Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nộ : Luận văn ThS. Thông tin học : 60 32 24

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN ĐĂNG VIỆT KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN ĐĂNG VIỆT KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Ngành : Lƣu trữ học quản trị văn phòng Chuyên ngành : Lƣu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số liệu, thông tin văn doanh nghiệp, quan Nhà nước số liệu hoàn toàn xác thực Cơng trình chưa tác giả cơng bố TÁC GIẢ Nguyễn Đăng Việt MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu đề tài 3 Phạm vi nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ đề tài Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo Đóng góp đề tài Bố cục đề tài B NỘI DUNG 10 Chương TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP 10 1.1 Lịch sử hình thành phát triển CTCP Việt Nam 10 1.2 Vai trò CTCP kinh tế quốc dân 17 1.3 Tổ chức hoạt động CTCP 19 1.3.1 Đại hội đồng cổ đông 20 1.3.2 Hội đồng quản trị 22 1.3.3 Chủ tịch Hội đồng quản trị 24 1.3.4 Giám đốc Tổng giám đốc công ty 25 1.3.5 Ban kiểm soát 26 1.3.6 Các phòng ban giúp việc công ty thành viên 29 Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VTLT TẠI CÁC CTCP 31 2.1 Ý nghĩa công tác VTLT hoạt động CTCP 31 2.2 Tình hình tổ chức, quản lý công tác VTLT CTCP 45 2.2.1 Tổ chức phận VTLT chuyên trách 46 2.2.2 Tuyển chọn bố trí cán VTLT chuyên trách 48 2.2.3 Ban hành văn đạo hướng dẫn công tác VTLT 50 2.2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT 52 2.2.5 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác VTLT 54 2.3 Tình hình tổ chức thực nghiệp vụ VTLT CTCP 55 2.3.1 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư 55 2.3.2 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 88 2.4 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác VTLT CTCP 93 2.4.1 Ưu điểm 93 2.4.2 Nhược điểm 94 2.4.3 Nguyên nhân 98 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VTLT TẠI CÁC CTCP 104 3.1 Nâng cao nhận thức vai trị cơng tác VTLT hoạt động CTCP 104 3.2 Hoàn thiện sở pháp lý VTLT DN nói chung, CTCP nói riêng 110 3.3 Giải pháp cụ thể tổ chức, quản lý công tác VTLT CTCP 118 3.3.1 Tổ chức phận chuyên trách VTLT CTCP 118 3.3.2 Xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn công tác VTLT CTCP 124 3.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT CTCP 126 3.3.5 Kiểm tra, đánh giá VTLT CTCP 131 C KẾT LUẬN 137 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 139 BẢNG KÝ HIỆU CÁC CHỮ VIẾT TẮT 01 CTCP Công ty cổ phần 02 DN Doanh nghiệp 03 DNNN Doanh nghiệp Nhà nước 04 GDP Tổng sản phẩm nước 05 NHHH Nhãn hiệu hàng hóa 06 PGS.TS Phó giáo sư tiến sĩ 07 PGS.TSKH Phó giáo sư tiến sĩ khoa học 08 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 09 TLLT Tài liệu lưu trữ 10 XHCN Xã hội chủ nghĩa 11 VTLT Văn thư, lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Doanh nghiệp (DN) có vị trí đặc biệt quan trọng kinh tế, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động DN có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng phát triển sức sản xuất, huy động phát huy nội lực vào phát triển kinh tế - xã hội, góp phần định vào phục hồi tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách tham gia giải có hiệu vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xố đói, giảm nghèo Trong trình hoạt động DN sản sinh khối văn bản, tài liệu đa dạng phong phú hình thức nội dung Khối văn bản, tài liệu khơng phản ánh tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh DN mà phản ánh đường lối, sách đổi kinh tế Đảng Nhà nước Việt Nam thời gian qua Đây văn có vai trị vơ quan trọng hoạt động DN Chúng công cụ thiếu để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh DN, yếu tố góp phần lớn vào thành cơng DN sử dụng lãnh đạo DN giỏi Tuy nhiên, sử dụng văn không cách, thông tin văn không đảm bảo, sai lệch, thất lạc thơng tin dẫn đến suất lao động thấp, thua lỗ nhiều DN Thậm chí, sử dụng văn để ban hành định quản lý dẫn tới phá sản quản lý sử dụng nhà lãnh đạo DN hạn chế mặt quản lý kinh doanh Như vậy, văn bản, tài liệu hình thành hoạt động DN chứa đựng nhiều thơng tin có giá trị khơng hoạt động DN mà cịn có nhiều ý nghĩa quốc gia Chính vậy, cần phải bảo quản an tồn phục vụ cho cơng tác quản lý nghiên cứu sau Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) nước ta đạt thành tựu lớn Công tác VTVT quan thực tương đối khoa học, thống nhất, hiệu Tuy nhiên, Nhà nước ta chủ yếu tập trung quan tâm tổ chức quản lý công tác VTLT quan nhà nước tổ chức trị - xã hội Cịn DN Nhà nước ta chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể công tác Chúng ta áp dụng văn công tác VTLT quy định quan Nhà nước Trong đối hoạt động DN lại phức tạp, tính chất hoạt động khác hẳn với quan nhà nước Vì vậy, việc áp dụng văn quy định công tác VTLT quan nhà nước DN chưa phù hợp Điều dẫn đến tình trạng cơng tác VTLT DN chưa thực thống mặt nghiệp vụ, thực tế DN lại thực theo cách khác Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu, giao nộp lưu trữ lịch sử… DN không thống Điều trước tiên gây khó khăn cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh DN, sau gây khó khăn cho quan quản lý lưu trữ, đặc biệt khó khăn cơng tác thu thập bảo quan an tồn khối tài liệu có giá trị Vì lý trên, việc nghiên cứu tổ chức quản lý cơng tác VTLT DN nói chung loại hình DN vấn đề cấp thiết công tác VTLT nước ta Đặc biệt việc nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý VTLT Công ty cổ phần (CTCP) - loại hình DN phổ biến nước ta Chúng ta cần làm tốt nhiệm vụ để cơng tác VTLT DN nói chung, CTCP nói riêng thực thống nhất, khoa học, lựa chọn đưa vào bảo quản tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động nghiên cứu sản xuất, kinh doanh DN Từ khơng góp phần vào nâng cao hiệu hoạt động công tác quản lý, sản xuất kinh doanh DN, nâng cao xuất lao động DN, CTCP mà cịn góp phần vào cơng phát triển kinh tế, xã hội đất nước Bên cạnh đó, thành phần nội dung Phông Lưu trữ Nhà nước làm giàu phong phú Với lý trên, định lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác VTLT số CTCP địa bàn thành phố Hà Nội” để làm luận văn Thạc sĩ Mục tiêu đề tài Thực đề tài, hướng tới mục tiêu: - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng phân tích nguyên nhân dẫn đến hạn chế công tác VTLT số CTCP địa bàn thành phố Hà Nội; - Trên sở lý luận chung tổ chức, quản lý VTLT thực trạng tổ chức quản lý công tác VTLT số CTCP, đưa số giải pháp hướng tới nâng cao hiệu tổ chức, quản lý cơng tác VTLT CTCP Góp phần cho công tác VTLT CTCP vào hoạt động thống nhất, khoa học, với quy định Nhà nước Thực mục tiêu tất yếu nâng cao hiệu hoạt động quản lý, kinh doanh CTCP Đồng thời góp phần vào cơng đại hóa cơng tác VTLT nước ta thời gian tới Phạm vi nghiên cứu đề tài Ở nước ta, CTCP loại hình DN phổ biến, tất tỉnh, thành phố có loại DN với quy mơ khác CTCP loại hình DN hoạt động nhiều lĩnh vực khác với hình thức sở hữu khác Tuy nhiên, nghiên cứu đề tài tác giả tập trung điều tra, khảo sát đánh giá tổ chức quản lý cơng tác VTLT số CTCP có quy mơ lớn đại bàn thành phố Hà Nội Trong tập trung khảo sát, đánh giá CTCP hoạt động lĩnh vực quan trọng như: dầu khí, xây dựng, viễn thông, thủy điện, sản xuất dược phẩm Các CTCP này, số sở hữu Nhà nước, số tư nhân chủ sở hữu Các công ty cụ thể như: - CTCP MIPEC - CTCP Sông Đà - CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà Thăng long - CTCP Cao su Sao vàng - CTCP Đầu tư Phát triển y tế HAVIT - CTCP Đầu tư Phát triển Bình minh - Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam - CTCP Đầu tư Xây dựng Kinh doanh Miền Nam Đề tài sâu nghiên cứu giải pháp cụ thể công tác tổ chức, quản lý VTLT khơng góc độ quản lý Nhà nước mà đề tài nghiên cứu giải pháp góc độ quản lý lãnh đạo CTCP Nhiệm vụ đề tài Đề tài thực nhiệm vụ sau: - Thứ nhất, đề tài phân tích cấu tổ chức, chức nhiệm vụ vai trò CTCP kinh tế quốc dân - Thứ hai, phân tích vai trị công tác VTLT hoạt động CTCP; - Thứ ba, điều tra, khảo sát nêu thực trạng tổ chức, quản lý tổ chức thực nghiệp vụ VTLT CTCP; - Thứ tư, phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức, quản lý công tác VTLT CTCP Đồng thời phân tích nguyên nhân thực tế dẫn đến hạn chế công tác VTLT CTCP - Thứ năm, từ kết trên, đề tài nghiên cứu đưa giải pháp cụ thể tổ chức quản lý công tác VTLT nhằm khắc phục hạn chế, nâng cao hiệu công tác VTLT CTCP, góp phần nâng cao xuất lao động cho cơng ty hướng tới hồn thiện cơng tác VTLT nước ta ... HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN ĐĂNG VIỆT KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY CỔ PHẦN... nghiệp: “Tìm hiểu công tác xây dựng quản lý văn số Tổng công ty 91” tác giả Vũ Bá Dụ; - Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ tài liệu số DN 100% vốn nước địa bàn thành phố Hà Nội”... dung Phông Lưu trữ Nhà nước làm giàu phong phú Với lý trên, định lựa chọn đề tài ? ?Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác VTLT số CTCP địa bàn thành phố Hà Nội” để làm luận văn Thạc