 Ưu điểm :

˗ Nhận thức rõ vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác Văn thư lưutrữ và củng cố, hoàn thiện tổ chức làm công tác văn thư Lưu trữ một cách thốngnhất và đi vào hoạt động có nề nếp

˗ Công ty đa có đầu tư vào thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ,đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảophục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu nhập tài liệu của các phòng ban trong

những năm tiếp theo

˗ Đội ngũ cán bộ Văn thư – Lưu trữ đa được quan tâm và được bồidưỡng nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần tráchnhiệm trong công việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng

˗ Đầu tư xây dựng thiết bi ngày càng coi trọng, đa xây dựng các quy chế

xử lý công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước và quy định củaCục Văn thư – lưu trữ của Nhà nước

 Hạn chế: Mặc dù công tác Văn thư – lưu trữ của công ty đa được thựchiện theo đúng quy định nhưng bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn một sốnhững hạn chế sau

˗ Chưa chú trọng đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng để bảo quản Tàiliệu lưu trữ, nhất là việc khôi phục tài liệu, nghiên cứu xử lý những sự cố đốivới kho lưu trữ tài liệu

˗ Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, một số tài liệugiao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chấtlượng

˗ Công tác phân loại tài liệu tiến hành chậm và hạn chế, đối tượng thamgia vào việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế nên không thể làm được các bước theoyêu cầu nghiệp vụ

˗ Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu chưa đầy đủ, vì vậy rất khókhăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu và thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu cótrong kho lưu trữ

˗ Việc hiện đại hóa công tác Văn thư lưu trữ, nhất là việc đưa ứng dụngcông nghệ thong tin hiện đại vào việc quản lý hồ sơ tài liệu nhưng vẫn còn gặpmột số khó khăn nhất định

PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHÀN

˗ Soạn thảo quy chế văn thư lưu trữ

˗ Kế hoạch hội nghị tổng kết năm

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan

Mẫu hóa chương trình nghị sự

4 .Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại Nhận xét ưu nhược điểm của văn phòng này

5 Đánh giá vê cơ cấu tổ chức, bộ máy hoặc phòng hành chính của

cơ Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu

tổ chức bộ máy văn phòng này

CHỦ ĐỀ 1 : XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ

HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY

Đơn vịchủ trì

ĐịaĐiểm

Ghichú

Thứ 2 11/4 8h30’ Họp giao

ban côngtác tuần

Ban giámđốc,Trưởngcácphòngban,Trưởngcác bưucục

Phòngchính trịhànhchính

Phònghọp

Thứ 3 12/04 14h00 Làm việc với

công ty cổ

Tổnggiám đốc,

Phòngchính trị

Phònghọp

phần bưuchính Viettelchi nhánhninh bình vềviệc quyếttoán thuế

ban giámđốc, giámđốc chinhánh

hànhchính

Thứ 4 13/04 14h00 Kiểm tra bưu

cục chuyểnphát Quận BaĐình vàQuận Tây Hồ

Thànhphần theoquy định

PhòngChính trịHànhchính

Số 14NguyễnHoàngTôn ,Qu

ận TâyHồThứ 5 14/4 8h30 Họp hội đồng

kỷ luật; Họpcông tác thiđua khenthưởng chocán bộ, côngnhân viênxuất sắc

Ban giámđốc,Trưởngcác đơn

vị vàTrưởngcác bưucục

Thànhphần theoquy định

Phònghọp

Thứ 6 15/4 14h00 Họp chuẩn bị

đại hội côngđoàn Công ty

Phó giámđốc vàtrưởngcác đơnvị

Phòngchính trịhànhchính

Phònghọp

Thứ 7 16/4 8h30 Họp giao ban

công tác tuần

Ban giámđốc vàtrưởngcác đơnvị

PhòngChính trịhànhchính, Tổchức cán

bộ

Phònghọp

STT Nội dung công việc Thời gian

thực hiệncông việc

Phân công trách nhiệm

công việc

1 Than gia lớp tập huấn phòng

chống cháy nổ năm 2016 tại

đoàn Viễn thông Quân đội

Viettel

chính và phòng tổ chức

cán bộ

5 Cử một số cán bộ đi dự hội

thảo “ Nâng cao chất lượng

quản lý doanh nghiệp”

I.MỤC ĐÍCH ,YÊU CẦU

1.Căn cứ triển khai công việc trong năm 2015

2.Đảm bảo tiến độ thực hiện công việc theo Kế hoạch

II.

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

STT Nội dung công việc Thời gian Ghi chú

1 -Họp giao ban đầu năm

niên

-Kiểm tra việc kinh doanh

một số mặt hàng của Công

ty

4 -Tổ chức Hội thảo “ Ưng

dụng công nghệ thông tin

trong công tác Văn phòng

-Cử một số cán bộ đi tập

huấn Thanh Hóa

-Tổ chức lớp đào tạo nghiệp

quản trị giữa Ban Giam đốc

với Tập đoàn Viễn thông

Quân đội Viettel

Tháng 5 Hình thức họp:

Họp qua cầu truyền hình

6 -Kiểm kê toàn bộ tài sản của

trong Công ty

-Tổ chức đi nghỉ mát cho

cán bộ, công nhân viên

-Tiếp tục triển khai mạng

giải quyết BHXH cho cán

bộ, công nhân viên trong

đua khen thưởng cho cán

bộ, công nhân viên trong

công ty

-Lập danh sách khen thưởng

Tháng 11 Danh sách khen

thưởng gồm 5 cán bộ và 5 công nhân viên

12 -Lên kế hoạch cho chương

trình kỷ niệm ngày Quân

đội nhân dân Việt Nam

-Tổ chức Hội nghị tổng kết

công tác năm 2016

III.TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Yêu cầu các phòng ban ,đơn vị căn cứ theo Kế hoạch để triển khai công

việc cho phòng ,ban, đơn vị mình

GIÁM ĐỐC

NGUYỄN DUY TUẤN

CHỦ ĐỀ II: MẪU HÓA MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CÔNG TY

1 MẪU HÓA 1 QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH

GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETEL

Căn cứ Quyết định số….về việc bổ nhiệm giám đốc điều hành ngày…

tháng…năm

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc điều hành

số …ban hành ngày ….tháng …năm

Căn cứ theo quy chế khen thưởng của công ty

Xét đề nghị của Trưởng phòng Chính trị hành chính

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1: Khen thưởng đối với các cán bộ, công nhân viên sau :

Điều 2: Hình thức khen thưởng như sau :

Điều 3: Trưởng phòng Chính trị hành chính, Trưởng Tài chính – kế

toán ,trưởng các phòng ban khác và các cán bộ, công nhân viên có tên tại Điều 1chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này /

GIÁM ĐỐC

NGUYỄN DUY TUẤN

2.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY

TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN

BƯU CHÍNH VIETTEL

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do –Hạnh phúc

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU

CHÍNH VIETTEL

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-BCVT ngày tháng năm củaCông ty Cổ phần Bưu chính Viettel về việc ban hành Quy chế công tác văn thưlưu trữ của Công ty)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên làm việc tạiCông ty Cổ phần Bưu chính Viettel

Công tác Văn thư Lưu trữ quy định Quy chế này bao gồm các công tácsoạn thảo văn bản, xử lý văn bản, công văn, tài liệu, hồ sơ hiện hành và quản lý,

sử dụng con dấu, các công việc thu nhập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tàiliệu thống kê, bảo quản theo đúng nguyên tắc văn thư bảo mật

Điều 2: Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ

1.Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel có trách nhiệm :

˗ Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật ban hành để quy định vàhướng dẫn thực tiễn các chế độ về công tác Văn thư Lưu trữ

˗ Kiểm tra viêc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