MỤC LỤC
- Quy trình nhân bản văn bản của UBND huyện Núi Thành được thực hiện bởi cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo: văn bản sau khi đã hoàn thành các thủ tục hành chính như ghi số, ngày, tháng, năm; kiểm tra nội dung, thể thức; được người có thẩm quyền ký ban hành thì cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo sẽ nhân bản văn bản theo số lượng nơi nhân văn bản;. - Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư cơ quan phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản;. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết).
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
- Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán; đối với hồ sơ, tài liệu của cơ quan tố tụng được nộp lưu trữ sau khi kết thúc quy trình tố tụng;. - Hàng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu (tức là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên theo quy định của cơ quan đã ghi trong Danh mục hồ sơ) của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào Phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản Mục lục hồ sơ nộp lưu;. - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực,. vấn đề nhất định được dựng làm căn cứ để theo dừi, giải quyết cụng việc) được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan;.
- Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan: chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan; Mỗi Cán bộ, công chức, viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụ trách theo dỏi, giải quyết;. - Cán bộ, công chức, viên chức văn thư cơ quan: Giúp Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; phối hợp với cán bộ lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ;.
- Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan: Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân vào kho lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ để phục vụ cho công tác của các phòng mà chưa nộp vào lưu trữ cơ quan nên hồ sơ còn mang tính tạm thời , thường được lập theo đặc trưng vấn đề, chỉ ghi tiêu đề của Hồ sơ, biên mục chưa đầy đủ, không ghi chứng từ kết thúc.
Hiện nay, Văn phòng đã đưa mạng LAN vào sử dụng, sử dụng internet để tìm kiếm khai thác thông tin, sử dụng các phần mềm Quản trị văn phòng: Phần mềm quản trị Văn phòng eOffice, phần mềm “Quản lý văn bản & Hồ sơ công việc - Q- Office 2.0”, phần mềm quản lý kế toán như: phần mềm Misa. Hiện nay Văn phòng đã đẩy mạnh công tác đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật áp dụng vào “cơ chế một cửa, một cửa liên thông” và được đánh giá là đơn vị đạt mức độ 3 về Công nghệ thông tin.
Tuy nhiên hiện nay cơ quan huyện vẫn chưa ban hành Quy chế Văn hóa công sở cụ thể quy định riêng cho cơ quan, cũng như các mức xử phạt nếu có trường hợp vi phạm, cho nên trong thời gian đến kiến tập tại cơ quan vẫn có 1 vài trường hợp không đeo thẻ nhân viên khi đi làm. Trong suốt quá trình kiến tập tại Văn phòng UBND huyện Núi Thành, bên cạnh việc được tạo điều kiện để thực hành các công việc thực tế, được cung cấp đầy đủ các tài liệu để làm báo cáo, tôi cũng đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của tập thể cán bộ công chức trong cơ quan. - Cơ quan thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ , luôn chú trọng đến công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn phòng để có thể tham mưu kịp thời cho lãnh đạo UBND cũng như các phòng ban trực thuộc trong việc ban hành các văn bản thuộc ngành.
Nhân sự trong các phòng được phân công nhiệm vụ cụ thể nên mọi người có trách nhiệm cao trong công việc, có nhiều kinh nghiệm công tác, thái độ, phong cách làm việc lịch sự, tôn trọng đơn vị, cá nhân đến liên hệ, giải quyết công việc;. - Một số phòng, ban soạn thảo chưa cập nhật được được những văn bản mới của Nhà nước nên công tác soạn thảo văn bản còn sai sót về mặt thể thức, có trường hợp lấy số văn bản ngày hôm nay nhưng đến vài hôm sau văn bản đó mới được phát hành, điều này không đảm bảo về mặt thời gian của văn bản;.
- Vẫn còn tình trạng một số văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày trong công tác soạn thảo (đa số những lỗi mắc phải không phải là những lỗi sai lớn) nhưng điều này cần phải chú ý khắc phục;. - Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan như: cử cán bộ đi học các lớp chính trị, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi tham quan học tập kinh nghiệm;. - Tiếp tục áp dụng và nâng cao Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của cơ quan sẽ góp phần vào việc khắc phục những thiếu sót hạn chế, nâng cao hơn nữa hiệu quả và chất lượng công việc tại Ủy ban huyện.
- Tổ chức các chuyến đi thực tế tới các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương đối với chuyên ngành quản trị văn phòng để sinh viên có thể tham quan, tiếp xúc và làm quen với cách bố trí văn phòng; cách sắp xếp hồ sơ, trang thiết bị văn phòng; phong cách làm việc, trang phục công sở hoặc đơn giản chỉ để biết bản thân cần phải làm gì cho công việc văn phòng sau này. Trên đây là những ý kiến đề xuất của tôi đối với văn phòng của cơ quan và đối với nhà trường mà sau quá trình kiến tập, tìm hiểu tại cơ quan kết hợp với những kiến thức đã được học trong sách vở, nhà trường cũng như trong thực tế tôi đã nhận thấy được và nêu ra ở trên.
Chánh văn phòng
Phó văn phòng (tổng hợp)
Phương hướng, nhiệm vụ và báo cáo tổng kết công tác năm, hết nhiệm kỳ của HĐND huyện. VV Đ/c Ngô Đức An. Tập thông báo của Thường trực HĐND huyện về công tác tiếp dân. thường kỳ) của HĐND huyện.
Chánh văn phòng HĐND &