Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 3 1. Vài nét khái quát về Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.2. Mục tiêu, phương châm hoạt động 5 2.3. Các hoat động của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 5 2.4. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm: 5 2.5. Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và Hoạt động Hành chính văn phòng. 6 1.1. Khái quát về Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) và hoạt động Hành chính văn phòng. 6 1.2. Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 7 1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 8 2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp. 9 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng 14 1.1. Vai trò của Văn phòng (Phòng Hành chính Tổng hợp) trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty. 14 1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan 15 1.3. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh. 15 1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh. 16 2. Khảo sát về công tác Văn thư 17 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư công ty 17 2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của công ty. 18 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp. 19 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ: 19 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ: 19 3.3. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 20 3.4. Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ: 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 23 CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY 24 CHỦ ĐỀ 2: XÂY DỰNG “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY 31 CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ” CỦA CÔNG TY 50 CHỦ ĐỀ 4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 56 CHỦ ĐỀ 5. XÂY DỰNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI CHO CÔNG TY 58 CHỦ ĐỀ 6. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM. 60 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I. Đánh giá chung về công tác Hành chính Văn phòng Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 61 II. Một số đề xuất, kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng 62 LỜI CẢM ƠN 65 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC .3 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 1.Vài nét khái quát Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.2 Mục tiêu, phương châm hoạt động .4 2.3 Các hoat động Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 2.4 Mơ hình cấu tổ chức cơng ty gồm: .5 2.5 Sơ đồ Tổ chức máy Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh .6 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHỊNG(PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng (Phịng Hành Tổng hợp) Hoạt động Hành văn phịng 1.1.Khái qt Văn phịng (Phịng Hành Tổng hợp) hoạt động Hành văn phịng 1.2.Vị trí, chức phịng Hành Tổng hợp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh .7 1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn Phịng Hành Tổng hợp Cơng ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh Cơ cấu tổ chức Phòng Hành Tổng hợp III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 13 Khảo sát tổ chức cơng tác Văn phịng 13 Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phịng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.Vai trò Văn phòng (Phòng Hành Tổng hợp) việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần công ty 13 1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo quan .14 1.3 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 14 1.4 Công tác tổ chức họp Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh .15 2.Khảo sát công tác Văn thư 16 2.1.Mơ hình tổ chức Văn thư cơng ty 16 2.2.Trách nhiệm Trưởng phịng Hành Tổng hợp việc đạo thực công tác Văn thư công ty 16 3.Tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ Trưởng phòng Hành Tổng hợp 18 3.1.Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ: 18 3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ: 18 3.3.Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: .18 3.4.Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ: 19 PHẦN II .22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CƠNG NGHỆ HẢI MINH 22 CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY 23 CHỦ ĐỀ 2: XÂY DỰNG “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY .29 CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HĨA CƠNG SỞ” CỦA CƠNG TY 47 CHỦ ĐỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH 53 CHỦ ĐỀ XÂY DỰNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI CHO CÔNG TY 55 CHỦ ĐỀ ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CƠNG TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM 57 PHẦN III 57 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .58 I.Đánh giá chung công tác Hành Văn phịng Cơng ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 58 Sinh viên: Hoàng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II.Một số đề xuất, kiến nghị cơng tác Hành văn phòng 59 LỜI CẢM ƠN 62 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Hoàng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Như biết hoạt động quản lý hành hoạt động đặc biệt quan trọng đời sống xã hội.Nó đặc trưng hoạt động điều hành chấp hành quan cấp với quan cấp dưới, lãnh đạo với nhân viên nội quan Do máy giúp việc hành quan vơ quan trọng, yếu tố quan tâm điểm trọng tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong mục tiêu đào tạo người việc đào tạo cán bộ, cơng nhân viên quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng thiết yếu nguồn nhân lực lâu dài giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp thực tốt nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, thủ tục Hành chính, hoạt động giao tiếp, đối nội, đối ngoại; quy chế làm việc, công tác hậu cần, quản lý sở… quan, tổ chức, doanh nghiệp Để thực mục tiêu đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo cán trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp quy, chức chuyên ngành: Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản lý văn hóa, Văn thư - Lưu trữ, Thư ký văn phịng, Hành văn phịng, Thơng tin thư viện, Dịch vụ pháp lý, Hành học, Tin học nhằm đào tạo, cung cấp nguồn nhân lực cho quan, tổ chức, doanh nghiệp để đáp ứng trình độ lẫn chuyên môn cho sinh viên sau tốt nghiệp Thực phương châm “Học đôi với hành” đồng thời gắn nhà trường với xã hội, lý luận thực tiễn chuyên ngành hệ cao đẳng; nhà trường có tổ chức tập cho sinh viên nhằm nâng cao chất lượng, trau dồi kiến thức cịn thiếu cho sinh viên q trình thực tập trường để sau trường sinh viên có kiến thức để áp dụng thực tế vào cơng việc cụ thể Nhằm tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, nhân viên quan tổ chức nơi thực tập, sở lý thuyết học nhà trường chuyên ngành Quản trị văn phòng áp dụng vào thực tế để rèn luyện khả nghiệp vụ quản lý Hành chính, bổ sung nâng cao kiến thức học Sinh viên: Hoàng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực theo Quyết định số: /QĐ-ĐHNV ngày 07 tháng năm 2015 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc Quyết định cử sinh viên thực tập tốtnghiệp Căn Quyết định đồng ý Giám đốc quan thực tập, em đến thực tập Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.Trong trình thực tập em học hỏi đúc rút nhiều kinh nghiệm làm việc, tạo cho em có kiến thức, hành trang cần thiết cho trình làm việc sau Căn Quyết định đồng ý Giám đốc quan thực tập, em đến thực tập Công ty từ ngày 09 tháng năm 2015 đến ngày 29 tháng năm 2015; sở làm việc thực tế hướng dẫn tận tình chị Trần Thị Loan – Cán phịng Hành Tổng hợp giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập Cơng ty Do thời gian phạm vi tiếp cận cơng việc cịn giới hạn nên nội dung báo cáo em xin đề cập đến công việc phạm vi hoạt động cụ thể phận phịng Hành Tổng hợp Công ty, đặc biệt công tác Quản trị văn phòng, nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ Đây bcungx nơi em tiếp xúc với công việc thực tế nhiều nhằm đưa lại nhìn tổng thể , khái quát chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động Văn phòng quan nói chung Cơng ty nói riêng Em xin trân thành cảm ơn thầy(cơ) Trường Đại học Nội vụ, thầy(cô) Khoa Quản trị Văn phịng; cơ, chú, anh, chị Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh tạo điều kiện cho em thực tập cơng ty nhiệt tình bảo, hướng dẫn, giúp đỡ em thời gian thực tập; cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáo thực tập Mặc dù có nhiều cố gắng có chuẩn bị kỹ tránh khỏi thiếu sót; em mong nhận đóng góp ý kiến thầy(cô) nhà trường khoa Quản trị văn phịng để báo cáo hồn thiện Em xin trân thành cảm ơn Sinh viên Sinh viên: Hoàng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàng Thị Phượng PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH Vài nét khái quát Công ty cổ phần Chuyển giao Cơng nghệ Hải Minh - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH - Tên giao dịch Tiếng Anh: Hai Minh transfer technology joint stock company - Trụ sở giao dịch: Số 8b ngõ 21 tổ đường Giáp Bát, phường Giáp Bát, quận Hồng Mai, thành phố Hà Nội - Văn phịng: Số 42/21 chợ Mễ Trì Hạ, phường Mỹ Đình, quận Từ Liêm, thành phố Hà Nội; - Mã số doanh nghiệp: 0106540083; - Số điện thoại quan: - Fax: 0437858973; - Website: http://dienmayhaiminh.vn - Email: dienmayhaiminh@gmail.com - Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh thành lập bắt đầu vào hoạt động từ ngày 14 tháng năm 2014 Là Công ty chuyên cung cấp sản phẩm sản xuất công nghiệp, nơng nghiệp, điện máy văn phịng; với đội ngũ kỹ sư dày dặn kinh nghiệm, cấp chứng đào tạo chuyên ngành trang bị phương tiện, vật chất kỹ thuật đại đáp ứng đầy đủ yêu cầu thị trường người tiêu dùng; - Các ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu Công ty: + Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm; + Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác; + Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính; + Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thơng Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cửa hàng chuyên doanh; + Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp; + Bán buôn thiết bị linh kiện điện tử viễn thông; + Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương tự, đèn đèn điện, đồ dùng gia đình khác cửa hàng chuyên doanh; + Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác; + Lắp đặt hệ thống điện; + Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lị sưởi điều hịa khơng khí; + Bán bn đồ dùng khác cho gia đình; + Sửa chữa thiết bị nghe nhìn, điện tử gia dụng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chức năng, nhiệm vụ Cơng ty cổ phần Chuyển giao Cơng nghệ Hải Minh kinh doanh theo giấy phép chứng nhận kinh doanh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơng ty là: - Phải tính tốn cân đối việc ký kết hợp đồng với công ty đối tác liên kết kinh doanh; - Tư vấn lập dự án thiết kế, giám sát, quản lý dự án thi cơng cơng trình kỹ thuật dân dụng; - Kinh doanh ngành nghề khác mà pháp luật không cấm; - Thương thảo đàm phán hợp đồng sản xuất cung cấp bảng thơng tin điện tử, máy tính, thiết bị ngoại vi; - Thực hợp đồng mua bán điện tử dân dụng, thiết bị máy công nghiệp, nông nghiệp với công ty phân phối kinh doanh; - Kiểm tra hồ sơ toán; - Thực toán, toán hợp đồng; - Tham gia vận hành thị trường thiết bị nội bộ, thị trường phat triển thiết bị cạnh tranh 2.2 Mục tiêu, phương châm hoạt động Với tình hình phát triển xã hội, việc xây dựng phát triển thị trường cung ứng thiết bị ngoại vi, phần mềm điện tử, đồ dùng dân dụng nhằm mục tiêu chiến lược: - Đáp ứng mục tiêu ngắn hạn dài hạn; - Tăng hiệu sản xuất; - Tăng quyền lựa chọn mua bán cho khách hàng; Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phịng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đảm bảo cung cấp đầy đủ loại máy móc cơng nghiệp, thiết bị điện tử, phần mềm ổn định, tin cậy chất lượng; - Phát triển bền vững, phát triển qua cấp độ tăng dần tính cạnh tranh 2.3 Các hoat động Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh - Hoạt động đồn thể: Tồn thể cơng nhân viên cơng ty phải thực có hiệu phong trào thi đua nhằm khơi gợi ý thức trách nhiệm lao động sáng tạo cá nhân, phát huy tính sáng tạo sức mạnh tập thể góp phần thực thắng lợi nhiệm vụ giao nhiệm vụ đơn vị Công ty Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, chống tham nhũng tệ nạn xã hội - Các hoạt động chung: Song song với phong trào thi đua lao động sản xuất cơng ty cịn tổ chức hoạt động tham quan dã ngoại, thể dục thể thao nhằm nâng cao sức khỏe; đồng thời tạo hội giao lưu, học hỏi tăng tính đồn kết cơng nhân viên chức công ty - Hoạt động giao lưu hợp tác Quốc tế: Cơng ty cử đồn cán quản lý, cán chuyên môn nghiệp vụ làm việc, tham quan khảo sát, đào tạo chuyển giao công nghệ, trao đổi kinh nghiệm mô hình tổ chức, mơ hình thị trường nước nước ngồi 2.4 Mơ hình cấu tổ chức công ty gồm: + Giám đốc; Giúp việc cho Giám đốc có Phó Giám đốc; Các phịng, ban, đơn vị chun mơn nghiệp vụ: Phịng Hành Tổng hợp: Tham mưu giúp