Báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng tại UBND huyện Núi Thành

Tải miễn phí tại: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHAN THỊ THANH THANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2013 - 2017

Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh, Khối 2, thị trấn Núi

Thành, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị vân

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Đăng Việt

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHAN THỊ THANH THANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2013 - 2017

Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh, Khối 2, thị trấn Núi

Thành, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị vân

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Đăng Việt

Quảng Nam - 2016

MỞ ĐẦU

Hiện nay đất nước ta đang tiến hành công cuộc đổi mới đất nước, từng bướcxây dựng một nhà nước pháp quyền XHCN, Nhà nước của dân do dân và vì dân; tiếnhành cải cách một bước nền hành chính quốc gia, một nền hành chính vững mạnhthông suốt, có năng lực, hiệu quả Chính vì vậy vấn đề soạn thảo, quản lý văn bản vàcông tác văn thư- lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng.Bởi vì đây là công tác vừa cập nhật hằng ngày, thường xuyên vừa đòi hỏi sự tổng hợp

tư duy khoa học khi soạn thảo ban hành một văn bản của các cơ quan hành chính nhànước nhằm phục vụ tốt cho mọi tổ chức và công dân

Quản trị văn phòng là một công tác cần có sự hiểu biết sâu rộng trên nhiều lĩnhvực, nó cũng là một thách thức lớn đối với nhiều nhà quản lý Mặt khác, Công tácquản trị văn phòng còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạtđộng quản lý trong cơ quan, tổ chức

Là sinh viên lớp Quản trị văn phòng tôi nhận thấy rằng công tác soạn thảo vănbản, công tác văn thư, lưu trữ giữ một vị trí quan trọng có tính pháp lý và khoa họctrong bộ máy nhà nước trên nhiều lĩnh vực: kính tế, chính tri, văn hoá, xã hội, quốcphòng, góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước

Chính vì thế, công việc thực tế của sinh viên là rất quan trọng nó đòi hỏi phảibiết tìm tòi, biết vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn Đây là cơ hội giúpcho sinh viên bổ sung kiến thức và trao dồi kinh nghiệm Qua đó, mỗi sinh viên cũng

sẽ nhận thấy được những gì mình còn thiếu hụt, những gì mà mình cần tích luỹ làmhành trang để đáp ứng yêu cầu công việc sau này

Báo cáo kiến tập là kết quả của quá trình thực tế, vận dụng lý luận công tác banhành tổ chức quản lý văn thư, soạn thảo văn bản vào hoạt động thực tiễn, qua đó rút ranhững ưu khuyết điểm của công tác này

Qua thời gian kiến tập và nghiên cứu tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyệnNúi Thành, tôi viết bài báo cáo này để trình bày những kết quả đã đạt được và đề xuấtmột số giải pháp để công tác quản trị văn phòng ngày càng hoàn thiện hơn.

Sau 5 tuần kiến tập từ ngày 11/4/2016 đến ngày 15/5/2016, tôi đã nhận được

sự chỉ bảo nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trong văn phòng cùng sự nỗ lực của bảnthân tôi đã hoàn thành đợt kiến tập này Kết quả được thể hiện qua bài báo cáo vớinhững nội dung chính sau đây:

Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành và Văn phòng UBND huyện Núi Thành.

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại UBND huyện Núi Thành Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại UBND huyện Núi Thành.

Được sự quan tâm hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo bộ môn và các cấplãnh đạo cùng nhân viên trong cơ quan nhất là cán bộ Văn phòng UBND huyện đã tạocho tôi hoàn thành tốt khóa thực tập này Tuy nhiên trong quá trình thực tập, thời giankhảo sát thực tế ngắn, kiến thức còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót, rấtmong nhận được sự góp ý, nhận xét, chỉ dẫn của quý thầy cô khoa Quản Trị vănphòng, cùng lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành, và cán bộ vănphòng UBND huyện để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn

LỜI CẢM ƠN

Đối với bản thân tôi sau quá trình kiến tập đã giúp tôi vững vàng hơn cả trongtrình độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơquan, giao tiếp xã hội Kiến tập ngành nghề giúp tôi lĩnh hội được nhiều kiến thứcmới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình đã được học ở nhàtrường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đitrước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một cán bộ văn phòng trong tương lai

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của tôi tại Văn phòngUBND huyện Núi Thành Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà tôi

đã làm được cũng như chưa làm được

Qua đây, cho tôi được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến các thầy, cô trongKhoa Quản Trị Văn Phòng và Nhà trường, các cán bộ Văn phòng UBND huyện NúiThành, đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ trong đợt kiến tập ngành nghềnày Kính mong quý thầy, cô giáo có ý kiến đóng góp để bài báo cáo kiến tập ngànhnghề của tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn

Xin chân thành cảm ơn./

Núi Thành, ngày 18 tháng 5 năm 2016

Sinh viên kiến tập

Phan Thị Thanh Thanh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan các kết quả đưa ra trong báo cáo này dựa trên kết quả thu được trong quá trình kiến tập của riêng thôi, không sao chép bất kỳ kết quả nào của người khác Nội dung của bài báo cáo có tham khảo và sử dụng một số thông tin, tài liệu từ các nguồn sách, tài liệu của của cơ quan, mạng internet

Núi Thành, ngày 18 tháng 5 năm 2016

Sinh viên kiến tập

Phan Thị Thanh Thanh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

05 HĐND và UBND Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 3

LỜI CAM ĐOAN 4

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NÚI THÀNH 9

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành 9

1.1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên của huyện Núi Thành 9

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Núi Thành 10

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành 12

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Núi Thành 13

1.2.1 Chức năng 13

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 14

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH 18

2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18

2.1.1 Thống kê các loại văn bản của UBND huyện Núi Thành ban hành 18

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Núi Thành 19

2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Núi Thành 20

2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 25

2.2 Công tác quản lý văn bản đi 26

2.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày 26

2.2.2 Đăng ký văn bản đi 27

2.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn 27

2.2.4 Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 29

2.2.5 Lưu văn bản đi 30

2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 31

2.3.1 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến 31

2.3.2 Đăng ký văn bản đến 33

2.3.3 Trình và chuyển giao văn bản đến 34

2.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 35

2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 36

2.4.1 Các loại con dấu của cơ quan 36

2.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 37

2.4.3 Bảo quản con dấu 39

2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 40

2.5.1 Thành phần hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan 40

2.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 40

2.5.3 Phương pháp lập hồ sơ 42

2.5.4 Công tác nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 43

2.6 Công tác quản trị thiết bi văn phòng và ứng dụng các phần mềm trong công tác văn phòng 47

2.6.1 Công tác quản trị thiết bị văn phòng 47

2.6.2 Công tác ứng dụng các phần mềm trong Văn phòng 48

2.7 Tình hình văn hóa công sở 48

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH 51

3.1 Nhận xét, đánh giá về công tác văn phòng tại UBND huyện Núi Thành 51

3.1.1 Ưu điểm 51

3.1.2 Nhược điểm 54

3.2 Giải pháp 55

3.2.1 Đối với UBND huyện Núi Thành 55

3.2.2 Đối với đội ngũ cán bộ, công chức 56

3.2.3 Đối với nghiệp vụ 56

3.2.4 Đối với trang thiết bị văn phòng và ứng dụng, phần mềm 57

PHẦN PHỤ LỤC

Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành 60

Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành 61 Phụ lục 03: Giao diện đăng ký văn bản đi 62

Phụ lục 04: Tập lưu văn bản đi 63

Phụ lục 05: Quy trình quản lý văn bản đi 64

Phụ lục 06: Giao diện đăng ký văn bản đến 65

Phụ lục 07: Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 66

Phụ lục 08: Tủ đựng dấu của UBND huyện Núi Thành 67

Phụ lục 09: Mẫu danh mục hồ sơ 68

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH

VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NÚI THÀNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành

1.1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên của huyện Núi Thành

Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam - ĐàNẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong khángchiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồ phong tặng:

“Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”

Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theo Quyếtđịnh số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành:

- Phía Đông giáp với sông Trường Giang và biển Đông

- Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi

- Phía Tây giáp với huyện Trà My

- Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - nay là thành phố Tam Kỳ

Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạtđộng Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và

UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tại Luật

Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 UBND huyện thảo luận tập thể và quyết địnhtheo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật Tổ chức HĐND và UBND năm

2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBNDhuyện;

UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các ban củaHĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐNDxem xét và quyết định

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản lý, tổchức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vựcchuyên môn UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thựchiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ quanNhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện Đồng thời chỉ đạo hoạtđộng của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn;Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện racác quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.

ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá,giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí,phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đấtđai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn

đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;

nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xem xét,quyết định;

văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cẩptrong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhândân và công dân ở trong huyện;

tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác;

lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa

vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương,quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viênchức nhà nước cà cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của chínhphủ;

chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND huyện thông qua

để trình cấp trên xét

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành

Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện theoquy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thành như sau:

- Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung;

- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế;

- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá - xã hội;

- Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân sựhuyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện;

- Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBNDhuyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liênquan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;

- Các cơ quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu

sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyềncủa của địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;

- Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử vàgiám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ với UBNDhuyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăngcường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành - Phụ lục 01)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Núi Thành

1.2.1 Chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBNDhuyện; tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ;lĩnh vực dân tộc, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịchUBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủyban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động của HĐND và UBND;

Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu cho Thường trựcHDND và UBND về các mặt công tác thuộc lĩnh vực văn phòng, giúp thủ trưởng cơquan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, quản trị, lưu trữ hồ sơ, đảmbảo vật chất cho bộ máy làm việc của Thường trực HĐND và UBND;

Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND

Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dântỉnh.

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức mạng lưới thông tin; tổng hợp và xử lí các nguồn thông tin; thực hiện

chế độ báo cáo với cấp trên, thông báo tính toàn diện, có hệ thống, kịp thời vàchính xác;

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND và UBND, chương trình công

tác của Chủ Tịch, các Phó Chủ Tịch, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện và các xã, thị trấn thực hiện chương trình đó;

- Phối hợp với các cơ quan ban, ngành, UBND các xã, thị trấn trong việc chuẩn

bị và soát xét các đề án, các vấn đề dự kiến trình UBND huyện xem xét quyếtđịnh đứng trình tự và kịp thời Thẩm tra và soát xét lại nội dung về mặt pháp lýcác dự thảo đề án, các văn bản pháp quy trước khi trình Chủ Tịch HĐND vàUBND ký ban hành;

- Chuẩn bị tốt nội dung cho các kỳ họp của HĐND và UBND huyện Giúp

TT.HĐND huyện chuẩn bị ra các nghị quyết của HĐND, các quyết định, chỉ thịcủa UBND huyện theo đúng thẩm quyền pháp luật, đảm bảo nội dung và hìnhthức pháp hý của văn bản; đồng thời giúp Thường trực HĐND và UBND huyện

tổ chức triễn khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết,quyết định, chỉ thị đó 1 cách có hiệu quả;

- Giúp UBND huyện chỉ đạo điều hành và xử lý công việc cụ thể hàng ngày trên

các lĩnh vực công tác, đảm bảo sự quản lý toàn diện và điều hành thống nhấttrong lãnh đạo uỷ ban Theo dõi và ghi biên bản các cuộc họp do UBND huyệnchủ trì; biên tập dự thảo các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công theodõi theo quy định của UBND huyện;

- Phối hợp với thanh tra huyện, giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ

chức việc tiếp dân và giải quyết kịp thời các yêu cầu khiếu nại, tố cáo của côngdân theo đúng thẩm quyền và pháp luật;

- Tham mưu cho UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các

lĩnh vực Thi đua khen thưởng, tôn giáo, chăm sóc bảo vệ trẻ tôi theo đúng quyđịnh của pháp luật;

- Tổ chức công tác văn thư, đánh máy sao chụp các văn bản; tiếp nhận phân phối

và theo dõi công văn đến; phát hành công văn đi đảm bảo chính xác và kịp thời;quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND;

- Tổ chức công tác lưu trữ bảo đảm hồ sơ lưu trữ, phục vụ việc khai thác tài liệu

lưu trữ theo yêu cầu chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND và UBNDhuyện Đảm bảo chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước;

- Tổ chức công tác phục vụ, đảm bảo các điều kiện vật chất, kinh phí và phương

tiện kỹ thuật cho bộ máy làm việc; tiếp khách; hội nghị và mọi hoạt động củaThường trực HĐND và UBND huyện Quản lý tổ chức, nhân sự, tài sản, tàichính thuộc cơ quan văn phòng theo quy định của Nhà nước

- Việc bổ nhiệm chánh văn phòng và phó chánh văn phòng do chủ tịch UBNDhuyện Quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và quy định của phápluật việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các chế độchính sách khác đối với Chánh văn phòng và Phó chánh văn phòng theo quyđịnh của pháp luật và biên chế của Văn phòng HĐND và UBND do Chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện quyết định trong tổng biên chế của huyện được UBNDtỉnh giao

- Văn phòng UBND huyện Núi Thành gồm có:

sự thỏa thuận của Ban tổ chức chính quyền Tỉnh

- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Vănphòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng và

chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH 2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.1.1 Thống kê các loại văn bản của UBND huyện Núi Thành ban hành

hành đúng qui trình thể thức quy định của Nhà nước Theo quy định của NhàNước thì UBND huyện Núi Thành có thẩm quyền ban hành đối với các nhómvăn bản sau:

+ Nhóm văn bản quy phạm pháp luật gồm: quyết định, chỉ thị;

+ Nhóm văn bản hành chính thông thường gồm: quyết định cá biệt, chỉ thị

cá biệt, biên bản, kế hoạch, báo cáo, thông cáo, tờ trình, công văn, giấyphép xây dựng, hợp đồng lao động, giấy mời, giấy giới thiệu…

dụng nhiều nhất Vì Quyết định là loại văn bản được sử dụng thường xuyên đểban hành tình hình các mặt hoạt động chính của UBND huyện xuống UBNDcác xã, thị trấn và các ban ngành, đoàn thể trong huyện, đảm bảo hoạt động của

cả huyện đi đúng hướng và thống nhất;

như: Quyết định thu hồi đất, giao đất và cấp quyền sử dụng đất; Quyết địnhquyết toán dự toán công trình …;

trên, HĐND cùng cấp của cơ quan mình nhằm quy định về tổ chức và hoạtđộng của cơ quan trực thuộc và thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kinh

tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong phạm vị của mình Chỉthị được ban hành để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động của cơ quan, đơn

vị trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên.Tuy nhiên trong thực tế số lượng văn bản này được ban hành rất ít trong năm;

các phòng, ban, UBND các xã, thị trấn tổ chức thực hiện các Quy định công tácVăn thư, Lưu trữ Nhà nước, bảo quản hồ sơ tài liệu, tăng cường công tác Phòngcháy chữa cháy, Phòng chống lụt bão, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu;

Núi Thành còn hình thành một số loại sổ sách như: Số lưu công văn đi, số lưucông văn đến, số lưu Quyết định, sổ ghi thu, sổ ghi chi…;

Trong 03 năm (2013, 2014, 2015), ủy ban nhân dân huyện Núi Thành đã banhành tổng số 42707 văn bản Trong đó, quyết định là 34525 văn bản, công văn là

3152 văn bản, giấy mời là 1205 văn bản, thông báo là 901 văn bản, tờ trình là 756 vănbản, kế hoạch là 371 văn bản, hợp đồng lao động là 676 văn bản, báo cáo là 759 vănbản, còn lại là quyết định quy phạm pháp luật, chỉ thị, giấy phép xây dựng

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Núi Thành

việc theo chế độ thủ trưởng và được ban hành những văn bản Quy phạm phápluật như: Quyết định, Chỉ thị

môn được quy định như sau:

- Căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dântỉnhQuảng Nam, Chủ tịch UBND huyện Núi Thành có thẩm quyền ban hành cácvăn bản như: Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉđạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó Có trách nhiệm báo cáo với Ủy bannhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ, cơ quan ngang Bộ về tổchức, hoạt động của cơ quan mình; xin ý kiến về những vấn đề vượt quá thẩmquyền và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnhkhi có yêu cầu; phối hợp với Giám đốc cơ quan chuyên môn khác và ngườiđứng đầu tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp để giải quyết các vấn đề liên quanđến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình;

khái quát như sau:

+ Văn phòng UBND huyện: được ban hành các văn bản theo chức năng,nhiệm vụ của mình;

+ Thanh tra huyện: ban hành các văn bản liên quan đến công tác thanh trahành chính và công tác phòng, chống tham nhũng, công tác pháp chế, côngtác tiếp công dân và một số công tác khác theo phân công của lãnh đạohuyện;

+ Cũng như Văn phòng và Thanh tra huyện, các phòng ban khác của UBNDhuyện được ban hành các văn bản theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình

2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Núi Thành

Hiện tại, Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành đã ban hành Quy chếcông tác Văn thư, Lưu trữ Nhà nước huyện Núi thành, đồng thời cơ quan đã thực hiệntheo các quy định của Nhà nước;

Về thể thức hầu hết các văn bản do Văn phòng soạn thảo đều đúng thể thứctheo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính.

Kỹ thuật trình bày:

+ Quốc hiệu được trình bày ở phía trên, bên phải, chiếm 1/2 trang giấy, cỡ chữ12,13 phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm.;

+ Tiêu ngữ cỡ chữ 13,14 (nếu dòng Quốc hiệu cỡ chữ 12 thì dòng tiêu ngữ cỡchữ 13, nếu dòng Quốc hiệu cỡ chữ 13 thì dòng tiêu ngữ cỡ chữ 14), phôngchữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, đứng đậm, in hoa những chữcái đầu, có đường gạch ngang bên dưới tiêu ngữ bằng độ dài tiêu ngữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

chữ Quốc hiệu (12,13), phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng,không đậm Tên cơ quan ban hành cỡ chữ bằng cỡ chữ Quốc hiệu (12,13),phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, phía dưới có đường

kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đượcđặt cân đối với dòng

UBND HUYỆN NÚI THÀNH

VĂN PHÒNG

+ Số văn bản: số được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vàongày 31 tháng 12 hàng năm Từ “Số” được trình bày canh giữa dưới tên cơquan ban hành văn bản bằng chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu tiên, phông

chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, in thường, đứng, không đậm Sau từ

“Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 thì thêm số 0 ở phía trước;+ Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/)

+ Ký hiệu văn bản cỡ chữ 14,kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệuvăn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ Tên viết tắt tên loại văn bản trừCông văn và Thư công không có tên viết tắt;

Số: /QĐ-UBND

hiệu, trình bày trên một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡchữ 13-14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau địadanh có dấu phẩy, phông chữ Times New Roman

Núi Thành, ngày 10 tháng 5 năm 2016

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trìnhbày: tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình vàcác loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dướitên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bêndưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độdài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH Thành lập hội đồng chấm chọn Sáng kiến kinh nghiệm ngành giáo dục

+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và

ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 453/UBND-VP V/v kiểm tra hiện trường rừng trồng

dự án Pacsa xin thanh lý tại xã Tam hòa

cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên mộtdòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuốidòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàngvới nhau dưới dấu hai chấm;

+ Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại vănbản khác được trình bày: từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng(ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái),sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bảnđược trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái,cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau

dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và sốlượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

+ Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyềnhạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm;

+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức

Trần Lê Hùng

Ngoài ra, còn có các yếu tố thể thức khác như: dấu chỉ các mức độ (mật, khẩn);các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; địa chỉ (cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thôngtin điện tử), số điện thoại, số telex, số fax; ký hiệu người đánh máy và số lượng pháthành; phụ lục văn bản; số trang

Qua khảo sát thực tế, nhận thấy trong văn bản của UBND huyện Núi Thànhban hành có những lỗi sai trong cách trình bày như:

nhiều chỗ chưa đúng với quy định của Nhà nước;

ngay ngắn và được trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái;

công tác soạn thảo (đa số những lỗi mắc phải không phải là những lỗi sai lớn)

2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan được quy định tại Quychế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành

Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đúng với quyđịnh trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành và quy địnhcủa Nhà nước

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo gồm:

tới nội dung cần vấn đề cần văn bản hóa;

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo:

Viết bản thảo;

- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3: Duyệt văn bản:

vào dòng chữ cuối cùng của nội dung văn bản;

pháp lý của văn bản và ký nháy vào dòng cuối cùng của “nơi nhận”;

hành

Bước 4: Hoàn tất các thủ thục pháp lý và ban hành văn bản:

Sau khi văn bản được người có thẩm quyền ký, thì văn bản lập tức sẽ đượcchuyển xuống bộ phận văn thư để hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản như:

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

+ Đóng dấu;

+ Làm các thủ tục ban hành;

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành

Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế có một số thay đổi trong các bước

để phù hợp hơn với điều kiện như: việc nhân bản và ghi số, ngày, tháng, năm banhành văn bản sẽ do chính chuyên viên hoặc đơn vị soạn thảo văn bản nhân bản Việcnày giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho cán bộ văn thư, đồng thời giúp cho đơn vịhoặc người soạn thảo có trách nhiệm trong công tác văn thư

2.2 Công tác quản lý văn bản đi

2.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

Việc kiểm tra thể thức do Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệmgiúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư và cán bộ văn thư cơ quanthực hiện

Theo quy định của Nhà nước và của cơ quan (trong Quy chế công tác văn thư,lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành) thì việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản đối với từng cá nhân có liên quan như sau:

chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi trình cấp trênthẩm quyền, lãnh đạo duyệt, ký ban hành;

chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm vềhình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản;

kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

2.2.2 Đăng ký văn bản đi

UBND huyện Núi Thành sử dụng hình thức đăng kí văn bản đi bằng phần mềm

“Quản lý văn bản & Hồ sơ công việc - Q- Office 2.0”

Việc đăng ký văn bản đi của UBND huyện Núi Thành được thực hiện theođúng quy định của Nhà nước và đã ứng dụng công nghệ thông tin vào đăng kí văn bản

đi, qua đó nâng cao hiểu quả trong quá trình giải quyết văn bản đi

2.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn

2.2.3.1 Căn cứ nhân bản văn bản

hoặc cá nhân soạn thảo thực hiện Số lượng văn bản nhân bản để phát hànhđược xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; trường hợp gửi đếnnhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ thì người soạn thảo phải có phụlục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;

được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảo vệ bí mật nhà nước

2.2.3.2 Quy trình, hình thức nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo: văn bản sau khi đã hoàn thành các thủ tục hànhchính như ghi số, ngày, tháng, năm; kiểm tra nội dung, thể thức; được người cóthẩm quyền ký ban hành thì cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo sẽ nhân bản văn bảntheo số lượng nơi nhân văn bản;

bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước Vì thế, việcđóng dấu cơ quan là bắt buộc và cần thiết

+ Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của cơ quan Chỉ đóng dấu vàocác văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký củangười có thẩm quyền Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư thìphải lập sổ theo dõi riêng;

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng dấu mực đỏ tươitheo quy định và phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái;

+ Không đóng dấu vào giấy trắng, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu lên vănbản có chữ ký của người không có thẩm quyền

thực hiện đúng với quy định của Nhà nước;

+ Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độkhẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khisoạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo vănbản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

+ Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thuhồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quyđịnh tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000

2.2.4 Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi được UBNDhuyện quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành

2.2.4.1 Thủ tục chuyển phát văn bản

ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối vớivăn bản quy phạm pháp luật phát hành không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày

ký văn bản;

- Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 vàĐiều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 và quy định tại Khoản 3Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002;

phát văn bản

2.2.4.2 Theo dõi việc chuyển phát văn bản

Văn thư có trách nhiệm chuyển gửi và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bảođảm kịp thời, chính xác

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc;

chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào

Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

nhiệm xem xét, giải quyết

2.2.5 Lưu văn bản đi

định tại 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về Hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ Nhà nước huyện Núi Thành như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và bảnchính lưu trong hồ sơ công việc của cá nhân phụ trách, được lập, giaonộp theo quy định;

+ Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ

tự đăng ký;

+ Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịchchính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số;+ Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉcác mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mậtnhà nước;

+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thểcủa cơ quan, tổ chức

(Tập lưu văn bản đi - Phụ lục 04) (Quy trình quản lý văn bản đi - Phụ lục 05)

2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

2.3.1 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), phân loại sơ bộ và xử lý theo quy định.Trường hợp văn bản đến thuộc loại phải bóc bì thì văn thư đăng ký văn bản đếnvào Sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở quản lý văn bản đến trên máy tính Đối vớivăn bản chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao

- Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư (gửi đích danh cho cácđoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân), thì chuyển trực tiếp cho nơi nhận mà khôngphải đóng dấu “Đến”;

chức, viên chức, tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnhđạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (bộ phận văn phòng) để xử lý

2.3.1.1 Quy trình tiếp nhận văn bản đến

Văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếucó), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;

văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản cóđóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư cơ quan phải báo cáo ngay người cótrách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản;

cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếuphát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

2.3.1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thưchuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn

bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận vănbản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký;

TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thựchiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thểcủa Cơ quan, tổ chức

Trong 3 năm (2013; 2014; 2015) có tổng số 42707 văn bản đến Trong đó, có

1835 quyết định, 7523 công văn, 1425 báo cáo, 2398 tờ trình, 1149 văn bản phúc đáp,

910 kế hoạch, 1643 thông báo, 896 đơn thư khiếu nại, 222 văn bản có độ Mật,còn lại

là các văn bản: thông tư, nghị định, nghị quyết, biên bản, chỉ thị

2.3.1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Hình thức trình bày và vị trí của dấu đến được văn thư cơ quan thực hiện đúngvới quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 4 Thông tư 07/2012/TT-BNV về Hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Dấu “Đến”được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với nhữngvăn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vàokhoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tuy nhiên, trong một sốtrường hợp văn bản đến do các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức soạn thảo không đúngyêu cầu thể thức, không có khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản

có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấytrống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì văn thư cơ quan đã linh hoạt vàđóng dấu “đến” vào khoảng giấy trống trên cùng của văn bản bản

2.3.2 Đăng ký văn bản đến

Hình thức đăng ký văn bản đến của UBND huyện là sử dụng phần mềm “Quản

Hình thức đăng ký văn bản đến của UBND huyện Núi Thành đúng với quy

định hiện hành của Nhà nước về đăng ký văn bản đến

(Giao diện đăng ký văn bản đến - Phụ lục 06) 2.3.3 Trình và chuyển giao văn bản đến

2.3.3.1 Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan,

tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọichung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của

cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,

cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giảiquyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn

vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc

cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉđạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vàophiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩmquyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký vănbản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặcvào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

2.3.3.2 Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ýkiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêucầu sau: