II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CễNG TÁC QL VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN
5.Tăng cường cụng tỏc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện cụng tỏc quản lý văn bản
chung và UBND quận Thanh Xuõn núi riờng. Qua thực tế khảo sỏt cho thấy những hạn chế chủ yếu trong cụng tỏc quản lý văn bản đều liờn quan đến đội ngũ cỏn bộ, cụng chức: chưa thực sự sõu sỏt trong cụng việc, tổ chức nhõn sự khụng đồng nhất, chức năng chuyờn mụn cũn chồng chộo, trựng lặp… Chớnh điều này đó ảnh hưởng đến chất lượng cụng tỏc quản lý văn bản núi riờng và sự vận hành thụng suốt của quỏ trỡnh quản lý tại Ủy ban núi chung. Do đú yờu cầu cần phải chuẩn húa trong cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ, cụng chức; đồng thời mỗi đơn vị trong UBND quận phải luụn luụn cú ý thức đỏnh đỏnh giỏ nhiệm vụ mới của mỡnh, tổng kết những gỡ đó làm được, những gỡ cũn tồn đọng và định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nõng cao chất lượng, hiệu quả cụng tỏc phục vụ. Trong đổi mới, vấn đề cơ bản là cần cõn nhắc kỹ lưỡng đổi mới khõu nào trước và từng bước nõng cao như thế nào. Hiện nay, UBND quận Thanh Xuõn đó và đang triển khai ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hoạt động của văn phũng . Đõy là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu húa và nõng cao chất lượng phục vụ của văn phũng, đúng gúp tớch cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chớnh trị và chuyờn mụn của cơ quan; tạo ra sự chuyển biến đột phỏ vào chất lượng phục vụ và mang lại phong cỏch làm việc khoa học, hiệu quả hơn. Tuy nhiờn, để cú thể đạt được thành cụng thực sự thỡ cần thiết phải xõy dựng một lộ trỡnh phự hợp cho việc ỏp dụng: lập kế hoạch đào tạo chuyờn mụn, khảo sỏt hệ thống tổ chức hiện hành, đẩy mạnh cụng tỏc đỏnh giỏ nội bộ… đồng thời cần cú sự đầu tư, chuẩn bị những nguồn lực cần thiết để triền khai và phục vụ tốt nhất cho cụng tỏc này.
5. Tăng cường cụng tỏc thanh tra, kiểm tra việc thực hiệncụng tỏc quản lý văn bản cụng tỏc quản lý văn bản
Tại UBND quận Thanh Xuõn việc thanh tra và kiểm tra về văn bản được thực hiện bởi Văn phũng UBND thành phố và phũng Tư phỏp quận. Tuy nhiờn, tớnh thường xuyờn cũng như chất lượng của cụng tỏc này chưa đạt yờu cầu, bởi trờn thực tế những yếu kộm liờn quan đến thể thức trỡnh bày văn bản, chất lượng nội dung cỏc văn bản vẫn cũn tồn tại và chậm được khắc phục. Phũng Tư phỏp quận hiện nay cú 05 biờn chế và 01 cỏn bộ hợp đồng trong khi phải đảm nhận cỏc nhiệm vụ cụng tỏc tư phỏp theo luật định. Ngoài ra phải đảm nhận nhiều cụng tỏc khỏc do quận ủy, UBND quận giao như cụng tỏc giải phúng mặt bằng, xử lý vi phạm hành chớnh trong lĩnh vực đất đai và trật tự xõy dựng. Đõy là nguyờn nhõn khiến cho thời gian dành cho cụng tỏc kiểm tra văn bản chưa nhiều, điều này ớt nhiều ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả của hoạt động kiểm tra văn bản. Do đú, trong thời gian tới UBND quận, đặc biệt là phũng Tư phỏp quận cần đảm bảo thiết lập đội ngũ cỏn bộ chuyờn trỏch, chỳ trọng đẩy mạnh tổ chức thực hiện cụng tỏc này nhằm phỏt hiện những sai sút về văn bản núi riờng và trong quỏ trỡnh quản lý văn bản núi chung, đồng thời nghiờn cứu những giải phỏp thiết thực để điều chỉnh, khắc phục và loại bỏ những sai sút đú.