tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại ubnd quận thanh xuân

Sự chỉ đạo của UBND quận Thanh Xuân đối với công tác quản lý văn bản Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác quản lý văn bản đã nhận được sựquan tâm, chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quậ

LỜI NÓI ĐẦU

Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngônngữ hay một ký hiệu nhất định Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nướcnói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi

là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũngđược nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quảcho hoạt động quản lý Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt độngmang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọilĩnh vực của đời sống xã hội Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉđạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với cácvăn bản

Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổchức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duytrì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN Vấn đề đặt ra là cần

có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lýchặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này Thực tế cho thấy trong hoạt độngcủa các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiệnmột cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tưliệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc Đồng thời cung cấpnhững thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt độngquản lý của cơ quan khi cần thiết

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc vàgiải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đãđược kiểm tra, tập hợp…) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểmtra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốtcác mục tiêu quản lý

- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thôngtin bí mật về hoạt động của cơ quan Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là

cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức

Xuất phát từ những lẽ trên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản

lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước

Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệthống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chínhnhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quảnlý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có

đủ phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc vànâng cao chất lượng phục vụ của mình Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêutrên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là vănbản quản lý Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảocho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lýhành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chínhhiện nay Yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ côngchức là cần có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý vănbản, từ đó nhằm đề ra những cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tácnày thực sự đi vào nề nếp và được đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN VÀ

VĂN PHÒNG ỦY BAN

Quận Thanh Xuân nằm ở cửa ngõ phía Tây Nam nội thành Hà Nội, quậnđược hình thành trong quá trình đô thị hóa và phát triển của thủ đô Quận đượcthành lập theo Nghị định số 74/CP, ngày 22/11/1996 của Chính phủ

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN THANH XUÂN

1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận

Căn cứ theo sơ đồ hệ thống bộ máy quản lý hành chính nhà nước thìUBND quận Thanh Xuân là cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện Theo đó,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Thanh Xuân được quy địnhtại Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội ban hành năm 2003 và được cụthể tại quyết định số 1056/2006/QĐ-UBND của UBND quận Thanh Xuân vềviệc ban hành quy chế làm việc của UBND quận Thanh Xuân

2 Cơ cấu tổ chức của UBND quận

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Thanh Xuân hiện nay bao gồm:

- Tổ chức bộ máy lãnh đạo gồm 9 thành viên: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủtịch và 4 ủy viên

- Hoạt động của UBND được tổ chức phân giao cho 12 phòng chức năng:

+ Phòng Nội vụ + Phòng Thanh Tra

+ Phòng Tài Chính – Kế hoạch + Phòng Giáo dục

+ Phòng Xây dựng – Đô thị + Phòng Dân số KH hóa GĐ

+ Phòng Tài nguyên – Môi trường + Phòng Lao động- TB - XH

+ Phòng Văn hóa – Thông tin + Phòng y tế

(Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của UBND quận Thanh Xuân tại Phụ lục

số I kèm theo)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN THANH XUÂN

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng HĐND-UBND quận

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được thực hiện theo quy định tạiĐiều 6, Quyết định 92/2001/QĐ-UB ngày 23/10/2001 của UBND thành phố quyđịnh vị trí, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban chuyên môn thuộc quận, huyện

và tại Quyết định số 61/2006/QĐ-UBND ngày 30/06/2006 của Văn phòngHĐND - UBND về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND -UBND quận Thanh Xuân Theo đó, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đượctóm lược và cụ thể hóa trên các lĩnh vực: tham mưu tổng hợp, hành chính tổchức và quản trị, tài vụ

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng hiện nay như sau:

- 01 Chánh Văn phòng

- 03 Phó chánh Văn phòng :01 PVP nội chính, 01 PVP Quản trị hậu cần,

01 PVP phụ trách tiếp dân, hành chính và tổng hợp

- 04 Tổ, bộ phận trực thuộc Văn phòng bao gồm:

+ Tổ tổng hợp, thi đua khen thưởng, văn thư – lưu trữ

+ Tổ công nghệ thông tin, kỹ thuật máy, tài vụ

+ Tổ tiếp dân và cải cách hành chính

+ Tổ lái xe, bảo vệ, phục vụ

CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND

QUẬN THANH XUÂN

Công tác quản lý văn bản được quy định cụ thể tại Nghị định số110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18/07/2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi – đến, Nghị định số 111/2004 về công tác lưu trữ Theo đó,những nội dung cơ bản trong công tác quản lý văn bản bao gồm:

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý văn bản đến

- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu

I KHÁI QUÁT MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

1 Sự chỉ đạo của UBND quận Thanh Xuân đối với công tác quản lý văn bản

Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác quản lý văn bản đã nhận được sựquan tâm, chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng như lãnh đạo khốiVăn phòng quận Thể hiện như sau:

- Công văn số 181/UB-VP, ngày 28/03/2001 về hướng dẫn thực hiện côngtác văn thư – lưu trữ quận

- Nội quy số 25/VP, ngày 15/07/2001 của Văn phòng HĐND - UBNDquận về việc quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của quận ThanhXuân

- Công văn số 164/VP, ngày 09/04/2004 về việc thu nộp tài liệu lưu trữ

- Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND quận ban hành kèmtheo Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 23/06/2006 của Văn phòng HĐND -UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưutrữ về công tác quản lý văn thư – lưu trữ và chế độ lưu trữ hàng năm.

Có thể nói, cùng với các quy định pháp luật hiện hành, thì đây chính là cơ

sở pháp lý quan trọng có tính định hướng, hỗ trợ và đồng thời cũng là những yêucầu nhất thiết cần phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thư –lưu trữ, khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng như chất lương tốt nhất, đápứng yêu cầu của UBND trong quá trình thực hiện giải quyết công việc

2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản

Trụ sở làm việc của UBND quận Thanh Xuân được xây dựng từ năm

1996 với quy mô nhà 5 tầng, diện tích tương đối rộng (trên 7000 m2) Việc bố trímặt bằng làm việc của quận đã có sự nghiên cứu, tính toán đến sự thuận tiện vàtính hiệu quả trong quá trình hoạt động, giải quyết các công việc của UBNDquận Ví dụ: đối với những bộ phận phải giao tiếp thường xuyên với bên ngoàihoặc trong nội bộ cơ quan (Phòng Chánh Văn phòng, các Phó chánh Văn phòng,

Bộ phận tiếp dân và cải các thủ tục hành chính,…) đếu được bố trí ở gần cổng,gần cầu thang và ở tầng 1, tầng 2 Các bộ phận chuyên môn hầu hết được bố trí

ở các tầng trên (phòng Quản lý đô thị, Tài chính- kế hoạch…)

Phòng Văn thư là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lývăn bản đi – văn bản đến của UBND quận Phòng được bố trí ở tầng 2, ngay lối

đi vào UBND quận nên rất thuận lợi cho việc tiếp nhận ,tổ chức giải quyết cácvăn bản theo nghiệp vụ và phục vụ yêu cầu của các phòng, ban, đơn vị trựcthuộc quận khi có yêu cầu Qua thực tế làm việc tại phòng có thể thấy đây là nơidiễn ra rất nhiều các hoạt động, có sự tham gia của nhiều phòng, ban đơn vịkhác nhau trực thuộc quận Trong khi đó, phòng văn thư UBND quận ThanhXuân lại được thiết kế với một diện tích khá khiêm tốn Vì vậy, trong rất nhiềutrường hợp như cần tiếp nhận văn bản hay xin dấu, nộp tài liệu… mà có nhiều

thường xuyên xảy ra, hơn nữa còn tạo nên bầu không khí ngột ngạt khi với diệntích đó cán bộ văn thư vừa phải sắp xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế sắp đặtcác thiết bị phục vụ công tác của mình…ví dụ như các tủ đựng tài liệu lưu trữhiện hành nhỏ trong khi số lượng các văn bản tài liệu cần lưu trữ lại rất lớn nêndẫn đến hiện tượng các cặp hồ sơ bị sắp xếp chồng chéo lên nhau.

Kho lưu trữ quận trước đây được bố trí ở tầng 2, sau khi có kế hoạch sắpxếp lại các phòng ban, đơn vị trong quận thì kho lưu trữ hiện nay được dichuyển lên tầng 5 với số lượng là 4 phòng lưu trữ, diện tích 16m2/ phòng Nhìnchung kho lưu trữ được nằm tách biệt với các phòng, ban đơn vị nên đã gópphần đảm bảo sự an toàn của tài liệu lưu trữ, cũng như tạo được không gian yêntĩnh cho các cán bộ, công chức quận khi có nhu cầu khai thác, tìm đọc tài liệu

Hiện nay hầu hết các phòng đều được trang bị các trang thiết bị, phươngtiện cần thiết để phục vụ hoạt động của mình Đối với phòng Văn thư, các trangthiết bị hiện nay bao gồm:

- Tình trạng nghẽn mạng nội bộ vẫn xảy ra thường xuyên

- Việc tiếp nhận văn bản đến qua Mail văn thư của UBND thành phố HàNội thường xuyên xảy ra sự cố gây tắc nghẽn Các văn bản lẽ ra phải đượcUBND quận cập nhật trong ngày nhưng cán bộ văn thư lại phải chờ đợi đến khi

mạng được thông mới lấy được văn bản xuống hoặc phải chờ chuyển phát vănbản qua đường bưu điện Điều này đã làm ảnh hưởng đến tiến trình xử lý, giảiquyết văn bản Theo sự phản ánh của cán bộ Văn thư thì có rất nhiều trường hợpvăn bản khi được tiếp nhận thì đã quá thời hạn yêu cầu quy định tại văn bản đó.

- Phòng chưa được trang bị máy Fax nên khi có nhu cầu liên lạc, liên hệvới bên ngoài thì phương tiện chủ yếu được sử dụng là điện thoại Do đó vừaảnh hưởng đến hiệu suất công việc, vừa gây lãng phí về thời gian và chi phí

- Diện tích phòng khá hẹp nên chỉ bố trí được 01 tủ lưu hồ sơ Trong khi

đó cần lưu giữ khối lượng rất lớn các văn bản của năm 2009 và 2010 với nhiềutên loại khác nhau Mặc dù các tủ đã được đánh số ngăn và ghi rõ tên loại vănbản ở ngoài nhưng vì lý do trên nên trong các ngăn tủ, các cặp hồ sơ được sắpxếp chồng chéo lên nhau, điều này sẽ gây khó khăn cũng như tốn kém về thờigian khi có nhu cầu tìm kiếm tài liệu

3 Đội ngũ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm chính trong thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản

Hiện nay, Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân có 50 người, baogồm cán bộ, công chức và nhân viên Trong đó có 30 người là biên chế còn lại lànhân viên hợp đồng; trong tổng số biên chế chỉ có 02 người có trình độ Trungcấp còn lại đều có trình độ Cao đẳng, đại học và trên đại học

Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ là những ngườichịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản Hiệnnay đội ngũ này được biên chế với số lượng là 02 người, trong đó có 01 cán bộvăn thư chuyên trách (tốt nghiệp Khoa lưu trữ và quản trị văn phòng của trườngĐại học Khoa học xã hội ) thực hiện việc đóng dấu, đăng ký các văn bản đi –đến của UBND quận; 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ (là cử nhân Du lịch vàNgoại ngữ, có chứng chỉ về nghiệp vụ lưu trữ) có trách nhiệm tiếp nhận, phânloại văn bản, chuyển giao văn bản, phân phối báo chí cho các lãnh đạo quận vàlãnh đạo Văn phòng

Thông qua tìm hiểu và trò chuyện với cán bộ phòng văn thư cho thấy mức

độ hài lòng của họ đối với công việc đều chưa cao Theo phản ánh của cán bộvăn thư chuyên trách tại phòng thì khối lượng văn bản đến, văn bản phát hànhcủa UBND quận là rất lớn, đặc biệt là vào các đợt cuối quý, năm Công việc bậnrộn trong khi đó chỉ với 01 máy tính và 01 cán bộ chuyên trách không thể vừa

xử lý công việc vừa hoàn thành việc cập nhật các văn bản vào Chương trìnhphần mềm quản lý công văn – hồ sơ công vụ như yêu cầu Vì vậy, cán bộ vănthư phải tranh thủ thời gian ngoài giờ hoặc ngày thứ 7 đề hoàn thành công việcđược giao Áp lực công việc lớn nhưng các chế độ phụ cấp, hỗ trợ về vật chấtcho cán bộ chưa được chú trọng Đây là một trong những nguyên nhân làm nảysinh ở họ tâm lý chán nản, mệt mỏi, thiếu động lực để làm việc

4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là việc áp dụng cáccông cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết

và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng,chính xác, nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong cơ quan tổ chức, tạomôi trường thuận lợi để trao đổi thông tin nội bộ cũng như với bên ngoài

Tại UBND quận Thanh Xuân vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đãđược quan tâm và triển khai từ rất sớm Thể hiện:

- Các phòng ban được bố trí lắp đặt máy vi tính có nối mạng phục vụ thựchiện các nghiệp vụ và tra cứu thông tin

- Thiết kế và lắp đặt hệ thống mạng LAN, đảm bảo sự kết nối giữa cácphòng ban, đơn vị trực thuộc quận

- Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V1.5 được áp dụng theoquyết định của UBND thành phố từ ngày 01/1/2004 Với sự hỗ trợ của Chươngtrình phần mềm này đã góp phần tạo ra những chuyển biến căn bản trong việcđăng ký, quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận Nếu như trước đây việc đăng

ký văn bản được cán bộ văn thư sử dụng bằng sổ, vừa tốn kém thời gian lại khó

khăn trong vấn đề bảo quản sổ Từ khi có Chương trình quản lý này, việc đăng

ký văn bản được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện; số của các văn bản sẽđược cập nhật và hiển thị trực tiếp trên màn hình hệ thống giúp cho nhân viênvăn thư dễ dàng theo dõi, kiểm tra hay tìm kiếm văn bản khi cần thiết

5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại UBND quận

Việc áp dụng ISO trong quản lý hành chính nhà nước có tác dụng quantrọng trong việc minh bạch quá trình xử lý công việc, đòi hỏi kỹ năng làm việcmới ở cán bộ, công chức khi phải làm việc đúng theo quy trình, tiến độ đồngthời thể hiện được trách nhiệm của cá nhân trong giải quyết công việc

Với mục tiêu hướng mạnh vào yếu tố chất lượng của quá trình quản lý,chất lượng phục vụ, UBND quận Thanh Xuân đã nghiên cứu và từng bước ứngdụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 và hiện nay được thay thếbởi tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đầu năm 2010, UBND quận đã được cấp giấychứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn quận

Sổ tay chất lượng của UBND quận đã được xây dựng nhằm xác địnhphạm vi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình cải cách mộtcửa, mô tả các quá trình hoạt trong hệ thống, đồng thời viện dẫn các quy trìnhhoặc tài liệu áp dụng trong hệ thống để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượngtheo mô hình cải cách một cửa của UBND phù hợp với chức năng, nhiệm vụđược quy định và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Phạm vi áp dụng của sổ tay chất lượng bao gồm giải quyết các thủ tụchành chính; tiếp dân và công tác quản lý văn phòng (gồm văn thư – lưu trữ vàtin học) Liên quan đến công tác quản lý văn bản có các quy trình: quy trìnhkiểm soát tài liệu (Mã số QT-42-01), quy trình kiểm soát hồ sơ (MS QT-42-02),quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến (MS QT- 42-03) Đâychính là cơ sở để thực hiện cũng như kiểm soát quá trình quản lý văn bản, đảmbảo công tác này thực sự đi vào nề nếp, có chất lượng hiệu quả và phục vụ tốtnhất cho hoạt động quản lý tại UBND

II THỰC TẾ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

1 Quản lý văn bản đi

Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND quận ThanhXuân đã phát sinh một khối lượng rất lớn các văn bản do UBND cũng như cácphòng ban, đơn vị trực thuộc ban hành

Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND quận theo từng loạivăn bản:

TÊN LOẠI VĂN

1721 văn bản (chiếm 21,9%),… Giấy phép xây dựng là 1439 văn bản (chiếm18,4%) , từ 2007-2009 số lượng Giấy phép Xây dựng tăng gấp đôi, điều này đãphần nào nói lên được sự chuyển biến mạnh mẽ về kết cấu hạ tầng đô thị cũngnhư tốc độ đô thị hóa trên địa bàn quận

Trên cơ sở sổ tay chất lượng của UBND quận và thực tế quan sát, quytrình quản lý văn bản đi tại UBND quận Thanh Xuân, có thể khái quát thành lưu

6. Lãnh đạo UBND

quận

7 Văn thư

Chương trình phần mềm QL văn bản V 1.5

8. Văn thư / cán bộ

được phân công

Sổ bàn giao công văn

9 Văn thư

Qua quan sát và trao đổi với cán bộ phòng văn thư có thể đánh giá côngtác quản lý đối với các văn bản đi đều trải qua đầy đủ các bước trong quy trình.Tuy nhiên, việc tuân thủ theo đúng các yêu cầu được quy định trong từng bướccòn nhiều điểm hạn chế Đây chính là lý do làm cho rất nhiều các văn bản củaUBND quận khi được ban hành có sự yếu kém cả về hình thức và nội dung

* Soạn thảo văn bản là bước khởi đầu của quy trình đồng thời có vai trò

quan trọng, hỗ trợ rất lớn cho các bước về sau Theo quy định của UBND quận

Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy vb

phân công soạn thảo vb

Soạn thảo và hình thành bản thảo

vb

Kiểm tra ndung, thể thức văn bản và trình lđạo vp

Kiểm tra, ký nháy

Kiểm tra thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền và đký văn bản đi

Gửi văn bản đi

Kiểm tra, phê duyệt

Lưu hồ sơ

Chuyển lại cho trưởng đ.vị

thì văn bản của đơn vị chuyên môn nào sẽ do đơn vị chuyên môn đó chịu tráchnhiệm soạn thảo và trình ký văn bản Việc phân công soạn thảo sẽ được tiếnhành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cũng như trình độ của cán bộsoạn thảo

Qua thực tế cho thấy việc phân công soạn thảo văn bản chưa được thựchiện trên cơ sở trình độ của cán bộ soạn thảo Kiến thức, chuyên môn của nhiềucán bộ về soạn thảo văn bản còn rất hạn chế, điển hình là cán bộ thuộc phòngVăn hóa-Thông tin, TN&MT,…Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định

rõ về yêu cầu đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Song thực tế cán bộsoạn thảo tại các phòng không có tài liệu này hoặc có nhưng không nắm vữngđược các yêu cầu như quy định Đó là nguyên nhân làm cho các văn bản sau khiđược soạn thảo phải chỉnh sửa nhiều lần, gây tốn kém thời gian và ảnh hưởngđến tiến độ thực hiện các công việc

* Việc kiểm tra văn bản sau khi soạn thảo: văn bản sẽ trải qua sự kiểm

tra của trưởng đơn vị, bộ phận; chuyên viên Văn phòng với hình thức ký nháyvào văn bản và sau đó sẽ được chuyển đến lãnh đạo UBND quận duyệt, ký vănbản Việc quy định như trên là rất hợp lý, đảm bảo yêu cầu về tính chặt chẽ cũngnhư chất lượng văn bản được ban hành Tuy nhiên, thực tế thực hiện kiểm travăn bản trước khi trình ký ban hành chưa được thực hiện nghiêm túc, vẫn còn

có nhiều trường hợp sai sót

Qua quá trình làm việc tại phòng văn thư, cụ thể là thực hiện việc cập nhậtvăn bản đi – đến vào hệ thống máy tính đã cho thấy có rất nhiều các văn bảnmặc dù có những sai sót về nội dung, thể thức nhưng vẫn được duyệt, ký, đóngdấu và phát hành như những văn bản hợp lệ khác Ví dụ: Công văn số 1142 dophòng Quản lý Đô thị soạn thảo thiếu hẳn nội dung trích yếu văn bản Khi đượchỏi thì cán bộ soạn thảo trả lời do tên trích yếu không thể khái quát ngắn gọn.Ngoài ra còn rất nhiều văn bản khác có những sai phạm liên quan đến thể thứcvăn bản

Theo Báo cáo số 96/BC-UBND của UBND quận Thanh Xuân về công táckiểm tra văn bản năm 2008 và 8 tháng đầu năm năm 2009 do phòng Tư pháp

quận thực hiện thì các văn bản do quận ban hành hầu hết có nội dung phù hợpvới quy đinh của pháp luật hiện hành, bố cục tương đối chặt chẽ, đầy đủ, sát vớithực tế địa phương Tuy nhiên, số lượng các văn bản bị sai về thể thức và kỹthuật trình bày còn tương đối phổ biến: trong tổng số 5082 văn bản do UBNDphát hành năm 2008 khi được kiểm tra thì có tới trên 500 văn bản có sự sai sót

về các yếu tố thể thức, kỹ thuật trình bày Có thể nói đây chính là một hạn chếmang tính phổ biến xảy ra ở các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay và cầnphải có các biện pháp quyết liệt, cụ thể để nhanh chóng khắc phục triệt để tìnhtrạng này

* Đăng ký văn bản và làm các thủ tục ban hành văn bản là trách nhiệm

của cán bộ phòng văn thư Nhìn chung giai đoạn này đã tuân thủ tương đốinghiêm chỉnh các yêu cầu theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP về côngtác văn thư; các văn bản chỉ đạo của UBND quận về công tác văn thư – lưu trữ,trong đó có sổ tay chất lượng quận (QT-42-03 được sửa đổi lại nội dung quytrình và chuyển sang phiên bản mới ISO 9001:2008 từ ngày 10/11/2009) Tuynhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn bộc lộ những hạn chế sau:

- Tình trạng cho số văn bản khi các phòng ban, đơn vị có nhu cầu pháthành văn bản xảy ra phổ biến Nếu theo quy định thì chỉ được điền số văn bảnsau khi đã được duyệt, đóng dấu và nhân bản với số lượng theo yêu cầu của nơinhận văn bản Để tránh không phải điền số bằng tay cho từng văn bản thì cán bộcác phòng ban sẽ xin số trước và điền vào văn bản rồi sau đó mới tiến hành nhânbản theo yêu cầu

- Khối lượng văn bản tồn đọng do không được cập nhật vào Chương trìnhquản lý văn bản là rất lớn Có những tập văn bản được ban hành từ tháng 1 năm

2010 nhưng đến tận tháng 4 mới được cán bộ văn thư cập nhật xong

- Vẫn còn hiện tượng đóng dấu treo

* Quá trình chuyển phát văn bản đi: theo quy định của UBND quận thì

các văn bản có quy định tiến độ thời gian thì sẽ gửi đi theo đúng thời gian quyđịnh Còn đối với các văn bản khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 3 ngày

làm việc kể từ ngày ký Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện bằng nhiềuphương thức khác nhau:

- Trường hợp nơi nhận văn bản là các phòng ban, đơn vị trực thuộc thì vănbản sẽ được chuyển trực tiếp qua phần mềm Web chỉ đạo của quận (nếu có kếtnối mạng LAN) Còn lại văn bản sẽ được chuyển ra tủ phân phối văn bản và cácphòng ban sẽ có trách nhiệm cử cán bộ hàng ngày đến nhận văn bản

- Trường hợp nơi nhận là lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Văn phòngUBND thành phố thì cán bộ văn thư sẽ có trách nhiệm trực tiếp thực hiệnchuyển giao văn bản

- Các văn bản khác được cán bộ văn thư gửi qua đường bưu điện

Do biên chế văn thư chỉ có 02 người, trong đó một nhân viên văn thư vừatiếp nhận, phân loại văn bản, vừa thực hiện chuyển giao văn bản dẫn đến tìnhtrạng có nhiều văn bản được chuyển giao vượt quá thời hạn quy định hoặcchuyển sai địa chỉ…Mặt khác, do chưa có quy định cụ thể về trách nhiệm,phương thức đánh giá kết quả chuyển giao nên việc kịp thời nắm bắt thông tin

về kết quả thực hiện công việc của nhân viên văn thư còn khó khăn và hạn chế

* Vấn đề lưu hồ sơ: Văn bản sau khi có hiệu lực sẽ được cán bộ văn thư

giữ lại một bản chính để lập hồ sơ lưu trữ hiện hành Hiện nay hồ sơ lưu trữ tạiphòng văn thư bao gồm:

- Các văn bản của năm 2009: 03 cặp quyết định, 03 cặp giấy phép xâydựng, 02 cặp công văn, 01 cặp tờ trình, 01 cặp báo cáo, 02 cặp đề án + phiếuchuyển

- Các văn bản của năm 2010: do mới kết thúc quý 1 nên số lượng văn bảntrong các cặp hồ sơ là chưa nhiều

Tài liệu lưu hồ sơ tại phòng văn thư là nguồn chủ yếu để chuyển vào kholưu trữ quận định kỳ vào tháng 12 hàng năm Tuy nhiên việc lưu hồ sơ tại đâychưa được thực hiện tốt, việc ứng dụng tin học (Chương trình quản lý công văn-

hồ sơ công vụ) bên cạnh tạo ra những thuận lợi nhất định cũng đã gây ảnhhưởng trực tiếp đến việc lập và lưu hồ sơ Theo quy định thì hồ sơ khi được lập

phải đảm bảo mối liên hệ với nhau và giá trị của chúng phải tương đối đồng đều.Tại phòng văn thư, hồ sơ không được biên mục mà được bảo quản chung trongcác hộp, bất kể có giá trị như thế nào Các tài liệu được giữ nguyên thứ tự theo

số đăng ký, được bảo quản trong từng ngăn của tủ đựng tài liệu (mỗi ngăn đượcđánh dấu theo tên loại văn bản) và khi kết thúc năm hiện hành cán bộ văn thư sẽchuyển vào kho lưu trữ quận Đây là hạn chế cơ bản cần được khắc phục bới nóvừa gây ảnh hưởng đến việc xác định giá trị tài liệu vừa gây khó khăn và trởngại cho việc lưu trữ sau này

2 Quản lý văn bản đến

UBND quận Thanh Xuân là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhànước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội trên địa bàn, là chiếc cầu nối quantrọng giữa UBND thành phố và UBND các phường trên địa bàn quận Do đó, sốlượng và tên loại các văn bản đến UBND quận là rất lớn, đa dạng và được tập từnhiều nguồn khác nhau

Bảng số liệu thống kê văn bản đến của UBND quận Thanh Xuân :

2007 2008 2009

2 Quyết định 387 482 646 10 Kế Hoạch 156 148 207

(Nguồn: hệ thống quản lý văn bản phòng văn thư quận Thanh Xuân )

Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác quản lý văn bản đến tại UBNDquận Thanh Xuân có thể khái quát quy trình quản lý văn bản đến thành lưu đồnhư sau:

Phiếu xử lý vb đến (BM kèm theo tại phụ lục III)

2 Lãnh đạo VP

Phiếu xử lý vb đến

Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công việc V 1.5

4 Lđạo UBND quận

Phiếu xử lý vb đến

Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công việc V 1.5

* Việc tiếp nhận, phân loại văn bản đến; đóng dấu đến, ghi số và

ngày đến:

Trong quy chế làm việc của UBND quận Thanh Xuân, ban hành kèm theoquyết định số 1056/2006/QĐ-UBND quận Thanh Xuân ngày 29/06/2006 có quyđịnh rõ các văn bản được gửi đến UBND quận qua những đường khác nhau như

Đề xuất chuyển lãnh đạo UBND quận

Cập nhật ý kiến chỉ đạo và chuyển cho các

đợn vị liên quan

Theo dõi, gquyết công việc

Lưu hồ sơ

qua bưu điện, do thủ trưởng nhận trực tiếp, qua Fax… đều được chuyển tậptrung vào một đầu mối là phòng văn thư thuộc văn phòng UBND để tiếp nhận

và đăng ký

Văn bản khi được gửi đến được nhân viên văn thư kiểm tra bước đầu xemvăn bản có được gửi đúng địa chỉ hay không, đếm số lượng văn bản, kiểm trachất lượng bì đựng văn bản

Theo quy định về tiếp nhận văn bản cũng như ý kiến của cán bộ văn thưquận thì các văn bản khi đã có những sai sót như sai sót về thể thức, về nội dungthì sẽ được chuyển trả lại và nêu rõ lý do Song trên thực tế thực hiện thì cán bộvăn thư lại không thực hiện đúng Thực tập tại phòng Văn thư UBND, trong quátrình kiểm tra và trực tiếp thực hiện việc cập nhật văn bản vào hệ thống Chươngtrình quản lý, cho thấy có rất nhiều các văn bản khi có những sai sót về thể thức(đặc biệt là các đơn thư, có cả những văn bản do các phòng chuyên môn củaUBND Thành phố gửi đến như văn bản của Sở Xây dựng, Ban tiếp công dânthành phố…) các văn bản này không được cán bộ văn thư yêu cầu sửa đổi, bổsung mà vẫn được đăng ký và chuyển giao xử lý như đối với các văn bản hợp lệkhác Ngoài ra có những văn bản được gửi sai địa chỉ nhưng cán bộ văn thưcũng không có trách nhiệm thông báo hay gửi lại văn bản cho nơi đã gửi vănbản đến

Các văn bản gửi đích danh hoặc cho các phòng ban trong quận được cán

bộ văn thư tiếp nhận và chuyển ra các ngăn tủ phân phối văn bản tại hành langtầng 2 Thực tế cho thấy mặc dù quy định các phòng ban hàng ngày phải cử cán

bộ kiểm tra tủ và nhận các văn bản cho phòng mình nhưng theo quan sát tạị cácngăn tủ thì một số phòng chức năng chưa thực hiện đúng quy định.Ví dụ nhưphòng Thanh tra quận, Phòng quản lý đô thị tình trạng các văn bản không đượcnhân viên các phòng này tiếp nhận theo quy định hàng ngày xảy ra khá phổbiến

Các văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý vănbản đến và kẹp phiếu vào văn bản đến để chuyển đến lãnh đạo văn phòng cho ýkiến

* Ý kiến đề xuất của lãnh đạo Văn phòng

Việc đề xuất giải quyết văn bản đến chủ yếu do Chánh văn phòng quận(ông Chu Đình Động) thực hiện, trong trường hợp Chánh Văn phòng không cómặt thì sẽ do Phó chánh Văn phòng phụ trách nội chính (ông Vũ Tiến Dũng)thực hiện theo ủy quyền của Chánh Văn phòng

UBND QUẬN THANH XUÂN PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN

VĂN PHÒNG HĐND – UBND

Ngày tháng năm 2010 Văn phòng HĐND - UBND quận kính chuyển Văn phòng HĐND - UBND quận nhận và xin ý kiến chỉ đạo của đồng chí Chủ tịch được văn bản số: UBND quận

Của:

Nội dung:

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN

Ý kiến đề xuất của Văn phòng

Với khối lượng văn bản được chuyển đến UBND quận là rất lớn (đặc biệtvào các ngày đầu và cuối tuần, trong vòng một ngày Chánh văn phòng phải xử

lý từ 5 – 6 cặp văn bản cần xử lý) nên rất nhiều trường hợp các cặp văn bản do

cán bộ văn thư chuyển đến Chánh văn phòng không thể xử lý kịp và phải lưu lạiđến ngày hôm sau

* Đăng ký văn bản đến:

Sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng, văn bản sẽ đượcchuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi – đến(Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V 1.5 được áp dụng theo Quyếtđịnh của UBND thành phố Hà Nội từ 01/01/2004)

Các yếu tố được cập nhật vào hệ thống đăng ký bao gồm: loại văn bản, kýhiệu; ngày, tháng của văn bản; số, ký hiệu văn bản, nơi nhận; trích yếu nội dungvăn bản; người ký; số trang, số bản…

* Xem xét cho ý kiến giải quyết:

Căn cứ vào nội dung được đề cập trong văn bản đến, lãnh đạo UBNDquận sẽ có trách nhiệm xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công các phòng,ban, đơn vị thực hiện vào phiếu xử lý văn bản đến (Kèm theo tại phụ lục số III )

* Cập nhật ý kiến xử lý của lãnh đạo UBND quận và chuyển giao cho

các đơn vị liên quan:

Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND, cán bộ văn thư cập nhật ýkiến xử lý văn bản vào chương trình quản lý văn bản đi – đến và căn cứ vào ýkiến chỉ đạo giải quyết để chuyển giao, phân phối cho các phòng, ban đơn vị cóliên quan

Đối với các phòng đơn vị trực thuộc quận có kết nối mạng LAN thì sẽđược văn thư Scan văn bản và gửi qua chương trình Web chỉ đạo

Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư tiến hànhnhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận

Trong một số trường hợp, cán bộ trong các phòng ban trực thuộc quậncũng có thể nhận trực tiếp văn bản tại phòng văn thư UBND quận Trong tất cảcác trường hợp trên nhân viên văn thư đều có sổ bàn giao văn bản và được kýnhận cẩn thận, rõ ràng