Ban Giám đốc công ty công tác tổ chúc Hành quan + Phịng Tài kế toán: Giúp lãnh đạo quan quản lý, đạo, điều hành cơng tác Tài Kế tốn, tổng hợp kết kinh doanh hoạch toán kinh tế; + Phịng Kiểm sốt chất lượng: Giám sát chất lượng sản phẩm sản xuất kinh doanh, thống kê kết hoạt động lĩnh vực; + Phòng thiết kế: Đảm nhận việc thiết kế mẫu sản phẩm để đưa vào sản xuất; + Xưởng lắp rap; Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phịng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đội thi công xây lắp cơng trình; + Kho vật tư 2.5 Sơ đồ Tổ chức máy Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh (Phụ lục kèm theo) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHỊNG(PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) CƠNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng (Phòng Hành Tổng hợp) Hoạt động Hành văn phịng 1.1 Khái qt Văn phịng (Phịng Hành Tổng hợp) hoạt động Hành văn phịng Văn phịng (Phịng Hành Tổng hợp) máy khơng thể thiếu quan, tổ chức; nhân viên Văn phịng có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán văn phòng, máy giúp cho nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn thể quan, tổ chức Phịng Hành Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho tồn thể quan, tổ chức: + Đóng góp ý kiến mang tính chất đạo, giúp lãnh đạo việc đặt tổ chức thực kế hoạch; + Tham mưu việc tổ chức triển khai thực công tác Văn thư – Lưu trữ; + Tham mưu việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại, giao tiếp với khách hàng… + Tham mưu việc tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động đơn vị đồn thể quan công tác thi đua khen thưởng, lao động tiên tiến… + Tham mưu việc soạn thảo văn trình lãnh đạo quan duyệt ban hành; + Giúp cơng ty xây dựng chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần, tháng, quý, năm, đôn đốc theo dõi đơn vị thực kế hoạch Điều phối hoạt động chung quan như: tổ chức họp, hội nghị, hội thảo… Tổ Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phịng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức chuyến công tác cho lãnh đạo cán quan + Đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện lại, cơng cụ tài chính, y tế, tạp vụ, bảo vệ, lễ tân Tu sửa nâng cấp sở hạ tầng, mua sắm bảo dưỡng trang thiết bị, điều hành phương tiện lại cho lãnh đạo cán quan; quản lý, điều phối hoạt động tài cho văn phịng quan 1.2 Vị trí, chức phịng Hành Tổng hợp Cơng ty cổ phần Chuyển giao Cơng nghệ Hải Minh - Phịng Hành Tổng hợp đơn vị chuyên môn, máy giúp việc cho hoạt động cơng ty lãnh đạo cơng ty Phịng Hành tổng hợp có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho toàn cơng ty, điều hịa, phối hợp hoạt động chung Phịng, Ban chun mơn Đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Công ty - Văn phịng có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, cấp kinh phí hoạt động mở tài khoản riêng Ngân hang Nhà nước theo quy định; - Tham mưu cho Giám đốc Công ty việc đạo, quản lý lĩnh vực: + Hành chính, Quản trị, Văn thư – Lưu trữ, đối ngoại, Lễ Tân, Khánh tiết công bố lịch công tác sở yêu cầu; + Quản lý công tác thi đua, công tác tuyên truyền quan hệ công chúng; + Xây dựng giáo dục truyền thống, văn hóa doanh nghiệp Công ty công tác quan hệ Quốc tế 1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Hành Tổng hợp Cơng ty cổ phần Chuyển giao Cơng nghệ Hải Minh Phịng Hành Tổng hợp Cơng ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh máy tham mưu tổn hợp, hành quản trị, giúp việc đảm bảo hậu cần cho toàn thể cơng ty: - Trình ban Giám đốc Cơng ty chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác tuần, tháng, q, năm Công ty Kiểm tra, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng ty; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp Phòng, Ban theo quy chế làm việc Cơng ty quy định Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHỦ ĐỀ ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỦA CƠNG TY, NHẬN XÉT ƯU NHƯỢC ĐIỂM Phịng Hành Tổng hợp thực chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần cho hoạt động Công ty Phịng Hành Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp thơng tin, giúp lãnh đạo quan có đầy đủ thông tin cần thiết để quản lý hoạt động Cơng ty cách xác phù hợp để đảm bảo hoạt động quan cách triệt để Các phận phịng Hành Tổng hợp phối hợp chặt chẽ nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhằm thực chức năng, nhiệm vụ chung Phòng cấu hoạt động Cơng ty Ngồi ra, cấu tổ chức phịng Hành Tổng hợp cịn có ưu điểm hạn chế sau: + Ưu điểm: - Cán bộ, cơng nhân viên phịng ham học hỏi, ln sáng tạo công việc - Đảm bảo cung cấp thơng tin cách đầy đủ, kịp thời, xác đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục, thống hiệu - Cán phịng Hành Tổng hợp đơn đốc đơn vị chuyên môn phối hợp nhịp nhàng việc xây dựng chương trình cơng tác cho hoạt động cơng ty - Phối hợp với Phịng, Ban đơn vị khác công ty việc xây dựng kế hoạch thực chương trình; từ nâng cao tính khả thi, thực hiệu công việc công ty + Hạn chế: - Mối quan hệ đơn vị phòng chưa thống nhất, việc xử lý chồng chéo - Việc đăng ký chương trình cơng tác cịn mang tính liệt kê cơng việc, chưa cụ thể - Việc tổ chức máy phịng Hành Tổng hợp cịn rườm rà, cịn đơi chút cồng kềnh gây ảnh hưởng tới hoạt động phịng PHẦN III Sinh viên: Hoàng Thị Phượng 57 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Đánh giá chung cơng tác Hành Văn phịng Cơng ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh trực tiếp phịng Hành Tổng hợp Công ty, em học tập đưa số nhận xét đánh sau: a) Ưu điểm: Hoạt động Phòng Hành Tổng hợp Phịng Hành Tổng hợp Cơng ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh thực tốt chức nhiệm vụ mình, ln đầu phong trào thi đua Công ty, tập thể Việc xếp, phân công công việc phịng Hành hợp lý, đảm bảo cơng việc hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng hiệu Văn phịng (Phịng Hành Tổng hợp) mặt Công ty, cầu nối lãnh đạo với nhân viên, cá nhân đơn vị khác quan cán văn phịng ln giữ cho tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể nét văn hóa quan Q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo quan phịng Hành Tổng hợp xếp cách khoa học, xác kịp thời, đảm bảo hoạt động quản lý điều hành lãnh đạo Công tác văn thư Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động cơng văn, giấy tờ quan lưu thông; đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin đảm bảo cho công việc quan giải cách kịp thời, nhanh chóng xác theo quy định nội quy Công ty đề Nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức cho cán bộ, cơng chức q trình thi hành cơng vụ Công tác Văn thư quan thực cách khoa học xác Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm thường xuyên cử Sinh viên: Hoàng Thị Phượng 58 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học lớp chức để bồi dưỡng thêm kiến thức nghiệp vụ tay nghề Cán văn thư ln ln tìm tịi học hỏi kinh nghiệm đồng nghiệp cập nhật quy định Nhà nước mà cơng tác văn thư ngày đạt hiệu cao Công tác lưu trữ Hồ sơ lưu trữ Công ty xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo quy định Nhà nước nội quy Công ty quy định; Các tài liệu Công ty Cán lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời.Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác Lưu trữ trang bị đầy đủ, đại, đảm bảo hiệu giải công việc Cơng tác Hành văn phịng Cán Văn phịng người có trình độ chun mơn, nhạy bén, say mê tìm tịi, sang tạo cơng việc Chính cơng tác Hành văn phịng ln giải cách nhanh chóng hiệu đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hồn thiện than, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên Công ty b) Nhược điểm Ngồi ưu điểm bên cạnh số hạn chế như: Việc quản lý tài liệu, văn Cơng ty cịn chưa chạt chẽ, tình hình tổ chức sử dụng ứng dụng khoa học việc quản lý tài liệu lưu trữ cịn gặp nhiều khó khăn, hạn chế; số văn chưa thống thể thức theo quy định, thủ tục rườm rà, chưa chặt chẽ II Một số đề xuất, kiến nghị cơng tác Hành văn phịng Để tiến tới xây dựng mơ hình Văn phịng đại kiểu mẫu phù hợp với xu thời đại, văn phòng cần phải chủ động cải tiến quy trình Sinh viên: Hồng Thị Phượng 59 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ, với hỗ trợ thiết bị kỹ thuật tiên tiến đội ngũ người làm văn phịng có trình độ cao Bản thân em xin có số ý kiến đề xuất sau: Về đội ngũ cán bộ, cơng chức - Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, cơng chức văn phịng cơng tác hành chính, Văn thư – lưu trữ xu thời đại - Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức Công ty - Nâng cao trình độ nhận thức, khả nhận biết xử lý thong tin cán văn phịng Tăng cường cơng tác đào tạo trình độ chuyên môn, Tin học, ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu giải cơng việc văn phịng đại Về quy trình nghiệp vụ - Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 – 2000 cơng tác văn phịng, TCVN 5700 – 2002 văn quản lý Nhà nước – mẫu trình bày - Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn – đến công ty - Tổ chức công việc cách koa học nhân sự, sổ sách tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ - Xây dựng, tiến tới hồn thiện chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn khơng để tình trạng chồng chéo, bỏ xót cơng việc Về trang thiết bị văn phòng - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin, trang thiết bị Văn phịng đại cơng tác quản lý văn Tích cực đổi văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại, trang thiết bị đại với tốc độ truyền dẫn cao, giúp công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào cơng tác xây dựng phủ điện tử - Xây dựng mơ hình Văn phịng đại có hiệu quả, có kết hợp hài hòa Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo nên môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán bộ, cơng chức Sinh viên: Hồng Thị Phượng 60 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên số đề xuất riêng cá nhân em để khắc phục mặt hạn chế phát huy ưu điểm, lợi giúp phát triển đại hóa cơng tác hành văn phịng Cơng ty thời kỳ hội nhập kinh tế Sinh viên: Hoàng Thị Phượng 61 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh giúp em học hỏi đúc rút nhiều kinh nghiệm cho thân.Mặc dù khoảng thời gian không dài không ngắn giúp em có kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tiễn công việc sau trường Trong q trình tìm hiểu nghiên cứu cơng tác văn phịng Cơng ty, giúp đỡ Ban lãnh đạo, cán nhân viên công ty nói chung Phịng Hành tổng hợp nói riêng em hồn thành tốt chương trình thực tập tiếp thu nhiều kinh nghiệm, kiến thức vô quý báu nắm vững kỹ nghiệp vụ giúp em tự tin sau trường Với kết mà em đạt phần phản ánh nhận thức em suốt thời gian học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cùng với nỗ lực than, em mong sau tốt nghiệp trường chúng em trở thành người cán có lực, trình độ, phẩm chất lịng u nghề để hồn thành tốt nhiệm vụ cơng việc giao Qua báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo, tập thể cán nhân viên Công ty giúp đỡ, hướng dẫn em suốt trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ thầy cô khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho chúng em thực tập quan, tổ chức để tìm hiểu, học tập thực tế trang bị cho chúng em kiến thức nghiệp vụ Hành văn phịng Mặc dù có nhiều cố gắng báo cáo thực tập khơng tránh thiếu sót.Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để báo cáo hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty cô, chú, anh chị phịng Hành Tổng hợp động viên, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Hoàng Thị Phượng 62 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng Hành Tổng hợp Phịng Tài Kế tốn Phịng Quản trị Kinh doanh Phịng Thiết kế Phịng Kiểm sốt chất lượng Kho vật tư Xưởng lắp ráp Sinh viên: Hoàng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 Sơ đồ cấu tổ chức phịng Hành Tổng hợp Trưởng phịng HCTH Phó phịng HCTH Chun viên văn phòng (Văn thư – lưu trữ) Chuyên viên văn phòng (Cơng tác Hành chính) Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan Quy trình tổ chức chuyến công tác Trước công tác Trong công tác Sau công tác Xác định mục đích chuyến Giúp lãnh đạo giải cơng việc Thơng báo tình hình quan cho lãnh đạo Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến công tác Thành lập đồn cơng tác Chuẩn bị tài liệu, kinh phí, phương tiện, nơi ăn nghỉ Đơn đốc, giám sát việc thực cơng việc phịng, ban Lưu giữ văn bản, giấy tờ tài liệu liên quan tới lãnh đạo Ghi nhật ký công tác Đưa kết chuyến cơng tác vào chương trình cơng tác quan Quyết tốn kinh phí chuyến cơng tác Lập hồ sơ chuyến công tác Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phịng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 Quy trình xây dựng Chương trình cơng tác thường kỳ Quy trình xây dựng Chương trình cơng tác thường kỳ Thu thập tài liệu, thông tin Kế hoạch kỳ trước Xử lý thông tin Chủ trương, sách Nhà nước, Tập đồn Xây dựng thảo Thông tin từ đơn vị Công ty Lấy ý kiến góp ý cho thảo Kế hoạch năm Nguồn nhân lực thực tế Công ty Chỉnh sửa thảo Trình Trưởng phịng HCTH duyệt Trình Giám đốc Cơng ty ký ban hành Sinh viên: Hồng Thị Phượng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C