Báo cáo kiến tập ngành Quản trị văn phòng tại UBND huyện Núi Thành

Tải miễn phí tại: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHAN THỊ THANH THANH BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2013 - 2017 Tên quan: UBND HUYỆN NÚI THÀNH Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh, Khối 2, thị trấn Núi Thành, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị vân Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Đăng Việt Quảng Nam - 2016 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHAN THỊ THANH THANH BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2013 - 2017 Tên quan: UBND HUYỆN NÚI THÀNH Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh, Khối 2, thị trấn Núi Thành, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị vân Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Đăng Việt Quảng Nam - 2016 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt MỞ ĐẦU Hiện đất nước ta tiến hành công đổi đất nước, bước xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN, Nhà nước dân dân dân; tiến hành cải cách bước hành quốc gia, hành vững mạnh thông suốt, có lực, hiệu Chính vấn đề soạn thảo, quản lý văn công tác văn thư- lưu trữ hoạt động quản lý Nhà nước có ý nghĩa quan trọng Bởi công tác vừa cập nhật ngày, thường xuyên vừa đòi hỏi tổng hợp tư khoa học soạn thảo ban hành văn quan hành nhà nước nhằm phục vụ tốt cho tổ chức công dân Quản trị văn phòng công tác cần có hiểu biết sâu rộng nhiều lĩnh vực, thách thức lớn nhiều nhà quản lý Mặt khác, Công tác quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức Là sinh viên lớp Quản trị văn phòng nhận thấy công tác soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí quan trọng có tính pháp lý khoa học máy nhà nước nhiều lĩnh vực: kính tế, tri, văn hoá, xã hội, quốc phòng, góp phần vào công xây dựng bảo vệ đất nước Chính thế, công việc thực tế sinh viên quan trọng đòi hỏi phải biết tìm tòi, biết vận dụng kiến thức học vào thực tiễn Đây hội giúp cho sinh viên bổ sung kiến thức trao dồi kinh nghiệm Qua đó, sinh viên nhận thấy thiếu hụt, mà cần tích luỹ làm hành trang để đáp ứng yêu cầu công việc sau Báo cáo kiến tập kết trình thực tế, vận dụng lý luận công tác ban hành tổ chức quản lý văn thư, soạn thảo văn vào hoạt động thực tiễn, qua rút ưu khuyết điểm công tác SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Qua thời gian kiến tập nghiên cứu Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Núi Thành, viết báo cáo để trình bày kết đạt đề xuất số giải pháp để công tác quản trị văn phòng ngày hoàn thiện Sau tuần kiến tập từ ngày 11/4/2016 đến ngày 15/5/2016, nhận bảo nhiệt tình cô, chú, anh, chị văn phòng nỗ lực thân hoàn thành đợt kiến tập Kết thể qua báo cáo với nội dung sau đây: Nội dung báo cáo thực tập gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND huyện Núi Thành Văn phòng UBND huyện Núi Thành Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng UBND huyện Núi Thành Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng UBND huyện Núi Thành Được quan tâm hướng dẫn nhiệt tình thầy cô giáo môn cấp lãnh đạo nhân viên quan cán Văn phòng UBND huyện tạo cho hoàn thành tốt khóa thực tập Tuy nhiên trình thực tập, thời gian khảo sát thực tế ngắn, kiến thức hạn chế nên khó tránh khỏi thiếu sót, mong nhận góp ý, nhận xét, dẫn quý thầy cô khoa Quản Trị văn phòng, lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện Núi Thành, cán văn phòng UBND huyện để viết em hoàn chỉnh SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt LỜI CẢM ƠN Đối với thân sau trình kiến tập giúp vững vàng trình độ chuyên môn, kiến thức công việc kỹ giao tiếp với cán quan, giao tiếp xã hội Kiến tập ngành nghề giúp lĩnh hội nhiều kiến thức tư mới, mở rộng phát huy mà học nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi nhiều kinh nghiệm qua người trước, rèn luyện đức tính cần thiết cho cán văn phòng tương lai Dưới phần báo cáo tổng kết trình kiến tập Văn phòng UBND huyện Núi Thành Ghi lại đánh giá cách khách quan mà làm chưa làm Qua đây, cho gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến thầy, cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Nhà trường, cán Văn phòng UBND huyện Núi Thành, nhiệt tình giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ đợt kiến tập ngành nghề Kính mong quý thầy, cô giáo có ý kiến đóng góp để báo cáo kiến tập ngành nghề hoàn thiện đầy đủ Xin chân thành cảm ơn./ Núi Thành, ngày 18 tháng năm 2016 Sinh viên kiến tập Phan Thị Thanh Thanh SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan kết đưa báo cáo dựa kết thu trình kiến tập riêng thôi, không chép kết người khác Nội dung báo cáo có tham khảo sử dụng số thông tin, tài liệu từ nguồn sách, tài liệu của quan, mạng internet Núi Thành, ngày 18 tháng năm 2016 Sinh viên kiến tập Phan Thị Thanh Thanh SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TT Từ viết tắt Từ đầy đủ 01 HĐBT Hội đồng Bộ trưởng 03 HĐND Hội đồng nhân dân 03 UBND Ủy ban nhân dân 04 TT HĐND Thường trực Hội đồng nhân dan 05 HĐND UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt MỤC LỤC SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI THÀNH VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN NÚI THÀNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Núi Thành 1.1.1 Vài nét đặc điểm, điều kiện tự nhiên huyện Núi Thành Huyện Núi Thành huyện nằm phía Nam tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng (cũ), huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội kháng chiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng Đảng Bác Hồ phong tặng: “Trung dũng, kiên cường, đầu diệt mỹ” Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 theo Quyết định số 144/HDBT ngày 03/12/1983 HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02 đơn vị hành lấy tên Thị xã Tam Kỳ huyện Núi Thành: - Phía Đông giáp với sông Trường Giang biển Đông - Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi - Phía Tây giáp với huyện Trà My - Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - thành phố Tam Kỳ - Huyện Núi Thành có 16 xã 01 thị trấn - Tổng diện tích: 533.0269 Km2 - Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người Có hai dân tộc chủ yếu người Kinh người Cor (sống thôn 4; 6; xã Tam Trà) Huyện Núi Thành huyện vùng cát ven biển, mạnh huyện đánh bắt nuôi trồng thủy sản Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, bám đất bám biển làm giàu cho thân quê hương SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai phê duyệt bước đầu vào hoạt động Đây vùng kinh tế mẻ đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Núi Thành 1.1.2.1 Chức UBND huyện HĐND cấp bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật văn quan, Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện, UBND huyện thực chức quản lí Nhà nước địa bàn huyện Đồng thời báo cáo tình hình thực trước HĐND huyện; UBND huyện giải công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 UBND huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định điều 124 Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND huyện; UBND huyện phối hợp UBND tỉnh, thường trực HĐND ban HĐND cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND xem xét định 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện thực nhiệm vụ văn quản lý, tổ chức đạo phòng, ban huyện thực nhiệm vụ theo lĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực chức quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là: SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 10 Báo cáo kiến tập - GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; - Có phân công công việc khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc Nâng cao chất lượng văn ban hành; - Tổ chức công việc cách khoa học sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý giải công việc quan; 3.2.4 Đối với trang thiết bị văn phòng ứng dụng, phần mềm - Cần tích cực việc đổi văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại, trang bị đầy đủ thiết bị, vật dụng phục vụ cho công tác văn phòng; - Cần tích cực đổi trang thiết bị văn phòng, cải thiện phương tiện làm việc, trang thiết bị văn phòng phù hợp với nhu cầu thực tế công việc phát triển công nghệ thông tin Tin học hóa công tác hành văn phòng, ứng dụng phần mềm tin học vào công tác quản lý như: phần mềm quản lý văn máy tính, phần mềm nhân sự… tiến hành xây dựng hệ thống hóa văn máy tính để việc tra cứu dễ dàng nhanh chóng; - Tiếp tục áp dụng nâng cao Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động quan góp phần vào việc khắc phục thiếu sót hạn chế, nâng cao hiệu chất lượng công việc Ủy ban huyện 3.2.5 Đối với nhà trường - Tổ chức khóa học thực hành trang thiết bị văn phòng phù hợp với nội dung môn học sử dụng máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy fax, đảm bảo cho sinh viên có khả tự sử dụng Hiện SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 57 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt trang thiết bị văn phòng trường thiếu cho việc sinh viên thực hành, loại máy (máy photocopy) cần đa dạng hơn; - Thường xuyên tổ chức buổi học ngoại khóa, tiết học lớp khoa với nhằm mục tiêu ôn lại kiến thức chuyên ngành; đảm bảo vừa học vừa chơi vừa tăng cường khả sáng tạo, tư nâng cao trí nhớ sinh viên; - Tổ chức chuyến thực tế tới quan hành nhà nước địa phương chuyên ngành quản trị văn phòng để sinh viên tham quan, tiếp xúc làm quen với cách bố trí văn phòng; cách xếp hồ sơ, trang thiết bị văn phòng; phong cách làm việc, trang phục công sở đơn giản để biết thân cần phải làm cho công việc văn phòng sau Từ giúp cho sinh viên có định hướng mục tiêu phấn đấu cho tương lai ngồi ghế nhà trường; Trên ý kiến đề xuất văn phòng quan nhà trường mà sau trình kiến tập, tìm hiểu quan kết hợp với kiến thức học sách vở, nhà trường thực tế nhận thấy nêu Tôi hy vọng đóng góp phần nhỏ bé giúp công tác văn phòng ngày khẳng định ưu kinh tế - xã hội phát triển SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 58 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt KẾT LUẬN Qua tuần kiến tập UBND huyện Núi Thành, nhờ tận tình giúp đỡ tạo điều kiện Ban lãnh đạo quý quan, anh, chị Văn phòng UBND, phép tham gia vào công việc liên quan đến nội dung kiến tập Công tác văn phòng phần thiếu công tác quản lý có ảnh hưởng không nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng, xác công việc hiệu hoạt động máy quản lý Bởi phận gắn liền với hoạt động tổ chức, kiểm tra, giám sát công việc quan Là cầu nối, trung tâm điều hành phối hợp hoạt động quan giúp lãnh đạo quan họach định công việc cách rõ ràng, xác Kiến tập ngành nghề nội dung vô cần thiết có ý nghĩa thiết thực việc củng cố chuyên môn, bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ Đây thời gian dài giúp học hỏi nhiều kinh nghiệm làm việc cách ứng xử công việc SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 59 Báo cáo kiến tập PHÓ CHỦ TỊCH KT GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Núi Thành SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 60 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Núi Thành Chánh văn phòng Phó văn phòng (tổng hợp) Phó văn phòng (quản trị hành chính) Bộ phậnChuyên viên tổng hợpBộ phậnBộ phận hành Bộ phận chínhtạp vụ, bảo Bộvệ, phận lái quản xe trị mạng Văn thư lưu trữ Kế toán SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 61 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 03: Giao diện đăng ký văn SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 62 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 04: Tập lưu văn SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 63 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 64 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 05: Quy trình quản lý văn Chức danh Hình thức Cán chuyên môn Thủ trưởng đơn vị Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn Tiếp thu ý kiến đạo bổ sung Chánh văn phòng/ Trưởng phòng hành Cán văn thư Ý kiến đạo bổ sung (nếu có) Duyệt nội dung MẠNG KẾT HỢP TRUYỀN THỐNG Thủ trưởng quan Duyệt hình thức Ghi số ngày tháng đăng ký Ký thức Nhân bản, đóng dấu Scan Chuyểngiao Lưu, tổ chức sử dụng lưu SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 65 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 06: Giao diện đăng ký văn đến SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 66 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 07: Quy trình quản lý giải văn đến Chức danh Hình thức Cán văn thư Thủ trưởng quan/Chánh văn phòng SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE Thủ trưởng đơn vị Cán chuyên môn 67 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Nhận văn bản, kiểm tra Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Đăng ký văn MẠNG KẾT HỢP TRUYỀN Trình văn THỐNG Phân công, đôn đốc, nhắc nhở Ý kiến phân phối, đạo giải Scan Chuyển giao Đôn đốc, giải Giải Lưu hồ sơ SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 68 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 08: Tủ đựng dấu UBND huyện Núi Thành SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 69 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt Phụ lục 09: Mẫu danh mục hồ sơ SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 70 Báo cáo kiến tập GVHD: ThS Nguyễn Đăng Việt DANH MỤC HỒ SƠ CỦA VP HĐND &UBND NĂM 2014 (Ban hành kèm theo Quyết định số: 95/QĐ-VP ngày 20 tháng 12 năm 2013 Văn phòng HĐND & UBND huyện Núi Thành) STT Số ký hiệu Tiêu đề hồ sơ THBQ Người lập hồ sơ Ghi A HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN I Thường trực HĐND huyện 01 01/HC-TH Văn hướng dẫn, đạo hoạt động HĐND huyện VV Đ/c Ngô Đức An 02 Phương hướng, nhiệm vụ báo 02/HC-TH cáo tổng kết công tác năm, hết nhiệm kỳ HĐND huyện VV Đ/c Ngô Đức An 03 Tập thông báo Thường trực 03/HC-TH HĐND huyện công tác tiếp dân VV Đ/c Ngô Đức An 04 04/HC-TH Hồ sơ kỳ họp (thường kỳ, bất thường kỳ) HĐND huyện 20 Năm Đ/c Ngô Đức An 05 05/HC-TH Hồ sơ giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân 20 Năm Đ/c Ngô Đức An 06 06/HC-TH Hồ sơ, tài liệu hoạt động Ban pháp chế HĐND huyện VV Đ/c Ngô Đức An 07 07/HC-TH Hồ sơ, tài liệu hoạt động Ban KT-XH HĐND huyện VV Đ/c Ngô Đức An B ỦY BAN NHÂN DÂN I Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện SVTH: Phan Thị Thanh Thanh - Lớp 1305QTVE 71