BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

- Tư vấn pháp luật- Tư vấn sở hữu trí tuệ - Tư vấn doanh nghiệp - Dịch vụ pháp lý khác Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã với đội ngũ các luật sư, chuyênviên, cộng tác viên được đào t

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay đời sống xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đạihóa, đa dạng hóa, hoạt động hành chính văn phòng đang đứng trước những cơhội và thách thức đòi hỏi sự đổi mới hoàn thiện phù hợp với xu hướng củathời đại Chính vì thế, hành chính văn phòng là yêu cầu mang tính khách quanthường xuyên cần thực hiện về cả chiều rộng lẫn chiều sâu là hoạt động đặcbiệt đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu Và đối với bất cứ một cơquan tổ chức nào thì bộ máy văn phòng là trung tâm quản lý điều hành, làcánh tay đắc lực của lãnh đạo Nó là bộ phận hiện hữu vận dụng nhữngphương pháp khoa học để quản trị, tổ chức, điều hành hoạt động hành chínhvăn phòng các cơ quan nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc thực hiệnnhiệm vụ và mục tiêu đã định

Xuất phát từ nhu cầu xã hội, sự đòi hỏi về nguồn nhân lực có trình độchuyên môn cũng như theo chỉ thị của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo, Trường ĐạiHọc Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên khoa Quản Trị văn Phòng khóa2014-2017 chúng em đi thực tập với mục đích học hỏi kiến thức thực tế tạonền tảng vững chắc về trình độ cung cấp nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu đòihỏi công việc của một nhà quản trị văn phòng

Kiến tập là quá trình quan trọng cho sinh viên nâng cao kỹ năng hiểubiết và kỹ năng tay nghề, giúp sinh viên vận dụng những lý luận vào thực tế.Với phương châm “Học đi đôi với hành” Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đãtạo điều kiện cho sinh viên đi thực tế tại các cơ quan ban ngành Được sựquan tâm của nhà trường và thầy cô trong khoa, em đã đến kiến tập tại Công

ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã từ ngày 07/11/2016 đến ngày 25/11/2016

Sau 3 tuần tiếp xúc với công việc và được hướng dẫn của cô chú, anhchị trong Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã em đã mở mang và hiểuthêm được rất nhiều vấn đề Đặc biệt những vấn đề em chưa hiểu và còn thiếusót em đã được các cô chú, anh chị tận tình giúp đỡ,chỉ bảo Tuy với thời gian

kiến tập không dài nhưng em tin với những kiến thức em đã học được trongthời gian kiến tập sẽ là những kiến thức quý báu làm hành trang cho em trongchặng đường dài sau này.

Để hoàn thành bài báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các côchú, anh chị làm ở Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã, nhất là người đãtrực tiếp giảng dạy và phân công cho em là Luật sư Nguyễn Văn Chượng Sau

đó em gửi lời cảm ơn tới thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng đã giúp cho

em rất nhiều để em có những hành trang vững vàng trong quá trình đi kiếntập,và cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu trưởng Đại Học Nội

Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho sinh viên năm cuối chúng em đikiến tập

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song với khả năng có hạn, trình độ lý luậncòn non kém và hiểu biết thực tế chưa sâu nên bản báo cáo kiến tập của emkhông thể tránh khỏi những sai sót Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bảnbáo cáo này được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Sau cùng em xin kính chúc quý thầy cô trong Ban giám hiệu trưởng ĐạiHọc Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể các cô chú, anhchị trong Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã luôn dồi dào sức khỏe vàthành công trong công việc, em xin chân thành cảm ơn /

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN DOANH NGHIỆP THIÊN MÃ

1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển

Đáp ứng nhu cầu hội nhập của nước ta trong những năm gần đây, đặc biệt làkhi Việt Nam trở thành thành viên của WTO, Quốc hội đã ban hành và sửađổi pháp luật cho phù hợp với nhu cầu thực tế, trong đó có Luật luật sư theo

đó ban hành các quy định phù hợp với các loại hình luật sư trên thế giới,nhằm giúp cho pháp luật của chúng ta được thi hành một cách triệt để vàchuyên nghiệp đồng thời cũng phần nào đáp ứng được yêu cầu của Quốc tếtrong tiến trình hội nhập đó là :”Minh bạch trong vấn đề pháp luật” Theo đóhình thức tổ chức hành nghề luật sư được mở rộng so với trước kia và phùhợp với thê giới, cụ thể là: Tại Điều 32 khoản 1 điểm b_Luật luật sư 2006 quyđịnh: Các luật sư có thể hành nghề luật sư dưới dạng Công ty Luật Như vậykhông giới hạn là Văn phòng luật sư hay Công ty hợp danh như trước kia màbây giờ có thêm công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên hoặc công ty tráchnhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên( theo quy định tại Điều 34_luật luật sư2006) Quy định này góp phần làm nâng cao tính chuyên nghiệp của các luật

sư để rễ ràng hội nhập với luật sư trên thế giới

Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã được thành lập từ ngày17/10/2014 do Luật sư- Thạc sỹ Nguyễn Văn Hùng sáng lập Với phươngchâm hết lòng phục vụ khách hàng đã đạt được những thành quả nhất định Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã là một Công ty Luật uy tín vàđáng tin cậy tại Việt Nam Công ty được thành lập theo Giấy phép hoạt độngsố: 01030011/TP/ĐKHĐ do Sở Tư Pháp thuộc Uỷ ban nhân dân TP Hà Nộicấp Theo nội dung của Giấy phép này công ty được phép hành nghề trongcác lĩnh vực :

- Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực tố tụng

- Tư vấn Hôn nhân & Gia đình

- Tư vấn pháp luật

- Tư vấn sở hữu trí tuệ

- Tư vấn doanh nghiệp

- Dịch vụ pháp lý khác

Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã với đội ngũ các luật sư, chuyênviên, cộng tác viên được đào tạo chính quy, chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệmtrong các lĩnh vực Hình sự, Dân sự, Lao động, Đất đai, Hôn nhân - gia đình,Ngân hàng, Sở hữu trí tuệ, lĩnh vực Tư vấn cho các doanh nghiệp, giải quyếttranh chấp kinh tế thương mại theo con đường toà án và Trọng tài …

Đội ngũ luật sư của công ty trực tiếp tham gia cung cấp các dịch vụ tư vấnpháp luật cho nhiều dự án đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, cũng như trợ giúppháp lý cho các khách hàng nước ngoài có nhu cầu như Austraylia, HànQuốc, Trung Quốc…

Mục đích của Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã là xây dựng và duytrì được một đội ngũ luật sư giỏi và có uy tín trong các lĩnh vực tranh tụng,cũng như các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp

1.1.1 Về thành lập và đăng ký kinh doanh

Căn cứ theo quy định của Luật luật sư số 65/2006/QH 11 ngày 29 tháng 6năm 2006 và Nghị định số 28/2007/NĐ-CP ngầy 26 tháng 02 năm 2007 củaChính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật luật sư và căn cứtheo thông tư số 02/2007/TT-BTP ngày 25 tháng 04 năm 2007 hướng dẫn thihành một số quy định của Luật luật sư, Nghị định quy định chi tiết và hướngdẫn thi hành một số điều cuả Luật luật sư Thì văn phòng luật sư có từ 2người chủ sở hữu trở lên phải chuyển đổi sang hình thức công ty luật Chính

vì vậy,ngày 16/10/2014 theo hướng dẫn của Bộ Tư Pháp,Công ty Tư vấndoanh nghiệp Thiên Mã đã được thành lập

1 Tên công ty

 Công ty thuộc hình thức Công ty luật hợp danh hoạt động theoLuật luật sư và các quy định hiện hành khác của Nước cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam.

 Tên công ty: Công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã

Trụ sở công ty: số 8/91 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

3 Thành viên sáng lập công ty( Luật sư chủ sở hữu công ty)

 Họ và tên: Nguyễn Văn Hùng

Sinh năm: 1987

CMND số: 012067362 do công an Hà Nội cấp ngày 03/07/2006

Số thẻ luật sư 138 cấp ngày 01/10/2002

Số chứng chỉ hành nghề luật sư: 1123/TP/LS – CCHN

Địa chỉ thường trú: Số 8/91 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

Khác với các loại hình công ty khác, công ty Tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã

có các thành viên hợp danh là các luật sư

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty tư vấn doanh nghiệp Thiên Mã

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ

-Giám đốc: chức vụ cao nhất của công ty , phụ trách điều hành công ty,

có nhiệm vụ như: xây dựng chiến lược, xây dựng các chính sách, địnhhướng phát triển và quản lý toàn bộ các mặt trong công ty

- Chuyên viên: giúp cho giám đốc phụ trách và theo dõi một số mặt về công tác, chỉ đạo trực tiếp đối với cấp dưới, phân công công việc cụ thể cho cấp dưới, ngoài ra còn tham gia quản lý một số bộ phận và giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng

Giám Đốc

Chuyên Viên

Các Phòng Chuyên Môn

và giải quyết tranh chấp

Phòng

tư vấn các lĩnh vực liên quan đến điều tra thị trường

và luật hôn nhân gia đình

Phòng hành chính tổng hợp

Bộ phận bảo vệ

- Phòng tư vấn doanh nghiệp:

+ Tư vấn Doanh nghiệp:

Các dịch vụ của công ty bao gồm soạn thảo các tài liệu liên quan đến đầu tư,như đơn xin đầu tư, điều lệ công ty, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồngliên doanh, luận chứng khả thi, hợp đồng thuê / cho thuê đất…và nộp các tàiliệu trên lên các cơ quan có thẩm quyền cấp phép đầu tư, theo dõi tiến triển vànhận phép đầu tư cho các khách hàng xin thành lập công ty tại Việt Nam.Công ty còn hỗ trợ các khách hàng muốn mở văn phòng đại diện hoặc chinhánh công ty tại Việt Nam

Ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ trong các lĩnh vực khác như soạnthảo hợp đồng mua-bán, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối, thành lập, sápnhập chia tách và cơ cấu lại công ty, cổ phần hoá doanh nghiệp

+ Quyền sở hữu trí tuệ

Lĩnh vực này rất đa dạng, bao gồm việc soạn thảo và nộp các đơn xin cấpgiấy chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu hàng hoá, nhãnhiệu dịch vụ, sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp và quyền tácgiả Công ty tư vấn cho khách hàng về các yêu cầu đối với tài liệu liên quancũng như thủ tục xin đăng ký và bảo hộ

Các dịch vụ sở hữu trí tuệ của công ty bao gồm:

 Đăng ký nhãn hiệu hàng hoá, sáng chế và kiểu dáng công nghiệp

và các đối tượng SHCN khác

 Tra cứu khả năng bảo hộ

 Soạn thảo hợp đồng Li-xăng và chuyển giao công nghệ

 Bản quyền tác giả

 Gia hạn bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ

 Các dịch vụ về phát hiện và giải quyết vi phạm quyền sở hữu trítuệ

 Tham gia tranh tụng bảo vệ quyền lợi khách hàng trước các cơ quan toà án và trọng tài liên quan đến sở hữu trí tuệ

-Phòng tư vấn luật Ngân hàng, tài chính và thế chấp ngân hàng:

Công ty đã giúp tư vấn cho khách hàng nhiều vấn đề liên quan đến vay vốn ngân hàng, nhận xét hay soạn thảo các tài liệu liên quan đến vay vốn ngân hàng, nhận xét hay soạn thảo các tài liệu liên quan như hợp đồng vay vốn, hợp đồng bảo lãnh/thế chấp

Công ty có thể đại diện cho các ngân hàng, các cơ quan tài chính và các bên vay trong việc giao kết hợp đồng tín dụng hay các giao dịch liên quan đến thế chấp và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

-Phòng tư vấn pháp luật về lao động và giải quyết tranh chấp:

+ Về luật lao động:

Công ty cũng cung cấp các hoạt động tư vấn trong nhiều lĩnh vực khác nhauliên quan đến lao động của Việt Nam, như thảo các hợp đồng lao động, cácquy định làm việc trong công ty, thoả ước lao động tập thể để ký giữa công ty

và công đoàn của công ty, các vấn đề liên quan đến luật pháp và các chế độchính sách của nhà nước về tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xãhội, tuyển dụng và sa thải lao động, cũng như chế độ bồi thường khi chấm dứthợp đồng lao động, cũng chế độ bồi thường khi chấm dứt hợp đồng lao động,

…

+ Giải quyết tranh chấp:

Các luật sư của công ty là những người có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề về tranh chấp, bao gồm các tranh chấp về hợp đồng mua/bánhàng hoá, hợp đồng đại lý, tranh chấp các công trình xây dựng, mua bán nhà

ở, các tranh chấp liên quan đến hợp đồng liên doanh và hợp tác kinh doanh

-Phòng tư vấn các lĩnh vực liên quan đến điều tra thị trường và luật hôn nhângia đình:

+ Các dịch vụ điều tra thị trường

Công ty giúp tiến hành các nghiên cứu điều tra về thị trường, phân tích số liệu

và giúp khách hàng xác định các thị trường tiềm năng tiêu thụ sản phẩm của

họ cũng như chuẩn bị đầu tư vào Việt Nam

+ Hôn nhân và gia đình

Công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý trong tất cả các vấn đề có liênquan đến luật gia đình và các thủ tục pháp lý liên quan đến hôn nhân có yếu

tố nước ngoài

công ty còn cung cấp các dịch vụ tư vấn về các vấn đề khác như kết hôn giữangười Việt Nam và người nước ngoài cũng như các thủ tục pháp lý về nhậncon nuôi và giám hộ

- Phòng Hành chính tổng hợp:

Lập bảng báo cáo về sự biến động nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động,bảo hiểm lao động cho công nhân Chịu trách nhiệm soạn thảo, lưu trữ tài liệu, tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động Phối hợp với phòng kếtoán thực hiện công tác chính sách cho người lao động, chịu trách nhiệm toàn

bộ thu chi tài chính, ghi chép phản ánh chính xác những biến động tài sản trong công ty,lập kế hoạch kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ của công ty

- Phòng tư vấn luật tranh tụng dân sự và hình sự:

+Tranh tụng trong lĩnh vực dân sự

Tranh tụng liên quan đến tài sản, bao gồm tài sản thế chấp, cầm cố, bảolãnh, các tranh chấp về đất đai nhà cửa như mua bán, chuyển nhượng nhà đất,xây dựng, thừa kế

Giải quyết các tranh chấp về xây dựng, dân dụng và các toà cao ốc

Tranh tụng liên quan đến cổ đông, cổ phiếu, cổ phần…

Các tranh chấp liên quan đến hợp đồng tín dụng

Giải quyết các tranh chấp về sở hữu trí tuệ

Đại diện cho ngân hàng và các tổ chức tài chính để đòi nợ

Tranh tụng trong lĩnh vực bảo hiểm,…

+ Tranh tụng trong lĩnh vực hình sự

Tham gia các vụ án lớn

Tư vấn và tham gia tranh tụng trong các vụ án liên quan đến tội phạm

ma tuý và gian lận thương mại

Tư vấn và tranh tụng trong các vụ án hình sự nói chung

- Bộ phận bảo vệ: quan sát camera những người cũng như phương tiện ra vào công ty, đảm bảo an toàn, giải quyết mâu thuẫn khi cần

1.2 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính tổng hợp

1.2.1 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức

1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành Chính Tổng Hợp

Chức năng

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động… theo luật và quy chế của công ty

- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

+ Soạn thảo văn bản, trình giám đốc kí các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.

+ Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn

- Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan đến

nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể:

+ Tuyển dụng, quản lí nhân lực, điều động, thuyên chuyển nhân viên

+ Giải quyết các chế độ chính sách đối với nhân viên theo luật quy định và quy chế công ty

+ Lưu giữ và bổ sung hồ sơ Cán bộ công nhân viên kịp thời, chính xác

+ Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỉ luật, hợp đồng lương, khoa học kĩ thuật

+ Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc cho nhân viên trong công ty

+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ công nhân viên ra vào cổng Phối hợpcùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc.

- Công tác phục vụ:

+ Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty

+ Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng

+ Đảm nhận công tác nấu ăn phục vụ bữa ăn công nghiệp

- Công tác khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của

giám đốc công ty

1.2.2 Tình hình đội ngũ nhân sự của phòng Hành chính tổng hợp

stt Họ Và tên Vị trí Công việc, Nhiệm vụ cụ thể

Chượng

Trưởng Phòng - Phụ trách chung, chịu trách

nhiệm về mọi hoạt động theochức năng, nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

- Quản lý nhân lực của phòng.Phân công cụ thể các nhiệm

vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theolệnh của giám đốc công ty

- Tham gia làm thư ký các hội dồng do công ty thành lập: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỉ luật, khoa học kĩ thuật…

- Chịu trách nhiệm tham mưu,thực hiện các công tác

thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc sau:+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ

+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, bảo hiểm thân thể

+ Giải quyết các chính sách đối với người lao động

+ Trật tự trị an khu vực, trật

tự nội vụ

+ Khen thưởng, kỉ luật của phòng cũng như công ty.+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên công ty

+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

+ Đối nội, đối ngoại

+ cung cấp các nhu yếu phục

vụ công tác của lãnh đạo côngty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo củagiám đốc, phó giám đốc

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

+ Thừa lệnh giám đốc kí tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác CBCNV và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành chính khác

+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ riêng một ngày

2 Ls: Vũ Anh Dũng

-Ls:Phạm Xuân

Dương

Các cộng tácviên

-Giúp việc cho trưởng phòng.-Tham mưu cho trưởng phòng trong tất cả các công việc

-Tư vấn và tranh tụng cùngvới ban giám đốc.

3 Nguyễn Thị Phượng Nhân viên kế

toán

- Kiểm tra đối chiếu số liệugiữa các đơn vị nội bộ, dữ liệuchi tiết và tổng hợp

- Kiểm tra các định khoảnnghiệp vụ phát sinh

- Kiểm tra sự cân đối giữa sốliệu kế toán chi tiết và tổnghợp

- Kiểm tra số dư cuối kỳ cóhợp lý và khớp đúng với cácbáo cáo chi tiết

- Hạch toán thu nhập, chi phí,khấu hao, TSCĐ, công nợ,nghiệp vụ khác, thuế GTGT vàbáo cáo thuế khối văn phòng

CT, lập quyết toán văn phòng

-Theo dõi công nợ khối vănphòng công ty, quản lý tổngquát công nợ toàn công ty.Xác định và đề xuất lập dựphòng hoặc xử lý công nợphải thu khó đòi toàn công ty

- In sổ chi tiết và tổng hợpkhối văn phòng, tổng hợp

theo công ty theo quy định

- Lập báo cáo tài chính theotừng quý, 6 tháng, năm và cácbáo cáo giải trình chi tiết

- Hướng dẫn xử lý và hạchtoán các nghiệp vụ kế toán

- Tham gia phối hợp công táckiểm tra, kiểm kê tại các đơn

- Cải tiến phương pháp hạchtoán và chế độ báo cáo

- Thống kê và tổng hợp số liệu

kế toán khi có yêu cầu

- Cung cấp số liệu cho bangiám đốc hoặc các đơn vịchức năng khi có yêu cầu

- Giải trình số liệu và cung cấp

hồ sơ, số liệu cho cơ quanthuế, kiểm toán, thanh trakiểm tra theo yêu cầu củaphụ trách văn phòng kế toán

- Kiến nghị và đề xuất biệnpháp khắc phục cải tiến

- Lưu trữ dữ liệu kế toán theoquy định

4 Nghiêm Thị Lan Anh Nhân viên văn

thư

- Tiếp nhận và xử lý văn bản đến theo đúng quy

- Kiểm tra thể thức văn bản đi, phát hành văn bản

đi theo đúng quy định

- Quản lý các con dấu của nhà trường

- Thực hiện các công tác hành chính theo sự phân công của Trưởng phòng

- Lưu trữ tài liệu của công

ty theo đúng Luật lưu trữ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

5 Hoàng Văn Thái Nhân viên bảo

vệ

- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong công ty

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trong toàn công ty

- Là lực lượng chính trong phòng chống thiên tai hỏa hoạn

2.2 Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị của văn phòng

2.2.1 Thực trạng về trang thiết bị của cơ quan

2.2.1.1 Giới thiệu tóm tắt trụ sở làm việc

Văn phòng Công ty được bố trí ở tầng 1, khu nhà 4 tầng, gồm có 03phòng làm việc: đầu tiên là phòng của chánh Văn phòng UBND , tiếp theo làphòng của Chuyên viên sau đó là Văn phòng Bên trong các phòng làm việcđều được bố trí đầy đủ các trang thiết bị cũng như các đồ vật phẩm, thiết bị

như: máy vi tính, máy phô tô, máy in, máy fax, máy điện thoại, tủ đựng tàiliệu, điều hoà, bàn ghế làm việc và tiếp khách

Các phòng làm việc đều được sắp xếp, bố trí gần nhau để tiện cho việctrao đổi thông tin giữa trưởng phòng và các nhân viên trong văn phòng

Tuỳ vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phònglàm việc lại được sắp xếp, bố trí các trang thiết bị khác nhau, hiện tại Vănphòng Công ty được trang bị một số trang thiết bị sau: 07 máy vi tính, 03máy phô tô, 01 máy fax, 03 máy điện thoại, 02 máy in, 03 điều hoà, 4 máyquạt các phòng làm việc đều được làm mát bởi điều hoà giúp cho các cán

bộ văn phòng có môi trường làm việc thoáng mát và hiệu quả, mỗi cán bộ đềuđược trang bị một máy vi tính để bàn để phục vụ cho công tác của mình

- Máy vi tính là tập hợp của 4 đơn vị: thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bịhiển thị và máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng module đượcliên kết với nhau, nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp

hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp bản tính, lưu trữ tài liệu, cung cấp đồ hoạ tất

cả đều được liên kết với nhau, đây là phương tiện cung cấp tiện nghi và xử lývăn bản nhanh nhất

- Điện thoại là phương tiện dùng thường xuyên nhất để liên lạc, trao đổicông việc giữa các cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cá nhân với nhau Đây làcông cụ giao tiếp hàng đầu, tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng vàđược phản hồi ngay

- Máy fax là bộ phận xử lý văn bản có thể truyền tin bằng cách trao đổivăn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy tính và máy sao chụpthuận tiện cho việc trao đổi tài liệu

- Máy phô tô là phương tiện phổ biến và rộng rãi, máy phô tô được sửdụng để sao chụp, nó có thể tạo ra bản sao thu nhỏ hoặc phóng to so với bảngốc