báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng tại UBND thị trấn Nếnh trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. Báo cáo này giúp các bạn có thể tham khảo được các thông tin trong quá trình viết báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng của trường đại học công nghiệp hà nội. Báo cáo được viết theo đề cương hướng dẫn do nhà trường cung cấp.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Cơ sở ngành Quản trị văn phòng Họ tên : Trần Ngọc Dung Lớp: : Quản trị văn phòng 01 Giáo viên hướng dẫn : TS Dương Đình Bắc HÀ NỘI - 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP HÀ NỘI CỘNG HỊA THỊ TRẤN HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT CHUN MƠN Q TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên: Trần Ngọc Dung Mã số sinh viên: 2019600702 Lớp: Quản trị văn phòng 01 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: UBND thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang Giáo viên hướng dẫn: Dương Đình Bắc Đánh giá chung giáo viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày…… tháng……năm 2022 Giáo viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THỊ TRẤN NẾNH 1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND thị trấn Nếnh 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác UBND thị trấn Nếnh .3 1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý UBND thị trấn Nếnh 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng UBND thị trấn Nếnh PHẦN CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ TRẤN NẾNH 2.1 Đặc điểm văn phòng UBND thị trấn Nếnh 2.2 Đặc điểm nhân văn phòng UBND thị trấn Nếnh .8 2.3 Quy trình giải cơng việc văn phịng 2.4 Tổ chức hội họp UBND thị trấn Nếnh 10 2.5 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND thị trấn Nếnh 12 2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải đáp thắc mắc UBND thị trấn Nếnh.13 2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu 14 2.8 Đánh giá hiệu hoạt động văn phòng 17 PHẦN 19 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 19 3.1 Đánh giá chung 19 3.2 Các đề xuất hoàn thiện 20 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC .23 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Sơ đồ máy Ủy ban nhân dân thị trấn Nếnh LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề trở nên khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triểm mạnh so với đối thủ cạnh tranh Ngành Quản trị văn phòng nhiều người doanh nghiệp quan tâm tới, đem lại chuyên nghiệp công việc Để đào tạo nguồn nhân lực có chun mơn, khả giải cơng việc lĩnh nghề nghiệp, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội năm tổ chức chuyến thực tập, trải nghiệm công việc thực tế ngành Quản trị văn phịng Được Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội tạo điều kiện cho phép Uỷ ban nhân dân thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, từ ngày 25 tháng năm 2022 đến ngày 18 tháng năm 2022, em nhận thực tập văn phòng UBND thị trấn Nếnh Trong trình thực tập đây, em làm quen với cơng việc, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phịng Tại em có hội tiếp xúc, trải nghiệm với công việc thực tế, áp dụng kiến thức học vào cơng việc Hơn nữa, trình thực tập đây, em chứng kiến cán bộ, công chức làm việc có trách nhiệm, gương mà em noi theo tương lại, môi trường làm việc đoàn kết, tác phong làm việc động, sáng tạo mà em cần học hỏi Ngoài ra, thực tập đây, em tiếp xúc thực tế công việc, áp dụng kiến thức học ghế nhà trường mà em cịn trau dồi, tích lũy thêm kỹ giao tiếp, giải cơng việc, văn hóa ứng xử quan Hành Nhà nước, kỹ bổ trợ cho phát triển thân em sau Qua báo cáo chuyến thực tập, trải nghiệm công việc thực tế này, em xin trân thành gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ, công chức công tác UBND thị trấn Nếnh, anh Trần Hữu Biên giúp đỡ bảo tận tình, tạo hội cho em tiếp xúc công việc Em xin cảm ơn thầy hướng dẫn Dương Đình Bắc, Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội trang bị cho em kiến thức, giúp đỡ em, đưa lời khuyên bổ ích q trình thu thập, xử lý thơng tin để em hồn thành tốt tập báo cáo Do thời gian thực tập ngắn, kiến thức khả em hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu sót Em hy vọng nhận đóng góp từ thầy để báo cáo em chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THỊ TRẤN NẾNH 1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND thị trấn Nếnh 1.1.1 Giới thiệu chung UBND thị trấn Nếnh Tên doanh nghiệp: UBND thị trấn Nếnh Địa chị: Thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang Mã số thuế: 2400299596 Điện thoại: 0240866694 Email: nenh_vietyen@bacgiang.gov.vn Loại hình hoạt động: Hoạt động tài chính, ngân hàng bảo hiểm Giám đốc UBND thị trấn Nếnh: Ông Lê Đình Yên 1.1.2 Lịch sử hình thành UBND thị trấn Nếnh Thị trấn Nếnh vùng thuộc văn hóa Kinh Bắc cũ, quê hương điệu dân ca quan họ UNESCO công nhận Hiện thị trấn Nếnh nằm phía Nam huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm hành huyện khoảng km phía bắc cách trung tâm tỉnh khoảng 12km phía đơng bắc + Phía đơng giáp huyện n Dũng và thị trấn Tăng Tiến, Vân Trung + Phía tây giáp thị trấn Ninh Sơn thị trấn Quảng Minh + Phía nam giáp thị trấn Quang Châu + Phía bắc giáp thị trấn Bích Động và thị trấn Hồng Thái - Ngày 20/2/2003, Chính phủ ban hành Nghị định 16/2003/NĐ- CP Theo đó, thành lập thị trấn Nếnh sở 348,58 diện tích đất tự nhiên làng Yên Ninh, làng Ninh Khánh Phố Nếnh (vốn thuốc thị trấn Hồng Ninh) 211,97 diện tích đất tự nhiên Làng Sen Hồ (thuộc địa phận thị trấn Quảng Minh) - Sau vào ổn định mặt địa chính, ngày 14 tháng năm 2005, thị trấn Nếnh đăng ký mã số thuế riêng cho UBND thị trấn Nếnh để thức vào hoạt động quản lý Chi cục Thuế khu vực Việt Yên – Hiệp Hòa - Ngày 21/11/2019, Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị số 813/NQUBTVQH14 việc xếp đơn vị hành cấp thị trấn thuộc tỉnh Bắc Giang (nghị có hiệu lực từ ngày 01/01/2020) Theo đó, sáp nhập tồn diện tích dân số thị trấn Hồng Ninh vào thị trấn Nếnh Nâng tổng diện tích đất tự nhiên thị trấn Nếnh lên 12,51km2 20.196 người 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác UBND thị trấn Nếnh - UBND thị trấn HĐND bầu quan chấp hành HĐND thị trấn Nếnh, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp - UBND thị trấn Nếnh thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý, thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở - Theo quy định nhà nước nhiệm vụ UBND thị trấn lĩnh vực khác UBND thực nhiệm vụ khác 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - thị trấn hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thơng, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng thị trấn, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện 1.2.3 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp nuôi trồng thủy hải sản - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng, tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề 1.2.3 Trong lĩnh vực giao thông vận tải - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông thị trấn theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thơng cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; 1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, thị trấn hội, văn hoá thể dục thể thao - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; - Tổ chức thưc chương trình y tế sở, phát động tiêm phòng cho trẻ nhỏ theo định kỳ, hướng dẫn người dân phòng chống dịch bệnh; kế hoạch hóa gia đình; vận động nhân dân giữ vệ sinh, tham gia phòng chống dịch bệnh; - Có sách đãi ngộ, quan tâm gia đình thương binh, liệt sĩ, gia đình có cơng giúp đỡ hộ có hồn cảnh gia đình khó khăn; - Quản lí bảo vệ trùng tu nghĩa trang liệt sỹ, quy hoạch nghĩa trang thị trấn 1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý UBND thị trấn Nếnh 1.3.1 Sơ đồ máy UBND thị trấn Nếnh Hình 1.1 Sơ đồ máy Ủy ban nhân dân thị trấn Nếnh Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) Phó Chủ tịch UBND (Phụ trách lĩnh vực văn hóa – thị trấn hội) Cơng chức Văn hóa – thị trấn hội Công chức Tư pháp – hộ tịch Y tế, Giáo dục, Đào tạo Cán DS – KH H GD Quân , An ninh Văn phòng Thống kê Kế tốn Tài Địa chính, Nơng nghiệp , XD MT Khuyến nơng, Thú y (Nguồn: Phịng Văn thư – Lưu trữ UBND thị trấn Nếnh) 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận UBND thị trấn Nếnh Tại UBND thị trấn Nếnh chia làm nhiều phận phận thực nhiệm nhiệm vụ, chức có quyền hạn khác nhau, bỗ trợ, liên kết với để quản lý hoạt động thị trấn, tạo nên máy thống quan Chủ tịch UBN thị trấn Nếnh - Hiện chủ tịch UBND thị trấn Nếnh ông Nguyễn Minh Phượng - Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn người đứng đầu Ủy ban nhân dân thị trấn có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân thị trấn; + Lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân thị trấn; thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn thị trấn hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác cơng dân; thực biện pháp quản lý dân cư địa bàn thị trấn theo quy định pháp luật; + Quản lý tổ chức sử dụng có hiệu công sở, tài sản, phương tiện làm việc ngân sách nhà nước giao theo quy định pháp luật; + Giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật; + Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn thực nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân; + Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng biện pháp để giải công việc đột xuất, khẩn cấp phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn thị trấn hội địa bàn thị trấn theo quy định pháp luật; + Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền + Phối hợp với quan, tổ chức có thẩm quyền thực quy hoạch phát triển hạ tầng thị, xây dựng, giao thơng, phịng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị địa bàn thị trấn + Quản lý dân cư địa bàn thị trấn theo quy định pháp luật Phó Chủ tịch UBND - Ông Đỗ Văn Luận giữ chức Phó Chủ tịch UBND thị trấn Nếnh, phụ trách lĩnh vực kinh tế Phó chủ tịch bên lĩnh vực tổ chức quản lý, đạo thực nhiệm vụ công việc khối kinh tế - tài Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công công việc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ủy nhiệm Chủ tịch Uỷ ban nhân dân vắng - Phó chủ tịch bên lĩnh vực văn hóa – thị trấn hội Uỷ ban nhân dân thị trấn Nếnh ông Nguyễn Văn Hiệu Có nhiệm vụ chuyên tổ chức quản lý, đạo thực nhiệm vụ công việc khối văn hố - thị trấn hội, nơng nghiệp Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công công việc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ủy nhiệm Chủ tịch Uỷ ban nhân dân vắng 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng UBND thị trấn Nếnh 1.4.1 Các yếu tố bên - Văn hóa làm việc UBND: mơi trường làm việc văn hóa công sở yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cơng tác văn phịng giấc, nội quy, cách hành xử công việc - Cách bày trí bên UBND: ánh sáng, cách trang trí, độ thơng thống văn phịng tưởng khơng quan trọng thực chất góp phần tác động vào tâm lý người, văn phòng cần có ánh sáng thích hợp, bày trí đẹp mắt, hợp lý có độ thơng thống tốt giúp tăng suất làm việc người quan tới quan làm việc 1.4.2 Các yếu tố bên Hiện thị trấn Nếnh nằm vị trí có khu cơng nghiệp bao quanh, phát triển kinh tế thu hút nhiều người lao động từ nơi tập trung địa bàn thị trấn Điều địi hỏi cán bộ, công chức UBND phải học hỏi thêm nhiều điều để bắt nhịp với thời đại phát triển, quản lý tốt kinh tế tình hình an ninh thị trấn hội địa bàn thị trấn - Chi phí lệ phí: Chi phí phương tiện di chuyển, chỗ ăn, chỗ lệ phí hành xun suốt q trình chuyến cơng tác diễn 2.5.3 Kết thực kế hoạch công tác - Với chuẩn bị lên kế hoạch kỹ đa số chuyến cơng tác UBND thị trấn Nếnh diễn sát theo dự tính - Kết chuyến ghi chép lại đầy đủ, thông báo với cấp kết thúc - Chi phí lệ phí chuyến giữ lại biên lai, hóa đơn để chi trả chuyến kết thúc 2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải đáp thắc mắc UBND thị trấn Nếnh 2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách quan - Tại UBND thị trấn Nếnh ngày tiếp đón cơng dân đến làm việc, ngồi cịn có khách cán đến quan để làm việc, trao đổi Cho nên việc tiếp đón khách việc quan trọng, cịn thể mặt quan - Đối với khách công dân tới quan UBND để làm giấy tờ, thủ tục hành chính, cán cơng chức quan niềm nở nhiệt tình chào hỏi, hướng dẫn công dân chi tiết để trình làm thủ tục diễn nhanh gọn Nếu cơng dân khơng hiểu có vấn đề, cố xảy giúp đỡ, hỗ trợ, người dân hài lòng với chất lượng làm việc UBND thị trấn Nếnh Qua cịn tạo gắn kết nhân dân cán địa phương - Đối với lãnh đạo cấp trên, cán thuộc đơn vị khác tới quan: + Bố trí phịng gặp mặt cho phù hợp với tính chất mục đích khách tới quan + Sắp xếp cán có thẩm quyền đón tiếp làm việc khách + Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết + Bố trí nơi nghỉ ngơi cho khách khách lại lại làm việc lâu + Tặng quà, hoa cho khách 2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại - Đối với tiếp khách qua điện thoại cần có cán trực bàn điện thoại để không bỏ lỡ gọi từ khách - Khi nghe gọi từ khách hàng, cán trực ln có sổ ghi chép thông tin để ghi chép thông tin vấn đề khách máy tính để tra cứu thông tin cần thiết - Các cán trực có thái độ niềm nở nghe máy, trả lời giọng nói rõ ràng, tốc độ vừa phải nội dung diễn đạt ngôn từ phổ thông, dễ hiểu 13 - Nếu vấn đề khách thuộc phạm vi thẩm giải cán cán giải ln khơng thuộc thẩm quyền chuyển máy cho khách tới bên có thẩm quyền giải - Khi giải xong vấn đề cuẩ khách, hỏi khách xem cịn vấn đề cần giải khơng, cịn tiếp tục hỗ trợ khách, khơng chào khách cúp máy 2.6.3 Giải đáp thắc mắc khách hàng Khi tiếp nhận thắc mắc người dân hay vị lãnh đạo cán cán tiếp đón UBND thị trấn Nếnh giải theo quy trình sau: - Đầu tiên cần phải hỏi thông tin người có vấn đề thắc mắc cần giải - Tiếp lắng nghe vấn đề khách - Nếu nằm quyền hạn giải nhanh chóng gọn gàng ln, khơng nằm quyền hạn đưa lịch hẹn phải hỏi có thẩm quyền để có hướng giải nhằm đưa câu trả lời xác cho người có thắc mắc - Tuyệt đối không tự ý giải mà khơng có thẩm quyền vấn đề 2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu 2.7.1 Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu UBND thị trấn Nếnh Về việc quản lý hồ sơ tài liệu, UBND thị trấn Nếnh có số nguyên tắc: - Hệ thống đủ đơn giản để dễ hiểu dễ vận hành, khơng, có nhầm lẫn hồ sơ yêu cầu làm chậm trễ việc truy cập - Hệ thống lưu trữ an toàn chống lại thứ hỏa hoạn hư hỏng hồ sơ bụi, chất bẩn mát, tính an tồn hồ sơ mật Tính phù hợp chung hệ thống điều kiện hoạt động tổ chức xem xét khác - có kiểm soát để theo dõi tài liệu lấy theo dấu chúng cần - Hệ thống đặt hồ sơ có hiệu quả: đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng dễ tìm cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn danh mục xếp - Thiết kế sử dụng biểu mẫu thống theo đạo chung - Dùng màu sắc, mã hóa để phân loại xếp hồ sơ, tài liệu 2.7.2 Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Các công cụ để lưu trữ hồ sơ vào điều kiện cụ thể doanh nghiệp: + Các loại hồ sơ, tài liệu cần cho vào loại kẹp file, bìa cịng để bảo vệ tài liệu + Dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ văn phịng diện tích hẹp + Các hồ sơ sử dụng lưu thùng hồ sơ để vị trí 14 + Các hồ sơ, tài liệu thường xuyên sử dụng để giá tài liệu ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm + Sử dụng loại giấy ghi để dễ dàng phân biệt loại hồ sơ tìm kiếm tài liệu Bước 2: Phân loại hồ sơ - Một số tiêu chí để phân loại hồ sơ thường áp dụng: + Phân chia theo dự án: Các dự án có liên quan đến xếp lưu trữ vị trí + Phân chia theo chủ đề: Các loại tài liệu, hồ sơ dự án loại lưu trữ nhau, phân chia theo chủ đề thuận tiện cho quản lý, tìm kiếm + Phân chia theo thời kỳ: Ví dụ phân chia theo tháng đầu năm, tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng, Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu - Một số phương thức xếp tài liệu: + Sắp xếp theo thời gian: Ghi mốc thời gian bên ngồi vị trí dễ quan sát + Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp tài liệu theo thứ tự bảng chữ + Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chưa giải xong, xử lý chờ phản hồi, Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ Tạo danh mục cụ thể cho loại hồ sơ sau đưa vào máy tính Việc tra cứu sử dụng hồ sơ sau có thuận tiện nhanh chóng hay khơng phụ thuộc lớn vào phần tạo danh mục Danh mục hồ sơ cập nhật thường xuyên theo số lượng tài liệu phát sinh Bước 5: Lưu trữ hồ sơ - Hồ sơ đực lưu trữ vào vị trí định tạo thêm mềm để dự phòng Danh sách hồ sơ, tài liệu tạo bảng tính excel để dùng chức dẫn link, liên kết với tập tin hình ảnh lưu trữ hồ sơ, tài liệu tương ứng Bước 6: Theo dõi cập nhật hồ sơ - Hồ sơ liên tục cập nhật theo số liệu phát sinh Đồng thời, kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung chứng từ, giấy tờ thiếu cho hồ sơ 2.7.3 Tổ chức giải quản lý hồ sơ 2.7.3.1 Giải công văn đến Trong hoạt động hàng ngày UBND thị trấn việc quản lý giải văn đến UBND thị trấn xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác, thống Khi nhận văn đối tượng gửi đến phải xem xét phân loại, đăng ký, giải kịp thời, xác thồng theo quy định hành Nhà nước Việc 15 tổ chức quản lý giải văn đến UBND thị trấn phải đảm bảo yêu cầu như: thống nhất, chích xác, kịp thời Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra bì văn đến - Khi loại văn đến phải tập trung vào phòng văn thư thuộc Theo nhiệm vụ giao, cán văn thư tiếp nhận tất văn nơi gửi đến Riêng văn như: đơn thư, khiếu nại, tố cáo … cá nhân tập thể khác tiếp nhận phận tiếp dân thuộc phòng văn phòng, vào sổ tiếp nhận riêng - Các văn tiếp nhận phải kiểm tra, xem xét thận trọng, kiểm tra xem văn có phải gửi đến quan không, phát văn gửi sai đối tượng bì văn bị rách, nát có dấu hiệu bị lộ thơng tin tài liệu… báo cho lãnh đạo quan để có ý kiến giải chí phải lập biên người giao Đối với văn gửi qua máy Fax phải kiểm tra số lượng trang, tờ văn bản… Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Sau tiếp nhận văn cán văn thư phải phân loại bóc bì văn đến (đối với văn văn thư quyền bóc), cán văn thư tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn Mục đích việc đóng dấu “Đến” để xác nhận văn chuyển đến quan có số, ngày đến bao nhiêu, để thuận tiện cho việc giải văn đến Bước 3: Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến UBND thị trấn thực cách vào sổ Khối lượng văn đến quan đa dạng phong phú nên việc đăng ký văn phải phân loại làm nhiều sổ khác cho loại văn Bước 4: Trình văn đến Việc trình văn đến UBND thị trấn Chủ tịch UBND xem xét phê duyệt Bước 5: Chuyển giao văn đến Khi văn đến cán văn thư phải chuyển đến đối tượng có trách nhiệm xứ lý, giải Bước 6: Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến: Khi nhận văn đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời, xác theo quy định Nhà nước theo quy định cụ thể quan Việc theo dõi đôn đốc việc giải văn đến: Thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ giải quyêt vấn đề liên quan đến nội dung văn đến xử lý thông tin phản hồi, sau báo cáo lãnh đạo văn phịng để cần thiết trả lời quan gửi 2.7.3.2 Giải công văn - Văn gửi UBND thị trấn Nếnh soạn thảo theo quy trình pháp luật, Nhà nước sau nhân kiểm tra trình ký Tất văn phải có chữ ký 16