nghiên cứu khoa học về công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì

LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên học phần phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài. Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại UBND huyện Ba Vì đã giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu, thu thập và tổng hợp thông tin để có tài liệu hoàn thành bài tiểu luận kết thúc môn. Hiện tại tôi đang là sinh viên năm hai nên trình độ năng lực bản thân còn hạn chế, dù đã cố gắng nhưng bài tiểu luận của tôi không thể tránh khỏi những thiếu xót mà bản thân tôi chưa nhận thấy. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơnLỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Mọi số liệu trong đề tài là trung thực và do tôi tự tìm hiểu phân tích. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này. Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2017DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STTTừ viết tắtNghĩa của từ viết tắt1UBNDUỷ ban nhân dân2HĐNDHội đồng nhân dân3TBXHThương binh xã hộiPHẦN MỞ ĐẦU1.Lý do chọn đề tài Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý. Ở nước ta hiện nay, trong quá trình đẩy mạnh cải cách nên hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức và chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao chất lượng phục vụ của mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý. Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính. Tổ chức và quản lý văn bản là một trong những nội dung của học phần văn thư lưu trữ mà ngành quản trị văn phòng chúng tôi được học. Cho nên, vấn đề này rất thuận lợi để làm đề tài cho bài tiểu luận. tôi muốn kiểm chứng những lý thuyết đã được học vào thực tiễn để rèn luyện thêm kỹ năng và kinh nghiệm cho môn học. Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận tôi rất may mắn có được tài liệu nội bộ của UBND huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội. Trên đây là tất cả những lý do để tôi lựa chọn vấn đề: “ công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì” làm đề tài cho bài tập tiểu luận kết thúc học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học.2.Lịch sử nghiên cứuTrong cuốn “ Giáo trình văn thư” (2016, nhà xuất bản Lao Động), tại chương 5 đã đề cập đến khái niệm, nguyên tắc và nội dung của công tác quản lý văn bản. Nên tôi đã tham khảo để làm cơ sở lý luận cho bài tiểu luận kết thúc học phần. Để thực hiện nội dung chương 2 của đề tài, cần đến tài liệu thực tế, tôi đã sử dụng tài liệu nội bộ của Văn phòng UBND huyện Ba Vì. Tài liệu nội bộ này đã cung cấp cho tôi những văn bản để tôi triển khai chương 2 được tốt hơn.Ngoài ra trong quá trình triển khai đề tài tôi có tham khảo thông tư và công văn sau:Thông tư số 0720012TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ “ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan”;Công văn số 425VTLTNNNVTW về việc “hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến”;Thông tư số 012011TTBNV của Bộ Nội vụ về việc “ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.3.Mục tiêu nghiên cứu Tôi tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì để hoàn thiện những thiếu sót về kiến thức và kinh nghiệm của bản thân. Từ đó phát hiện những ưu nhược điểm và tìm ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì. 4.Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì chính là đối tượng nghiên cứu.5.Phạm vi nghiên cứuVề không gian: UBND huyện Ba Vì – Hà NộiVề thời gian : bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tư liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2016.6.Phương pháp nghiên cứu Để tiến hành đề tài tôi đã tận dụng rất nhiều phuong pháp nghiên cứu: nghiên cứu tài liệu, phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phân tích, tổng hợp, thông kê, đối chiếu, so sánh, logic.7.Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục. Đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Một số lý luận chung về công tác quản lý văn bản và khái quát về UBND huyện Ba Vì Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba VìChương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba VìChương 1MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN BA VÌ1.1.Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý văn bản1.1.1.Một số khái niệm Khái niệm “ Văn bản”Có nhiều khái niệm về văn bản Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. Còn theo “giáo trình văn thư” do PGS.TS Triệu Văn Cường chủ biên: “văn bản sản sinh trong cơ quan, tổ chức là loại tài sản đặc biệt. Nó là minh chứng, bằng chứng để giải quyết công việc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Khái niệm “ Quản lý văn bản” Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu trữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Khái niệm “ Văn bản đi” và “ Văn bản đến”Theo thông tư 072012TTBNV ngày 22112012 của Bộ Nội vụ “ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định nghĩa:“ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”.“ Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến”.1.1.2.Nội dung và vai trò của công tác quản lý văn bản

LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên học phần phương pháp nghiên cứu khoa học tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình học tập nghiên cứu đề tài Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cán UBND huyện Ba Vì giúp đỡ tơi q trình tìm hiểu, thu thập tổng hợp thơng tin để có tài liệu hồn thành tiểu luận kết thúc mơn Hiện tơi sinh viên năm hai nên trình độ lực thân hạn chế, dù cố gắng tiểu luận tránh khỏi thiếu xót mà thân tơi chưa nhận thấy Tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy để tiểu luận tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thời gian qua.Mọi số liệu đề tài trung thực tự tìm hiểu phân tích Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TBXH Thương binh xã hội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Trong hoạt động quan, tổ chức nhà nước nói chung quan hành nhà nước nói riêng, văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý Ở nước ta nay, trình đẩy mạnh cải cách nên hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hành nhà nước bước đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức chun mơn để đáp ứng nhu cầu công việc nâng cao chất lượng phục vụ Để tổ chức thực vấn đề nêu có tham gia hỗ trợ lớn hệ thống văn bản, đặc biệt văn quản lý Do đó, làm tốt cơng tác quản lý văn tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước giai đoạn đẩy mạnh cơng cải cách hành Tổ chức quản lý văn nội dung học phần văn thư lưu trữ mà ngành quản trị văn phòng chúng tơi học Cho nên, vấn đề thuận lợi để làm đề tài cho tiểu luận muốn kiểm chứng lý thuyết học vào thực tiễn để rèn luyện thêm kỹ kinh nghiệm cho môn học Trong q trình thực tiểu luận tơi may mắn có tài liệu nội UBND huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội Trên tất lý để lựa chọn vấn đề: “ công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì” làm đề tài cho tập tiểu luận kết thúc học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu Trong “ Giáo trình văn thư” (2016, nhà xuất Lao Động), chương đề cập đến khái niệm, nguyên tắc nội dung công tác quản lý văn Nên tham khảo để làm sở lý luận cho tiểu luận kết thúc học phần Để thực nội dung chương đề tài, cần đến tài liệu thực tế, sử dụng tài liệu nội Văn phòng UBND huyện Ba Vì Tài liệu nội cung cấp cho văn để triển khai chương tốt Ngồi q trình triển khai đề tài tơi có tham khảo thơng tư cơng văn sau: Thông tư số 07/20012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ “ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan”; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW việc “hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến”; Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ việc “ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Mục tiêu nghiên cứu Tơi tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì để hồn thiện thiếu sót kiến thức kinh nghiệm thân Từ phát ưu nhược điểm tìm giải pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: UBND huyện Ba Vì – Hà Nội - Về thời gian : tiểu luận tập chung nghiên cứu sở thông tin tư liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2016 Phương pháp nghiên cứu Để tiến hành đề tài tận dụng nhiều phuong pháp nghiên cứu: nghiên cứu tài liệu, phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phân tích, tổng hợp, thông kê, đối chiếu, so sánh, logic Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục Đề tài gồm có chương: Chương 1: Một số lý luận chung công tác quản lý văn khái quát UBND huyện Ba Vì Chương 2: Thực trạng cơng tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Chương MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN BA VÌ 1.1 Những vấn đề cơng tác quản lý văn 1.1.1.Một số khái niệm * Khái niệm “ Văn bản” Có nhiều khái niệm văn Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng nhất: “văn vật mang tin ghi ký hiệu ngơn ngữ định” Còn theo “giáo trình văn thư” PGS.TS Triệu Văn Cường chủ biên: “văn sản sinh quan, tổ chức loại tài sản đặc biệt Nó minh chứng, chứng để giải công việc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân” * Khái niệm “ Quản lý văn bản” Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu trữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng * Khái niệm “ Văn đi” “ Văn đến” Theo thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan” định nghĩa: “ Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn đi” “ Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến” 1.1.2.Nội dung vai trò cơng tác quản lý văn * Nội dung công tác quản lý văn - Quản lý văn Theo quy định hành, quy trình quản lý văn gồm bước sau: + Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm văn Mục đích việc nhằm đảm bảo văn ban hành quy định nhà nước, quy chế quan, khơng sai sót trước đến đối tượng tiếp nhận giải văn Trước phát hành văn bản, văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Để văn phát hành đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày, quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức văn quy định thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày quan có thẩm quyền Căn vào quy định hành, văn thư quan phải kiểm tra xem văn có đảm bảo yếu tố thể thức hay khơng, kỹ thuật trình bày văn có theo quy định khơng; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Những văn khơng đảm bảo thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước chuyển giao đến đối tượng có liên quan Ghi số ngày tháng năm văn yêu cầu bắt buộc tất văn Mỗi văn ghi số ngày tháng định Ghi số, ngày tháng năm văn giúp quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, xác tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn + Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn thư số, ký hiệu; ngày tháng năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn + Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản 1, Điều nghị định số 33/2002/NĐ-CP Các quan sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, đảm bảo thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân Dấu coi tài sản đặc biệt quan, tổ chức Việc đóng dấu lên văn phải tuân theo quy định hành + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Theo nguyên tắc chung tất văn quan làm gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ thời gian, gây ách tắc xử lý, giải công việc, làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành Để nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời thực có ý nghĩa, người soạn thảo văn phải vào yêu cầu cụ thể việc theo quy định quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan mà định việc gửi văn Làm thủ tục phát hành văn cần lựa chọn bì, trình bày bì viết bì, đưa văn vào bì dán bì Văn sau có chữ ký, đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng đăng ký vào sổ phải gửi đến đối tượng có liên quan + lưu văn Theo nguyên tắc lưu văn đi, văn phải lưu hai bản: gốc lưu văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Trong trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, ngồi lưu tiếng việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung tiếng nước ngồi tiếng dân tộc thiểu số Việc lưu, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước 202 18/5 UBN D thành phố Hà Nội 2027/ QĐUBN D 17/5/20 12 Quyết định phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch chung xây dựng huyện Ba Vì đến năm 2030 Chủ tịch (nguồn: Tài liệu nội UBND huyện Ba Vì) Khi đăng ký văn đến thường văn thư đăng ký đến cột thứ sổ sau tiến hành trình văn đến cho lãnh đạo phê duyệt Năm 2016 UBND huyện Ba Vì tiếp nhận 4519 văn đến Các văn đăng ký vào sổ đăng ký văn đến 2.3.3 Cập nhật ý kiến xử lý lãnh đạo UBND huyện chuyển giao cho đơn vị liên quan Sau có ý kiến đạo lãnh đạo UBND, Cán văn thư cập nhật ý kiến xử lý văn vào chương trình quản lý văn – đến vào ý kiến đạo giải để chuyển giao, phân phối cho phòng, ban, đơn vị có liên quan Đối với phòng đơn vị trực thuộc huyện có kết nối mạng LAN văn thư scan văn gửi qua chương trình web đạo Đối với phòng ban, đơn vị k nối mạng LAN, văn thư tiến hành nhân gửi tới nơi nhận theo ý kiến đạo lãnh đạo UBND huyện Trong số trường hợp, cán phòng trực thuộc quận nhận trực tiếp văn phòng văn thư UBND huyện Trong tất trường hợp cán văn thư có sổ bàn giao văn ký nhận cẩn thận, rõ ràng 2.3.4 giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị, phòng ban UBND huyện Ba Vì nội dung, yêu cầu văn mà đơn vị, nhân phải có trách nhiệm giải nội dung mà văn yêu cầu cách kịp thời, hiệu Qua thông tin ghi nhận từ cán phòng văn thư q trình giải văn bản, đơn vị trực tiêp thực phải làm báo cáo cho q trình thực gửi lại cho lãnh đạo UBND huyện, cụ thể nội dung vấn đề như: kết thực hiện, vấn đề phát sinh trình thực hiện, ý kiến đề xuất… với cá nhân, đơn vị yêu cầu tiếp nhận văn để biết khơng phải thực việc lập báo cáo Về theo dõi kiểm tra việc giải văn thực cần thiết nhằm nâng cao tính trách nhiệm phòng ban, cá nhân giải cơng việc; đảm bảo công việc giải thời hạn quy định Đây sở để đánh giá hiệu suất, hiệu công việc UBND huyện Tại UBND huyện Ba Vì vấn đề theo dõi kiểm tra việc giải trước hết thuộc chánh văn phòng HĐND – UBND huyện Chánh văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải văn đến theo yêu cầu nội dung thời hạn quy định; đồng thời chịu tách nhiệm trước lãnh đạo UBND huyện việc xử lý văn đến chuyên viên phòng thuộc văn phòng HĐND – UBND Đối với cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến như: tổng số văn đến, văn đến giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải quyết… để báo cáo cho chánh văn phòng HĐND – UBND huyện * Tiểu kết Trong chương tơi tìm hiểu khái qt tình hình cán làm cơng tác quản lý văn trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn Đông thời khảo sát thực trạng công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Tơi tìm hiểu nội dung cơng tác quản lý văn văn đến Từ tơi có sở để đưa những nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn chương Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 3.1 Một số nhận xét 3.1.1 Những kết đạt Công tác quản lý văn nhận quan tâm, đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo khối văn phòng huyện Đội ngũ cán cơng chức làm cơng tác văn thư – lưu trữ người chịu trách nhiệm cơng tác quản lý văn ngững người có tinh thần, trách nhiệm cơng việc có chun mơn nghiệp vụ tốt Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản: UBND huyện Ba Vì thực việc bố trí phòng ban, đơn vị theo kiểu truyền thống theo phận chức bố trí phòng làm việc riêng Cách bố trí tạo điều kiện thuận lợi để phận tập chung chun mơn giải cơng việc Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn đầu tư mua sắm đầy đủ tương đối đại máy tính có nối mạng lắp đặt phần mềm quản lý văn bản, máy in, máy photocopy Quy trình quản lý văn UBND huyện Ba Vì đảm bảo tiến hành cách chặt chẽ, nghiêm túc sở quy định pháp luật hành quản lý văn bản, đáp ứng nhanh, kịp thời hiệu cho yêu cầu giải công việc, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quản lý UBND huyện Điều thể việc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng HĐND – UBND huyện, phòng văn thư chịu trách nhiệm trình tổ chức, giải quản lý văn – đến UBND huyện 3.1.2 Những hạn chế Bên cạnh kết đạt nêu trên, công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì tồn khơng hạn chế cần khắc phục hoàn thiện, gồm: Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản: phong văn thư UBND huyện Ba Vì thiết kế với diện tích khiêm tốn Trong nhiều trường hợp cần tiếp nhận văn hay xin dấu, nộp tài liệu… mà có nhiều phòng, ban, cá nhân có nhu cầu cần đáp ứng tình trạng phải chờ đợi lâu thường xuyên xảy ra, tạo nên bầu khơng khí ngột ngạt với diện tích cán văn thư vừa phải xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế đặt thiết bị phục vụ cơng tác Ví dụ tủ đựng tài liệu lưu trữ hành nhỏ số lượng văn cần lưu trữ lại lớn nên dẫn đến tượng cặp hồ sơ bị xếp chồng chéo lên Đội ngũ cán làm công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Ba Vì: với tính chất quan thực công tác quản lý thường xuyên, liên tục UBND huyện Ba Vì khối lượng văn – đến phát sinh lớn Trong đó, cán phòng văn thư bố trí 02 người Với lượng cán gây trở ngại lớn q trình thực cơng việc cán nói chung ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý văn nói riêng Vấn đề thực đảm bảo quy trình quản lý văn tồn số vấn đề cần khắc phục: - Các văn bị sai thể thức, kỹ thuật trình bày nhiều - Việc thu thập, xếp lập hồ sơ số hạn chế tồn đọng, chậm giải - Chương trình phần mềm quản lý văn phục vụ cơng tác quản lý văn máy tính bên cạnh ưu điểm hạn chế định: trường hợp điện hay máy tính gặp phải cố làm cho công việc bị ngắt qng, tài liệu bị khơng bảo mật an toàn 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì 3.2.1 Hồn thiện cơng tác thể chế Yêu cầu đặt cán lãnh đạo UBND cán lãnh đạo khối văn phòng UBND huyện Các quy định yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ, có nội dung nghiệp vụ quản lý văn cần thể chế hóa hướng dẫn cụ thể sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật hành, đảm bảo cho công tác thực cách thống đạt chất lượng, hiệu cao UBND huyện cần quy định hướng dẫn cụ thể số nội dung sau: quy định rõ việc kiểm soát chế chịu trách nhiệm cán bộ, công chức không tuân thủ, tuần thủ không đúng, khơng đầy đủ u cầu q trình giải công việc Quy định rõ thời hạn bảo quản tài liệu phương thức chỉnh lý tài liệu kho lưu trữ huyện 3.2.2 Về tổ chức máy nhân Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm, chế phối hợp hoạt động UBND huyện nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Đội ngũ cán bộ, công chức UBND huyện Ba Vì, cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ, người chịu trách nhiệm công tác quản lý văn người đào tạo qua trường lớp tuyển chọn kỹ lưỡng Tuy nhiên với hạn chế nêu UBND huyện Ba Vì cần tổ chức biên chế thêm 01 nhân viên có chuyên ngành đào tạo lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tình trạng nhân viên phòng văn thư phải kiêm nhiệm lúc hai chức văn thư lưu trữ Để đảm bảo chất lượng, hiệu cơng việc vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn đội ngũ cán bộ, công chức cần tiến hành theo định kỳ, thực nghiêm túc đảm bảo yếu tố chất lượng.UBND huyện cần trì việc tổ chức định kỳ lớp tập huấn cho cán công chức lần/ năm 3.2.3 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật công cụ trợ giúp góp phần hỗ trợ đắc lực q trình giải cơng việc UBND huyện nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Vì với hạn chế nêu UBND huyện Ba Vì cần đầu tư nguồn lực, đặc biệt tài để thiết kế bố trí lại phòng làm việc cách khoa học, khắc phục tình trạng phòng văn thư trật hẹp, ưu tiên việc mua sắm mơi ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cơng tác quản lý văn bản, hồn thiện việc kết nối mạng nội tới phòng, ban, đơn vị UBND huyện 3.2.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực công tác quản lý văn Tại UBND huyện Ba Vì việc tra kiểm tra văn thực văn phòng UBND thành phố phòng tư pháp huyện Tuy nhiên tính thường xuyên chất lượng công tác chưa đạt yêu cầu, thực tế yếu liên quan đến thể thức trình bày văn bản, chất lượng nội dung văn tồn chậm khắc phục Do UBND huyện, đặc biệt phòng tư pháp huyện cần đảm bảo thiết lập đội ngũ cán chuyên trách, trọng đẩy mạnh tổ chức thực cơng tác nhằm phát sai sót văn nói riêng q trình quản lý văn nói chung Đồng thời nghiên cứu giải pháp thiết thực để điều chỉnh, khắc phục loại bỏ sai sót * Tiểu kết Trong chương tơi phân tích kết đạt hạn chế công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Và tơi đưa số giải pháp nhàm nâng cao hiệu công tác quản lý văn bản, hi vọng giải pháp góp phần để hồn thiện cơng tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì KẾT LUẬN Trong đề tài “ Công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì” tơi chia làm chương: Chương số lý luận chung công tác quản lý văn khái quát UBND huyện Ba Vì; Chương thực trạng công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Chương giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Trong chương 1, tơi trình bày vấn đề cơng tác quản lý văn Trong gồm số khái niệm, nội dung công tác quản lý văn Và tổng quan UBND huyện Ba Vì Những nội dung chương mặt sở lý luận để triển khai chương Trong chương tơi tìm hiểu khái qt tình hình cán làm cơng tác quản lý văn trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn khảo sát thực trạng công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Tơi tìm hiểu nội dung cơng tác quản lý văn văn đến Từ tơi có sở để đưa những nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn chương Trong chương tơi phân tích kết đạt hạn chế công tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Và tơi đưa số giải pháp nhàm nâng cao hiệu công tác quản lý văn bản, hi vọng giải pháp góp phần để hồn thiện cơng tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Trên toàn nội dung nghiên cứu đề tài tơi, tơi mong nhận đóng góp q thầy để đề tài tơi hồn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Triệu Văn Cường (2016) Giáo trình văn thư, NXB Lao Động, Hà Nội; UBND huyện Ba Vì (2016), báo cáo cơng tác quản lý văn huyện Ba Vì năm 2014 – 2016, văn phòng huyện Ba Vì, Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC TRỤ SỞ UBND HUYỆN BA VÌ [ Nguồn: tác giả tiểu luận chụp] PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HYỆN BA VÌ PHỤ LỤC PHỤ LỤC MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI UBND HUYỆN BA VÌ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:……… Từ ngày……… đến ngày……… Từ số………… đến số………… Quyển số:………… PHỤ LỤC MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN UBND HUYỆN BA VÌ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……… Từ ngày……… đến ngày……… Từ số………… đến số………… Quyển số:………… ... CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 2.1 Sự đạo UBND huyện Ba Vì cơng tác quản lý văn Tại UBND huyện Ba Vì, cơng tác quản lý văn nhận quan tâm, đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND huyện Thể... số lý luận chung công tác quản lý văn khái quát UBND huyện Ba Vì Chương 2: Thực trạng cơng tác quản lý văn UBND huyện Ba Vì Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND huyện. .. UBND huyện Ba Vì Chương MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN BA VÌ 1.1 Những vấn đề công tác quản lý văn 1.1.1.Một số khái niệm * Khái niệm “ Văn bản Có nhiều