II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC QL VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN
1.Hoàn thiện cụng tỏc thể chế
Yờu cầu này đặt ra trước hết đối với cỏn bộ lónh đạo UBND cũng như cỏn bộ lónh đạo khối Văn phũng UBND quận. Cỏc quy định cũng như yờu cầu về cụng tỏc văn thư – lưu trữ, trong đú cú nội dung nghiệp vụ quản lý văn bản cần được thể chế húa và hướng dẫn cụ thể trờn cơ sở phỏp luật và tuõn thủ cỏc quy định của phỏp luật hiện hành, đảm bảo cho cụng tỏc này được thực hiện một cỏch thống nhất và đạt chất lượng, hiệu quả cao.
Hiện nay, tại UBND quận cú một số nội dung cần được quy định và hướng dẫn cụ thể hơn bao gồm:
- Quy định rừ việc kiểm soỏt cũng như cơ chế chịu trỏch nhiệm của cỏn bộ, cụng chức khi khụng tuõn thủ hoặc khụng tuõn thủ đỳng, đầy đủ cỏc yờu cầu trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc. Điển hỡnh như trong quỏ trỡnh chuyển giao và phõn phối văn bản của nhõn viờn phũng văn thư hiện nay. Do những nguyờn nhõn về khỏch quan và chủ quan nờn trong nhiều trường hợp cỏc văn khụng được chuyển phỏt, phõn phối theo yờu cầu quy định (về thời gian, địa chỉ, thủ tục…) song lại khụng cú một quy định cụ thể nào về việc nhõn viờn văn thư đú phải cú phương thức khắc phục như thế nào, hỡnh thức và mức độ xử lý vi phạm ra sao nếu như tần suất, mức độ vi phạm ngày càng tăng…Điều này là nguyờn
nhõn khiến cho nhõn viờn văn thư vẫn duy trỡ thúi quen làm việc theo cảm tớnh và khụng rỳt kinh nghiệm cho bản thõn mỡnh.
- UBND quận cũng cần cú quy định rừ về thời hạn bảo quản cỏc tài liệu cũng như phương thức chỉnh lý cỏc tài liệu trong kho lưu trữ quận. Hiện nay, do chưa cú quy định cụ thể về thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu nờn cỏc tài liệu được bảo quản chung, khụng cú căn cứ để xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ. Nhiều tài liệu như cỏc Cụng văn, Tờ trỡnh… chỉ cần bảo quản trong thời gian ngắn nhưng vẫn chưa được điều chỉnh và lờn kế hoạch tiờu hủy. Vấn đề cần thực hiện là quy định thời hạn bảo quản xỏc định theo năm, tương ứng với tờn loại và giỏ trị tài liệu (vớ dụ cỏc loại cụng văn đề nghị, yờu cầu quy định thời hạn bảo quản cú thể chỉ là 2 năm, nhưng ngược lại đối với cỏc loại Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc thực hiện trờn cỏc lĩnh vực thỡ thời hạn cú thể quy định từ 10-15 năm…). Trờn cơ sở thời hạn bảo quản tài liệu được quy định thỡ việc chỉnh lý tài liệu cần đựơc thực hiện định kỳ 5 năm một lần. Hiện tại, UBND quận cần dự trự kinh phớ để ký hợp đồng với cơ quan, tổ chức cú nghiệp vụ về cụng tỏc lưu trữ để tổ chức chỉnh lý toàn bộ tài liệu hiện cú trong kho và sử dụng cỏc nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản tài liệu.
Ngoài ra, hững văn bản quy định, hướng dẫn cụng tỏc quản lý văn bản cũng cần được cập nhật, thay đổi để đảm bảo tớnh mới, phự hợp với cỏc quy định của phỏp luật (vớ dụ hiện nay UBND cần cập nhật, nắm vững và triển khai Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chớnh phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chớnh phủ về cụng tỏc văn thư).