Hướng dẫn Tổ chức quản lý văn bản đi, giải quyết văn bản đến

Hướng dẫn Tổ chức quản lý văn bản đi, giải quyết văn bản đến. Hướng dẫn Tổ chức quản lý văn bản đi, giải quyết văn bản đến. Hướng dẫn Tổ chức quản lý văn bản đi, giải quyết văn bản đến. Hướng dẫn Tổ chức quản lý văn bản đi, giải quyết văn bản đến

LỚP 1305QTVE NHÓM Tên văn Trích yếu Ngày lập Người ký CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc KẾ HOẠCH Tổ chức thực tập nhóm, môn Công tác văn thư 04/9/2015 Phạm Thị Trà My NỘI DUNG T T 2 Nội dung công việc Trình tự quản lý văn đến Sửa word, làm báo cáo, phần hướng dẫn chung Tìm phụ lục liên quan Trình tự quản lý văn đến Người thực Phương tiện Nguyễn Hoàng Đức Phan Thị Thanh Thanh Nông Thị Hà Nguyễn Thị Song Tiền Slide tóm tắt nội dung, thuyết Phạm Thị Trà trình, làm kế hoạch My Tìm hiểu nội dung vấn đề Tất thành khác đóng góp ý kiến thảo viên nhóm luận Phạm Thị Trà My Nguyễn Thị Song Tiền Thời hạn hoàn thành 06/09/2015 06/09/2015 Giáo trình - Máy tính - Văn hướng dẫn tham khảo - Các vật dụng liên quan 06/09/2015 06/09/2015 06/09/2015 06/09/2015 NHÓM TRƯỞNG CÁC THÀNH VIÊN NHÓM Phan Thị Thanh Thanh Nguyễn Hoàng Đức UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG SỞ TƯ PHÁP Nông Thị Hà CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /HD-STP Đà Nẵng, ngày tháng năm 2015 HƯỚNG DẪN Tổ chức quản lý văn đi, giải văn đến Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Quyết định số 44/2013/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2013 UBND thành phố Đà Nẵng ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng; Nhằm thực thống nghiệp vụ công tác văn thư ngành, Sở Tư Pháp hướng dẫn quản lý văn đi, giải văn đến theo hướng dẫn sau: I HƯỚNG DẪN CHUNG Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng a) Văn hướng dẫn việc quản lý, giải văn đi, văn đến b) Văn áp dụng Sở Tư Pháp đơn vị trực thuộc Sở Tư Pháp thành phố Đà Nẵng Giải thích từ ngữ Trong Hướng dẫn này, từ ngữ hiểu sau: a) Văn thư quan tổ chức phận thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức theo quy định pháp luật b) Văn thư đơn vị cá nhân đơn vị quan, tổ chức, người đứng đầu đơn vị giao thực số nhiệm vụ công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị trước giao nộp vào lưu trữ quan c) Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành d) Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức e) Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn f) Bản gốc: văn có chữ kí tươi trực tiếp người có thẩm quyền [2] g) Sao y chính: nguyên văn từ chính, thường quan ban hành văn để gửi cho quan khác h) Sao lục: lại toàn văn khác quan nhận văn va phát hành k) Bản trích sao: lại phần nội dung từ Nguyên tắc quản lý văn a) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải b) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày đó, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu“Khẩn”, “Thượng khẩn”,‘‘Hỏa tốc”(gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký c) Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước d) Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan II TRÌNH TỰ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn Nếu phát sai sót báo cáo Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét, đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo sửa chữa, bổ sung Trường hợp văn trình bày thể thức, hình thức, người có thẩm quyền phải ký nháy (ký tắt) vào vị trí sau thể thức văn (sau dòng Lưu: VT, … ) Trình ký văn a) Quy định trình ký văn - Đối với văn có nội dung đơn giản cần trình thảo văn kiểm tra nội dung hình thức để người có thẩm quyền ký - Đối với văn quan trọng (các Quy hoạch, Kế hoạch dài hạn, Đề án công tác…), trình ký phải trình tất văn có liên quan (gọi hồ sơ [3] soạn thảo văn bản) để người ký văn xem xét lại toàn trình soạn thảo văn - Việc trình ký văn người phụ trách văn phòng (phòng Hành chính) cán chuyên viên soạn thảo văn thực phải thông qua phận văn thư quan để theo dõi, kiểm tra, quản lý b) Quy định ký văn - Người đứng đầu quan, tổ chức quyền ký tất văn quan, ký phải ghi đầy đủ chức vụ người ký - Trường hợp cấp phó ký văn bản, phải ghi thể thức đề ký “Ký thay”, ký hiệu KT - Trường hợp cán cấp ký văn bản, phải ghi thể thức đề ký “Thừa lệnh”, ký hiệu TL - Trong số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho cán cấp ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thể văn giới hạn thời gian định Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác Ghi số ngày, tháng, đăng ký văn a) Ghi số văn Số văn số thức tự văn quan ban hành năm Tất văn ghi số theo hệ thống số chung Văn thư thống quản lý Việc ghi số văn thực sau: - Các loại văn bản: Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi hệ thống số riêng - Các loại văn hành khác ghi hệ thống số riêng Tùy theo tổng số văn số lượng loại văn hành quan, tổ chức ban hành năm mà lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký văn cho phù hợp, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số chung cho tất loại văn hành chính; + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm, lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường, v.v…; vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v… nhóm công văn; + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo tưng loại văn bảm hành [4] - Văn mật ghi hệ thống số riêng - Bản loại văn ghi hệ thống số riêng - Văn tổ chức quan thành lập để thực nhiệm vụ định sử dụng dấu quan (các hội đồng, ban …) ghi hệ thống số riêng b) Ghi ngày, tháng văn - Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành - Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; ngày có số nhỏ 10 tháng nhỏ 3, phải ghi thêm số trước c) Đăng ký văn - Lập sổ đăng ký văn Việc lập Sổ đăng ký văn phải vào số lượng văn quan ban hành phương pháp ghi số văn bản, cụ thể sau: + Đối với quan ban hành 500 văn bản/năm, lập sổ sau đây: Sổ đăng ký Quyết định, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn Sổ đăng ký văn khác Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/năm, lập sổ sau đây: Sổ đăng ký Quyết định, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn Sổ đăng ký công văn Sổ đăng ký văn khác Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan ban hành 2000 văn bản/năm, lập sổ chi tiết hơn, sổ dùng để đăng ký 01 loại văn định - Mẫu Sổ phương pháp đăng ký: thực theo hướng dẫn Phụ lục số VII Hướng dẫn - Đăng ký văn Cơ sở liệu máy vi tính Việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm [5] Văn đăng ký vào Cơ sở liệu phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý Nhân bản, đóng dấu quan loại dấu khác a) Nhân Việc nhân văn phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, xác, số lượng xác định phần Nơi nhận, thời gian quy định b) Đóng dấu quan - Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, đóng dấu vào giấy nháp loại giấy tờ vô dụng khác - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải trang văn bản, dấu đóng tối đa 05 tờ (nếu văn có 05 tờ đóng nhiều dấu) Dấu giáp lai đóng vào tài liệu thể số liệu thống kê, báo cáo; văn thể thỏa thuận bên tham gia ký kết; phụ lục đính kèm văn - Dấu treo đóng trùm lên phần tên quan, tổ chức ban hành tiêu đề văn nhằm đảm bảo tính pháp lý văn Dấu treo đóng vào dự thảo văn bản; văn phục vụ hội nghị, hội thảo; văn số tổ chức quan thành lập (Hội đồng, ban…); phụ lục đính kèm văn - Việc đóng dấu giáp lai, dấu treo đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn đề xuất, người ký văn định - Dấu mức độ khẩn, mật đóng số ký hiệu văn có tên gọi, trích yêu nội dung công văn Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Bì văn phải có kích thước theo quy định, làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản, tài liệu, vật mang mức độ “Mật”, bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ “C” in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Bì văn bản, tài liệu, vật mang mức độ “Tối mật” bì đóng dấu chữ (con B dấu chữ “B” in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật”gửi hai bì: [6] + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngoài: ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ “A” in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) - Trình bày bì viết bì: Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII - Vào bì dán bì Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Khoản Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) b) Chuyển phát văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn cách đăng ký thực theo hướng dẫn Phụ lục IX Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển phát văn qua Bưu điện Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bưu điện cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ [7] lục V Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi cho quan nhận, áp dụng quan quan trọng - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) c) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Mẫu Phiếu gửi xem phụ lục số IV - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn a) Mỗi văn phải lưu hai bản, gốc phải đóng dấu, xếp theo trật tự ban hành lưu Văn thư, lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Trường hợp văn liên quan đến vấn đề nhân (Quyết định nâng lương, khen thưởng, bổ nhiệm …), lưu 03 bản, gốc lưu văn thư, lưu hồ sơ công việc, lưu hồ sơ cán công chức, viên chức c) Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số d) Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước [8] e) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng lưu cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI III TRÌNH TỰ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn đến a) Văn thư quan đầu mối tiếp nhận tất văn đến Khi tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tính trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận.Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ),Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn b) Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang Nếu phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Các bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại không đăng ký, gồm sách báo, tạp chí, tài liệu tham khảo, loại chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân có liên quan - Loại phải đăng ký, chia thành 02 loại loại, + Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức + Loại không bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức b) Việc bóc bì văn phải đảm bảo yêu cầu: - Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; [9] - Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến a) Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” b) Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà đóng đấu “Đến” c) Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn d) Mẫu dấu “Đến” cách ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Phụ lục I Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính a) Đăng ký văn đến sổ - Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: + Trường hợp 2000 văn đến, nên lập hai sổ: Đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn mật) đăng ký văn mật đến; + Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; + Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; + Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; [10] [20] PHỤ LỤC IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -………., ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………………………(1) ………………………… ………………………… Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: (2) Ý kiến lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan (tổ chức) ban hành trích yếu nội dung văn đến (2): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải (3): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày, tháng, năm cho ý kiến (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./ [21] PHỤ LỤC V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) I Sổ chuyển giao văn đến (loại thường) Mẫu số Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” dòng chữ “Từ số đến số ” b) Phần chuyển giao văn đến Phần chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) II Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường), phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, Mục I Phụ lục này, riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến./ [22] [23] PHỤ LỤC VI SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) Mẫu sổ Sổ theo dõi giải văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ theo dõi giải văn đến” b) Phần theo dõi giải văn đến Phần theo dõi giải văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số Tên loại, số ký Đơn vị Thời hạn Tiến độ Số, ký Ghi đến hiệu, ngày tháng người giải giải hiệu văn tác giả văn nhận trả lời (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi theo số đến ghi dấu “Đến” sổ đăng ký văn đến Cột 2: Ghi tên loại văn quan, tổ chức gửi đến, đơn thư khiếu nại, tố cáo đơn, thư; nội dung khác ghi theo hướng dẫn khoản Phụ lục II Thông tư Côt 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ghi thời hạn giải văn đến theo quy định pháp luật, quy định quan, tổ chức theo ý kiến người có thẩm quyền Cột 5: Ghi tiến độ giải văn đến đơn vị, cá nhân so với thời hạn quy định, ví dụ: giải quyết, chưa giải v.v Cột 6: Ghi số ký hiệu văn trả lời văn đến (nếu có) Cột 7: Ghi điểm cần thiết khác./ [24] [25] PHỤ LỤC VII SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) I Sổ đăng ký văn (loại thường) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại Người ký Nơi nhận Đơn vị, Số Ghi hiệu văn tháng trích yếu nội văn người lượng văn dung văn nhận bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác II Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) [26] Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, mục I Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền [27] PHỤ LỤC VIII (Kèm theo Hướng dẫn số BÌ VĂN BẢN /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) Mẫu bì văn a) Hình dạng kích thước Bì văn phải in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bì thông dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần b) Mẫu trình bảy Mẫu trình bày bì văn minh họa theo hình vẽ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), (8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: ……………………… Website: …………………(4) Số:……………………………………(5) Kính gửi: ………………………………………………(6) ……………………………………………… (7) ………………………………………………(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) [28] (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ [29] PHỤ LỤC IX SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì./ [30] PHỤ LỤC X SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) Mẫu sổ Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” b) Phần đăng ký gửi văn bưu diện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn (1) (2) Nơi nhận văn Số lượng Ký nhận Ghi bì dấu bưu điện (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác./ [31] PHỤ LỤC XI SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo Hướng dẫn số /HD-STP ngày tháng năm sở Tư Pháp) Mẫu sổ Sổ sử dụng lưu phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” b) Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Họ tên Số/ký hiệu Tên loại Hồ sơ Ký Ngày Người Ghi tháng người sử ngày tháng trích số nhận trả cho phép dụng văn yếu nội sử dụng dung văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công văn số 01 năm 2011) Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép)./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) [32] LỚP 1305 QTVE NHÓM Tên văn Trích yếu Ngày lập Người ký CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BÁO CÁO Kết thực tập nhóm, môn Công tác văn thư 09/9/2015 Phạm Thị Trà My NỘI DUNG TT Người thực Mức độ tham gia Nội dung công việc Nguyễn Hoàng Trình tự quản lý văn Đức đến Nông Thị Hà Tìm phụ lục liên quan Phan Thị Sửa word, làm Thanh Thanh báo cáo, phần hướng dẫn chung Nguyễn Thị Trình tự quản lý văn Song Tiền đến Phạm Thị Trà Slide tóm tắt nội My dung, thuyết trình, làm kế hoạch Tiến độ hoà n thàn h Điểm Tự ĐG  Tốt  Tốt  Tốt  Tốt  Tốt GV ĐG (1), (2), (3) Ghi mức độ “Tham gia tích cực”,“Có tham gia”, “Không tham gia” NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Nhìn chung, nhóm tích cực tìm hiểu giải vấn đề cách có hiệu Các thành viên nhóm tham gia tích cực hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tuy nhiên, tồn khuyết điểm qua trình nghiên cứu nên kết nghiên cứu chưa thực tốt Nhóm cố gắng khắc phục khuyết điểm để thu kết tốt cho nghiên cứu sau [33] CÁC THÀNH VIÊN NHÓM NHÓM TRƯỞNG Nguyễn Hoàng Đức Nguyễn Thị Song Tiền Phạm Thị Trà My Nông Thị Hà Phan Thị Thanh Thanh Ý KIẾN CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN: …………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………… [34]