1. Căn cứ triển khai công việc trong năm 2015
2. Đảm bảo tiến độ thực hiện công việc theo Kế hoạch II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
STT Nội dung công việc Thời gian Ghi chú
1 - Họp giao ban đầu năm
- Tổ chức Hội thảo “Đào tạo nguồn nhân lực”
- Họp tổng kết công tác năm 2014
Tháng 1
2 - Tổ chức kiểm tra sát hạch lái xe cho một số nhân viên
- Nhận thầu xây dựng một số văn phòng tại Hà Nội
Tháng 2
3 - Tổ chức kỷ niệm các ngày lễ (8/3 và 26/3)
- Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị thường niên
- Kiểm tra việc thi công lắp ráp, sản xuất một số phần mềm của Công ty
Tháng 3
4 - Tổ chức Hội thảo “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng
- Cử một số cán bộ đi tập huấn tại Đà Nẵng
- Tổ chức chương trình lễ kỷ niện ngày 30/4, 1/5
Tháng 4
5 - Tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị trong công ty
Tháng 5
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6 - Kiểm kê toàn bộ tài sản trong Công
ty
- Tổ chức đi nghỉ mát cho cán bộ, công nhân viên
- Tiếp tục triển khai lắp đặt các công trình và sản xuất phần mềm
Tháng 6
7 - Tổng hợp công tác tài chính của Công ty trong 6 tháng đầu năm - Kiểm tra công tác an toàn lao động
Tháng 7
8 - Tổ chức điều động, cử một số cán bộ đi học lớp nâng cao để nâng cao trình độ, tay nghề
Tháng 8
9
- Kiểm tra về công tác quản lý cơ giới
- Kiểm tra về công tác phòng chống cháy nổ
Tháng 9
10
- Làm việc với Bộ y tế để giải quyết BHXH cho cán bộ, công nhân viên trong công ty
- Tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày 20/10 cho chị em phụ nữ trong công ty
- Lập kế hoạch công tác năm 2015
Tháng 10
11 - Tổ chức Lễ kỷ niệm ngày thành lập Công ty
- Đánh giá, nhận xét về thi đua khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong công ty
Tháng 11
12 - Tổng hợp công tác tài chính 6 tháng cuối năm
- Tổ chức Hội nghị tổng kết công tác năm 2015
Tháng 12
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Yêu cầu các đơn vị căn cứ Kế hoạch để triển khai công việc cho đơn vị mình.
GIÁM ĐỐC
Trần Văn Huân
CHỦ ĐỀ 2: XÂY DỰNG “QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ” CỦA CÔNG TY
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CNHM ngày tháng năm của Giám đốc Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh về việc ban hành
Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty) CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng cho toàn thể cán bộ, nhân viên làm việc tại Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác Văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công tác soạn thảo văn bản, xử lý văn bản, công văn, tài liệu, hồ sơ hiện hành và quản lý, sử dụng con dấu, các công việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản theo đúng nguyên tắc văn thư bảo mật.
Điều 2.Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác Văn thư:
1. Công ty CP chuyển giao Công nghệ Hải Minh có trách nhiệm:
- Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật ban hành để quy định và hướng dẫn thực tiễn các chế độ về công tác Văn thư Lưu trữ;
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác Văn thư Lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Công ty, giải quyết khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật về công tác Văn thư Lưu trữ;
- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư lưu trữ;
- Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân viên phụ trách công tác văn thư, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thư lưu trữ.
2. Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm:
- Tham mưu giúp Công ty ban hành các quy định hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cán bộ Công ty;
- Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý và hoạt động công tác Văn thư, lưu trữ tại công ty;
- Trưởng các Phòng, Ban, đơn vị chức năng trong Công ty có trách nhiệm quản lý công tác Văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình, có trách nhiệm triển khai và thực hiện theo Quy chế;
- Toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty có trách nhiệm tuân thủ theo đúng các quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư:
1. Nhiệm vụ trong công tác Văn thư:
a) Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận và quản lý văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến; theo dừi, đụn đốc việc kiểm tra văn bản đến.
b) Quản lý văn bản đi: Đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản đi, sắp xếp quản lý văn bản lưu.
c) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký, ban hành.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày, tháng, năm và đóng dấu.
e) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấ giấy giới thiệu, giấy đi đương cho cán bộ trong Công ty.
f) Quản lý, sử dụng con dấu và các loại dấu khác.
g) Áp dụng những thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Lưu trữ.
2. Nhiệm vụ trong công tác Lưu trữ:
a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
c) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu của Công ty.
d) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị sử dụng đưa đi tiêu hủy.
Điều 4. Bảo vệ bí mật công tác Văn thư lưu trữ.
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ của Công ty phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và các Quy định tại quy chế này;
2. Các cơ quan có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản có độ tuyệt mật, tối mật, cán bộ nhân viên làm công tác văn thư phải có trách nhiệm cam kết, bảo vệ bí mật của Công ty của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
CHƯƠNG 2
CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5. Hình thức và thể thức văn bản:
1. Văn bản của Công ty bao gồm toàn bộ những văn bản được ban hành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty được quy định nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các văn bản của Công ty bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính phải tuân thủ các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
Điều 6. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 06 năm 2008; Quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở của công ty ban hành kèm theo Quyết định của Giám đốc công ty.
2. Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản khác gồm các bước sau:
a) Soạn thảo văn bản;
b) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
c) Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
d) Ký văn bản;
e) Ban hành văn bản.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, nội dung và thể thức văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung của từng văn bản sẽ ban hành, người được giao soạn thảo văn bản có thể tổ chức lấy ý kiến đóng gó của các đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản;
2. Văn bản trình Giám đốc công ty ký phải có chữ ký tắt của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp. Trường hợp Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp ký thừa lệnh Giám đốc công ty thì người được giao soạn thảo văn bản phải ký tắt. Các phòng, ban, đơn vị có con dấu riêng thì Trưởng phòng hoặc tương đương phải ký tắt trước khi trình Giám đốc công ty ký ban hành.
3. Việc soạn thảo và ban hành đề án, văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
Điều 8.Duyệt bản thảo và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Trưởng phòng chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung và thể thức văn bản trước khi trình Giám đốc Công ty ký ban hành. Người được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung, thể thức văn bản trước khi trình Giám đốc ký ban hành;
2. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm về hình thức, thể
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của Bộ;
3. Thư ký Giám đốc Công ty có trách nhiệm giúp trưởng phòng Hành chính Tổng hợp kiểm tra văn bản trước khi trình Giám đốc ký;
4. Văn thư Công ty có trách nhiệm trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp kiểm tra văn bản lần cuối trước khi phát hành. Nếu phát hiện văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn thảo sửa lại đúng quy định mới phát hành.
Điều 9. Ký,ban hành văn bản
1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của công ty;
2. Khi ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễ phai;
3. Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản thêm hoặc giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành;
4. Văn bản đã ký, đóng dấu phải được phát hành đúng thời gian theo yêu cầu của văn bản.
Điều 10. Bản sao văn bản
Thể thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
1. Hình thức sao “Sao y bản chính”, “Trích sao” hoặc “Sao lục” gồm các thành phần: Tên dơn vị tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ, tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao;
dấu của đơn vị, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
2. Bản “Sao y bản chính”, “Trích sao” và “Sao lục” được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị như bản chính.
3. Bản sao chụ cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 1 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
MỤC 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN