PHẦN I 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Hòa Phát 1.1.1 Chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn của công ty Do là của tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Chức năng của công ty Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực: Sắt thép xây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản, gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi và chăn nuôi. Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới. Công ty cổ phần Tập đoàn hòa phát nắm vai trò là công ty mẹ . giám sát điều hành các công ti con hoạt động Nhiệm vụ, quyềnhạn của công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty. Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn. Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty. Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật. Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Trang 1A LỜI NÓI ĐẦU
Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trong trong chương trình đàotạo danh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội.”học luôn đi đôi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là mộtnhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làmquen với công việc chuyên môn, tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường
có nhiều kỹ năng tìm việc Đối với nghề văn phòng hay các ngành đào tạo kháccủa trường Kiến tập là một công việc thiết thực, không những giúp cho sinhviên được hòa mình vào thực tế, được kiểm nghiệm kiến thức đã học bằng thựctiễn, rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mà còn hình thành phong cách làmviệc chuyên nghiệp, văn hoá ứng xử nơi công sở của một cán bộ văn phòngtrong tương lai
Đối với bản thân tôi, trong quá trình kiến tập tại phòng Hành chính Công
ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã thu được nhiều kinh nghiệm quý báu và cóđược những trải nghiệm thú vị Được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế,tôi đã hiểu thêm về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động thực tế của các cá nhântrong văn phòng, ngoài ra là công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản, công táchậu cần, công tác quản trị thiết bị văn phòng Kết thúc thời gian kiến tập, sinhviên phải thể hiện những điều đã học, đã tìm hiểu trong báo cáo kiến tập Báocáo kiến tập là sự phản ánh chính xác, khách quan nhất quá trình mà sinh viên đikiến tập và có thể là cơ sở để đánh giá và xếp loại sinh viên Vận dụng nhữngkiến thức đã được các thầy cô trực tiếp giảng dạy tại trường Đại học Nội vụ HàNội và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòng cơ quan, tôi đã hoànthành chương trình kiến tập và sản phẩm kiến tập của mình
Trang 2B GIOI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HÒA PHÁT (CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT ĐÓNG VAI TRÒ LÀ CÔNG TY
MẸ ,VÌ VẬY SẼ GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT)
Tập đoàn Hòa Phát là một trong những Tập đoàn sản xuất công nghiệp tưnhân hàng đầu Việt Nam Khởi đầu từ một Công ty chuyên buôn bán các loạimáy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnh vựcNội thất (1995), Ống thép (1996), Thép (2000), Điện lạnh (2001), Bất động sản(2001) Năm 2007, Hòa Phát tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, trong đó Công
ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát giữ vai trò là Công ty mẹ cùng các Công ty thànhviên và Công ty liên kết Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chính thức niêm yết cổphiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng khoán HPG Tínhđến tháng 3/2016, Tập đoàn Hòa Phát có 18 Công ty thành viên
Sơ đồ mô hình hoạt động Tập đoàn Hòa Phát:
Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực: Sắt thépxây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản,gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp
Trang 3gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi và chăn nuôi Đến thời điểm hiện tại, sản xuấtsắt thép xây dựng là lĩnh vực sản xuất cốt lõi chiếm tỷ trọng gần 80% doanh thu
và lợi nhuận toàn Tập đoàn
Đối với lĩnh vực sản xuất thép xây dựng, Tập đoàn Hòa Phát là chủ đầu tưDự án Khu liên hợp sản xuất gang thép tại Hải Dương Giai đoạn 1 của Khu liênhợp được đầu tư từ năm 2008 đến cuối 2009 đi vào hoạt động với tổng đầu tư2.500 tỷ đồng Giai đoạn 2 được đầu tư từ cuối năm 2010 và đi vào hoạt độngcuối năm 2012 với tổng đầu tư 3.300 tỷ đồng Phát huy lợi thế từ hạ tầng sẵn có,lợi thế của việc đầu tư sản xuất từ thượng nguồn nguyên liệu ( sản xuất sắt thépxây dựng từ quặng sắt) Tập đoàn Hòa Phát hiện đang triển khai giai đoạn 3 khuliên hợp với tổng đầu tư 3.800 tỷ đồng, dự án dự kiến đi vào vận hành vào quý 1năm 2016 Hiện nay, Hòa Phát là 1 trong 3 doanh nghiệp sản xuất thép xây dựnglớn nhất Việt Nam với thị phần 22%
Tập đoàn Hòa Phát chính thức tham gia vào lĩnh vực nông nghiệp từ đầunăm 2015 bằng việc thành lập công ty TNHH MTV thương mại và sản xuất thức
ăn chăn nuôi Hòa Phát với vốn điều lệ 300 tỷ đồng, công suất 300.000 tấn/ năm,hiện nay Tập đoàn đã mở rộng mảng sản xuất thức ăn chăn nuôi vào khu vực
Trang 4phía Nam với việc thành lập công ty TNHH MTV Thức ăn chăn nuôi Hòa PhátĐồng Nai Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát là công ty con của Tậpđoàn hiện đang tập trung vào lĩnh vực nuôi lợn nái, lợn thịt tại một số địaphương với Vốn điều lệ 300 tỷ đồng.
Trong nhiều năm liền, Hòa Phát được công nhận trong Top các doanhnghiệp lớn nhất và hiệu quả nhất Việt Nam Năm 2015, Hòa Phát thuộc Top 5Công ty tư nhân lớn nhất Việt Nam, Top 50 Công ty niêm yết tốt nhất, Top 50Công ty hiệu quả nhất Việt Nam, Top 40 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam,…
Tóm tắt các bước phát triển quan trọng của Tập đoàn Hòa Phát
Năm 1992: Thành lập Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng Hòa Phát –Công ty đầu tiên mang thương hiệu Hòa Phát
Năm 1995: Thành lập Công ty CP Nội thất Hòa Phát
Năm 1996: Thành lập Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát
Năm 2000: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, nay là Công ty MTVThép Hòa Phát
Năm 2001: Thành lập Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát
Năm 2001: Thành lập Công ty CP Xây dựng và Phát triển Đô thị HòaPhát
Năm 2004: Thành lập Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát
Tháng 1/2007: Tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, với Công ty mẹ
là Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát và các Công ty thành viên
Tháng 6/2007: Thành lập Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát
Tháng 8/2007: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, triển khai Khuliên hợp sản xuất gang thép tại Kinh Môn, Hải Dương
Ngày 15/11/2007: Niêm yết cổ phiếu mã HPG trên thị trường chứng khoán Việt Nam
Tháng 6/2009: Công ty CP Đầu tư khoáng sản An Thông trở thành công
ty thành viên Hòa Phát
Tháng 6/2009: Công ty CP Năng lượng Hòa Phát trở thành công tythành viên
Trang 5 Tháng 12/2009: KLH Gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giai đoạn 1
Tháng 7/2010: Công ty CP Golden Gain Việt Nam trở thành công tythành viên
Tháng 1/2011: Cấu trúc mô hình hoạt động Công ty mẹ với việc táchmảng sản xuất và kinh doanh thép
Tháng 8/2012: Hòa Phát tròn 20 năm hình thành và phát triển, đón nhận Huân chương Lao động Hạng Ba của Chủ tịch nước
Tháng 10/2013, Khu liên hợp gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tưgiai đoạn 2, nâng tổng công suất thép Hòa Phát lên 1,15 triệu tấn/năm
Tháng 9/2014: Triển khai giai đoạn 3 Khu liên hợp gang thép công suất750.000 tấn
Ngày 9/3/2015: Hòa Phát chính thức Ra mắt công ty TNHH MTV Thương mại và sản xuất thức ăn chăn nuôi Hòa Phát, đánh dấu bước phát triển mới trong lịch sử Tập đoàn khi đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp
Ngày 6/7/2015: Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát chính thức đổi tênthành Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát
Tháng 7/2015: Thành lập Công ty TNHH MTV Thức ăn Chăn nuôi Hòa Phát Đồng Nai
Tháng 1/2016: Thành lập Công ty TNHH Chăn nuôi Hòa Phát QuảngBình
Tháng 2/2016: Thành lập Công ty CP Phát triển Nông nghiệp Hòa Phát,công ty thành viên thứ 18 của Tập đoàn
Trang 6PHẦN I 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Hòa Phát
1.1.1 Chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn của công ty
Do là của tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủyếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với
Nhà nước.
Chức năng của công ty
Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực: Sắt thépxây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản,gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệpgồm sản xuất thức ăn chăn nuôi và chăn nuôi
- Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng
đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty.Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thốngnhất từ trên xuống dưới
- Công ty cổ phần Tập đoàn hòa phát nắm vai trò là công ty mẹ giám sátđiều hành các công ti con hoạt động
Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật
Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ngày càng mở rộng lĩnh vực kinhdoanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và vănminh
Trang 7Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn
1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
- Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao
nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quảnlý công ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn
- Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
- Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng
các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ởcác phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,… Phụtrách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh côngnghiệp, phụ trách tiếp khách.Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trảlương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảngnội quy, đề ra các chính sách về nhân sự
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
Trang 8hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
- Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình
thi công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền,thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng caochất lượng sản phẩm
- Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn
- Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh đượctình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi
Sơ đồ bộ máy của công ty ( Phụ lục 1)
1.2 Chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Phòng tổ chức hành chính.
1 Chức năng:
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và côngtác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người laođộng về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân
- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân vàngược lại
- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc
Trang 9thực hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chínhxác
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt độngSXKD của Công ty
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môitrường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn,giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quyđịnh pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đượcgiao
- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công
ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty;
2 Nhiệm vụ:
Công tác tổ chức, cán bộ:
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quychế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiệntoàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòngban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợpvới nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trongcông tác tổ chức và hoạt động Công ty
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinhdoanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năngnhiệm vụ của phòng
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKDcủa Công ty
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động vàtiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp
Trang 10- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánhgiá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao độngtrong Công ty
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năngnhiệm vụ của phòng
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao độngsản xuất kinh doanh
- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chốngtham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định;Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty
- Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty
Công tác Lao động tiền lương
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chínhsách, chế độ cho người lao động
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa Pháp luật
- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nângbậc lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực
Trang 11thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định công ty và Pháp luật.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người laođộng theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, cácchế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi chongười lao động
- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định
kỳ cho người lao động
Công tác quản trị hành chính
Công tác hành chính
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của cácđơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời,thông suốt
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảomật, đúng quy định
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty
- Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủtục hành chính cho CBNV Công ty
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làmviệc với Công ty
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạoCông ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế
- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty
Công tác quản trị văn phòng
- Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng
- Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phụcvụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Trang 12- Mua sắm, quản lý, cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩmtheo định mức.
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí vănphòng
- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháykhối văn phòng Công ty
- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụngcụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty
Công tác truyền thông
Truyền thông nội bộ
- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty
- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hìnhthành Công ty
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các vănbản pháp luật
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin nộibộ )
- Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty; thu nhận, phản ánh đến Banlãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông
Truyền thông đối ngoại
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng báhình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến vớikhách hàng
Trang 13- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của công ty chokhách hàng
- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty
- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công ty
- Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của kháchhàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác
Quản trị thương hiệu
- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty
- Xây dựng, quản trị trang Web công ty
-Thiết lậphồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty
Công tác Đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc
các tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúngchức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vữngmạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được côngtác sản xuất kinh doanh của đơn vị
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho cácĐoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xâydựng chính quyền Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt cácđợt vận động xã hội
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao
nhận thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chứcĐoàn thể
Công tác pháp lý, công tác ISO
- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giảiđáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy địnhpháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp
- Đầu mối trong quá trình kiểm soát ISO
Trang 143 Quyền hạn
Đối với công tác tổ chức, nhân sự
- Chỉ đạo theo nghành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, Xínghiệp, Đội xây lắp
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động
- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con
- Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ Công ty
Đối với công tác Lao động tiền lương
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở
Đối với công tác Hành chính
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền,không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo
- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc
- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành
Đối với công tác Quản trị văn phòng
- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác vănphòng có giá trị dưới 300.000đ
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đicông tác
Đối với công tác Truyền thông
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức các sự kiện của công ty
Trang 15PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP
TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
(SƠ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHÒNG CÔNG TY - XEM PHỤ LỤC 2)
2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1 Các loại văn bản do cơ quan tổ chức ban hành
Các loại văn bản do công ty ban hành:
- Văn bản hành chính cá biệt: Nghị quyết, quyết định, nội quy, quy chế
phân cấp quản lý, chỉ thị…
- Văn bản hành chính thông thường : Công văn; thông báo; báo cáo; tờ
trình; biên bản; phương án; đề án; kế hoạch; chương trình công tác; hợp đồng;giấy mời; giấy giới thiệu; giấy đi đường…
- Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ: Bản vẽ kĩ thuật; bản vẽ thiết kế; giải
trình phương án kỹ thuật; giải trình phương án huy động vốn, hệ thống hóa đơn;chứng từ kế toán…
Mô hình tổ chức văn thư của công ty CP tập đoàn Hòa Phát là môhình tổ chức văn thư hỗn hợp Mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp bao gồm : môhình tổ chức văn thư tập trung và mô hình tổ chức văn thư phân tán.Mô hình tổchức văn thư theo hình thức hỗn hợp thì một số công việc về văn thư được thựchiện theo hình thức văn thư tập trung của công ty như: tiếp nhận, đăng kí, kiểmtra thi hành, nhân bản, Một số công việc được thực hiện theo hình thức vănthư phân tán như:công tác phục vụ tra cứu, sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu lập
hồ
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Hiện nay chưa có văn bản pháp luật nào quy định hay hướng dẫn việc banhành các Quyết định của người có thẩm quyền của Doanh nghiệp trong hoạtđộng quản trị Doanh nghiệp
Công ty cổ phần Tập đoàn Hoàn Phát có thẩm quyền ban hành :
- Quyết định cá biệt
- Quyết định ban hành văn bản thông thường
Trang 162.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:
Văn bản ban hành mang danh nghĩa của các đơn vị phải đảm bảo các yếu
tố sau:
1.Header
Trình bày ở đầu trang của văn bản
2 Footer
- Trình bày ở cuối trang của văn bản.
- Đối với văn bản là Quyết định thì được ban hành theo mẫu quyết định
- Số văn bản được viết trước ký hiệu văn bản, ngăn cách với ký hiệu bằng
một dấu gạch chéo
b Ký hiệu văn bản
- Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản Các ký hiệu văn bảnchủ yếu:
Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản ( Trừcông văn ) và tên công ty ( hoặc liên công ty) ban hành văn bản, ký hiệu văn bảnđược viết bằng chữ in hoa Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/)
Trang 17VD: Số : 02/QĐ-VP.
c.Tên đơn vị soạn thảo
Tên đơn vị soạn thảo được ký hiệu bằng chữ số :
4.Địa danh, ngày tháng
- Địa danh trong văn bản của Công ty được thống nhất viết địa danh tỉnhnơi đặt trụ sở Hiện nay thống nhất lấy địa danh là Hà Nội
- Ngày , tháng: Được viết ngay dưới Header về bên phải trang giấy, đầyđủ chữ ngày … tháng…năm…Những số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phảiviết thêm số 0 ở đằng trước.Không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nổi ngang(-) hoặc dấu gạch chéo(/) v.v.để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thànhphần thể thức văn bản
VD: Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2016
5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
Tên loại văn bản :
- Tất cả các văn bản đều có tên loại ( trừ công văn)
- Tên loại của văn bản được trình bày ở giữa trang giấy, bên dưới yếu tố
địa danh và ngày … tháng… năm…Đối với một số loại văn bản tên loại cònthông thường đi kèm với thẩm quyền ban hành văn bản
VD: Quyết định của Giám đốc Công ty
Trích yếu nội dung văn bản:
Trang 18- Trích yếu văn bản là một câu ngắn gọn thể hiện tổng quát, chính xác nội
dung chủ yếu của văn bản, giúp cho xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu củavăn bản, thuận tiện vào sổ đăng ký, tra tìm khi cần thiết
- Đối với văn bản có tên loại thì trích yếu được bắt đầu bằng cụm từ “ Về
việc….” , Cần viết đầy đủ cụm từ trích yếu, không viết tắt; trích yếu được viếtdưới tên loại văn bản bằng chữ in thường đứng, đậm
VD:QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY
( Về việc điều động cán bộ nhân viên)
- Đối với công văn: Trích yếu là yếu tố bắt buộc được viết dưới số và kí
hiệu, thông thường cụm từ viết ngắngọn đủ ý, không viết hoa, không in đậm,nghiêng, khổ chữ nhỏ hơn
VD: “ V/v Yêu cầu đơn vị nộp báo cáo quyết toán quý III/2014.”
6.Nội dung văn bản.
- Đây là phần trọng tâm của văn bản Tùy theo nội dung của từng loại văn
bản mà phần này có thể được trình bày theo “ văn điều khoản” hoặc “ văn xuôipháp luật” Nội dung văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo cácyêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản
7.Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền
- Chữ ký: Thể thức trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn
bản được ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký.Người ký không được dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bảnchính thức( nên dùng mực màu đen)
- Thể thức để ký: Đối với văn bản của lãnh đạo ghi thể thức để ký là “
GIÁM ĐỐC”
+ Đối với văn bản được tổng giám đốc ủy quyền ký, ghi thể thức ký là
“TL” (Thừa lệnh) VD:
TL.TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG
Nguyễn Thị Mai Phương
Trang 19+ Nếu giám đốc bộ phận được phân công hoặc được ủy quyền ký thayghi thể thức ký là “KT” (ký thay) VD:
KT.TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC DỰ ÁN ĐIỆN
Lê Văn Minh 8.Dấu công ty.
- Con dấu hợp pháp của công ty chỉ được đóng lên chữ kí của người cóthẩm quyền theo quy định
- Dấu công ty ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền cơ quanban hành văn bản Dấu đóng ở phía trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõràng, trùm lên khoảng 1/3 đến ¼ chữ kí ở phía bên trái.Mực dấu có màu đỏ tươitheo quy định của Bộ Nội Vụ
- Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành vănbản được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản
+ Để thi hành: Các đơn vị, cá nhân là đối tượng thi hành văn bản
+ Để phối hợp:Các đơn vị, cá nhân cần nhận văn bản để có sự phối hợphoạt động
+ Lưu: Bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu văn bản
- Nơi nhận cần được ghi đúng đối tượng , ngắn gọn và hợp lý theo thứ tự.
Không viết vào văn bản mục đích của việc ghi( để báo cáo, để thi hành )
2.4 quy trình soạn thảo văn bản
Trang 20Quy trình soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên thực tế đặt rađối với văn bản đó Quy trình soạn thảo văn bản được thể hiện qua các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo trưởngphòng hành chính giao cho một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo vănbản
Bước 2: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận vănbản
Bước 3: Thu thập, xử lí thông tin có liên quan
Thu thập thông tin một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau(Tùy vào từngloại văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp )
Xử lí thông tin :
- Đọc các thông tin thu thập được
- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin
- Bổ sung thêm thông tin khi thiếu xót
- Chọn lọc các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản( tránh đưa cácthông tin lạc hậu, hết hiệu lực vào nội dung văn bản)
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản
Xây dựng đề cương văn bản được áp dụng trong một số trường hợp như:những văn bản quan trọng và những văn bản dài Từ đó có thể làm rõ được bốcục, nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót nhầm lẫn giữacác ý đồng thời sắp xếp nội dung văn bản được logic
Viết bản thảo: cán bộ soạn thảo văn bản căn cứ vào đề cương đã có đểviết bản dự thảo
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với người giao soạn thảo văn bản để tham
khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếpthu ý kiến để hoàn chính bản thảo
Bước 5:Trình duyệt dự thảo văn bản
Dự thảo văn bản phải do Trưởng phòng Hành chính ký duyệt văn bản.Bước 6: Ký văn bản
Trang 21Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chếlàm việc của công ty CP Tập đoàn Hòa Phát.
3 Quản lí văn bản đi
3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày,ghi số ngày tháng năm văn bản
Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bảnHành chính ,văn bản Chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyểnnội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bảnđi
Số lượng văn bản đi hàng năm của công ty tương đối nhiều vì vậy cán bộvăn thư của công ty luôn luôn thực hiện theo đúng quy trình quản lí văn bản đi
Quy trình quản lí văn bản đi được thể hiện qua sơ đồ sau:
a.Đánh máy văn bản
- Văn bản sau khi đã được cán bộ chuyên môn các đơn vị, phòng ban của
Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đánh máy, hoàn tất, kiểm tra,
rà soát lần cuối cùng về mặt nội dung và thể thức sẽ được trình cho người cóthẩm quyền về lĩnh vực chuyên môn ký nháy vào cuối văn bản do đơn vị mình
và theo dõiviệc chuyểnphát văn bản
Nhân bản,đóng dấu cơquan và dấumức độ mật,khẩn
Đăng ký vănbản đi
Lưu văn bảnđi
Trang 22soạn thảo và chữ kí nháy của ban ISO Khi có chữ ký nháy, ký tắt của người cóthẩm quyền văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư kiểm tra thể thức, hìnhthức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng trước khi cho bộ phận Thư kí củavăn phòng trình Tổng giám đốc ký duyệt chính thức.
- Trưởng phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về sựchuẩn xác của văn bản trước khi trình cho Tổng giám Đốc công ty ký
- Đối với văn bản có nội dung mật : ai chịu trách nhiệm về công việc nào
sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản về công việc đó, không có cán bộ chuyêntrách chịu trách nhiệm phụ trách văn bản mật trong công ty
b.Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản.
- Những văn bản trước khi trình lãnh đạo đơn vị kí phải được cán bộ vănthư xem xét về mặt thể thức và thủ tục văn bản Nếu phát hiện có sai sót thì traođổi với cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo văn bản sửa lại.Các văn bản khi pháthành phải được trình bày đẹp, rõ ràng, không được mờ nhòe
3.2 Đăng ký văn bản đi
- Đăng kí văn bản đi là việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển vănbản tới các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đang kí văn bản đi thườngđược áp dụng bằng 2 hình thức: đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tình.Nhưng tại Công ty CP tập đoàn Hòa Phát việc đăng kí văn bản đi vẫn được ápdụng bằng phương pháp truyền thống đó là : đăng kí bằng sổ
Đăng kí văn bản theo phương pháp truyền thống ( Bằng sổ)
Các tài liệu, văn bản của các phòng ban , đơn vị thuộc Công ty CP đầu tưxây dựng hạ tầng và giao thông ban hành phải đăng kí vào sổ “ Công văn đi”,cấp một hệ thống số cho các thể loại văn bản và sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi năm 2016
Bên ngoài :
22
CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM: 2016
Trang 23Tên loại,trích yếu nộidung
Đ
ơn vịhoặcngườinhận
Ghichú
(5
(7)
(8)
3.3 Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Văn bản khi được đăng kí vào sổ “Công văn đi” cán bộ văn thư phải
phô tô văn bản ra để lưu giữ tại công ty Nhân bản đúng số lượng quy định, giữ
gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời
gian quy định
- Dấu của văn bản đi:
Tại Công ty CP tập đoàn Hòa Phát dấu được quản lí tại phòng kế toán
của công ty do thủ quỹ quản lí Việc sử dụng con dấu được quy định tại Nghị
định số: 96/2015 NĐ-CP quy định về con dấu của doanh nghiệp
+ Trước khi đóng dấu thủ quỹ của công ty cơ quan phải đối chiếu chữ ký