BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG tại Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1 1.1. Lý do chọn đề tài. 1 1.2. Ý nghĩa của việc khảo sát công tác quản trị văn phòng tại HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 2 PHẦN 2. NỘI DUNG. 3 1. Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên. 3 2. Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng. 4 2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. 4 2.1.1. Chức năng của UBND huyện Lục Ngạn. 4 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Ngạn. 4 2.1.3. Cơ cấu của UBND huyện Lục Ngạn. 5 2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 6 2.2.1. Vị trí và chức năng Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn 6 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 7 2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn khác 9 2.2.4. Cơ cấu của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 9 2.2.4.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND 9 2.2.4.2. Lề lối làm việc của Văn phòng. 12 3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 12 3.1. Các lọai văn bản Văn phòng HĐNDUBND ban hành. 12 3.1.1. Các loại văn bản và số lượng văn bản Văn phòng ban hành 12 3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 14 3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 14 3.3.1. Quốc hiệu: 14 3.3.2. Tên cơ quan ban hành văn bản: 14 3.3.3. Số và ký hiệu văn bản. 14 3.3.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản. 15 3.3.5. Tên loại và trích yếu nội dung. 15 3.3.6. Nội dung văn bản. 16 3.3.7.Chữ ký của người có thẩm quyền. 16 3.3.8. Dấu của cơ quan. 17 3.3.9. Nơi nhận văn bản. 17 3.3.10. Nhận xét. 18 3.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 18 3.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND UBND huyện Lục Ngạn. 18 3.4.2. Nhận xét. 20 4. Quản lý văn bản đi. 21 4.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản. 21 4.2. Đăng ký văn bản. 21 4.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 21 4.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 22 4.5. Lưu văn bản đi. 22 4.6. Nhận xét. 22 5. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 22 5.1. Tiếp nhận văn bản đến. 23 5.2. Đăng ký văn bản đến. 23 5.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 23 5.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. 24 5.5. Nhận xét. 24 6. Quản lý và sử dụng con dấu. 24 6.1. Các loại con dấu mà cơ quan sử dụng. 24 6.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 25 6.3. Bảo quản con dấu. 25 6.4. Nhận xét. 26 7. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 26 7.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức. 26 7.2. Phương pháp lập hồ sơ. 26 7.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 27 7.4. Nhận xét. 27 8. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp. 28 8.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở. 28 8.2. Nhận xét. 28 9. Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 28 9.1. Các loại thiết bị Văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan. 28 9.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 31 9.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 31 9.4. Nhận xét. 31 PHẦN 3. KẾT LUẬN. 32 3.1. Ưu điểm. 32 3.2. Nhược điểm. 32 3.3. Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn tại trong công tác văn phòng của Văn phòng HĐNDUBND huyện,. 32 3.4. Tổng kết. 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẶNG NGỌC ANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13C

KHÓA HỌC (2013 - 2017)

Tên cơ quan: Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

Địa chỉ: Thị trấn Chũ, Lục Ngạn, Bắc Giang

Cán bộ hướng dẫn: Trương Văn Lợi

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đăng Việt

HÀ NỘI - 2016

LỜI CẢM ƠN

Để có hoàn thành tốt chương trình kiến tập của mình với thời gian là 3tuần từ ngày ( 01/6-22/6/2016) tại phòng Nội Vụ huyện Lục Ngạn, tôi xin gửilời cảm ơn chân thành đến toàn thể các cán bộ, công nhân viên tại phòng Nội Vụhuyện Lục Ngạn đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoànthành tốt các nhiệm vụ được giao Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đếnanh Trương Văn Lợi – chuyên viên phòng Nội Vụ là người đã trực tiếp hướngdẫn, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình kiến tập, cung cấp cho tôi những văn bản, sốliệu để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo của mình sau khi quá trình kiến tập kếtthúc Mặc dù đã cố gắng quan sát, học hỏi và tham khảo nhiều tài liệu khác,song bài báo cáo của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu xót, tôi rất mong nhận được sựđóng góp của Lãnh đạo Văn phòng cùng các thầy cô để bài báo cáo của tôi đầy

đủ và hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Ý nghĩa của việc khảo sát công tác quản trị văn phòng tại HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 2

PHẦN 2 NỘI DUNG 3

1 Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên 3

2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng 4

2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4

2.1.1 Chức năng của UBND huyện Lục Ngạn 4

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Ngạn 4

2.1.3 Cơ cấu của UBND huyện Lục Ngạn 5

2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 6

2.2.1 Vị trí và chức năng - Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn 6

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

2.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn khác 9

2.2.4 Cơ cấu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 9

2.2.4.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND 9

2.2.4.2 Lề lối làm việc của Văn phòng 12

3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 12

3.1 Các lọai văn bản Văn phòng HĐND-UBND ban hành 12

3.1.1 Các loại văn bản và số lượng văn bản Văn phòng ban hành 12

3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 14

3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 14

3.3.1 Quốc hiệu: 14

3.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản: 14

3.3.3 Số và ký hiệu văn bản 14

3.3.4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản 15

3.3.5 Tên loại và trích yếu nội dung 15

3.3.6 Nội dung văn bản 16

3.3.7.Chữ ký của người có thẩm quyền 16

3.3.8 Dấu của cơ quan 17

3.3.9 Nơi nhận văn bản 17

3.3.10 Nhận xét 18

3.4 Quy trình soạn thảo văn bản 18

3.4.1 Quy trình soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn 18

3.4.2 Nhận xét 20

4 Quản lý văn bản đi 21

4.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản 21

4.2 Đăng ký văn bản 21

4.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 21

4.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 22

4.5 Lưu văn bản đi 22

4.6 Nhận xét 22

5 Quản lý và giải quyết văn bản đến 22

5.1 Tiếp nhận văn bản đến 23

5.2 Đăng ký văn bản đến 23

5.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 23

5.4 Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến 24

5.5 Nhận xét 24

6 Quản lý và sử dụng con dấu 24

6.1 Các loại con dấu mà cơ quan sử dụng 24

6.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 25

6.3 Bảo quản con dấu 25

6.4 Nhận xét 26

7 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

7.1 Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức 26

7.2 Phương pháp lập hồ sơ 26

7.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27

7.4 Nhận xét 27

8 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28

8.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở 28

8.2 Nhận xét 28

9 Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 28

9.1 Các loại thiết bị Văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan 28

9.2 Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 31

9.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31

9.4 Nhận xét 31

PHẦN 3 KẾT LUẬN 32

3.1 Ưu điểm 32

3.2 Nhược điểm 32

3.3 Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn tại trong công tác văn phòng của Văn phòng HĐND-UBND huyện, 32

3.4 Tổng kết 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

HĐND : Hội đồng nhân dân

UBND : Ủy ban nhân dân

TTHĐND : Thường trực hội đồng nhân dânTTUBND : Thường trực ủy ban nhân dân

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài.

Với xu thế xã hội toàn cầu đổi mới mục tiêu xây dựng Việt Nam trởthành một quốc gia theo nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hòa nhập với nềnkinh tế thị trường của thế giới thì nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng đượcđầu tư và chú trọng Cùng với đó, các cơ quan, ban ngành cũng đồng thời phảiđổi mới các chính sách, đường lối, chủ trương sao cho phù hợp với thực tiễn củađất nước Trước tình hình đó công tác Quản trị văn phòng cũng đã và đang trên

đà đổi mới

Công tác Quản trị văn phòng ở mỗi cơ quan đều được quan tâm về mọimặt nên đã giúp cho hoạt động của cơ quan nhanh chóng được triển khai, gópphần thúc đẩy sự phát triển của xã hội

Là một sinh viên năm 3 ngành Quản trị văn phòng của trường Đại họcNội vụ Hà Nội, hơn nữa lại sinh ra và lớn lên tại quê hương Lục Ngạn nên tôi đãquyết định chọn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn làm đề tài củamình

Trước đây cũng như hiện nay, công tác quản trị văn phòng tại huyện đangđược triển khai và thực hiện rất tốt, văn phòng có đội ngũ cán bộ, công nhânviên có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, điều đó có thể giúp tôi rấtnhiều trrong quá trình tìm hiểu về công tác quản trị văn phòng nơi đây

Để có thể nắm rõ các thông tin liên quan đến vấn đề Quản trị văn phòngtại huyện, tôi cần phải tìm hiểu 8 nội dung như sau:

 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng

 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý văn bản đi

 Quản lý và giải quyết văn bản đến

 Quản lý và sử dụng con dấu

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp

 Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong côngtác văn phòng

1.2 Ý nghĩa của việc khảo sát công tác quản trị văn phòng tại UBND huyện Lục Ngạn.

HĐND-Quản trị văn phòng được coi là công tác rất quan trọng của một cơ quan,tổchức, nó quyết định đến sự thành công của cơ quan đó

Qua việc tìm hiểu về công tác Quản trị văn phòng tại văn phòng UBND huyện Lục Ngạn, tôi đã có thêm được cho bản thân mình một khối lượngkiến thức nhất định để khi ra trường có thể áp dụng vào thực tế khi vào làm việctại một cơ quan nào đó Đồng thời, qua một thời gian khảo sát công tác vănphòng tại đây tôi đã biết được những nhiệm vụ, chức năng cơ bản của văn phòngHĐND-UBND, từ đó nắm được những ưu, nhược điểm của công tác quản trịvăn phòng tại đây và đưa ra được một số giải pháp nhằm khắc phục và nâng caohiệu quả cho công tác văn phòng của cơ quan

HĐND-Trên cơ sở đó, tôi đã quyết định chọn 8 nội dung như trên làm nội dungkhảo sát cho đợt kiến tập của mình tại văn phòng HĐND-UBND huyện Lục

Ngạn, tỉnh Bắc Giang với tên đề tài là: " Tìm hiểu công tác Quản trị Văn phòng tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn".

PHẦN 2 NỘI DUNG.

1 Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên.

- Lục Ngạn là huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, nằm trên Quốc lộ 31,cách thủ đô Hà Nội 91km về phía Đông Bắc Huyện Lục Ngạn có quỹ đất dồidào và màu mỡ nhất Bắc Giang với 20.773 ha đất nông nghiệp, 24.260 ha đấtlâm nghiệp, 21.641 ha đất chuyên dùng, còn 33.002 ha đất chưa sử dụng Về dân

số, huyện Lục Ngạn có trên 204.000 người, tại huyện có 11 dân tộc đang cư trú,trong đó dân tộc kinh chiếm 52% Lục ngạn còn là nơi lưu giữ nhiều bản sắc vănhóa dân tộc với các lễ hội hất dân ca như: Ngày hội văn hóa thể thao các dân tộcHuyện ngày 18/2 (âm lịch), lễ hội chợ tình Tân Sơn ngày 12/1 (âm lịch)

- Huyện Lục Ngạn có 29 xã, 1 thị trấn là thị trấn Chũ, trong đó có 12 xãđặc biệt khó khăn Đất đai và khí hậu của địa phương thích hợp cho phép pháttriển trồng nhiều loại cây ăn quả, đặc biệt là vải thiều, phát triển lâm nghiệp (câykeo), trồng cây lương thực (lúa nước), cây công nghiệp ngắn ngày, chăn nuôi đạigia súc và sản xuất vật liệu xây dựng

- Nguồn nước ở đây khá phong phú, được cung cấp bởi 10 công trìnhtrung thủy nông, 187 hồ đập nhỏ và đặc biệt có hồ Cấm Sơn có trữ lượng nướclớn Lục Ngạn có hơn 24 vạn ha rừng, trong đó có gần 12 vạn ha rừng tự nhiên

và > 12 vạn ha rừng trồng Trên địa bàn huyện có một số loại khoáng sản như:quặng đồng, than mỏ, vàng sa khoáng Huyện có 1 di tích được xếp hạng cấpquốc gia là Đền Hả, một di tích được xếp hạng cấp tỉnh là Đền Khánh Vân Làhuyện có nhiều dân tộc anh em cùng chung sống, mỗi dân tộc có nét văn hóariêng, bản sắc văn hóa mỗi dân tộc đang được tiếp tục giữ gìn và phát huy

- Hệ thống giao thông kết nối với Lạng Sơn, Quảng Ninh, Hà Nội ngàycàng thuận lợi, cùng với quá trình mở mang canh tác đã biến nơi đây thành vùngcây ăn quả tập trung trồng vải thiều,có chất lượng số lượng loại tốt nhất cả nước.Địa phương có nhiều phong cảnh đẹp như: Các địa danh khu du lịch sinh thái,

Hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum, nằm trong một thảm thực vậtxanh Đó là tiềm năng lớn để Lục Ngạn phát triển du lịch vườn kết hợp cảnhquan sinh thái

- Với những thế mạnh đó, Lục Ngạn giữ được nhịp độ tăng trưởng bìnhquân hàng năm khá cao ( 23,2%) Các sản phẩm chính trong nông nghiệp là Vảithiều tươi trong năm 2016 dự tính đạt 80 nghìn tấn quả với giá bán trung bình từ20-35 nghìn/kg Ngoài ra, các loại quả khác như: na dai, nhãn, dứa đạt sảnlượng 5- 6 nghìn tấn Đã gần 30 năm qua, huyện Lục Ngạn còn là một trung tâmgiao dịch, mua bán lớn nhất của cả nước.

- Hướng tới một tương lai công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông thôn, LụcNgạn xác định giữ tốc độ tăng trưởng 15% trong giai đoạn 2015- 2020 Vùngđất vải thiều nổi tiếng đang đón chờ những cơ hội phát triển mới trong tương lai

- Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn là một bộ phận trong cơcấu của UBND huyện, thuộc Thị trấn Chũ, là trung tâm văn hóa cũng như kinh

tế của huyện, với hệ thống giao thông đi lại thuận tiện

2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng.

2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2.1.1 Chức năng của UBND huyện Lục Ngạn.

- Căn cứ vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992

UBND huyện Lục Ngạn do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện

Cơ quan UBND huyện Lục Ngạn chịu sự lãnh đạo chỉ đạo và quản lýtoàn diện của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và chịu sự lãnh đạo về côngtác Đảng của Đảng uỷ cơ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBNDhuyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành các hoạt động kinh tế-xã hộitrên địa bàn, chỉ đạo các xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiệncác chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Ngạn.

- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác của HĐND,TTHĐND, TTUBND huyện Giúp tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND, UBND các xã, thị trấn thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,chính xác, phục vụ công tác chỉ đạo và điều hành

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của TTHĐND, TTUBNDđảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu của UBND huyện Lục Ngạn.

Bao gồm:

- Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Thanh Bình- là người đứng đầu cơquan khối Ủy ban, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động củaUBND

- Các Phó Chủ tịch UBND huyện: giúp việc cho Chủ tịch trong công táclãnh đạo Bao gồm 03 Phó Chủ tịch:

+) Phó Chủ tịch phụ trách khối các ngành kinh tế: Lê Bá Thành

+) Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa- Xã hội: Trương Văn Năm

+) Phó Chủ tịch phụ trách ngành Giao thông- xây dựng: Cao Văn Hoàn

- UBND huyện có 12 phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:

+) Văn phòng HĐND-UBND huyện

+) Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

+) Phòng Văn hóa- Thông tin

+) Phòng Giáo dục và Đào tạo

+) Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

+) Phòng Y tế

- Ngoài ra còn có các khối cơ quan khác trực thuộc UBND huyện như:+) Thường trực HĐND-UBND

+) Phòng Dân tộc

+) Phòng Kinh tế- Hạ tầng.

+) Đội quản lý trật tự GTXD và Môi trường

+) Đài TT-TH

+) Trạm khuyến nông

+) Trung tâm văn hóa thể thao

+) Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản

+) Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình

+) Trung tâm phát triển quỹ đất và CCN

2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.

2.2.1 Vị trí và chức năng - Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn (gọi tắt là Văn phòng).

- Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn là cơ quan chuyên môntham mưu tổng hợp cho UBND huyện Lục Ngạn về hoạt động của UBND; thammưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thôngtin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, UBND huyện

và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật chohoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND huyện Lục Ngạn

- Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBNDhuyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặtcông tác của Thường trực HĐND và UBND huyện đảm bảo tính thống nhất, liêntục, có hiệu lực và hiệu quả

- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấuriêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của Pháp luật

- Văn phòng HĐND-UBND tổ chức các hoạt động của UBND và Chủtịch UBND huyện trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt đông chung của Bộmáy hành chính Nhà nước, giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức và điều hòa,phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND

và UBND các xã, thị trấn để thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác củaUBND huyện, đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của

HĐND và UBND huyện, tham mưu giúp HĐND huyện về công tác ngoại vụ, thiđua khen thưởng.

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáutháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện Giúp Thườngtrực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chươngtrình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành

- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốccác cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các

xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐNDhuyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến

về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND,UBND huyện xem xét, quyết định

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thườngxuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thườngtrực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện Thực hiện chế độ thông tinbáo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

- Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng - Phốihợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theo dõi,đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ cáckỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc củaThường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và côngdân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạtđộng của HĐND và UBND huyện

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơquan, UBND các xã, thị trấn, trước khi trình duyệt UBND huyện và CHủ tịchUBND huyện xem xét và quyết định.

- Giúp TTHĐND, UBND và Chủ tịch huyện duy trì mối quan hệ phối hợpcông tác với huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, UBMTTQ huyện, các đoàn thểnhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, của Trung ương đóng trên địabàn huyện theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND

- Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện,Chủ tịch UBND huyện, các Nghị quyết của HĐND huyện, các văn bản quyphạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan

- Giúp TTHĐND, UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năngtheo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các cơ quan,UBND các xã, thị trấn

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, trực tiếp trình ký các văn bản

và quản lý văn bản của Thường trực HĐND, HĐND, các ban của HĐND,UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, quản lý công tác văn thư, Hành chính,Lưu trữ, Tin học hóa hành chính nhà nước của HĐND, TTHĐND, UBND huyệntheo quy định của pháp luật, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND và UBNDhuyện,

- Hướng dẫn kiểm tra văn phòng của các cơ quan, các xã, thị trấn vềnghiệp vụ hành chính văn phòng

- Tổ chức phục vụ TTHĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện tiếp dân,tiếp nhận chuyển đơn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết khiếu nại, tốcáo và kiến nghị của công dân theo quy định của pháp luật Giải quyết đơn thưkhiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trongphạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy định của phápluật và phân công của Chủ tịch UBND huyện

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chứcthuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đề ra.

2.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn khác

- Tổ chức, quản lý công tác hành chính của Thường trực HĐND, UBNDhuyện; hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toànhuyện theo quy định của pháp luật

- Quản lý trực tiếp hệ thống “Một cửa điện tử”, tiếp nhận và trả kết quảmột số thủ tục hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

- Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước 4 Thực hiện nhữngnhiệm vụ khác được do Thường trực HĐND và UBND huyện phân công theoquy định của pháp luật

2.2.4 Cơ cấu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.

2.2.4.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND

Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cácngạch công chức chuyên ngành hành chính

- Vị trí Phó chánh Văn phòng phụ trách khối văn hóa- xã hội, tổng hợpchung; trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: trung cấp, ngạch côngchức: chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã sốngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngànhhành chính

- Vị trí Phó chánh Văn phòng phụ trách khối kinh tế tổng hợp,trình độchuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: trung cấp, ngạch công chức: chuyên viên,tin học, ngoại ngữ B.

- Vị trí Phó chánh Văn phòng phụ trách hành chính quản trị, bộ phận mộtcửa, trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: trung cấp, ngạch công chức:chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã sốngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngànhhành chính

*) Vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ: 05 vị trí, biênchế 8 người, gồm:

- Vị trí chuyên viên phụ trách khối văn hoá- xã hội, Hội đồng nhân dân,trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức: chuyênviên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêuchuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 1 người)

- Vị trí chuyên viên phụ trách khối nội chính, giải quyết đơn thư, trình độchuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức: chuyên viên,tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNVngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩnnghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí,

1 người)

- Vị trí chuyên viên phụ trách khối kinh tế tổng hợp, giải phóng mặtbằng, trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức:chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã sốngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngànhhành chính.(01 vị trí, 1 người)

- Vị trí chuyên viên phụ trách khối tài chính- kế hoạch, quy hoạch, thươngmại, du lịch và thủy lợi, trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp,ngạch công chức: chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tạiThông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chứcdanh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chứcchuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 1 người).

- Vị trí chuyên viên gắn với bộ phận một cửa cấp huyện, trình độ chuyênmôn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức: chuyên viên, tin học,ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩnnghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí,

04 người)

*) Vị trí gắn với công việc hỗ trợ( 02 vị trí, biên chế 02)

- Vị trí chuyên viên phụ trách Văn thư- lưu trữ, trình độ chuyên môn: caođẳng, ngạch công chức: chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quyđịnh tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quyđịnh chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạchcông chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 01 người)

- Vị trí chuyên viên phụ trách công tác tài chính- kế toán, trình độ chuyênmôn: cao đẳng, ngạch công chức: chuyên viên, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quyđịnh tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quyđịnh chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạchcông chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 01 người)

*) Vị trí việc làm gắn với công việc phục vụ(04 vị trí, biên chế 08)

- Vị trí tạp vụ: 01 vị trí, biên chế 02 người

- Vị trí bảo vệ: 01 vị trí, biên chế 02 người

- Vị trí điện nước: 01 vị trí, biên chế 01 người

- Vị trí lái xe: 01 vị trí, biên chế 03 người

Cụ thể như sau:

 1 Chánh Văn phòng: Nguyễn Minh Nam

 2 Phó chánh Văn phòng: Nguyễn Văn Khải và Hoàng Văn Khiển,Nguyễn Thị Nhung.

 Chuyên viên khối nội chính

 Chuyên viên khối Kinh tế tổng hợp: Vũ Trí Bằng

 Chuyên viên khối Giao thông- Xây dựng: Vũ Văn Nam

 Chuyên viên khối Văn hóa- Xã hội: Phạm Hồng Long

 Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND: Nguyễn Thị Yến

 Bộ phận văn thư: Dương Thị Tuyến, Nguyễn Hà Linh

 Bộ phận Công nghệ thông tin

2.2.4.2 Lề lối làm việc của Văn phòng.

Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng và Chánh Văn Phòng làngười lãnh đạo cao nhất của Văn phòng, quản lý mọi hoạt động của văn phòng

3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Lục Ngạn.

HĐND-Quy trình soạn thảo văn bản là để chỉ trình tự các công việc cần tiến hànhtrong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

3.1 Các lọai văn bản Văn phòng HĐND-UBND ban hành.

3.1.1 Các loại văn bản và số lượng văn bản Văn phòng ban hành

- Thực hiện chương trình xây dựng công tác năm, quý, tháng: Từ đầu

năm đến nay, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tham mưu,xây dựng đầy

đủ chương trình công tác tháng, quý, năm cho TTHĐND, TTUBND, giúpTTHĐND,UBND huyện duy trì thực hiện tốt chương trình công tác tháng, quý

và năm đã đề ra

- Thực hiện chế độ báo cáo: Văn phòng HĐND và UBND huyện đã giúpHĐND, UBND huyện xây dựng và ban hành 13 báo cáo định kỳ(tháng, 3 tháng,

- Tham mưu cho UBND huyện xây dựng và ban hành kế hoạch tổ chứcTết Nguyên đán trên địa bàn, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn duy trì thực hiệntốt chế độ thông tin báo cáo theo yêu cầu của các Sở, ngành chuyên môn trongdịp tết.Văn phòng HĐND và UBND đã thực hiện đày đủ các báo cáo về TếtNguyên đán gửi Văn phòng UBND tỉnh, nội dung các báo cáo đảm bảo đầy đủnội dung, phản ánh kịp thời tình hình kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng trước

và sau Tết

- Đã giúp HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành 236báo cáochuyên đề ( trong đó: HĐND 17 báo cáo,UBND 210 báo cáo, Chủ tịch UBNDhuyện 9 báo cáo) Nội dung các báo cáo đánh giá đầy đủ , phản ánh chính xáctình hình theo yêu cầu của UBND tỉnh, các Sở, ngành của tỉnh Nhìn chung các

báo cáo được gửi UBND tỉnh, các Sở ngành của tỉnh theo đúng thời gian yêucầu, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế báo cáo chậm hơn so với thời gian quyđịnh.

3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.

Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn có quyền ban hành các loạivăn bản

3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Đây là hai yếu tố quan trọng để tạo ra một văn bản đúng quy định, đúngpháp lý khi ban hành văn bản

3.3.1 Quốc hiệu:

Là khái niệm dùng để chỉ tên nước Cách trình bày Quốc hiệu của Vănphòng HĐND- UBND huyện đã có sự thống nhất và trình bày đúng với phầnthể thức theo quy định của Nhà nước Phần quốc hiệu được trình bày ở góc phải,dòng đầu, tờ đầu của văn bản bằng phông chữ Vn TimeH ( in hoa), cỡ chữ 12-

13, kiểu chữ đứng đậm, dòng dưới ghi Độc lập- Tự do- Hạnh phúc bằng phôngchữ VnTime (in thường), cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có nét gạchngang, nét liền kéo dài hết dòng chữ

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc 3.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản:

Cơ quan ban hành văn bản tức là tác giả của văn bản.Tên cơ quan banhành văn bản được trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu, tờ đầu của văn bảnbằng phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đườnggạch ngang nét liền dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa

Ví dụ:

UBND HUYỆN LỤC NGẠN

3.3.3 Số và ký hiệu văn bản.

Là số thứ tự của văn bản được ghi liên tục bằng chữ số Ả rập, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày tháng 12 hằng năm Cán bộVăn thư đánh số thứ tự cho văn bản theo từng loại văn bản

Ví dụ: Tờ trình số 34/TTr-VP ngày 08 tháng 10 năm 2015 của Vănphòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn về việc đề nghị cấp kinh phí xúc tiếnthương mại năm 2016

UBND HUYỆN LỤC NGẠN

VĂN PHÒNG

Số: 36/TTr-VP

3.3.4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính

mà cơ quan đóng trụ sở: là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Ví dụ:

Công văn số 24/VP-TH của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạnv/v đề nghị xét công nhận danh hiệu cơ quan văn hóa năm 2015, địa danh đượcghi như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Lục ngạn, ngày 12 tháng 9 năm 2015.

3.3.5 Tên loại và trích yếu nội dung.

Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản như: Nghị định, Nghiquyết, Báo cáo, Thông báo, Thông Tư, Chỉ Thị

Tên loại văn bản được trình bày ở phía dưới địa danh và ngày tháng nămban hành văn bản bằng phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm

Trích yếu nội dung là câu tóm tắt của văn bản ban hành Đối với văn bản

có tên gọi cụ thể thì trích yếu nội dung được viết ở phía dưới của tên loại vănbản

ví dụ: