Báo cáo thu hoạch môn Công tác văn thư Lưu trữ

Tải miễn phí tại: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

CƠ SỞ MIỀN TRUNG

BÁO CÁO THU HOẠCH

HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ

GVHD: Lê Thanh Hùng SVTH: Ngô Hương Quỳnh

Phan Thị Thanh Thanh Thiều Sĩ Tài

Lớp: 1305QTVE

Quảng Nam, tháng 11 năm 2015

LỚP 1305QTVE

NHÓM 16

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Trích yếu Tổ chức thực hiện bài tập nhóm, môn Công tác văn thư

NỘI DUNG

TT Nội dung công việc Người thực

Thời hạn hoàn thành

1

Lập sổ đăng kí văn bản đi,

văn bản đến; thống kê hồ

sơ của một đơn vị tổ chức;

xây dựng quy chế công tác

văn thư, kèm quyết định

ban hành.

Ngô Hương Quỳnh

- Máy tính;

- Giáo trình;

- Tài liệu tham khảo

11/11/201 5

2

Lý luận chung về công tác

văn thư; làm slide; xây

dựng danh mục hồ sơ cho

cơ quan, kèm quyết định.

Phan Thị Thanh Thanh

11/11/201 5

3

Lập một số loại sổ; mục

lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu;

xây dựng bản hướng dẫn

quản lý văn bản đi, lập hồ

sơ, giao nộp hồ sơ cho một

sở.

Thiều Sĩ Tài 11/11/201

5

Ngô Hương Quỳnh

Phan Thị Thanh Thanh Thiều Sĩ Tài

Nhận biết được tầm quan trọng của các kiến thức cũng như kỹ năng về công tácvăn thư, lưu trữ Chúng tôi đã xây dựng một bài báo cáo báo gồm nội dung và bài tập của

bộ môn Công tác văn thư, nhằm ôn lại các kiến thức đã được học trên lớp, củng cố và bổsung thêm các kiến thức bị thiếu sót, tạo thành một trong những tài liệu nhằm phục vụcho việc nghiên cứu và ôn tập cho sinh viên, đồng thời đây là một tài liệu sẽ được lưugiữ làm hành trang để cho mỗi sinh viên mang theo để áp dụng trên thực tế sau khoảngthời gian ra trường

Trong quá trình trao đổi và xây dựng bài báo cáo này, chúng tôi có thể sẽ gặp phảirất nhiều sai sót Vậy kính mong thầy giáo bộ môn cùng các bạn sinh viên tham khảo và

bổ sung, cũng như đóng góp ý kiến để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1 Khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản, phục vụ cácyêu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành công việc hàng ngày của các cơ quan nhànước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũtrang… gọi chung là cơ quan tổ chức

1.2 Nội dung

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theodõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo văn bản lĩnh vựcđó

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:

+ Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt Thủ tướng đơn vị, cánhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội dung;

+ Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đếnxem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản đến ký tắtvào phần sau cùng của thể thức văn bản

- Đánh máy văn bản, sao in văn bản

- Hoàn thiện văn bản

1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản:

- Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn bản do các cơquan khác ban hành và gửi tới

- Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn bản do cơquan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác

1.2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

- Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ

- Lập các loại

- Giao nộp hồ sơ

1.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu:

- Bảo quản các loại dấu

- Trực tiếp đóng dấu

1.3 Yêu cầu

1.3.1 Chính xác

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cầnphải:

- Chính xác về nội dung văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

- Chính xác về thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành;

- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ:

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả cáckhâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giaovăn bản…;

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng cácchế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giả quyết và đơn giảnhóa thủ tục giải quyết văn bản

1.3.3 Bí mật

Trong văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đềthuộc về phạm vi bí mật của cơ quan Nhà nước Vì vậy, để đảm bảo yêu này cầnphải thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước,như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí văn phòng làm việc, lựa chọn cán bộ vănthư đúng tiêu chuẩn…

1.3.4 Hiện đại

Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đãtrở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các cơ quan có năng suất chấtlượng cao Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiếnhành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nướccũng như điều kiện cụ thể của mọi cơ quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coithường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quanđến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư

1.4 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư

1.4.1 Vị trí

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phònghành chính của cơ quan quản lý Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính làngười được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư;

Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính thì có thểthành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tácvăn thư

1.4.2 Ý nghĩa

- Góp phần cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiếtphục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồnthông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nộidung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thôngtin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiệnchứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy

tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làmnhững việc trái pháp luật

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại đầy đủchứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhângiữ các trách nhiệm khác trong cơ quan

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ

1.5 Hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư

1.5.1 Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành, tổ chức thực hiện: kiểm tra đánh giá việc thực hiện hệthống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư

- Quản lý thống nhất các quy trình nghiệp vụ văn thư

- Quản lý đào tạo bồi dưỡng, thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế

- Thực hiện chế độ thống kê báo cáo công tác văn thư

1.5.2 Hệ thống cơ quan quản lý công tác văn thư:

a Ở Trung ương

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiệnchức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưutrữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch

vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốchuy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thànhphố Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là gồm:

+ Các đơn vị chức năng thuộc Cục: Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữtrung ương; Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương; Phòng Kếhoạch - Tài chính; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Tổ chức - Cán bộ; Vănphòng

+ Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trungtâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Trung tâm Lưutrữ quốc gia IV; Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ; Trung tâm Bảo hiểm tài liệulưu trữ quốc gia; Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam; Trung tâm Tin

thuộc Bộ

học; Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ trung ương (có Phân hiệu tạithành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng).

- Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có các Phòng thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ

trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủquản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về văn

thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làmcông tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp

b Ở địa phương

- Tổ chức Văn thư, Lưu trữ ở cấp tỉnh:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữcủa tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phápluật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữcủa tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phápluật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tàikhoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quyđịnh pháp luật

- Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện:

Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ, giúpTrưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấphuyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện

- Văn thư, Lưu trữ cấp xã

Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làmvăn thư, lưu trữ

- Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các

đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấptỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thànhlập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp

1.6 Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức

1.6.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng

a Chung

- Ra quyết định ban hành các văn bản;

- Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan

- Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi trong cơ quan;

- Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vàokho lưu trữ văn bản của cơ quan

1.6.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính

- Cho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của thủtrưởng;

- Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao;

- Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết văn bảnđến của các đơn vị cá nhân;

- Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụđược giao;

- Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

- Tổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản;

- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theo lĩnh vực được phân công

- Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về công tác văn thư;

- Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực hiện triển khaicác văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư;

- Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư của cơ quan

và của toàn ngành;

- Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn lọc hồ

sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.6.3 Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị

- Phân công cá nhân trong đơn vị giải quyết kịp thời các văn bản đến;

- Đôn đốc cá nhân soạn thảo văn bản khi liên quan đến nhiệm vụ được giao;

- Tổ chức việc lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan theoquy định

1.6.4 Trách nhiệm của công chức, viên chức nói chung

- Giải quyết kịp thời văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng cơ quanđơn vị;

- Soạn thảo văn bản có liên quan đến nhiệm vụ được giao;

- Lập hồ sơ liên quan đến công việc do mình theo dõi, giải quyết, thống kê vàgiao nộp hồ sơ đó vào lưu trữ cơ quan theo quy định

1.6.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan

Đối với văn bản đi:

- Tiếp nhận dự thảo văn bản, đánh máy, in ấn, hoàn thiện;

- Giúp CVP/TPHC kiểm tra hình thức, thể thức văn bản;

- Trình ký văn bản;

- Ghi số ngày tháng, đăng ký;

- Nhân bản, đóng dấu;

- Làm thủ tục phát hành, theo dõi việc phát hành văn bản;

- Lưu và sử dụng, khai thác các bản lưu văn bản

Đối với văn bản đến:

- Tiếp nhận tất cả các văn bản đến cơ quan;

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đếm;

- Đăng ký;

- Trình văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo;

- Chuyển giao văn bản đến

2 Khái niệm, nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản đi, đến

2.1 Khái niệm

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung làvăn bản đi

- Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm tất cả các văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn vị gửi đến cơ quan, tổ chức được gọichung là văn bản đến

2.2 Nguyên tắc

2.2.1 Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi

- Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác,nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định

- Để tổ chức quản lý văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản đi phải được quy

về một mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hànhchính)

2.2.2 Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến.

- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ vàquản lý thống nhất

- Văn bản đến dù dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được xử lý theo nguyêntắc kịp thời, chính xác và thống nhất

- Những văn bản đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu “khẩn” phải làmthủ tục phân phối ngay sau khi nhận được Việc gửi nhận, phân phối văn bản

“mật”, “tối mật” phải theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước

Chánhvănphòng/

Trưởngphònghànhchính

Cánbộvănthư

Thủtrưởn

g cơquan

và hoàn thiện dự thảo văn bản

Kiể

m tra nội dun

g

Ký nhá

y nội dung

Sai

Kiể

m tra thể thức

và

kỹ thuậ

t trìnhbày

Ký nhá

y hìnhthức

Ghi

số ngày thángđăng

ký văn bản

Nhânbản,

Ý kiến chỉ đạo

bổ sung (nếu có)

Kýchínhthức

Lưu hồ sơ

đóng dấu

Chuy

ển giao

Lưu,

tổ chức khai thác

sử dụng văn bản

Thủtrưởngđơn vị

Chánh vănphòng/

Trưởngphònghành chính

Cán bộ vănthư

Kiểm tra, duyệt nội dung

Kiểm tra, duyệt hình thức

Nhập số, ngày tháng

Đăng ký vào cơ sở

dữ liệu

Chuyển giao qua mạng

Ý kiến chỉ đạo bổ sung(nếu có)

Chứng thực

ký số

Lưu hồ sơ

Lưu, tổ chức, sử dụng bản lưu

Thủtrưởngđơn vị

Chánh vănphòng/

Trưởngphònghành chính

Cán bộ vănthư

dự thảo văn bản

Tiếp thu ýkiến chỉ đạo bổ sung

Duyệt nội dung

Duyệt hình

thức

đúng

Ghi số ngàytháng đăng ký

Nhân bản, đóng dấu

Scan

ChuyểngiaoLưu, tổ chức sử dụng bản lưu

Ý kiến chỉ đạo bổ sung(nếu có)

Ký chính thức

2.3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

TRUYỀN

THỐNG

Tiếp nhận, kiểmtra

Phân loại, bóc

bì, đóng dấu đến

Đăng ký văn bản

Đôn đốc, kiểm tra

Phân công, giải quyết đôn đốc nhắc nhở

Giải quyết văn bản

Phân loại, bóc

bì, đóng dấu đến

Đăng ký văn bản

Phân công, đôn đốc, nhắc nhở

QUA

MẠNG

Tiếp nhận văn bản qua mạng

Kiểm tra, xác minh

Đăng ký văn bản vào cơ sở

dữ liệu

Trình văn bản đến

Chuyển giao văn bản

Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Đôn đốc giải quyết

Phân công, giải quyết, đôn đốc nhắc nhở

Giải quyết văn bản

Lưu hồ sơ

3 Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

3.1.Khái niệm lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chứ, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

3.3.Yêu cầu của việc lập hồ sơ

3.3.1 Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vịgồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấpdưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thihành, giải quyết; có loại để chỉ đạo hướng dẫn Vì vậy cần lựa chọn những loại tàiliệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ để phục

vụ cho công tác nghiên cứu

3.3.2 Tài liệu trong hồ sơ phải có mối quan hệ mật thiết với nhau, phải phản ánh trình tự công việc, trình tự diễn biến sự việc

- Mỗi công việc do cơ quan, tổ chức, cá nhân giải quyết đều thực hiện theo mộtquy trình, trong đó có nhiều bước, mỗi bước hình thành ra một loại tài liệu, sắp xếpcác loại tài liệu đó theo bước trong quy trình Hồ sơ phản ánh được tình hình diễnbiến của sự việc

- Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một số vấn đề, một

số sự việc cụ thể

- Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, đambảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quátrình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc.

3.3.3 Tài liệu trong hồ sơ phải có gia trị tương đồng với nhau, chia giá trị tài liệu ra làm 2 loại:

+ Giá trị lịch sử: được bảo quản vĩnh viễn, được nộp vào lưu trữ lịch sử củanhà nước

+ Giá trị thực tiễn: được bảo quản có thời hạn, được lưu tại lưu trữ cơ quan

3.3.4 Tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo được tính pháp lý

3.4 Phương pháp lập hồ sơ

3.4.1 Lập Danh mục hồ sơ

3.4.1.1 Tác dụng của Danh mục hồ sơ

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống

hồ sơ

- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản

lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; gópphần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đốivới việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

3.4.1.2 Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức

- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữcủa cơ quan, tổ chức

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn

vị và của mỗi cá nhân

- Danh mục hồ sơ của những năm trước

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếucó)

3.4.1.3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ

- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chứchoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế củamỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảođảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổ chức

có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Những cơquan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xâydựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

+ Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theolĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chứclàm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chứcnăng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là cácvấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vựchoạt động

+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đếnriêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

Mẫu danh mục hồ sơ - Phụ lục X…

- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc ngườilập

+ Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu tráchnhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặcbiệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức vàcủa các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị

+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dungcủa các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc

Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII

- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ:

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệuhình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảoquản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức(nếu có)

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:

+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã

+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảngchữ số Ả-rập

+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và

ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mục lớntrong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu,

dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

Cách 1 Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số01.

Cách 2 Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắtđầu từ số 01

3.4.1.4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổchức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo,trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơquan, tổ chức ký ban hành

Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theohướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơquan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Vănphòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký banhành

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vàođầu năm

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhânliên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục Trong quá trình thực hiện, nếu có

hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộctrách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cầnkịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp,

bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

3.4.2 Trình tự lập hồ sơ công việc

3.4.2.1 Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ

về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chứcchưa có Danh mục hồ sơ)

3.4.2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể

cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

- Nguồn tài liệu chủ yếu được thu thập để đưa vào hồ sơ gồm bản lưu cácvăn bản đi, bản chính các văn bản đến có liên quan đến từng công việc do đơn vị,

cá nhân theo dõi, giải quyết Ngoài ra cần thu thập các tài liệu như bài phát biểu

của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… nhằm bảo đảm sựtoàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

- Việc thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanhchóng, chính xác, đầy đủ

3.4.2.3 Phân chia các đơn vị bảo quản

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ phải

có trách nhiệm:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sungcho đủ

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơcác tài liệu trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã

có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập

hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản photocoppy, tài liệu tham khảo xét thấykhông cần phải lưu giữ

- Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì phân chia thành các đơn vị bảo quản khác nhau(không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng Khi phânchia các đơn vị bảo quản phải căn cứ vào các đặc trung chung của việc hình thànhtài liệu, trong đó phải lấy nội dung của tài liệu làm đặc trưng chủ yếu, các đặctrưng tên loại, tác giả, thời gian thường được áp dụng để phân chia các tập lưu vănbản đi

3.4.2.4 Sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ

theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả củavăn bản Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng,đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ

d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ

và thực tế tài liệu trong, hồ sơ)

đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệutrong hồ sơ (nếu cần)

2 Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việckết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trìnhđược quyết toán

2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khivăn bản hết hiệu lực thi hành.

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn

3.5 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

3.5.1.Ý nghĩa

- Giúp cơ quan quản lý tập trung thống nhất

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chứ khai thác

3.5.2 Thời gian giao nộp

- Đối vơi tài liệu hành chính: trong thời hạn 1 năm kể từ khi công việc kếtthúc

- Tài liệu nghiên cứu khoa học: trong thời 1 năm kể từ khi công trình nhiệmthu

- Tai liệu nghe nhìn và tài liệu khác : trong thời hạn 3 tháng kể từ khi côngtrình kết thúc

4 Quản lý và sử dụng con dấu

4.1 Phân loại dấu

4.1.1 Phân loại theo nội dung

4.1.1.1 Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy:

- Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội,Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương;

- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;

- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương,các Viện Kiểm sát quân sự;

- Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân

sự và các Toà án khác do luật định;

- Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp;

- Cơ quan thi hành án dân sự;

- Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài,gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tếliên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thựchiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chứcquốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;

- Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Uỷ ban ngườiViệt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

- Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhân dâncấp tỉnh, cấp huyện;

- Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghềnghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ

xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước cóthẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;

- Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạtđộng;

- Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, LuậtDoanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tưtrong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của phápluật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tếnày;

- Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép

- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam

4.1.1.3 Các cơ quan, tổ chức, chức danh được sử dụng con dấu có biểu tượng búa – liềm:

- Các Tỉnh ủy, Thành ủy và Đảng ủy trực thuộc trung ương;

- Các Huyện ủy, Thị ủy, Quận ủy, Thành ủy, Đảng ủy trực thuộc tỉnh, thànhphố;

- Tổ chức cơ sở Đảng (Đảng ủy cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện, trường học,cửa hàng… nơi Đảng bộ ít Đảng viên, chỉ tổ chức chi bộ trực tuyến thuộc huyện,quận, thị xã, thành phố, trực thuộc tỉnh, thì là Chi ủy)

4.1.1.4 Các cơ quan, tổ chức, chức danh không sử dụng con dấu có biểu tượng búa – liềm:

- Các Ban, Ủy ban, Văn phòng, Trường và Báo trực thuộc Trung ương Đảng;

- Các Ban, Ủy ban, Văn phòng, Trường, Báo, … trực thuộc Tỉnh ủy, Thành

ủy, Đảng ủy trực thuộc Trung ương;

- Các Ban, Ủy ban, Văn phòng … trực thuộc Huyện ủy, Quận ủy và Thành ủy(trực thuộc tỉnh);

- Đơn vị trực thuộc Ban, Ủy Ban … của Trung ương Đảng

4.1.2 Phân loại theo kích thước

4.1.2.1 Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình quốc huy:

- Đường kính 42mm: Con dấu của Chủ tịch nước, Ủy ban Thường vụ Quốchội

- Đường kính 38mm: Con dấu của Văn phòng Chủ tịch nước, Hội đồng Dântộc và các Ủy ban của Quốc hội, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dântối cao, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan có chức năngquản lý Nhà nước thuộc Chính phủ

- Đường kính 37mm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, ViệnKiểm sát nhân dân, Đoàn đại biểu Quốc hội và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương, cơ quan quản lý thi hành án Trung ương

- Đường kính 36mm: con dấu của Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, ViệnKiểm sát nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Công chứng Nhà nước và

cơ quan quản lý thi hành án cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Đường kính 35mm: con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan quản lýthi hành án cấp huyện

4.1.2.2 Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu không có hình quốc huy:

- Đường kính 38mm: con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc Chính phủkhông có chức năng quản lý Nhà nước

- Đường kính 37mm: con dấu của Tổng cục trực thuộc Bộ và con dấu cấpTrung ương của tổ chức quần chúng, tổ chức phi Chính phủ

- Đường kính 36mm: con dấu của các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệpthuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, cơ quan thuộc ViệnKiểm sát nhân dân tối cao (cấp Vụ, Cục) và con dấu của các doanh nghiệp.

- Đường kính 34mm: Con dấu của các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp, tổ chức quần chúng, tổ chức phi Chính phủ cấp tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương và con dấu của các đơn vị thuộc cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp, tổ chức quần chúng cấp trung ương

- Đường kính 32mm: Con dấu của các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp, tổ chức quần chúng cấp huyện và con dấu của các đơn vị trực thuộc cơquan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp tỉnh

- Đường kính 30mm: con dấu của các đơn vị thuộc cơ quan chuyên môn, tổchức sự nghiệp cấp huyện và con dấu của tổ chức quần chúng cấp xã

4.2 Quy định về quản lý con dấu

4.2.1 Quản lý con dấu cơ quan

Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước được sử dụng một condấu Trong trường hợp cần thiết con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứnhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất

Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệphí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp "giấychứng nhận đăng ký mẫu dấu"

Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định củaPháp luật

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan và phải được quản lý chặt chẽ (cần

sử dụng con dấu ngoài trụ sở thì phải được phép của Thủ trưởng cơ quan)

Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấutại cơ quan

Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ

Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơquan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫudấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất

Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức, hayđổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ

Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan thẩmquyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý con dấu

4.2.2 Quản lý các loại con dấu khác

Bộ phận văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu:

- Dấu văn phòng (nếu có)

- Dấu chức danh

- Dấu họ, tên lãnh đạo, phòng ban

- Dấu đến, dấu tài liệu thu hồi

Các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên: Quản lý và sử dụng condấu của tổ chức mình theo quy định

Các đơn vị, phòng, ban quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị, phòng bantheo quy định (nếu có)

4.3 Quy định về sử dụng con dấu

4.3.1 Sử dụng dấu cơ quan

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy đinhDấu đóng lên chữ ký: Đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái không đóng vào giấy trắng, giấy nháp…

4.3.2 Sử dụng dấu treo

Dấu treo là con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phầntên cơ quan, tổ chức hoặc của phụ lục kèm theo văn bản chính Đóng dấu treo trênvăn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định vănbản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính

4.3.3 Sử dụng dấu giáp lai, dấu nổi

Trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

5 Tổ chức quản lý công tác văn thư

5.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong côngtác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lýcông tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

5.2 Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư

Cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư gồm: cơ quan văn thư, lưu trữtại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan văn thư, lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân các cấp

Thông tư số 02/2010/TT-BNV đã quy định rất rõ về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp

5.2.1 Tổ chức văn thư, lưu trữ tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

5.2.1.1 Vị trí và chức năng

Thành lập Phòng thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ (gọi chung là Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưucho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chínhphủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ của

Bộ Quốc phòng, Bộ Công an áp dụng theo Thông tư này

5.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

a) Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước vàcủa Bộ về văn thư, lưu trữ;

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phê duyệt

và tổ chức thực hiện;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán

bộ công chức, viên chức của Bộ;

- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

- Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

b) Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, kýban hành;

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khácđược giao

c) Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:

- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ vàchuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sửtheo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

5.2.1.3 Biên chế

a) Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm: Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng và một

số công chức, viên chức Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng do Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ bổ nhiệm theo đềnghị của Chánh Văn phòng Bộ

b) Biên chế của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định trong tổng số biên chếhành chính và sự nghiệp của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ được quy định tại Điều 3 của Thông

tư này

c) Công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩnnghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật

5.2.1.4 Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về

văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làm côngtác văn thư, lưu trữ cho phù hợp

Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trênđược thực hiện theo Khoản 2, Khoản 3 của Điều 3 của Thông tư này.

5.2.2 Tổ chức văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các cấp

5.2.2.1 Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp tỉnh

Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhấtPhòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

a) Vị trí và chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúpGiám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ củatỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phápluật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạtđộng của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tàikhoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quyđịnh pháp luật

b) Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thànhphần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giátrị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử củatỉnh;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

c) Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệuđến hạn nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc SởNội vụ quy định

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởngthực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

*Cơ cấu tổ chức:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và

tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao

Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm của công tác văn thư, lưutrữ tại địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnhquyết định cụ thể về số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của Chi cục theocác lĩnh vực công tác sau: Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Thu thập - Chỉnh lý, Tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ chuyên dụng và công tác Hành chính - Tổnghợp

*Biên chế:

Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết địnhtrong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ

Công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩnnghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật.

5.2.2.2 Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện

a) Chức năng và nhiệm vụ

Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thựchiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước vềvăn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữcủa Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng tronghoạt động văn thư, lưu trữ

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

b) Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bốtrí trong biên chế được giao

c) Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủtiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn

vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấphuyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổhoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp

Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trênthực hiện theo thẩm quyền quy định tại Khoản 2, Điều 6 (đối với cấp tỉnh) vàkhoản 1, Điều 7 (đối với cấp huyện) của Thông tư này

2.2.3 Văn thư, Lưu trữ cấp xã

Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm vănthư, lưu trữ

Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định củapháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ

5.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư tại cơ quan

5.3.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư

5.3.1.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung

Khi công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung thì toàn bộ các côngđoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản được thực hiện tại một nơi chung cho

cả cơ quan – Văn phòng hoặc phòng Hành chính (ở những nơi không có Vănphòng) hay do một người đảm nhiệm (nhân viên văn thư)

5.3.1.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư phân tán

Nếu tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán thì các công đoạn và thaotác văn thư được phân chia cho nhiều bộ phận của một cơ quan thực hiện Do cơquan phân tán ở nhiều nơi có trụ sở ở cách xa nhau Hình thức này chỉ phù hợptrong thời kỳ chiến tranh, cơ quan không thể tập trung ở một nơi Hiện nay hìnhthức này không còn nữa

5.3.1.3 Hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp

Tổ chức theo hình thức hỗn hợp thì một số công việc về văn thư được thực hiệntập trung (tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra thi hành, nhân bản…), một số được thựchiện phân tán (công tác phục vụ tra cứu, sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu lập hồsơ…)

5.3.2 Nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư

5.3.2.1 Tổ chức bộ phận có chức năng quản lý, tham mưu

5.3.2.2 Đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng nghiệp vụ

5.3.2.3 Phổ biến, ban hành văn bản chỉ đạo

5.3.2.4 Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá

5.3.2.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

5.3.2.6 Nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế

B THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ

1 Lập một sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến cho một cơ quan.

2 Lập danh mục hồ sơ cho một cơ quan.

3. Lập ba hồ sơ công việc, một hồ sơ nguyên tắc, một hồ sơ cán bộ công chức, một hồ sơ đảng viên và một hồ sơ học sinh sinh viên.

4 Xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ

cơ quan của một Sở, ban ngành.

5 Xây dựng quy chế công tác văn thư.

6 Xây dựng bản hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặcng ười nhận

Ký nhận

Ghi chú

1 29/01/2011 01

Chánh Văn Phòng

UBND

05/BC-25/01/

2011

Tình hình xã hội an ninh- trật tự trong dịp tết Nguyên đán Tân Mão 2011

UBND tỉnh

UBND tỉnh

UBND HUYỆN ĐIỆN BÀN

Bàn, những giải pháp thực hiện trong thời gian đến

29/BC-13/04/

2011

Kết quả thực hiện nghị quyết số 26 TQ/TW nông nghiệp, nông dân, nông thôn

UBND tỉnh

32/BC-21/01/

2011

Kết quả giải quyết kiến nghị của ông

Hồ Đắc Tuấn giám đốc công ty TNHH Vạn Bảo.

UBND tỉnh

2011 và triển khai kế hoạch sản xuất vụ

hè thu 2011

UBND tỉnh

48/BC-09/06 /2011

Kết quả thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại các

cơ quan, đơn

vị UBND xã, thị trấn.

UBND tỉnh

7

17/06/2011 07 0 NT 48/BC-UBND 15/06 /

2011

Kết quả kiểm tra và xử lí vi phạm pháp luật đất đai của tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất theo chỉ thị 134/CT- TTg

Sở TN

và MT tỉnh

22/06/2011 08 0 NT 51/BC-UBND 21/06/

2011

Tóm tắt tình hình kinh tế

xã hội 6 tháng đầu năm và nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2011

UBND tỉnh

UBND tỉnh

lý nhà nước

về khoáng sản 6 tháng đầu năm

2011 trên địa bàn huyện

Sở TN

và MT tỉnh

Số, ký hiệu

văn bản Ngày thángvăn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký Nơi nhận vănbản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

344/QĐ-UBND 29/01/2015

V/v tặng bằng khen của chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh

Lê Phước Thanh

Chánh văn phòng UBND tỉnh, trưởng ban thi dua khen thưởng, giám đốc sở thôn tin

và truyền thông

Sở thông tin

và truyền thông

(7) (8)

345/

QĐ-UBND 21/09/2015

Ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, công chức tỉnh Quảng Nam năm 2015

NT

Chánh văn phòng UBND tỉnh, giám đốc

sở tài chính

Bộ Nội Vụ, HĐND tỉnh

V/v công bố thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính đã

bị bãi bảo thuộc thẩm quyền giải quyết của sở

tư pháp tỉnh Quảng Nam

Trần Đình Tùng

Giám đốc sở tư pháp chủ tịch UBND các huyện

Bộ tư pháp( cục kiểm soát TTHC)

và các huyện, thành phố

Nguyễn Chín

Giám đốc sở Văn hóa , Thể thao và Du lịch giám đốc sở tài chính, chủ tịch UBND các huyện, thành phố

Sở Văn hóa Thể thao và

Du lịch

Bổ sung vốn đầu tư cho UBND huyện Tây Giang

Lê Phước Thanh

Giám đốc các

sở, Kế hoạch

và Đầu tư, Tài chính, chủ thịch UBND huyện Tây Giang

Sở Kế hoạch

và Đầu tư,

Sở Công thương, GTVT

UBND HUYỆN ĐIỆN BÀN

Bổ sung vốn đầu tư cho UBND huyện Đại Lộc

Lê Phước Thanh

Giám đốc các

sở, Kế hoạch và đầu tư tài chính, chủ tịch UBND huyện Đại Lộc

Sở Kế hoạch

và Đầu tư,

Sở Công thương, GTVT

Bố sung vốn đầu tư cho các đơn vị để thanh toán khối lượng hoàn thành các công trình

Lê Phước Thanh

Giám đốc sở Giám đốc đầu

tư và tài chính, Giám đốc Kho bạc và Nhà nước

Các PCT UBND tỉnh

720/QĐ-UBND 26/02/2015

Bổ sung kinh phí cho bộ chỉ huy quan sự tỉnh

Trần Đình Tùng

Chỉ huy trưởng

Bộ chỉ huy Quân sự, Công

an tỉnh, BCH

Bộ đội

Sở tài chính

và Kho bạc Nhà nước tỉnh

1106/QĐ-UBND 31/03/2015

V/v tặng Bằng khen của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh

Đinh Văn Thu

Trưởng Ban thi đua –Khen thưởng

Ban thi đua Khen thưởng tỉnh

1520/QĐ-UBND 27/04/2015

V/v Tặng Bằng khen của Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân tỉnh

Nguyễn Chín

Trương ban Thi đua Khen thưởng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hội An

Ban thi đua –Khen thưởng tỉnh

Về việc ban hành Danh mục hồ sơ của Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định CHÁNH VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH

Căn cứ quyết định số 503/QĐ-UBND ngày 11 tháng 10 năm 2011 củaUBND tỉnh Bình Định về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của BộNội Vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBDcác Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành Danh mục hồ sơ của văn phòng UBND tỉnh Bình Định

năm 2015

Điều 2 Căn cứ Danh mục hồ sơ kèm theo Quyết định này, cán bộ, công

chức của văn phòng UBND tỉnh Bình Định thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký

Điều 4.Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng, Trưởng các phòng, ban

thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bình Định căn cứ quyết định thi hành./

Nơi nhận:

- Như điều 4;

- Lưu: VT,VP.

CHÁNH VĂN PHÒNG

Trương Thanh Khiết

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM