BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Thanh Hóa

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 VĂN BẢN TRÍCH DẪN 5 BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 6 NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7 PHẦN I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN TRIỆU SƠN 7 1.Khái quát chung: 7 1.1. Vị trí địa lý: 7 Phần II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 9 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn : 9 1.1 Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn: 9 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 9 1.3.4 Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Triệu Sơn: 18 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn: 18 2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ: 18 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ: 18 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ: 23 3. Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 24 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 24 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn: 24 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 26 3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Triệu Sơn: 26 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Triệu Sơn: 33 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản: 38 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến: 38 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 39 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 40 3.5.1 Hệ thống các văn bản quản lý công tác lưu trữ của cơ quan: 40 3.5.2 Số lượng cán bộ. 41 3.5.3 Diện tích kho 41 3.5.4 Tình trạng kho và phương tiện bảo quản: 41 4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thết bị Phòng Nội vụ : 41 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Nội vụ: 41 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thết bị trong một phòng làm việc của Phòng Nội vụ. Đề xuất mô hình phòng làm việc mới tối ưu: 42 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại: 42 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan: 45 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm: 47 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thểthiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn lực vừa có chuyên môn để thựchiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn rấtthiếu

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường,năm

2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ra Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24tháng 04 năm 2012 thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ

để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạođức của một quản tri viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làmviệc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ HàNội, cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong suốtquá trình học tập, nghiên cứu

Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Uỷ ban nhândân huyên Triệu Sơn đã dành thời gian quý báu của mình để trả lời các câu hỏi, tìm

kiếm và cung cấp tư liệu, tư vấn, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.

Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót.Rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

VĂN BẢN TRÍCH DẪN 5

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 6

NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7

PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN TRIỆU SƠN 7

1.Khái quát chung: 7

1.1 Vị trí địa lý: 7

Phần II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 9

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn : 9

1.1 Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn: 9

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 9

1.3.4 Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Triệu Sơn: 18

2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn: 18

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ: 18

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ: 18

2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Nội vụ: 23

3 Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 24

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 24

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn: 24

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu

Sơn: 26

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Triệu Sơn: 26

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Triệu Sơn: 33

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản: 38

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến: 38

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 39

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 40

3.5.1 Hệ thống các văn bản quản lý công tác lưu trữ của cơ quan: 40

3.5.2 Số lượng cán bộ 41

3.5.3 Diện tích kho 41

3.5.4 Tình trạng kho và phương tiện bảo quản: 41

4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thết bị Phòng Nội vụ : 41

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Nội vụ: 41

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thết bị trong một phòng làm việc của Phòng Nội vụ Đề xuất mô hình phòng làm việc mới tối ưu: 42

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại: 42

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45

1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan: 45

2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm:47

PHỤ LỤC

VĂN BẢN TRÍCH DẪN

1.Luật của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ bannhân dân

2.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN TRIỆU SƠN 1.Khái quát chung:

Huyện Triệu Sơn được thành lập theo Quyết định 177/QĐ-CP ngày 16-12-1964của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, đến ngày 25/2/1965 Đảng bộ, chínhquyền huyện Triệu Sơn chính thức ra mắt và đi vào hoạt động Ngày đầu mới thànhlập huyện có 33 xã, đến nay qua nhiều lần sáp nhập và chia tách, huyện có 35 xã, 1 thịtrấn, trong đó có 4 xã miền núi Ra đời trong bối cảnh cuộc kháng chiến chống Mỹcứu nước bước vào thời kỳ quyết liệt nhất, do vậy đến ngày 25-2-1965 Đảng bộ,chính quyền huyện Triệu Sơn chính thức ra mắt và đi vào hoạt động, đây là bướcngoặt lịch sử đối với nhân dân các dân tộc huyện Triệu Sơn

Triệu Sơn là huyện đồng bằng tiếp nối với vùng núi phía Tây của tỉnh ThanhHóa Đây là huyện mới thành lập vào ngày 25 – 2 – 1965 trên cơ sở sát nhập 20 xãbắc Nông Cống và 13 xã nam Thọ Xuân ( theo Quyết định số 177 của Chính phủ ).Trung tâm huyện lỵ ở Quán Giắt cách thành phố Thanh Hóa 20km về phía tây theoQuốc lộ 47

1.1 Vị trí địa lý:

Tọa độ địa lý từ 19˚52’ - 20˚52’ vĩ độ bắc và 105˚24’ - 105˚42’ kinh độ đông.Phía bắc giáp với huyện Thọ Xuân và Thiệu Hóa, phía nam giáp huyện Như Thanh vàNông Cống, phía tây giáp huyện Thường Xuân, phía đông giáp huyện Đông Sơn.Diện tích tự nhiên của toàn huyện là 291,96 km² ( 2,62 % tổng diện tích tự hiên củaTỉnh ) Dân số có 233.521 người ( số liệu năm 2004 của Chi cục Thống kê ), bìnhquân 765 người/km² ( gấp 2,3 lần so với mật dộ dân số trung bình của Tỉnh ).Tronghuyện có 3 dân tộc anh em: Kinh, Mường, Thái cùng chung sống.Trong đó tổng số 36

xã, thị trấn có 4 đơn vị được công nhận là xã miền núi là : Bình Sơn, Thọ Bình, Thọ

Sơn, Triệu Thành.

Là huyện chuyển tiếp giữa vùng đồng bằng với vùng miền núi phía tây củaTỉnh, có Quốc lộ 47 và Tỉnh lộ 506, 504, 501 chạy qua nên Triệu Sơn có thể liên hệ, giao lưu với nhiều địa bàn trong, ngoài tỉnh

Và hiện nay, với vị trí địa lý thuận lợi và hệ thống giao thông được mở mangrộng khắp cũng giúp cho huyện Triệu Sơn giao lưu, hội nhập và phát triển kinh tế - xãhội một cách nhanh chóng, bền vững gấp nhiều lần so với thời quá khứ ngày xưa.1.2.Một số thông tin về Kinh tế - Văn hóa – Xã hội:

Tốc độ tăng trưởng kinh tế: 9,1%/năm, trong đó: nông - lâm nghiệp tăng: 5,5%;công nghiệp - xây dựng cơ bản tăng: 24%; dịch vụ tăng: 12,5% - Cơ cấu kinh tế: nông

- lâm nghiệp 55%; công nghiệp - xây dựng cơ bản 18%; dịch vụ 27% Tại xã DânQuyền đã có khu tập trung sản xuất với các nhà máy sản xuất tre, luồng, mì chính

Kinh tế duy trì tốc độ tăng trưởng khá, trung bình đạt 12,4%/năm; cơ cấu kinh

tế tiếp tục chuyển dịch đúng hướng; sản xuất nông - lâm - thủy sản phát triển ổn định

và đạt kết quả tương đối toàn diện; giá trị sản xuất toàn ngành đạt 651,9 tỷ đồng,trung bình đạt 62 triệu đồng/ha

Nhiều tiến bộ khoa học - kỹ thuật được triển khai áp dụng, góp phần quan trọngnâng cao năng suất và giá trị cây trồng, vật nuôi; công nghiệp duy trì tốc độ tăngtrưởng khá; giá trị sản xuất năm 2014 đạt 810,6 tỷ đồng, năm 2015 phấn đấu đạt961,6 tỷ đồng (gấp 3,5 lần so với năm 2010), tốc độ tăng trưởng giá trị sản xuất bìnhquân hàng năm thời kỳ 2011-2015 là 28,3%; nhiều công trình phục vụ sự nghiệp pháttriển văn hóa, giáo dục và dân sinh được đưa vào khai thác, sử dụng

Phần II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

TRIỆU SƠN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn :

1.1 Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn:

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp được Quốc hội thông qua ngày

26 tháng 11 năm 2003 thì UBND huyện Triệu Sơn có những chức năng sau:

- UBND là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sựchỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến cơsở

- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND và cơquan hành chính Nhà nước cấp trên; chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, cácvăn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, kế hoạch phát triển KT-XH, củng cố quốc phòng-anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện

2.Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnhngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và

báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3.Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thịtrấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị quyết của HĐND xã, thị trấn

về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

4.Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội của xã, thị trấn

2.Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh

tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát trểnngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;

3.Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

4.Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;

5.Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợivừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh.

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấpcủa UBND tỉnh

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Điều 102

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,

UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thểdục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức cáctrường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việcxoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể thao bảo vệ và pháthuy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh cho địa phương quảnlý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá giađình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhânđạo

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngănchặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựnglực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện cácbiện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm phápluật khác ở địa phương;

4 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

5 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

Điều 105

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND huyện

có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùngsâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của côngdân ở địa phương;

4 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật vàchính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo

vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo

vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp kháccủa công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

4 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

5 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướngdẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Điều 107

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND huyện

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quyđịnh của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyênmôn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;

3 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

4 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định

Điều 108

UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại các điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này vàthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trìnhHĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

2 Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng vàphát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trên cơ sở quy hoạch chung, kếhoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng,giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện phápquản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;

3 Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nướctrên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử lý

vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giaotrên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sửdụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị,

nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

5 Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, thành phốthuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lamthắng cảnh do thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản lý

Điều 109

UBND quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều 97, 98,

99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này và thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;

2 Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địabàn theo sự phân cấp của Chính phủ;

3 Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổchức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đaitheo quy định của pháp luật;

4 Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giaotrên địa bàn quận

Điều 110

UBND huyện thuộc địa bàn hải đảo thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại các điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật này vàthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp để xây dựng, quản lý, bảo vệ đảo, vùng biển theoquy định của pháp luật;

2 Thực hiện các biện pháp để quản lý dân cư trên địa bàn;

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn:

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã

hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003.

- Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ Quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp

UBND huyện Triệu Sơn được cơ cấu tổ chức gồm có: Chủ tịch, các Phó Chủtịch và các thành viên khác của UBND huyện, cụ thể như sau:

1.3.1 Chủ tịch UBND huyện: Lê Quang Hùng

- Là người đứng đầu và lãnh đạo, điều hành UBND huyện

- Phụ trách chung, chủ tài khoản UBND huyện; trực tiếp phụ trách công tác Tổchức, tôn giáo; thi đua khen thưởng, hoạt động khối nội chính; quy hoạch, kế hoạchphát triển KT-XH; đất đai; trực tiếp chỉ đạo các dự án có nguồn vốn đầu tư xây dựngtập trung; an ninh quốc phòng; thanh tra, khiếu nại tố áo; cải cách hành chính và antoàn giao thông Chịu trách nhiệm và báo cáo về hoạt động quản lý Nhà nước trên địabàn huyện

1.3.2 Phó Chủ tịch UBND huyện:

- Gồm 04 Phó Chủ tịch:

+ Đào Hữu Cơ+ Hồ Trường Sơn+ Lê Xuân Dương+ Trần Quốc Huy

- Các Phó Chủ tịch thay mặt UBND huyện để giải quyết các công việc khi Chủtịch đi vắng; phụ trách công tác thuộc lĩnh vực văn hóa xã hội: Y tế, Giáo dục, Vănhóa thông tin-thể thao, Đài Truyền thanh – Tiếp hình, Quản lý đô thị, Khoa học côngnghệ và xây dựng nông thôn, Dân số - Gia đình và Trẻ em, Thương binh xã hội, Bảohiểm xã hội, Văn phòng HĐND & UBND huyện và công tác đầu tư xây dựng cơ bảnthuộc lĩnh vực mình phụ trách

- Phụ trách công tác thuộc lĩnh vực Kinh tế, Tài chính, Công nghiệp, Thươngmại, Du lịch, Nhà đất, Nông – Lâm – Ngư nghiệp, Thuế, Giao thông, Xây dựng, Đền

bù giải tỏa và công tác đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

1.3.3 Các Phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện:

- Văn phòng HĐND & UBND

- Tài chính – Kế hoạch

- Tài nguyên – Môi trường

- Văn hóa và Thông tin

- Nội vụ

- Công thương

- Lao động Thương binh và Xã hội

- Giáo dục và Đào tạo

- Trạm khuyến nông

- Đài phát thanh

-Trung tâm văn hóa thể dục thể thao

2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn:

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ:

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ:

2.1.1.1 Chức năng của Phòng Nội vụ:

1.Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan thammưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức,biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính

quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán

bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôngiáo; thi đua khen thưởng

2 Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểmtra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ:

1.Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địa bàn

và tổ chức triển khai thực hện theo quy định

2 Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dàihạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụthuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch saukhi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Về tổ chức, bộ máy:

a Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

b Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩmquyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện;

c Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp

có thẩm quyền quyết định;

d Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sápnhập các tổ chức phối hợp liên ngành theo quy định của pháp luật

5.Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

a Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính,

6.Về công tác xây dựng chính quyền:

a Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu

cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và hướngdẫn của UBND cấp tỉnh;

b Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danhlãnh đạo của UBND xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND cấp tỉnh phê chuẩncác chức danh bầu cử theo quy định vủa pháp luật;

c Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn UBND trình HĐND cùng cấp thông quatrước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý

hồ sơ, mốc, ghi giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

d Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập vàkiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố trên địabàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, ấp, bản, tổdân phố

7 Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việcthực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hanh chính, đơn vị sựnghiệp xã, thị trấn trên địa bàn huyện

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

a Tham mưu giúp UND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổnhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên

môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;

b Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện chínhsách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theo phâncấp;

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế

độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

b Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện vàlưu trữ huyện

12 Về công tác tôn giáo:

a Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện cácchủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôngiáo trên địa bàn;

b Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm

vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND cấp tỉnh vàtheo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua,khen thưởng:

a Về tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànhuyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua-khen thưởng huyện;

b Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua, khenthưởng theo quy định của pháp luật

14 Thanh tra, kiểm tra giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm vềcông tác Nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện vàGiám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác Nội vụ trên địa bànhuyện

16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học,công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác Nội vụ trênđịa bàn huyện

17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định củapháp luật và theo phân cấp của UBND huyện

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của của pháp luật

và theo phân cấp của UBND huyện

19 Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaUBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác dược giao trên cơ

sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ:

1 Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 03 Phó Trưởng phòng và cáccông chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ:

a Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện, Chủtịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động Phòng Nội vụ;

b Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;

c Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng, kỷluật, miễn nhiệm cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Trưởngphòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết địnhtheo quy định

Bao gồm:

1 Quản Trọng Thể - Trưởng phòng

2 Tô Thị Minh Hoa – Phó trưởng phòng

3 Tô Tế Qúy – Phó trưởng phòng

4 Lê Phú Long – Chuyên viên

5 Lê Thị Hương – Chuyên viên

6 Phạm Thị Phượng – Chuyên viên

- Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc của cơ quan giao cho.

- Lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng

2.1.2.2 Phó Trưởng phòng: Tô Tế Qúy

- Quản lý công tác: cán bộ công chức, tôn giáo, các phòng ban chuyên môn,các đơn vị sự nghiệp

2.1.2.3 Phó Trưởng phòng: Tô Thị Minh Hoa

- Quản lý công tác: cải cách hành chính, thi đua khen thưởng, lưu trữ

2.1.2.4 Chuyên viên: Lê Phú Long

- Chuyên viên phụ trách: cán bộ công chức, tôn giáo, các phòng ban chuyênmôn, các đơn vị sự nghiệp

2.1.2.5 Chuyên viên: Lê Thị Hương

- Chuyên viên phụ trách: cải cách hành chính, thi đua khen thưởng

2.1.2.6 Chuyên viên: Phạm Thị Phượng

- Chuyên viên phụ trách: công tác hội ( Hội đặc thù và phi Chính phủ ), côngtác thanh niên, văn thư lưu trữ bảo hiểm xã hội

3 Tìm hiểu công tác Văn thư, Lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Vănthư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quyđịnh về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và

sử dụng con dấu

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cảu Bộ Nội vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn

về kho lưu trữ chuyên dụng

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn:

Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:

+ Xây dựng và ban hành văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản

+ Bảo quản và sử dụng con dấu

Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo điềuhành công việc của cơ quan Văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn tổ chức côngtác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyểngiao văn bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soátchặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc Tra cứu thông tin một cáchnhanh chóng, chính xác nhất đồng thời nâng cao tinh thần trách nhệm của nhân viênkhi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán

bộ chuyện trách có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ đảm nhận

Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký,chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơquan

Phòng Văn thư của UBND huyện Triệu Sơn là một phòng khép kín , được trang

bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc,

điện thoại, quạt, máy in, máy scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian.

Ưu điểm:

Nhìn chung hình thức văn thư tập chung ở văn phòng UBND huện Triệu Sơn làhợp lý cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các văn thư cải tiến tổ chức laođộng của người làm công tác văn thư vào trong một số trường hợp, tạo điều kiện choviệc định mức hoá, chuyên môn hoá đảm bảo cho sự thống nhất trong chỉ đạo về tổchức nghiệp vụ

Nhược điểm:

Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư củaUBND huyện Triệu Sơn do cán bộ Văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn thưtập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạngcông việc quá nhiều, khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việc của công tác vănthư giải quyết công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫnđến sai sót, nhầm lẫn trong công việc

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Triệu Sơn:

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Triệu Sơn:

Việc soạn thảo và ban hành văn bản phải theo đúng chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn được giao mà soạn thảo văn bản theo đúng chức năng của mình

Nội dung văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật, văn bản của cấp dướikhông được trái với chủ trương, đường lối lãnh đạo của cấp trên

Nội dung là những phần quan trọng mang tính chất quyết định chất lượng vănbản Tại phần này cơ quan ban hành văn bản trình bày những quy định có tính bắtbuộc chung hoặc riêng; các thông tin thông báo nhằm phản ánh tình hình hoạt động,kết quả hoạt động; giao dịch với các mục đích khác nhau; ghi chép các sự việc, hiệntượng nhằm đạt được mục đích khi ra văn bản

Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ đứng Khoảng cách giữa các đoạn từ 3 đến 6 point, giữa các dòng chọn

từ 15 đến 22 khi xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm nhữngthành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trongnhững trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tạiNghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về Công tác văn thư

và Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ

và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Thểthức văn bản phải có đầy đủ những yếu tố sau:

- Quốc hiệu

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

- Các thành phần khác

Ngoài các yếu tố trên đối với công văn công điện, giấy giới thiệu, giấy mời,phiếu gửi, phiếu chuyển, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email sốđiện thoại, số telex, Fax

*Quốc hiệu:

Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm hai dòng chữ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Là khái niệm dùng để chỉ tên nước và mục tiêu chính trị của Nhà nước, quốchiệu được ghi đầu trang văn bản về bên phải bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 kiểu chữđứng đậm Dưới có đoạn thẳng gạch ngang nét liền bằng chiều dài dòng chữ dưới

*Tên cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản

Tên cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản bao gồm: Tên của cơ quan ban hànhvăn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của phápluật hoặc căn cứ vào văn bản thành lập, quy đinh tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chínhphủ, văn phòng quốc hội, hội đồng nhân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội

Ví dụ:

Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản không có cơ quan chủ quản:

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN

Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản có cơ quan chủ quản:

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN

PHÒNG NỘI VỤ

* Số, ký hiệu của văn bản:

Số văn bản là số thứ tự đăng ký của văn bản tại văn thư cơ quan Số của vănbản được ghi bằng chữ Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vàongày 31 tháng 12 hàng năm

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảngchữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính ( Phụ lục I ) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danhnhà nước ( áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ ) banhành văn bản

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị ( vụ, phòng, ban, bộphận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó ( nếu có )

Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữviết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnhvực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân

vàỦy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặclĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảođảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Số văn bản được trình bày bằng chữ in thường

Ký hiệu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13

Ví dụ:

Số: 02 /TB - UBND (thông báo của uỷ ban nhân dân)

*Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vịhành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghitên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 ở trước

Ngày tháng văn bản là ngày văn bản có hiệu lực, ngày văn bản được đăng kývào sổ và phát hành

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng mộtdòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấuphẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

Ví dụ:

“Triệu Sơn, ngày 20 tháng 5 năm 2015”

*Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánhkhái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Tên loại văn bản được trình bày băng chữ in, cỡ chữ 14 kiểu chữ đứng đậm

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiêm Phó Trưởng phòng Nội vụ

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi thời gian làm việc

*Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản trong đó các quyphạm pháp luật, các quy định được đặt ra các vấn đề, sự việc được trình bày

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cảhai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phảidùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cáchdòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảngcách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

* Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vàotrước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM.HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thaycấp trưởng;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL.CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG