CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
MỤC 3. TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 31. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Đối tượng:
Mọi đơn vị, cá nhân có nhu cầu chính đáng đều được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ các tài liệu mật được thực hiện theo đúng quy định riêng.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác phải có văn bản đề nghị hoặc Giấy giới thiệu của đơn vị nơi công tác; nếu phục vụ cho yêu cầu của cá nhân phải có Đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng minh thư nhân dân và phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền được quy định tại Điều 33 của quy chế này;
b) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ Mật phải thực hiện đúng Quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty.
Điều 32. Quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Các đơn vị quản lý kho Lưu trữ ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Công ty và các quy định khác có liên quan.
2. Tổ chức sử dụng tài liệu tại chỗ:
a) Đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại chỗ, thủ tục đề nghị thực hiện theo Khoản 2 Điều 31 của Quy chế này.
b) Sau khi xem xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả vào Sổ theo dừi cho mượn tài liệu lưu trữ. Cỏn bộ lưu trữ phải giỏm sỏt trong quá trình cho mượn và kiểm tra tài liệu sau khi được hoàn trả.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3. Cho mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc:
a) Người đến khai thác muốn mượn tài liệu lưu trữ đưa về nơi làm việc thực hiện thủ tục đề nghị như quy định đối với mượn tài liệu xem tại chỗ, nhưng ghi rừ yờu cầu mượn về nơi làm việc. Trước khi ký mượn, cỏn bộ lưu trữ và người mượn tài liệu phải kiểm tra tình trạng tài liệu và ghi cụ thể vào sổ mượn.
b) Thời gian cho mượn về không quá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn, nhưng không quá 05 ngày làm việc.
c) Khi hoàn trả, người mượn phải trả đủ số lượng và đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng, thiếu, mất. Nếu để xảy ra mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập Biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của Công ty.
4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ: người đến khai thác cần sao chụp tài liệu lưu trữ thực hiện thủ tục như mượn tài liệu. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 33. Thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Giám đốc Công ty giải quyết cho cán bộ, công nhân viên trong công ty mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, công tác ở nước ngoài và cho phép các tổ chức, cá nhân nước ngoài sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp tác (trừ những tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật của công ty hoặc các tài liệu quý, hiếm khác).
b) Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp giải quyết cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, tài liệu của đơn vị khác vì mục đích công vụ;
c) Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp giải quyết các yêu cầu xin cung cấp các thông tin về cá nhân cán bộ, công chức đã nghỉ hưu khi cá nhân đó có đơn yêu cầu;
d) Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp giải quyết cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị khi trưởng đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Cán bộ, công chức có nhu cầu mang theo tài liệu phục vụ công tác, học
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước ngoài xin cung cấp tài liệu lien quan đến hợp tác phải có đơn yêu cầu cung cấp tài liệu. Đơn yêu cầu phải được Trưởng phòng hợp tác Quốc tế ký đề nghị, Giám đốc xem xét quyết định;
b) Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu có nhu cầu được cung cấp thông tin về cá nhân phải có đơn yêu cầu, chứng minh thư nhân dân và ý kiến bằng văn bản của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp;
c) Cán bộ, công chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Công ty phục vụ cho công tác phải có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị;
d) Lưu trữ Công ty có trách nhiệm cung cấp các bản sao tài liệu cho cán bộ, công chức khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền;
e) Lưu trữ Cụng ty cú trỏch nhiệm đăng ký, theo dừi việc khai thỏc tài liệu lưu trữ tại Công ty.
Điều 34. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo dừi việc thu, nộp, quản lý, khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Công ty gồm có:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ để theo dừi việc thu, nộp tài liệu cảu cỏc đơn vị;
- Sổ đăng ký phục vụ khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ để theo dừi việc mượn, khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Công ty.
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 35. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác Văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 36.Tổ chức thực hiện
1. Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty có trách nhiệm phổ biến, theo dừi, kiểm tra, đụn đốc, tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện Quy chế bỏo cỏo Giỏm đốc công ty.
2. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế về công
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác Văn thư lưu trữ của Công ty tới cán bộ, công chức của đơn vị mình.
3. Cán bộ, công nhân viên thuộc Công ty có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế trên./.
GIÁM ĐỐC Trần Văn Huân
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHỦ ĐỀ 3.XÂY DỰNG “QUY CHẾ VĂN HểA CễNG SỞ” CỦA CÔNG TY
QUY CHẾ
VĂN HểA CễNG SỞ CễNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ HẢI MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CNHM ngày tháng năm của Giám đốc Công ty về việc ban hành Quy chế Văn hóa công sở)
CHƯƠNG I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG