Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤCLỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTLỜI MỞ ĐẦU1NỘI DUNG2PHẦN 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG (PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI21.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội21.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội41.1.1. Chức năng của công ty41.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty51.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội61.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự61.2.1. Chức năng của Phòng Hành chính nhân sự61.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Nhân sự71.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự8PHẦN 2. TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI9Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ91.1.Khái niệm91.1.1.Khái niệm văn thư91.1.2.Khái niệm công tác91.1.3.Khái niệm công tác văn thư91.2.Nội dung công tác văn thư91.3.Vai trò của công tác văn thư91.4.Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư101.4.1.Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan101.4.2.Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)111.4.3.Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị121.4.4.Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức121.4.5.Trách nhiệm của văn thư cơ quan12Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI142.1. Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội142.2. Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội142.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản142.2.2. Quản lý văn bản đi – đến182.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu242.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan252.2.5. Ứng dụng các phần mềm, tiến bộ khoa học công nghệ, trang thiết bị hiện đại trong công tác văn thư282.3. Tìm hiểu nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp292.3.1. Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở292.3.2. Nhân xét, đánh giá chung302.4. Đánh giá302.4.1. Ưu điểm302.4.2. Nhược điểm322.3.4. Nguyên nhân32Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI333.1. Định hướng công tác văn thư của cơ quan trong tương lai333.2. Một số nhóm đề xuất33KẾT LUẬN34DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢOPHỤ LỤC NỘI DUNGPHẦN 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà NộiGiới thiệu về công tyTên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘITên công ty viết bằng tiếng tiếng nước ngoài: HA NOI INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1Tên công ty viết tắt: HICC1Mã số doanh nghiệp Mã số thuế: 0100105398Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2 tòa nhà CT2A khu đô thị mới Nghĩa Đô, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt NamVốn điều lệ: 35.000.000.000 đồngNgười đại diện theo pháp luật của công ty: HÀ HUY CHINH, chức danh: Tổng giám đốcCông ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội tiền thân là Công ty xây dựng nhà ở Hà Nội được thành lập năm 1972, trên cơ sở sáp nhập công ty lắp ghép nhà ở số 1 và số 2. Năm 1993, công ty được đổi tên thành Công ty xây dựng số 1 Hà Nội;Tháng 12007, công ty đi vào hoạt động theo mô hình cổ phần và chính thức trở thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (HICC1). Dưới công ty là các đơn vị trực thuộc, bao gồm 7 xí nghiệp, 2 đội xây dựng, Ban quản lý tòa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, Trung tâm xuất khẩu lao động và khách sạn Phương Nam.HICC1 hoạt động chính trong các lĩnh vực sau:1. Nhận thầu thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, thủy lợi, thể dục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp dưới 35KV và lắp đặt máy móc thiết bị cho các công trình trên;2. Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực: Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê và dịch vụ công cộng;Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B; Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu; Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án.3. Các lĩnh vực khác bao gồm:Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng.4.Xuất khẩu lao động;5.Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như: tắm hơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước và lữ hành quốc tế.6.Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán, thuê và cho thuê máy móc, thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dung kinh doanh rượu ( không bao gồm kinh doanh quán bar)7. Kinh doanh bất động sảnVới bề dày hơn 30 năm quản lý và tổ chức thi công và đội ngũ cán bộ gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao cùng với máy móc thiết bị hiện đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều công trình xây dựng có quy mô lớn của thủ đô và các tỉnh thành phía Bắc. Đó là khách sạn 11 tầng Giảng Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt Nhật, khu nhà ở Trương Định, Giảng Võ, Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Nghĩa Tân, Nghĩa Đô, khu nhà ở ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án Ciputra, nhà ở cao tầng Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu biệt thự Thụy Khuê, tòa nhà 25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngoài trời và hầm để xe – Đài truyền hình Việt Nam, Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La, Nhà di sản thủy điện Sơn La…Bên cạnh đó, các dịch vụ khác của công ty như kinh doanh khách sạn, tư vấn xây dựng, xuất khẩu lao động,…hoạt động có hiệu quả và là thương hiệu có uy tín trên thị trường.Nhận thức rõ: chất lượng là sự sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển, HICC1 đã và đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hướng đến sự thỏa mãn cao nhất của khách hàng.Chuyên nghiệp và năng động, HICC1 đã và đang khẳng định thế mạnh của mình trên thị trường: một nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp và là đối tác tin cậy của khách hàng trong và ngoài nước. Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (phụ lục 01)
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo em thời gian kiến tập.Mọi số liệu đề tài trung thực em tự tìm hiểu phân tích Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng báo cáo Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2018 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành báo cáo em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho chúng em học học phần thực tế bổ ích Em xin cảm ơn hướng dẫn tận tình thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng Cuối en xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội đặc biệt cô Ngyễn Thị Xuân – Trưởng Phịng Hành nhân dành thời gian quý báu để trả lời câu hỏi, tìm kiếm cung cấp tư liệu giúp em hồn thành báo cáo Trong q Trình làm báo cáo cố gắng báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô để báo cáo em hoàn thiện En xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt HICC1 BGĐ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Ban giám đốc CNV Công nhân viên CTVT Công tác văn thư MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN NỘI DUNG PHẦN TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHỊNG(PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội *Giới thiệu công ty Tên cơng ty viết tiếng việt: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI Tên cơng ty viết tiếng tiếng nước ngồi: HA NOI INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1 Tên công ty viết tắt: HICC1 Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: 0100105398 Địa trụ sở chính: Tầng tịa nhà CT2A khu thị Nghĩa Đơ, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Vốn điều lệ: 35.000.000.000 đồng Người đại diện theo pháp luật công ty: HÀ HUY CHINH, chức danh: Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội tiền thân Công ty xây dựng nhà Hà Nội thành lập năm 1972, sở sáp nhập công ty lắp ghép nhà số số Năm 1993, công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số Hà Nội; Tháng 1/2007, công ty vào hoạt động theo mơ hình cổ phần thức trở thành Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội (HICC1) Dưới công ty đơn vị trực thuộc, bao gồm xí nghiệp, đội xây dựng, Ban quản lý tịa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư xây dựng, Trung tâm xuất lao động khách sạn Phương Nam HICC1 hoạt động lĩnh vực sau: Nhận thầu thi công xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ( cấp nước, chiếu sáng), giao thơng, thủy lợi, thể dục thể thao, cơng trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp 35KV lắp đặt máy móc thiết bị cho cơng trình trên; Tư vấn xây dựng lĩnh vực: - Lập, quản lý thực dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phịng cho th dịch vụ cơng cộng; -Thiết kế lập dự tốn cơng trình đến nhóm B; - Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu; - Tư vấn giám sát thi công tư vấn quản lý dự án Các lĩnh vực khác bao gồm: Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch không nung đá ốp lát, kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng 4.Xuất lao động; 5.Kinh doanh khách sạn tổ chức dịch vụ khách sạn như: tắm hơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành nước lữ hành quốc tế 6.Mở cửa hàng làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng loại, đồ trang trí nội thất; bn bán, thuê cho thuê máy móc, thiết bị vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm hàng tiêu dung kinh doanh rượu ( không bao gồm kinh doanh quán bar) Kinh doanh bất động sản Với bề dày 30 năm quản lý tổ chức thi công đội ngũ cán gồm kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao với máy móc thiết bị đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều cơng trình xây dựng có quy mơ lớn thủ tỉnh thành phía Bắc Đó khách sạn 11 tầng Giảng Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt - Nhật, khu nhà Trương Định, Giảng Võ, Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Nghĩa Tân, Nghĩa Đô, khu nhà ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án Ciputra, nhà cao tầng Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu biệt thự Thụy Khuê, tịa nhà 25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngồi trời hầm để xe – Đài truyền hình Việt Nam, Sở kế hoạch Đầu tư tỉnh Sơn La, Nhà di sản thủy điện Sơn La… Bên cạnh đó, dịch vụ khác cơng ty kinh doanh khách sạn, tư vấn xây dựng, xuất lao động,…hoạt động có hiệu thương hiệu có uy tín thị trường Nhận thức rõ: chất lượng sống còn, định tồn phát triển, HICC1 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hướng đến thỏa mãn cao khách hàng Chuyên nghiệp động, HICC1 khẳng định mạnh thị trường: nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp đối tác tin cậy khách hàng nước * Một số hình ảnh Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội (phụ lục 01) 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 1.1.1 Chức công ty - Nhận thầu thi công xây dựng cơng trình: dân dụng, cơng nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ( cấp nước, chiếu sáng), giao thơng, bưu điện, nông nghiệp, thủy lợi, thể dục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp 35KV lắp đặt máy móc, thiết bị cho cơng trình - Tư vấn xây dựng lĩnh vực: + Lập quản lý dự án dầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê vầ dịch vụ cơng cộng + Thiết kế lập dự tốn cơng trình đến nhóm B + Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu + Tư vấn giám sát thi công tư vấn quản lý dự án Các lĩnh vực bao gồm:sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: loại bê tông, gạch không nung đá ốp lát, kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng - Xuất lao động - Kinh doanh khách sạn tổ chức dịch vụ khách sạn : xoa bóp, tắm hơi, nhà hàng ăn uống, kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành nước lữ hành quốc tế ( không bao gồm kinh doanh phòng hát caraoke, vũ trường, quán bar) - Mở cửa hàng làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng loại, đồ trang trí nội thất; bn bán cho th máy móc thiết bị vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm hàng tiêu dùng, kinh doanh rượu ( không bao gồm kinh doanh quán bar) 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn cơng ty - Cơng ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản công ty theo luật định - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ công ty - Đổi công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển công ty - kinh doanh ngành nghề theo quy định nhà nước - Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp - Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần - Tuyển chọn, thuê, sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lương theo quy định Bộ luật Lao động - Quyền quản lý tài cơng ty - Sử dụng vốn quỹ công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn sinh lãi 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội * Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội bao gồm: - Đại hội đồng cổ đơng - Ban kiểm sốt - Hội đồng quản trị - Ban giám đốc: 01 Tổng giám đốc, 01 Phó tổng giám đốc - Các phịng chức năng: + Phịng Kiểm sốt nội + Phịng Tài Kế tốn + Phịng Hành Nhân + Phịng Kinh tế Kỹ thuật - Khối xí nghiệp xây dựng ( xí nghiệp xây dựng 1,2,3) - Các ban quản lý: + Ban quản lý tài sản + Ban quản lý khu đô thị Nghĩa Đô + Ban quản lý tịa nhà Thành Cơng + Ban quản lý tòa nhà CT1A, CT1B + Khách sạn Phương Nam * Sơ đồ cấu tổ chức công ty ( phụ lục 02) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phịng Hành Nhân 1.2.1 Chức Phịng Hành nhân - Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty - Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo - Tổ chức quản lý nhân tồn cơng ty - Xây dựng chế độ lương thưởng, biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động - Chấp hành tổ chức thực chủ trương, quy định,chỉ thị BGĐ - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng công ty, xây dựng cấu tổ chức công ty – Các phận tổ chức thực - Phục vụ cơng tác hành để BGĐ thuận tiện đạo – điều hành, phục vụ hành để phận khác có điều kiện hoạt động tốt - Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ công ty - Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành – Nhân - Hỗ trợ phận khác việc quản lý nhân cầu nối BGĐ người lao động công ty 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Phịng Hành Nhân - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu công ty phận liên quan - Lên chương trình, tổ chức tuyển dụng - Quản lý hồ sơ, lý lịch CNV tồn cơng ty - Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể BGĐ - Lập chương trình đào tạo định kỳ, tổ chức thực việc đào tạo công ty đánh giá kết đào tạo - Điều động nhân theo yêu cầu sản xuất kinh doanh - Lập định bổ nhiễm, bãi nhiệm cán quản lý điều hành - Lập ngân sách nhân - Giải khiếu nại kỷ luật CNV công ty - Xây dựng thực chế độ sách người lao động - Thực việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo quy định công ty 10 in văn bản, trình ký, đóng dấu Giải vấn đề nhanh gọn, có sai xót việc thực cơng việc Văn lưu sổ quản lý văn lưu phần mềm quản lý văn riêng công ty để thuận tiện cho việc tìm kiếm văn - Việc tiếp nhận, giải văn đến công ty tiến hành theo bước quy định Văn đến công ty tập trung thống văn thư Điều khơng gây nhiễu văn bản, văn Giải văn tiến hành mực, theo thẩm quyền quy định Các loại văn phân phát đến nơi nhận gửi đến người có thẩm quyền để giải - Quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu nhân viên văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu -Công tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ ngồi làm ảnh hưởng tới cơng ty - Văn phịng cơng ty trang bị đầy đủ trang bị văn phòng để phục vụ cho cơng việc, nhiệm vụ phịng Hành Nhân - Các nhân viên sử dụng trang bị văn phòng thành thạo thao tác nhanh - Công ty có phần mềm phục vụ CTVT - Nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp công ty trọng quan tâm, công ty tạo điều kiện để nhân viên công ty làm việc mơi trường thân thiện, hịa đồng để nhân viên thoải mái phát huy khả sáng tạo làm việc có hiệu Nhân viên công ty thực theo quy định nghi thức giao tiếp - Đội ngũ cán bộ, nhân viên thực công tác văn thư có chun mơn, 34 nghiệp vụ cao 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư cơng ty tồn đọng vài yếu điểm sau: -Một số văn ban hành cịn lỗi sai thể thức, tả, ngôn ngữ - Việc giải thủ tục ban hành văn lâu, nhiều thực vắn tắt không theo quy định - Nhiều văn đến văn thư quan không đơn đốc giải ln, cịn văn bị tồn đọng - Việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc, khơng tìm thấy - Cơng ty chưa có văn riêng quy định sử dụng bảo quản thiết bị văn phòng 2.3.4 Nguyên nhân Do chế cấu tổ chức nên công ty có nhân viên văn thư mà phải kiêm thêm công tác lễ tân, lưu trữ, công việc hành làm thủ tục cấp sổ đỏ Nên nhiều khối lượng công việc lớn, dễ gây sai sót 35 Chương MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GĨP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 3.1 Định hướng công tác văn thư quan tương lai Trong giai đoạn hội nhập quốc tế nay, CTVT phải đổi nâng cao để bắt kịp xu thời đại Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế không đưa kinh tế tăng tốc mà mang lại hội, thách thức cho nước ta Trong có ảnh hưởng, thúc đẩy đến ngành CTVT Nắm bắt tầm quan trọng xu hội nhập lãnh đạo công ty đưa quan điểm để phát triển CTVT công ty thời gian tới sau: - Đổi nâng cao nhận thức vai trò CTVT - Ứng dụng khoa học công nghệ đại vào CTVT - Đảm bảo sở vật chất cho phát triển CTVT - Đẩy mạnh công tác phối hợp, liên kết hợp tác CTVT - Đào tạo nhân viên nói chung nhân viên làm CTVT nói riêng Trang bị cho đội ngũ nhân viên kiến thức CTVT Nhân viên văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng, … 3.2 Một số nhóm đề xuất - Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra tình hình CTVT - thường xuyên cử nhân viên văn thư học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ - Cán văn thư cần trọng thự nhiệm vụ để công tác văn thư công ty đạt kết cao - Nhân viên văn thư công ty cịn kiêm nhiệm thêm nhiều cơng việc cơng việc hành chính, cơng việc làm thủ tục cấp sổ đỏ, cơng tác lễ tân, cơng tác lưu trữ Vì vậy, cơng ty nên bố trí thêm người phân bố công việc cho nhân viên khác 36 KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập em thấy việc áp dụng kiến thức học trường vào thực tế cần thiết Sau gần tháng kiến tập Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội, em học hỏi nhiều điều mẻ, trau dồi thêm kiến thức mà có qua thực tế em tiếp cận Trong thời gian gần tháng em phịng Hành Nhân cơng ty hướng dẫn, bảo tận tình cơng việc văn phịng Sự hướng dẫn bảo nhiệt tình giúp em có học thực tế bổ ích chuyên ngành giúp em rút nhiều kinh nghiệm cho thân sau Thời gian em kiến tập phịng hành Nhân Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc Đợt kiến tập giúp em có thêm nhiều học bổ ích hành trang thiết thực để chuẩn bị cho đợt thực tập tới làm việc tương lai 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Triệu Văn Cường (2016) Giáo trình văn thư, NXB Lao Động, Hà Nội; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Thông thư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công An quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Tại liệu nội 38 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng số Hà Nội ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG PHỊNG PHỊNG PHỊNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TÀI CHÍNH KẾ TỐN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KINH TẾ KỸ THUẬT BAN QUẢN LÝ TÀI SẢN BAN QUẢN LÝ KĐTM NGHĨA ĐƠ BAN QUẢN LÝ TỊA NHÀ THÀNH CƠNG BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ CT1A CT1B KHÁCH SẠN PHƯƠNG NAM KHỐI CÁC XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ( XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 1,2,3) Phụ lục 03 Sơ đồ cấu tổ chức phịng hành nhân TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHĨ PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÂN VIÊN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, VĂN PHÒNG PHẨM NHÂN VIÊN LÁI XE Phụ lục 04 Mẫu sổ đăng ký văn ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Phụ lục 05 Mẫu sổ đăng ký văn đến ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Phụ lục 06 Mẫu danh mục hồ sơ TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA… (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Số Tên đề mục tiêu đề hồ Thời hạn Đơn vị/ Ghi ký hiệu sơ bảo quản người lập hồ (3) sơ (4) (5) HS (1) (2) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Phụ lục 07 Mẫu mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ……………………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn ……… , ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Phụ lục 08 Mẫu biên giao nhận hồ sơ, tài liệu TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -………………, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ………… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ơng (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: …………………………………………………… BÊN NHẬN:(Lưu trữ quan), đại diện là: - Ơng (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: …………………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ………… Quy mét giá: ………….mét Tình trạng lài liệu giao nộp: ……………………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) ... có văn thư cơng ty, khơng bố trí văn thư đơn vị khác 2.2 Cơng tác văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 2.2 .1 Soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây. .. TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 2 .1 Cơ cấu tổ chức loại hình văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Trong quan, phận Văn phịng (hoặc phịng Hành... nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Ưu điểm: Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội nhìn chung thực tư? ?ng đối