CHƯƠNG IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 19. Trách nhiệm thi hành
II. Một số đề xuất, kiến nghị về công tác Hành chính văn phòng
Để tiến tới xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại kiểu mẫu phù hợp với xu thế của thời đại, mỗi văn phòng cần phải chủ động cải tiến các quy trình
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các thiết bị kỹ thuật tiên tiến và đội ngũ con người làm văn phòng có trình độ cao. Bản thân em xin có một số ý kiến đề xuất như sau:
1. Về đội ngũ cán bộ, công chức
- Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức văn phòng về công tác hành chính, Văn thư – lưu trữ trong xu thế của thời đại.
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong Công ty.
- Nâng cao trình độ nhận thức, khả năng nhận biết và xử lý thong tin của cán bộ văn phòng. Tăng cường công tác đào tạo trình độ chuyên môn, Tin học, ngoại ngữ để đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc trong văn phòng hiện đại.
2. Về quy trình nghiệp vụ
- Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 – 2000 trong công tác văn phòng, TCVN 5700 – 2002 văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày.
- Cần cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để cập nhật và quản lý văn bản đi – đến của công ty.
- Tổ chức công việc một cách koa học cả về nhân sự, sổ sách tài liệu và cơ sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ.
- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản không để tình trạng chồng chéo, bỏ xót công việc.
3. Về trang thiết bị văn phòng
- Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị Văn phòng hiện đại và công tác quản lý văn bản. Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũ sang văn phòng hiện đại, trang thiết bị hiện đại với tốc độ truyền dẫn cao, giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng, góp phần tích cực vào công tác xây dựng chính phủ điện tử.
- Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại có hiệu quả, có sự kết hợp hài hòa. Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo nên môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cho cán bộ, công chức.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên đây là một số đề xuất của riêng cá nhân em để có thể khắc phục những mặt hạn chế và phát huy những ưu điểm, lợi thế giúp phát triển và hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng của Công ty trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh đã giúp em học hỏi và đúc rút được rất nhiều kinh nghiệm cho bản thân.Mặc dù khoảng thời gian này không quá dài cũng không quá ngắn nhưng giúp em có được những kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tiễn công việc sau khi ra trường. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về công tác văn phòng tại Công ty, được sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong công ty nói chung và Phòng Hành chính tổng hợp nói riêng em đã hoàn thành tốt chương trình thực tập và tiếp thu được nhiều kinh nghiệm, kiến thức vô cùng quý báu và nắm vững được những kỹ năng nghiệp vụ giúp em tự tin hơn sau khi ra trường.
Với kết quả mà em đã đạt được phần nào phản ánh sự nhận thức của em trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Cùng với sự nỗ lực của bản than, em mong rằng sau khi tốt nghiệp ra trường chúng em sẽ trở thành những người cán bộ có năng lực, trình độ, phẩm chất và lòng yêu nghề để hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc được giao.
Qua bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo, tập thể cán bộ nhân viên trong Công ty đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ và các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho chúng em đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức để tìm hiểu, học tập thực tế và đã trang bị cho chúng em những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ Hành chính văn phòng.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng trong bài báo cáo thực tập này vẫn không tránh được những thiếu sót.Em rất mong nhận được những đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty và các cô, chú, anh chị trong phòng Hành chính Tổng hợp đã động viên, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 01
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
Kho vật tư Phòng Tài chính
Kế toán PHể GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
Phòng Quản trị
Kinh doanh Phòng Thiết kế
Phòng Hành chính Tổng hợp
Phòng Kiểm soát chất lượng
Xưởng lắp ráp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHỤ LỤC 02
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp
Trưởng phòng HCTH
Chuyên viên văn phòng (Văn thư – lưu trữ)
Phó phòng HCTH
Chuyên viên văn phòng (Công tác Hành chính)
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHỤ LỤC 03
Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Trước khi đi công tác
Trong khi đi công tác
Sau khi đi công tác
Thông báo tình hình của cơ quan cho lãnh đạo
Giúp lãnh đạo giải quyết công việc Xác định mục đích
chuyến đi
Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác
Thành lập đoàn công tác
Lưu giữ các văn bản, giấy tờ tài liệu liên quan tới lãnh đạo
Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Chuẩn bị tài liệu, kinh phí, phương tiện, nơi ăn nghỉ
Đôn đốc, giám sát việc thực hiện công việc của các phòng, ban
Lập hồ sơ chuyến đi công tác
Đưa kết quả chuyến đi công tác vào chương trình công tác của cơ quan
Quyết toán kinh phí chuyến đi công tác
Ghi nhật ký công tác