Bờn cạnh những kết quả đó đạt được nờu trờn, trong cụng tỏc quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuõn cũng bộc lộ khụng ớt những tồn tại, hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện, bao gồm:
Trước hết, là về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cụng tỏc quản lý văn bản: phũng văn thư chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản, đõy là nơi diễn ra rất nhiều cỏc hoạt động, cú sự tham gia của nhiều phũng, ban đơn vị khỏc nhau trực thuộc quận. Trong khi đú, phũng văn thư UBND quận Thanh Xuõn lại được thiết kế với một diện tớch khỏ khiờm tốn. Vỡ vậy, trong rất nhiều trường hợp như cần tiếp nhận văn bản hay xin dấu, nộp tài liệu… mà cú nhiều phũng, ban, cỏ nhõn cú nhu cầu cần đỏp ứng thỡ tỡnh trạng phải chờ đợi lõu thường xuyờn xảy ra, hơn nữa cũn tạo nờn bầu khụng khớ ngột ngạt khi với diện tớch đú cỏn bộ văn thư vừa phải sắp xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế sắp đặt cỏc thiết bị phục vụ cụng tỏc của mỡnh…vớ dụ như cỏc tủ đựng tài liệu lưu trữ hiện hành nhỏ trong khi số lượng cỏc văn bản tài liệu cần lưu trữ lại rất lớn nờn dẫn đến hiện tượng cỏc cặp hồ sơ bị sắp xếp chồng chộo lờn nhau.
Thứ hai, về đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư – lưu trữ tại UBND quận Thanh Xuõn: với tớnh chất của một cơ quan thực hiện cụng tỏc quản lý một cỏch thường xuyờn, liờn tục, đảm bảo làm cầu nối liờn kết giữa UBND Thành phố và UBND cỏc phường trong quận cũng như mối quan hệ với cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn khỏc, tại UBND quận Thanh Xuõn ,khối lượng văn bản đi – đến phỏt sinh là rất lớn. Trong khi đú, cỏn bộ phũng văn thư chỉ được bố trớ 02 người. Với lực lượng cỏn bộ được bố trớ mỏng như hiện nay đó gõy ra những trở ngại rất lớn trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của cỏn bộ núi chung và ảnh hưởng đến chất lượng của cụng tỏc quản lý văn bản núi riờng. Với ỏp lực cụng việc lớn khiến cho tỡnh trạng tỡnh trạng kiờm nhiệm xảy ra tương đối thường xuyờn, văn bản chậm được cập nhật, chuyển giao và giải quyết. Ngoài ra, đõy là vấn đề cũng làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cụng việc của cỏn bộ nhõn viờn, khi phải ụm đồm quỏ nhiều cụng việc họ rất dễ nảy sinh tõm lý chản nản, mệt mỏi nếu như khụng cú biện phỏp khuyến khớch và tạo động lực làm việc cho họ.
Thứ ba, vấn đề thực hiện và đảm bảo quy trỡnh quản lý văn bản cũng tồn tại một số vấn đề cần khắc phục như:
Số lượng cỏc văn bản bị sai về thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản cũn khỏ nhiều và chưa được khắc phục một cỏch triệt để, thậm chớ qua khảo sỏt cho thấy cú những văn bản thiếu hẳn nội dung trớch yếu. Tuy nhiờn, cỏc văn bản này khụng những khụng được gửi lại để cỏc phũng, ban, đơn vị chịu trỏch nhiệm soạn thảo sửa chữa, bổ sung mà vẫn được ký ban hành, đăng ký và chuyển giao như cỏc văn bản hợp lệ khỏc.
Việc thu thập, sắp xếp và lập hồ sơ chưa được quan tõm đỳng mức, tỡnh trạng văn bản, tài liệu bị thất lạc hay tồn đọng, chậm được giải quyết vẫn cũn xảy ra.
Chương trỡnh phần mềm quản lý văn bản phục vụ cụng tỏc quản lý văn bản bằng mỏy tớnh bờn cạnh những ưu điểm mang lại thỡ cũng bộc lộ những hạn chế nhất định: trong trường hợp mất điện hay mỏy tớnh gặp phải sự cố làm cho cụng việc bị ngắt quóng, tài liệu cú thể bị mất nếu khụng được bảo mật an toàn, … và để cú thể khắc phục cỏc sự cố này sẽ phải cú sự đầu tư về thời gian, cụng sức, tài chớnh,…
Tài liệu trong kho lưu trữ chưa được tổ chức khoa học, khối lượng tài liệu lưu trữ khụng được chỉnh lý định kỳ hàng năm; một số đơn vị vẫn chưa thực hiện đỳng cỏc quy định của Nhà nước, của UBND Thành phố và của UBND quận về chế độ nộp lưu tài liệu.
Trờn đõy là một số những mặt tồn tại, hạn chế cơ bản trong cụng tỏc quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuõn. Nhỡn chung cú những tồn tại, hạn chế đú là do những nguyờn nhõn chủ yếu sau đõy:
- Nhận thức về tầm quan trọng của cụng tỏc văn thư núi chung và quản lý văn bản núi riờng ở một số đơn vị, phũng, ban cũng như ở một bộ phận cỏn bộ, cụng chức cũn yếu và chưa sõu sắc. Do đú việc dành sự quan tõm, đầu tư đỳng mức cho cụng tỏc này chưa đỏp ứng được so với cỏc yờu cầu đặt ra.
- Vẫn cũn thiếu cỏc văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của cụng tỏc quản lý văn bản như: lập hồ sơ cụng việc, lưu trữ hiện hành,
ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu,… Điều này đó đó một phần gõy khú khăn, hạn chế cho việc triển khai cỏc nội dung cụng việc.
- Việc đầu tư kinh phớ cho việc chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị phục vụ cụng tỏc văn thư – quản lý văn bản cũn nhiều khú khăn.
Ngoài ra, cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng cỏc nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ cho cỏc cỏn bộ, cụng chức quận vẫn chưa đạt yờu cầu. Hàng năm UBND quận cú tổ chức cỏc lớp học song do kinh phớ tổ chức hạn chế, cỏc lớp thường được tổ chức với số lượng quỏ đụng, trong thời gian ngắn nờn khụng truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yờu cầu.