III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
3.4. Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp các thong tin từ Tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của lưu trữ nhằm biến những thông tin trong quá khứ thành tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ trong và ngoài công ty. Những sử dụng tài liệu lưu trữ phải thực hiện và chấp hành đúng nội quy và chỉ được khai thác những tài liệu liên quan đến công tác nghiên cứu của mình. Cán bộ ngoài cơ quan khi đến khai thác tài liệu thì phải có giấy giới thiệu của người có thẩm quyền.
=>Nhận xét và giải pháp kiến nghị về công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty:
Trong quá trình được thực tậ tại công ty em thấy công tác Văn thư Lưu trữ của công ty được tổ chức một cách rất khoa học, có những mặt tích cực đang dần đi vào nề nếp.Mọi hoạt động được thực hiện theo đúng quy định, chỉ thị của cấp trên một cách nghiêm chỉnh, cán bộ phụ trách có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ chuyên môn vững vàng góp phần thúc đẩy công tác Văn thư Lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp ổn định.
Bên cạnh đó em cũng xin được nêu ra một vài ý kiến góp ý và nhận xét về
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty như sau:
+ Ưu điểm:
• Nhận thức rừ về vai trũ, vị trớ và tầm quan trọng của cụng tỏc Văn thư lưu trữ và củng cố, hoàn thiện tổ chức làm công tác Văn thư Lưu trữ một cách thống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp;
• Công ty đã có đầu tư vào thiết bị phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ, đầu tư kinh phí vào việc xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng để đảm bảo phục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trong những năm tiếp theo;
• Đội ngũ cán bộ Văn thư Lưu trữ đã được quan tâm và được bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng nhu cầu làm việc và tinh thần trách nhiệm trong công việc của cán bộ và nhân viên trong Văn phòng;
• Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã xây dựng các quy chế xử lý công tác quản lý Văn thư Lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước và quy định của Cục Văn thư Lưu trữ của Nhà nước.
+ Hạn chế:
• Mặc dù công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty đã được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, xong vẫn còn những hạn chế sau:
- Chưa chú trọng đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng để bảo quản Tài liệu lưu trữ, nhất là việc khôi phục tài liệu, nghiên cứu xử lý những sự cố đối với kho lưu trữ tài liệu;
- Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, một số tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng;
- Công tác phân loại tài liệu tiến hành chậm và hạn chế, đối tượng tham gia vào việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế nên khong thể làm được các bước theo yêu cầu nghiệp vụ;
- Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu chưa đầy đủ, vì vậy rất khó khăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu và thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có trong kho lưu trữ;
- Việc hiện đại hóa công tác Văn thư Lưu trữ, nhất là việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hồ sơ tài liệu nhưng vẫn còn gặp những khó khăn nhất định.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần kế hoạch công tác tháng và năm của Công ty Cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ”
3. Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở”
4. Xây dựng Quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan.
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại.
6. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp của Công ty cổ phần Chuyển giao Công nghệ Hải Minh.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHỦ ĐỀ 1: XÂY DỰNG BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM CỦA CÔNG TY
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN: TUẦN THỨ 14 Từ ngày 06/4/2015 đến ngày 11/4/2015 Thứ Ngày Giờ Nội dung Thành
phần tham dự
Đơn vị chủ trì
Địa điểm
Ghi chú Thứ 2 06/4 8h30’ Họp giao
ban công tác tuần
Ban Giám đốc, Trưởng
các phòng,
ban -
Phòng Hành chính Tổng hợp
Phòng họp
Thứ 3 07/4 14h00’ Làm việc với Công ty
Hoàng Cầu về việc đưa ra sản phẩm
mới
Ban Giám đốc
Phòng Hành chính Tổng hợp
Phòng họp
Thứ 4 08/4 15h00’ Kiểm tra tiến độ làm
việc của công nhân xưởng sản
xuất
Thành phần theo
quy định
Phòng Hành chính Tổng hợp
Tại 234 Minh
Khai
Thứ 5 09/4 9h00’ -Họp Hội Ban Giám Thành Phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng kỷ
luật; Họp công tác thi
đua khen thưởng cho
cán bộ, công nhân
viên xuất sắc.
đốc, Trưởng các đơn vị
phần theo Quy định
họp
Thứ 6 10/4 14h00’ Họp chuẩn bị Đại hội công đoàn Công ty
Phó Giám đốc, Trưởng các đơn vị
Hành chính tổng
hợp
Phòng họp
Thứ 7 11/4 8h30’ Họp giao ban công tác tuần
Ban Giám đốc, Trưởng các đơn vị
Hành chính Tổng hợp, Tổ
chức cán bộ
Phòng họp
CN 12/4 Nghỉ
GIÁM ĐỐC Trần Văn Huân CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO
CÔNG NGHỆ HẢI MINH Số: /KH-CNHM
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà nội, ngày tháng năm 2015 KẾ HOẠCH
Công tác tháng 5 năm 2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TT Nội dung công việc Thời
gian thực hiện
Phân công trách nhiệm
1 -Tham gia lớp tập huấn phòng chống cháy nổ năm 2015 tại thành phố Hà Nội
Tuần 1 Phòng Hành chính Tổng hợp
2 -Làm việc với phòng y tế để giải quyết các vấn đề BHXH cho cán bộ, nhân viên trong công ty -Tổ chức họp Hội đồng quản trị trong công ty
Tuần 2 Phòng Hành chính Tổng hợp, Phòng Kế toán
3 -Tổ chức Đại hội công đoàn Công ty
-Tổ chức thi sát hạch lái xe cho một số nhân viên
Tuần 3 Phòng Hành chính Tổng hợp,
4 -Tiếp đại diện Công ty TNHH Bình Minh về sản xuất thiết bị máy công nghiệp
Tuần 4 Phòng Hành chính Tổng hợp
5 -Cử một số cán bộ đi dự Hội thảo “Nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp”
-Chuẩn bị chương trình Lễ kỷ niệm ngày 30/4 và 1/5
Tuần 5 Phòng Quản trị kinh doanh, Hành chính Tổng hợp
6 -Tham gia lớp tập huấn về công tác An toàn lao động tháng 5
Tuần 6 Phòng Hành chính Tổng hợp 7 -Kiểm kê toàn bộ cơ sở vật chất
trong công ty
Tuần 7 Phòng Hành chính Tổng hợp, Tài chính Kế toán
GIÁM ĐỐC Trần Văn Huân
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
Số: /KH-CNHM
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà nội, ngày tháng năm 2015 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2015