Tất cả văn bản kể cả đơn, thư do cá nhân, tổ chức gửi đến Công ty sau đây gọi chung là văn bản; đều được quản lý theo trình tự sau:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 12.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến:
a) Văn bản gửi đến Công ty từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến theo đúng quy định tại Khoản 2 điều này;
b) Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký theo quy định;
c) Đối với các bì thư gửi cho các đơn vị trong Công ty và các văn bản gửi đích danh người nhận, nếu văn bản lien quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký với bì thư văn bản mật, việc bóc bì thư được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ Bí mật Nhà nước và Quy trình xử lý văn bản của cơ quan.
2. Đăng ký văn bản đến:
a) Văn bản đến được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến. Sổ quản lý văn bản đến được lập thành 03 sổ: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật đến, sổ đăng ký văn bản đến thông thường và sổ đăng ký văn bản mật đến.
b) Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư khi giải quyết phải chuyển đến văn thư Văn phòng để vào sổ văn bản đến theo quy định.
Điều 13. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình, chuyển giao cho các phòng, ban, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Những văn bản có ý kiến bút phê của Giám đốc chỉ được lưu hành nội bộ trong Công ty.
Đối với văn thưCông ty:
a) Sau khi đăng ký văn bản đến,các văn bản“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”,
“Khẩn” phải được chuyển ngay đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết;
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Công ty thì Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp trình Giám đốc xin ý kiến để giải quyết trong thời hạn 01 ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Công ty. Sau khi Giám đốc Công ty có ý kiến chỉ đạo, văn thư công ty cập nhật vào sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển ngay văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có);
c) Đối với những văn bản thông thường thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị Văn thư Công ty cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển ngay văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết;
d) Đối với các văn bản hỏa tốc có hẹn giờ gửi đến Công ty ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo ngay cho Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm giải quyết;
e) Đối với các loại văn bản thông thường khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo;
f) Khi cú điện mật gửi đến, Văn thư cụng ty vào sổ theo dừi và chuyển ngay cho Giám đốc Công ty hoặc Trưởng phòng Hành chính tổng hợp xử lý.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư công ty chuyển ngay cho đơn vị và cá nhân được giao trách nhiệm xử lý.
Khi xử lý xong các đơn vị phải chuyển trả lại Văn thư Công ty để làm thủ tục trả lại;
g) Đối với các văn bản chuyển nhầm địa chỉ hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của các đơn vị, ngoài việc tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Công ty tiến hành cập nhật lại dữ liệu trên “Hệ chương trình quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Công ty”.
Điều 14. Giải quyết, theo dừi và đụn đốc giải quyết văn bản đến
1. Trưởng các Phòng, Ban, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Trưởng đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Trưởng đơn vị và các văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách;
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Trưởng đơn vị chỉ đạo các bộ phận hoặc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cá nhân trực thuộc giải quyết văn bản theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan gửi văn bản;
3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân giải quyết văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, giúp trưởng đơn vị theo dừi, đụn đốc cỏc bộ phận, cỏ nhận giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định.
MỤC 4. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI