BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tại Ủy ban nhân dân huyện An Lão

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 2 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng ( Phòng Hàng chính) 2 1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện An Lão. 2 1.1.1. Chức năng của UBND Huyện. 2 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện. 2 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện. 11 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 14 1.2.1. Chức năng của Văn phòng UBND 14 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND 15 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND 20 2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 20 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 20 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 20 2.3. Thế thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 22 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản: 25 3. Quản lí văn bản đi 27 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản 27 3.2. Đăng kí văn bản 28 3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật dấu khẩn. 29 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 30 3.5 Lưu văn bản đi 31 4. Quản lí và giải quyết văn bản đến. 31 4.1 Tiếp nhận văn bản đến 31 4.2. Đăng ký văn bản đến. 32 4.3 Trình chuyển giao văn bản đến 32 4.4 giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 33 5. Quản lí và sử dụng con dấu 33 5.1. Các loại dấu cơ quan 33 5.2. Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu 33 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức. 34 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 34 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 37 6.4. Nộp hồ sơ vào tài hiệu lưu trữ cơ quan 37 7. Tìm hiểu vê nghi thức nhà nước và kĩ năng giao tiếp 38 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 38 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 38 8.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị trong văn phòng. 39 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 40 KẾT LUẬN 41 1.1. Thuận lợi 41 1.2. Khó khăn 41

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VĂN THỊ THANH HƯƠNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B

KHÓA HỌC (2013 - 2017)

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân huyện An Lão

Địa chỉ: Số 17 - Đường Nguyễn Văn Trỗi - Thị trấn An Lão

Thành phố Hải Phòng Cán bộ hướng dẫn: Hoàng Văn Minh

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đăng Việt

HÀ NỘI - 2016

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 2

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng ( Phòng Hàng chính) 2

1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện An Lão 2

1.1.1 Chức năng của UBND Huyện 2

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện 2

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện 11

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 14

1.2.1 Chức năng của Văn phòng UBND 14

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND 15

1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND 20

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 20

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 20

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 20

2.3 Thế thức và kĩ thuật trình bày văn bản 22

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản: 25

3 Quản lí văn bản đi 27

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản 27

3.2 Đăng kí văn bản 28

3.3 Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật dấu khẩn 29

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 30

3.5 Lưu văn bản đi 31

4 Quản lí và giải quyết văn bản đến 31

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 31

4.2 Đăng ký văn bản đến 32

4.3 Trình chuyển giao văn bản đến 32

4.4 giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 33

5 Quản lí và sử dụng con dấu 33

5.1 Các loại dấu cơ quan 33

5.2 Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu 33

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 34

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 34

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 37

6.4 Nộp hồ sơ vào tài hiệu lưu trữ cơ quan 37

7 Tìm hiểu vê nghi thức nhà nước và kĩ năng giao tiếp 38

8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 38

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 38

8.2 Quản lí và sử dụng các thiết bị trong văn phòng 39

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 40

KẾT LUẬN 41

1.1 Thuận lợi 41

1.2 Khó khăn 41

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian kiến tập tại UBND Huyện An Lão – thành phố Hải Phòng

em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Chú Nguyễn Văn Quang– Chánh Văn Phòng, anh Hoàng Văn Ninh – Tổ trường phòng Một Cửa cùng tậpthể anh chị trong cơ quan đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thậpthông tin

Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viêntại Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kinh nghiệmquan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập này Đặc biệt là anh Hoàng CôngTuyền đã giúp đỡ em rất nhiều để em có thể hoàn thành bài báo cáo này

Tuy nhiên do đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với công việc thực tế và hạnchế về nhận thức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu, đánhgiá về trình bày UBND Huyện An Lão rất mong được sự bỏ qua của cơ quan vàrất mong được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

UBND Huyện An Lão là trụ sở UBND quê hương của tôi Là một sinhviên năm ba để chuẩn bị cho quá trình kiến tập, tôi quyết định chọn UBND lànơi mà tôi sẽ kiển tập Lí do mà tôi chọn nơi này vì có 2 lí do, thứ nhất là việcthuận tiện cho tôi đi lại và trao đổi thông tin, thứ 2 là đúng với chuyên ngành màtôi học như vậy sẽ thuận tiện cho tôi nhiều thứ Trong quá trình kiến tập tôi đượchọc hỏi và thực hành những gì mình đã học không những thế tôi còn được làmnhững việc trái chuyên ngành của mình để có thể học hỏi thêm làm cho kiếnthức của mình được bồi đắp hơn Nhưng để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo tôicần phải có sự chọn lọc, và chọn đề tài một cách chính xác chính vì thế tôi quyếtđịnh chọn những nội dung sau làm nội dung chính cho bài báo cáo: 1 Tìm hiểuchức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng hành chính, 2Soạn thảo và ban hành văn bản, 3 Quản lí văn bản, 4 Quản lí và giải quyết vănbản đến, 5 Quản lí và sử dụng con dấu, 6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưutrữ cơ quan, 7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước và kí năng giao tiếp, 8 Tìm hiểu

về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng

Để cho bài báo cáo của tôi được hoàn thành tốt nhất, gặt hái được nhiều kết quảnhất sau khi kiến tập về Dưới đây là quá trình báo cáo của tôi

PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng ( Phòng Hàng chính)

1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện An Lão.

1.1.1 Chức năng của UBND Huyện

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm, chấp hành hiến pháp luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiên các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện.

A Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiên những nhiệm

vụ quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trườnghợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ bannhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết củaHội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định

của pháp luật;

4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

B Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủ lợi và đất đai,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

3 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

4 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;

5 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

C Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn;

3 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ bannhân dân tỉnh

D Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

3 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

E Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

G Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể

thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn;chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quychế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong

trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh dođịa phương quản lý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoágia đình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

H Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

K Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập

ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

5 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

L Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

4 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

M Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

4 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật

5 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

N Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

3 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

4 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trênxem xét, quyết định

* Nhiệm vụ quyền hạn của thường trực UBND và các ủy viên ban nhân

dân

1 Đ/c Nguyễn Văn Thông – Chủ tịch UBND huyện

- Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của chủ tịch UBND huyện

- Chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ chung của UBND trực tiếp phụ trách côngtác:

+ Quốc phòng – an ninh, thanh tra – tư pháp, khiếu nại – tố cáo;

+ Quy hoạch tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý cán bộ;

+ Quy hoạch, kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản, địa giới hành chính, giải

quyết tranh chấp đất đai;

+ Cải cách hành chính, xây dựng chính quyền

- Làm trưởng ban an toàn giao thông, phòng cháy, chữa cháy

- Trưởng ban chỉ đạo 30a

- Trưởng ban chỉ đạo xây dựng Nông thôn mới

- Làm Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Hội đông nghĩa vụ quânsự; Phụ trách các dự án nước ngoài và phi Chính phủ

- Thay mặt UBND huyện phát ngôn trước báo chí, các cơ quan ngôn luận,thông tin đại chúng của huyện và các cơ quan báo chí của tỉnh, Trung ương làmviệc trực tiếp với huyện

2 Đ/c Phạm Duy Đảm – Phó Chủ tịch thường trực

- Trực tiếp phụ trách kinh tế, làm nhiệm vụ Thường trực UBND huyện,thay mặt Chủ tịch UBND huyện điều hành công việc khi Chủ tịch đi vắng

- Giữ mối quan hệ giữa UBND huyện với Thường trực HĐND, UBMTTQ

và các đoàn thể chính trị cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân huyện, Tòa án nhândân huyện, Chi cục Thi hành án huyện

- Giữ chức vụ Thủ trưởng cơ quan UBND huyện, phụ trách hoạt động của

cơ quan, trực tiếp quản lý tài chính, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về dự toán,chấp hành dự toán, quyết toán kinh phí chi thường xuyên hàng năm của cơ quan,ban hành quy chế chi tiêu tài chính nội bộ cơ quan theo quy định của pháp luật vàhướng dẫn của cơ quan quản lý; Quản lý kinh phí mua sắm tài sản, trang bị tàisản, thiết bị trong cơ quan; quản lý, điều động hoặc ủy quyền cho Chánh Vănphòng điều động phương tiện (xe ô tô con) phục vụ công tác của UBND, Chủ tịch

và các Phó Chủ tịch UBND huyện Khi cần sử dụng xe ô tô đi làm nhiệm vụkhác, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng phải báo cáo xin ý kiến Chủ tịchUBND huyện

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực giao thông vận tải, công nghiệp, tiểu thủcông nghiệp, tài chính, xây dựng cơ bản, thống kê, thương mại và dịch vụ

- Phụ trách theo dõi hoạt động của các Doanh nghiệp

- Phụ trách ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, làm Trưởng

đại diện của ngân hàng Chính sách xã hội.

- Theo dõi hoạt động của Kho bạc Nhà nước, Chi cục thuế, phụ trách theodõi hoạt động của Chi cục Thống kê, Công ty điện lực An Lão

- Theo dõi thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở và cơ quan UBND huyện

- Kiêm nhiệm các Ban quản lý, các chương trình dự án, chương trình mụctiêu Quốc gia thuộc lĩnh vực kinh tế

- Làm Chủ tịch Hội đồng giải phóng mặt bằng các dự án thuộc lĩnh vựckinh tế

- Làm Trưởng ban quản lý chương trình dự án Tầm nhìn thế giới và các tổchức phi Chính phủ

- Ký cải chính hộ tịch, hộ khẩu, ký cấp phép đăng ký kinh doanh thuộc lĩnhvực kinh tế

- Phụ trách theo dõi, chỉ đạo các xã khu vực Trung tâm gồm: Quốc Tuấn,Tân Viên, Trường Thành, Trường Thọ, An Thắng, Tân Viên, Trường Sơn

3 Đ/c Trần Văn Tuấn – Phó chủ tịch

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực nông - lâm nghiệp, thủy sản; chỉ đạođiều hành các lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường; chỉ đạo công tác sản xuất nông

- lâm nghiệp

- Quản lý công tác thủy lợi, thủy sản, trực tiếp chỉ đạo các chương trình, đề

án, dự án đầu tư về nông nghiệp, lâm nghiệp và nông thôn, công tác phòng chốnglụt bão, công tác định canh, định cư

- Phụ trách và theo dõi hoạt động các đơn vị: Trạm khuyến nông lâm, Trạmthú y, Bảo vệ thực vật, Hạt kiểm lâm,

- Chủ tịch Hội làm vườn

- Làm Chủ tịch Hội đồng khoa học - Công nghệ huyện

- Kiêm nhiệm các Ban quản lý, các chương trình dự án, chương trình mụctiêu Quốc gia thuộc khối nông - lâm nghiệp; Chủ tịch Hội đồng giải phóng mặtbằng các dự án thuộc lĩnh vực nông - lâm nghiệp

- Thường trực Ban chỉ huy phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn củahuyện; Thường trực Ban chỉ đạo 12-TTg; Thường trực Ban chỉ đạo xây dựng

Nông thôn mới.

- Ký cấp phép đăng ký kinh doanh các lĩnh vực nông - lâm nghiệp

- Phụ trách theo dõi, chỉ đạo các xã tuyên phía nam gồm: Quốc tuấn, Tânviên, Tân Dân, Trường sơn

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa; công tác đào tạonghề, thông tin - truyền thông, thể dục - thể thao, phát thanh truyền hình, chínhsách xã hội, bảo hiểm xã hội, dân số - gia đình trẻ em, phòng chống các tệ nạn xãhội, công tác dân tộc, tôn giáo

- Trực tiếp chỉ đạo các chương trình mục tiêu Quốc gia thuộc khối văn xãnhư: Chương trình 20, 112, các đề án, dự án đầu tư về văn hóa - xã hội; phụ tráchcác đơn vị sự nghiệp: Trung tâm văn hóa thông tin, Đài Phát thanh truyền hình,Bệnh viện đa khoa, Trung tâm y tế, Bưu điện huyện, Trung tâm bưu chính, viễnthông và các dơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp thuộclĩnh vực văn hóa xã hội trên địa bàn huyện

- Kiêm nhiệm làm Trưởng các Ban, Chủ tịch các Hội thuộc lĩnh vực vănhóa - xã hội

- Phụ trách theo dõi hoạt động của các tổ chức Hội và làm Chủ tịch các hội:Khuyến học, Chữ Thập đỏ, Hội nạn nhân chất độc da cam

- Chủ tịch Hội đồng phổ biến - giáo dục pháp luật; Trưởng ban Vì sự tiến

bộ của phụ nữ; Chương trình xóa đói giảm nghèo, xuất khẩu lao động, giải quyếtviệc làm

- Ký cấp phép đăng ký kinh doanh thuộc các lĩnh vực văn hóa - xã hội

- Phụ trách theo dõi, chỉ đạo các xã khu vực 5 Xã gồm: Quốc tuấn, Tânviên, Tân dân, Trường sơn, An tiến

* Các ủy viên ủy ban nhân dân huyện

- Ông: Nguyễn Văn Quang – Chánh Văn phòng

- Ông: Nguyễn Đức Trung – Phó Chánh Văn phòng

- Ông: Đỗ Hải Long – Phó Chánh Văn Phòng

- Ông: Phạm Thị Hoa – Phó Chánh Văn Phòng

- Ông: Hoàng Văn Ninh – Tổ trưởng phòng “Một cửa”

- Ông: Nguyễn Thành Dương – Tổ trưởng Bộ phận tổng hợp

- Bà: Lương Thị Quyết – Tổ trưởng bộ phận tài vụ hành chính kiêm phục

vụ

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện

A Lãnh đạo UBND huyện

Chủ tịch UBND: Nguyễn Văn Thông

0313 872 202

Phó chánh

văn phòng

NguyễnĐứcTrung

0313 911 489 trungnguyen@haiphong.gov.vn

Phó chánh

văn phòng

Đỗ HảiLong

0313.872.310 dohailong@haiphong.gov.vn

Phó chánh

văn phòng

Phạm ThịHoa

031.3872.202

Phó trưởng

phòng

Lê HuyCông

0313.872.940

Phó trưởng

phòng

DươngThị Muốt

0313.872.256

0313.872.201 buiducbon@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

PhạmVănThông

0313.872.201 phamvanthong@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

Vũ ThịTạo

0313.872.462

Phó trưởng

phòng

Vũ TrọngDũng

0313.872.462 vutrongdung@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

Lê ThịTuyến

0313.872.462 lethituyen@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

TrươngThị An

0313.872.265 luongthiyen@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

NguyễnThị Nhàn

0313.872265

Phó trưởng

phòng

NguyễnThị Vân

0313.872265 nguyenthivan@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

Vũ XuânHùng

0313.872.434

Phó trưởng

phòng

Ngô VănLâm

0313.872.364

tế hạ

tầng

Thịnh Phó trưởng

phòng

ĐàoXuânHiển

0313.872.369 tranthingan@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

Hồ ThịHảo

0313.872.369 hothihao@haiphong.gov.vn

Phó trưởng

phòng

Trần VănNhân

0313.672.343

Phó trưởng

phòng

NguyễnVănPhương

0313.872.297

Phó trưởng

phòng

NguyễnVăn Nhất

0313.872.297

Phó trưởng

phòng

MaiHồngThái

chi cục

Lê VănKhỏePhó trưởng

chi cục

PhạmVăn DuậtTrung

tâm

DSKH

ThànhLạc

0313.872.321

Đặng BáHùngPhó giám

đốc

NguyễnHữu Chí

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng ( Phòng Hành Chính)

1.2.1 Chức năng của Văn phòng UBND

Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo, quản

lú diều hành của thủ trưởng cơ quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho

cơ quan hoạt động Chức năng của Văn phòng được thể hiện ở 2 loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, Văn phòng nghiêncứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành

bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến vớilãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiếnphê duyệt Văn phòng phải mua sắm, quản lí, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho cơ quan

Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác đảm bảo điều kiện vậtchất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầucủa công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan

Chức năng của văn phòng UBND xã

Văn phòng UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lí tậptrung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ

sở vật chất cho UB hoạt động Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hailoại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải

nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thựchiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừanghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có

ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban

Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sởvật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản

lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện An Lão ( gọi tắt là Văn Phòng)

là cơ quan tham mưu tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hànhcông tác của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện, có tư cách pháp nhân, cócon dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động, chịu sựlãnh đạo và quản lí trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn,kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng UBND thành phố

- Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng gồm có Chánh Vănphòng, các phó Chánh Văn phòng, các chuyên viên và nhân viên Chánh Vănphòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, lãnh đạo và điều hành các hoạt độngcủa Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về công tác, của mình và các hoạtđộng của Văn phòng trước UBND huyện và trước pháp luật Chánh Văn phòngphân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh Văn phòng, các Chuyên viên và nhânviên trong Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, phục vụ vàthực hiện nhiệm vụ chuyên môn Cán bộ, công chức Văn phòng chịu tráchnhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác được phân công trước lãnh đạo Văn phòng,lãnh đạo UBND huyện trước pháp luật

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó cóthể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung văn phòng

có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế

hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng Tổ chức họp giao ban

và xếp lịch công tác tuần của cơ quan

- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầulãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan

- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyếtđịnh quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị

đề án Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hànhđược thống nhất

- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơquan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn

vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hộinghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghibiên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó

Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được banhành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đônđốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, vănphòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thựchiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn

có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban Tổ chức cuộc họp giaoban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban

b)Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địaphương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND

xã và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tậptrung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế,

xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tìnhhình mọi mặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hìnhkinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnhđạo UBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ banđến các ngành, đoàn thể, thôn, bản

c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo

Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ banvới lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trongcác cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phốihợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung;Ghi biên bản cuộc họp

d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng

có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởngtrong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinhnghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theothẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cánhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua

đ) Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếunại của nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướngdẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ

ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành

chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kếtquả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyêntắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng phápluật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi

- bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chứcchuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giảiquyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhândân được thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể giántiếp Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thểhoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có tráchnhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, vănphòng sắp xếp lịch làm việc

g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai,nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban Bộ phận bảođảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán Tuy vậy văn phòngvẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND

và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là:Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật

và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công,văn phòng trực tiếp mua sắm văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sảnthuộc cơ quan Uỷ ban

h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính