II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC QL VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN
2.Về tổ chức bộ mỏy và nhõn sự
Phõn định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như trỏch nhiệm, cơ chế phối hợp trong hoạt động của UBND quận núi chung và trong cụng tỏc quản lý văn bản núi riờng. Điều này xuất phỏt từ việc cụng tỏc quản lý văn bản khụng chỉ thuộc về nhiệm vụ, trỏch nhiệm của một cỏ nhõn, đơn vị; quản lý văn bản là một quỏ trỡnh và nú liờn quan đến mọi cỏ nhõn, phũng, ban, đơn vị trong UBND quận, trong đú bộ phận văn phũng – văn thư, lưu trữ đảm nhận trỏch nhiệm
chớnh. Khi tiờu chuẩn đó được xõy dựng và ỏp dụng từ trờn xuống dưới sẽ tạo điều kiện cho việc giải quyết cụng việc được thực hiện liờn hoàn, thụng suốt; đồng thời khi cú những vi phạm xảy ra thỡ cú thể dễ dàng xỏc định được phần trỏch nhiệm của cỏ nhõn, cỏc bờn cú liờn quan. Vớ dụ: Hiện nay, theo quy định của UBND quận thỡ cỏc văn bản đến sau khi cỏc phũng, ban, đơn vị hoàn thành việc giải quyết văn bản sẽ phải lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ quận. Tuy nhiờn, thực tế cỏc phũng, ban đơn vị hoặc khụng thực hiện, hoặc thực hiện khụng tốt nhiệm vụ này, tỡnh trạng bú gúi cỏc văn bản, tài liệu tại phũng để phục vụ tra cứu khi cần thiết vẫn là phổ biến. Tỡnh trạng này hoàn toàn cú thể khắc phục nếu như UBND quận thiết lập và thực hiện những quy định cụ thể về trỏch nhiệm, hỡnh thức xử lý nghiờm minh đối với cỏc trường hợp vi phạm và khụng đỏp ứng so với yờu cầu, tựy thuộc vào mức độ vi phạm mà hỡnh thức xử lý cú thể là khiển trỏch, hạ bậc thi đua... đối với cỏc phũng, ban, đơn vị vi phạm.
Đội ngũ cỏn bộ, cụng chức tại UBND quận Thanh Xuõn, trong đú cú cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư – lưu trữ, những người chịu trỏch nhiệm chớnh trong cụng tỏc quản lý văn bản là những người đó được đào tạo qua cỏc trường lớp chuyờn ngành, được tuyển chọn kỹ lưỡng và phần lớn đều là những người đó cú thõm niờn trong cụng tỏc. Tuy nhiờn, với những hạn chế đó nờu ở phần trờn thỡ một số vấn đề đặt ra đối với UBND quận Thanh Xuõn như sau:
- Tổ chức biờn chế thờm 01 một nhõn viờn cú chuyờn ngành đào tạo về lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tỡnh trạng nhõn viờn ở phũng văn thư phải kiờm nhiệm cựng một lỳc hai chức năng là văn thư và lưu trữ. Trong khi đú, thực tế hiện nay nhõn viờn này mới chỉ cú chứng chỉ về nghiệp vụ lưu trữ nờn cụng việc thực hiện chỉ dừng lại ở việc đảm bảo vệ sinh, an toàn cho tài liệu và một phần tra cứu đơn giản chứ chưa cú khả năng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo yờu cầu chuyờn mụn.
- Để đảm bảo chất lượng, hiệu quả cụng việc thỡ vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn của đội ngũ cỏn bộ, cụng chức cũng cần được tiến hành theo định kỳ, thực hiện nghiờm tỳc và đảm bảo yếu tố chất lượng. UBND quận cần duy trỡ việc tổ chức định kỳ cỏc lớp tập huấn cho
cỏn bộ cụng chức 1 lần/ năm và những lần tập huấn đột xuất khi cú quy định mới của cấp trờn; cần lờn kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cụ thể trong đú xỏc định rừ trọng tõm đào tạo (cú thể là về cụng nghệ thụng tin; kỹ năng và kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản…), xỏc định cỏc đối tượng cần được đào tạo,… để trỏnh tỡnh trạng cỏc lớp học được tổ chức quỏ đụng, trong thời gian ngắn nờn nội dung kiến thức khụng thể truyền tải và tiếp thu theo như yờu cầu. UBND quận cú thể tổ chức cỏc lớp tại ngay trụ sở của UB và thuờ cỏc giỏo viờn về trực tiếp giảng dạy hoặc liờn hệ, liờn kết tiến hành việc đào tào, tập huấn nghiệp vụ tại cỏc cơ sở đào tạo chuyờn ngành như: ĐH Khoa học – xó hội và nhõn văn, HV Hành chớnh, CĐ Nội vụ…
Vấn đề tạo động lực làm việc cho cỏn bộ, cụng chức hiện nay cũng đang trở thành một nội dung quan trọng trong chớnh sỏch sử dụng cỏn bộ của khụng chỉ riờng một cơ quan, tổ chức nào. Do đú, đối với UBND quận Thanh Xuõn cũng cần cú sự quan tõm và đầu tư đỳng mức đến vấn đề này. Việc tạo động lực cho cỏn bộ, cụng chức liờn quan đến cả hai yếu tố vật chất – tinh thần và phương thức để thực hiện cũng rất đa dạng: xõy dựng văn húa cụng sở văn minh, hiện đại, tạo mụi trường làm việc thõn thiện, hiệu quả; thực hiện nghiờm chỉnh chế độ khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan, đơn vị; cú những phần thưởng về vật chất để động viờn, phỏt huy tớnh tớch cực đối với cỏc cỏ nhõn, đơn vị cú thành tớch xuất sắc, nổi bật trong cơ quan…Vớ dụ, với việc cỏc cỏn bộ thường xuyờn phải bố trớ thời gian để làm thờm giờ như cỏn bộ chuyờn trỏch tại phũng văn thư chẳng hạn thỡ UBND quận nờn bố trớ nguồn tài chớnh để phụ cấp ngoài giờ cho họ, mức phụ cấp cú thể là 300-400.000 đồng/ thỏng. Đú vừa để bự đắp những hao phớ về sức lực, vừa tạo ra những động lực nhằm khớch lệ tinh thần làm việc của họ.