MỤC LỤC
- Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định. - Để tổ chức quản lý văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản đi phải được quy về một mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính).
Nhập số, ngày tháng Đăng ký vào cơ sở dữ liệu Chuyển giao qua mạng Lưu, tổ chức, sử dụng bản lưu.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơcác tài liệu trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản photocoppy, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. - Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì phân chia thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Khi phân chia các đơn vị bảo quản phải căn cứ vào các đặc trung chung của việc hình thành tài liệu, trong đó phải lấy nội dung của tài liệu làm đặc trưng chủ yếu, các đặc trưng tên loại, tác giả, thời gian thường được áp dụng để phân chia các tập lưu văn bản đi. Sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ. theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản.. Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ). đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần). Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:. a) Cỏc hồ sơ nguyờn tắc được dựng làm căn cứ để theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành. b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong. c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì). d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp "giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
Các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên: Quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức mình theo quy định. Các đơn vị, phòng, ban quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị, phòng ban theo quy định (nếu có).
Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);. - Đăng ký, làm thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi;. - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;. - Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;. - Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác được giao. c) Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:. - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;. - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;. - Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;. - Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. a) Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm: Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng và một số công chức, viên chức. Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ. b) Biên chế của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ được quy định tại Điều 3 của Thông tư này. c) Công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật. b) Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:. - Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;. - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;. - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;. - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;. - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;. - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;. - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;. - Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;. - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;. - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ. c) Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:. - Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;. - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;. - Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;. - Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;. - Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;. - Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định. d) Tổ chức và biên chế. *Lãnh đạo Chi cục:. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục. Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cụ thể về số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của Chi cục theo các lĩnh vực công tác sau: Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Thu thập - Chỉnh lý, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ chuyên dụng và công tác Hành chính - Tổng hợp. Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ. Công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện a) Chức năng và nhiệm vụ. Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:. - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;. - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;. - Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ. - Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;. - Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. b) Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao. c) Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện a) Chức năng và nhiệm vụ. Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:. - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;. - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;. - Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ. - Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;. - Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. b) Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao. c) Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Khi công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung thì toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản được thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan – Văn phòng hoặc phòng Hành chính (ở những nơi không có Văn phòng) hay do một người đảm nhiệm (nhân viên văn thư).
THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ
UBND HUYỆN ĐIỆN BÀN VĂN PHềNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Kết quả kiểm tra và xử lí vi phạm pháp luật đất đai của tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê. Giám đốc sở Văn hóa , Thể thao và Du lịch giám đốc sở tài chính, chủ tịch.
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Ban hành Danh mục hồ sơ của văn phòng UBND tỉnh Bình Định năm 2015
Căn cứ Danh mục hồ sơ kèm theo Quyết định này, cán bộ, công chức của văn phòng UBND tỉnh Bình Định thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HềA VANG VĂN PHềNG
HỒ SƠ
TỆP LƯU QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HềA VANG NĂM 2010 VÀ NĂM 2014
Gồm: 19 tờ
Phông số: … THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục: …
Hồ sơ này có: 19 tờ
3.Tình trạng tài liệu: nguyên vẹn, không nhàu nát
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG VĂN PHềNG
CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC VỚI ĐOÀN CÔNG TÁC ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỦA SỞ GIÁO DỤC VÀ
ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG NĂM 2014 Từ ngày 13/01/2014 đến ngày 10/03/2014
Gồm:10 tờ
Phông số: … THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: …
Hồ sơ này có: 10 tờ
Tình trạng tài liệu: tốt, nguyên vẹn, không nhàu nát
SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG PHềNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG NĂM 2015
Từ ngày 05/01/2015 đến ngày 30/06/2015 Gồm: 133 tờ
Hồ sơ này có: 133 tờ
Người lập hồ sơ
SỞ NỘI VỤTHÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG PHềNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG NĂM 2015
CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NÔI TẠI MIỀN TRUNG PHềNG CễNG TÁC HỌC SINH SINH VIấN.
5 Giấy báo trúng tuyển của trường đại học Nội Vụ Hà Nội tại miền trung. 6 Giấy chứng nhận sức khoẻ bệnh viện Huyện Yên Định 7 Lý lịch học sinh, sinh viên.
CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
5 Quyết định hết thời gian tập sự 6 Phiếu đánh giá Cán bộ, Công chức 7 Các Quyết định lương.
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Danh mục hồ sơ dự kiến của cơ quan Sở Công Thương là căn cứ để.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở đôn đốc, theo dừi, kiểm tra lập hồ sơ của cỏc phũng chuyờn mụn và bỏo cỏo kết quả thực hiện
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký
86 HS về triển khai Chương trình giám sát hệ thống phân phối chống hàng giả, an toàn thực phẩm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng năm 2020 87 HS về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng năm 2015. 129 HS báo cáo về đề xuất kiểm tra Liên doanh Công ty CP Đức Mạnh và Công ty CP Đầu tư và Xây dựng 579 trong việc thực hiện các quy định của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn. Căn cứ công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư và.
Về Công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ- VP ngày tháng năm. của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn) Chương I.
Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh
Tổ trưởng Tổ Văn thư và Lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính-Quản trị hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ các hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu quả;. Cỏn bộ cụng chức, viờn chức cơ quan trong quỏ trỡnh theo dừi giải quyết các công việc được giao, phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và lưu trữ cơ quan 1. Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ
Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
Chuyên viên nhận lại văn bản đã được lãnh đạo đồng ý về nội dung, tiến hành kiểm tra, soát xét văn bản dự thảo lần cuối cùng (về thể thức, lỗi chính tả). Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung hoặc hình thức, lãnh đạo yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành.
Lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký vào văn bản để ban hành.
Từ các cơ quan, ban ngành gửi trực tiếp tới Văn phòng UBND tỉnh qua chương trình phần mềm, thư điện tử.
Xem xét, phân loại
Từ bưu điện gửi về Văn phòng UBND tỉnh. Từ các cơ quan, ban ngành gửi trực tiếp tới Văn phòng UBND tỉnh qua chương trình phần mềm, thư điện tử. Lãnh đạo đi họp được phát tại Hội nghị mang về. Các nguồn khác. b) Các văn bản khác phải được chuyển ngay trong ngày đến cá nhân có liên quan xử lý, trường hợp đặc biệt vì lý do khách quan thì đầu giờ làm việc buổi sáng ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước;. c) Các văn bản tại điểm a; mục 3; chương II nêu trên, văn thư cơ quan sau khi đã thực hiện chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị được phân công tiếp nhận trên phần mền, đồng thời bỏ văn bản gốc (bản giấy) vào ngăn tủ của người nhận đã quy định. Riêng đối với các loại văn bản mật chuyển trực tiếp và phải có ký nhận của người nhận văn bản;. d) Đối với các văn bản, tài liệu (hồ sơ) thuộc lĩnh vực cơ chế một cửa, một cửa liên thông, được thực hiện theo quy định riêng. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ký hiệu và ngày tháng của văn bản (do chuyên trách văn thư cơ quan);.
Văn thư chuyên trách đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);. Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.
Lưu hồ sơ
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại văn bản số: 425/VTLTNN-
Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm (có biên bản kèm theo);. Thời gian giao nộp, hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. a) Đối với tài liệu Hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;. b) Tài liệu khoa học hoặc chuyên ngành; sau một năm từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;. c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;. d) Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, cần phải lập biên bản, mỗi bên giao giữ một bản( theo mẫu quy định của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước). Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các Phòng, chuyên viên và cá nhân vào lưu trữ cơ quan;. Phối hợp với các Phòng, chuyên viên và cá nhân chuẩn bị những hồ sơ tài liệu giao nộp, chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận;.
Việc đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi thực hiện đúng theo quy định.
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, thông qua biên bản, gửi Trung tâm Lưu trữ tỉnh thẩm định, sau đó trình Chánh Văn phòng quyết định tiêu huỷ.
Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, thông qua biên bản, gửi Trung tâm Lưu trữ tỉnh thẩm định, sau đó trình Chánh Văn phòng quyết định tiêu huỷ. c) Sổ đăng ký khai thác hồ sơ, tài liệu.
Bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành
Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức thực hiện
Xây dựng bản hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG SỞ LAO ĐỘNG. THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. Quản lý văn bản đi, văn bản đến. lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhằm thực hiện thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư của ngành, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như sau:. HƯỚNG DẪN CHUNG. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng. a) Văn bản này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, giải quyết, quản lý văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. b) Văn bản này được áp dụng đối với Sở Lao động Thương binh và Xã hội và các đơn vị thuộc Sở Lao động Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng. Giải thích từ ngữ. Trong Hướng dẫn này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:. a) Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. b) Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan. c) Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. d) Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. e) Bản chính là bản có đầy đủ thể thức văn bản với chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và là bản cơ sở để làm ra các bản sao. f) Bản sao là bản được sao nguyên văn từ bản chính hoặc từ một bản sao khác có giá trị như bản chính theo thể thức nhất định. Về mặt pháp lý bản sao cũng có giá trị giống như bản chính. g) Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. h) Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. i) Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cú đặc điểm chung, hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. k) Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dừi, giải quyết cụng việc của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. l) Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. m) Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản. Nguyên tắc quản lý văn bản. a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V.Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng. Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính. - Chuyển phát văn bản mật. c) Theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi. Văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi, cụ thể như sau:. - Lập Phiếu gửi để theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi theo yờu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định. - Đối với những văn bản đi cú đúng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dừi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Lưu văn bản đi. a) Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản, bản gốc phải được đóng dấu, sắp xếp theo trật tự ban hành và lưu tại Văn thư, bản chớnh lưu trong hồ sơ theo dừi, giải quyết công việc. b) Trường hợp văn bản liên quan đến những vấn đề về nhân sự (Quyết định nâng lương, khen thưởng, bổ nhiệm …), lưu ít nhất 03 bản, bản gốc lưu ở văn thư, bản chính lưu hồ sơ công việc, một bản lưu hồ sơ cán bộ công chức, viên chức. c) Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. d) Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. e) Văn thư cú trỏch nhiệm lập sổ theo dừi và phục vụ kịp thời yờu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII. TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Tiếp nhận văn bản đến. a) Văn thư cơ quan là đầu mối tiếp nhận tất cả văn bản đến.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực
Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
Trách nhiệm của Văn thư đơn vị
Trách nhiệm của Văn thư cơ quan 1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Hiệu lực thi hành
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riờng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rừ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./. PHỤ LỤC III SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”. b) Phần đăng ký đơn, thư. Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. PHỤ LỤC IX. SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI. Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. a) Bìa và trang đầu. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi". b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi. chuyển Số, ký hiệu văn. bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú. Hướng dẫn ghi. - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;. - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì./. SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN. a) Bìa và trang đầu. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”. b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu diện.