MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6.Phương pháp nghiên cứu 4 7.Bố cục của đề tài 4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 7 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 7 1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ. 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ. 7 3.Cơ cấu tổ chức và các phòng ban của UBND quận Tây Hồ. 8 II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ. 14 1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 14 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòngHĐND UBND quận Tây Hồ. 14 2.1.Chức năng của văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 15 2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 15 2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 17 3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và chuyên viên phòng văn thư. 20 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 I.Công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 24 1.Tổ chức biên chế cán bộ 24 2.Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 24 3.Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 26 4. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND Quận Tây Hồ 27 II. Thực trạng công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ 27 1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 27 2.Xác định giá trị tài liệu 28 3.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29 4.Công tác bảo quản tài liệu 30 5.Công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ 32 6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 33 7. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I.Nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 36 1.Ưu điểm 36 2.Nhược điểm 38 3.Nguyên nhân 40 II. Đề xuất, kiến nghị 41 1.Đề xuất 41 1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 41 1.2.Về nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính 41 1.3.Về công tác văn thư 42 1.4.Về công tác lưu trữ 42 2.Kiến nghị 43 2.1. Đối với UBND quận Tây Hồ 43 2.2. Đối với phòng Văn thư – Lưu trữUBND Quận 44 2.3. Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 44 B.KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu .4 7.Bố cục đề tài GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.Chức UBND quận Tây Hồ .7 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ .7 3.Cơ cấu tổ chức phòng ban UBND quận Tây Hồ II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ 14 1.Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 14 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòngHĐND &UBND quận Tây Hồ 14 2.1.Chức văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ 15 2.2.Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ .15 2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ 17 Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng chuyên viên phòng văn thư 19 PHẦN II .24 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I.Công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ .24 1.Tổ chức biên chế cán 24 2.Tổ chức đạo công tác lưu trữ 24 3.Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan 26 Tình hình cán làm công tác lưu trữ UBND Quận Tây Hồ 27 II Thực trạng công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ .27 1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 27 2.Xác định giá trị tài liệu 28 3.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29 4.Công tác bảo quản tài liệu 30 5.Công tác thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ .32 6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 33 Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 35 PHẦN III 36 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I.Nhận xét, đánh giá chung công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ 36 1.Ưu điểm 36 2.Nhược điểm 38 3.Nguyên nhân 40 II Đề xuất, kiến nghị 41 1.Đề xuất .41 1.1.Công tác soạn thảo ban hành văn 41 1.2.Về nhiệm vụ lãnh đạo công tác hành 41 1.3.Về công tác văn thư 42 1.4.Về công tác lưu trữ 42 2.Kiến nghị .43 2.1 Đối với UBND quận Tây Hồ 43 2.2 Đối với phòng Văn thư – Lưu trữUBND Quận 44 Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 44 B.KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC .1 PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 05 Viết tắt CT PCT HĐND & UBND VP VTLT Nguyễn Thị Thanh Tâm Nghĩa Chủ tịch Phó chủ tịch Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng Văn thư lưu trữ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Thực tập nội dung quan trọng trình đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây thời gian quan trọng trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, bổ ích, qua nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động quan, tổ chức thực tế Trong thời gian học tập trường em trang bị kiến thức Quản trị văn phòng nói chung Tuy nhiên, kiến thức mang tính sở lý luận, lý thuyết.Đợt thực tập giúp cho em có hội thực lý thuyết vào công việc cụ thể, so sánh lý luận học vào với thưc tiễn Được giới thiệu Khoa Quản trị Văn Phòng đồng ý Lãnh đạo Quận em có hội thực tập Văn Phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ.Tại em tiếp cận với thực tế để học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với môi trường – môi trường làm việc quan – văn hóa công sở, rèn luyện tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút nhiều học kinh nghiệm trình làm việc Trong thời gian thực tập em tìm hiểu trực tiếp tiếp xúc làm quen với công việc với hướng dẫn thầy cô khoa Quản trị văn phòng chị phòng Văn thư Lưu trữ em xin lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác tổ chức lưu trữ Văn Phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ” cho báo cáo thực tập Qua báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô khoa Quản trị Văn Phòng đặc biệt ThS.Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp đề tài; Lãnh đạo UBND Quận Tây Hồ anh chị chuyên viên phòng Văn thư lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ cho em thời gian thực tập hoàn thiện bào báo cáo Dưới báo cáo thực tập em với đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức lưu trữ UBND Quận Tây Hồ” Dù cố gắng song với Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình độ nhận thức non kém, kinh nghiệm chưa nhiều nên báo cáo nhiều thiếu xót hạn chế định Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp, nhận xét từ thầy cô cán đơn vị thực tập để báo cáo em hoàn thiện 1.Lý chọn đề tài Trong công xây dựng đất nước tiến tới thời đại công nghiệp hóa,hiện đại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu người phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử…đặc biệt việc trao đổi thông tin văn ngày phát triển hơn, trở thành phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nhà nước nói chung tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng để có nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ coi di sản quý báu quốc giakhông thể thiếu hoạt động quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị -xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…làm tốt công tác lưu trữ góp phần giải công việc quan đơn vị cách nhanh chóng, xác Sự đời công tác lưu trữ công tác văn phòng khâu nghiệp vụ vô quan trọng, tập trung, thống phản ánh mặt kết đạt quan tổ chức Chính vậy, công tác văn thư -lưu trữ ngày phát triển, coi trọng xã hội Quận Tây Hồ địa phương đầu thực chủ trương cải cách hành nhà nước, Quận áp dụng mô hình cửa đạt thành công định.Hằng ngày, VP UBND Quận phải tiếp nhận xử lý nhiều văn đến ban hành văn đi.Vì vậy, quy trình quản lý xử lý văn có hiệu góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước địa bàn quận Vậy nên tài liệu lưu trữ coi di sản Quốc gia nói chung UBND quận nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ giúp quan, đơn vị giải công việc cách nhanh Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chóng xác cao Với lý nên em định chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức lưu trữ UBND Quận Tây Hồ” hy vọng người đọc hiểu rõ vai trò quan trọng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ để cung cấp tài liệu phục vụ cho hoạt động giải công việc quan nói chung, UBND quận Tây Hồ nói riêng Mục tiêu đề tài Khảo sát công tác Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ sâu vào nghiên cứu tìm hiểu nội dung công tác tổ chức lưu trữ như: - Công tác thu thập bổ sung tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu Công tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Nhận xét ưu điểm, nhược điểm công tác tổ chức lưu trữ Từ rút nhận xét, đánh giá đóng góp số ý kiến công tác tổ chức tài liệu lưu trữ.Ngoài đưa biện pháp để nâng cao công tác tổ chức lưu trữ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức lưu trữ UBND quận Tây Hồ nên đối tượng phạm vi nghiên cứu chủ yếu thực trạng công tác tổ chức lưu trữ UBND Quận công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu… Nguồn tài liệu tham khảo - Quy định công tác văn thư lưu trữ UBND Quận Tây Hồ ban hành kèm theo định số 1479/1998/QĐ –UB ngày 14/11/1998 - Báo cáo công tác văn thư lưu trữ Quận Tây Hồ năm 2015 - Nguồn tài liệu khác sách, báo mạng, trang web Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đề tài công tác tổ chức lưu trữ khai thác nhiều báo cáo, khóa luận trước như: - Luận văn lư trữ học công tác văn thư lưu trữ văn phòng HĐND & Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND Quận Tây Hồ - Báo cáo thực tập: Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội 6.Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp khảo sát thực tiễn: Sử dụng phương pháp nghiên cứu, tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, với người trực tiếp thực công tác tổ chức lưu trữ Qua đưa nhận xét thực tế đắn đầy đủ, khái quát - Phương pháp so sánh, đối chiếu: Nhờ phương pháp này, có nhìn khách quan hơn, toàn diện công tác tổ chức tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ trước sau áp dụng công nghệ tin học vào công tác nghiên cứu tra tìm - Phương pháp vấn trực tiếp: Đây phương pháp cần thiết quan trọng trình thực đề tài Nhờ phương pháp nên có nhận định, đánh giá khách quan cho đề tài 7.Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, Kết luận, Danh mục chữ viết tắt, Phụ lục Nội dung đề tài chia làm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND Quận Tây Hồ Phần II: Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu UBND Quận Tây Hồ Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ đơn vị hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ngày 28/10/1995 UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn từ ngày 01/1/1996.Là điểm thành lập từ đầu UBND quận Tây Hồ nhận lãnh đạo đạo sát Đảng, Chính quyền quan tâm giúp đỡ sở ban ngành Thành phố Hà Nội Và quận tương đối thuận lợi cho phát triển ngành kinh tế, đặc biệt phát triển thương mại,du lịch, dịch vụ Hình ảnh UBND quận Tây Hồ Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ nằm vị trí phía Bắc Thủ đô Hà Nội với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọn địa giới quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Quận Tây Hồ thành lập năm 1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội Sau 18 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa Thủ đô Hà Nội Theo định hướng phát triển thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố Trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm Thành phố Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ, để thúc đẩy nhanh phát triển Kinh tế - Xã hội quận nói riêng thủ đô Hà Nội nói chung PHẦN I Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn phòng nơi thu thập thông tin nhanh nhất, đóng vai trò quan trọng việc quản lý hành quan nói chung Công tác văn thư văn phòng phụ trách văn phòng đầu não công tác văn thư, công tác văn thư nơi thu thập thông tin quận nên đạt yêu cầu thu thập thông tin nhanh chóng, đầy đủ xác Như việc chuyển giao văn đến tiếp nhận loại công văn , thư báo hàng ngày để đăng ký vào sổ quản lý, trình lãnh đạo cho ý kiến để phân phối kịp thời quan có trách nhiệm xử lý Mặc dù khối lượng công văn đến quan khác nhiều việc quản lý dấu để đóng lên văn luật định, xác, cho số đăng ký, thời gian, đơn vị ban hành, phát hành công văn, quản lý văn văn thư phân công rõ rang người việc – quản lý công văn đến, quản lý dấu ban hành văn đi, lập hồ sơ hành đảm bảo công tác thông tin tốt Cán văn thư xếp hợp lý Và kết luận công tác văn thư phận quan trọng thiếu quan liên quan đến nhiều cán từ thủ trưởng đến nhân viên nơi tiếp khách làm việc với quan * Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ Quận vào nề nếp, chặt chẽ khoa học, bước giúp việc bào quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu Với việc áp dụng phương án phân loại tài liệu phương án “thời gian – mặt hoạt động”, sở lý luận thực tiễn việc xác định phương án phân loại; dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức tình hình hoạt động VP HĐND UBND Căn vào thực trạng, đặc điểm, khối lượng thành phần tài liệu văn phòng, việc áp dụng phương án hoàn toàn hợp lý,tạo điều kiện cho việc bổ sung, hoàn thiện, thống phông lưu trữ văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ Đảm bảo hình thành tự nhiên tài liệu giúp cho việc hệ thống hóa tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phông hoàn thiện, phát huy tối đa Nguyễn Thị Thanh Tâm 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu đạt tài liệu lưu trữ, giúp cho việc kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất quan phòng đơn giản khách quan Có thành công Thường trực UBND quận thường xuyên giám sát, đạo hoạt động UBND với quy định, chủ trương, đương lối cấp công tác văn thư – lưu trữ UBND Quận xây dựng tổ chức thành công hoạt động mô hình “Một cửa”, xây dựng ban hành quy chế làm việc hợp lý khoa học đảm bảo phối hợp chặt chẽ phòng, ban việc thực chức quản lý Ngoài ra, thiếu quản lý lãnh đạo văn phòng trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên viên nhân viên văn phòng đặc biệt cán văn thư – lưu trữ 2.Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm văn phòng UBND quận Tây Hồ tồn số hạn chế cần khắc phục: * Công tác văn phòng: Dưới lãnh đạo UBND Quận Văn Phòng hoạt động quản lý nhiều mặt nên hàng ngày khối lượng thông tin ngày nhiều, đòi hỏi người có nhiệm vụ văn phòng phải theo sát công việc Nhưng Văn phòng số thiếu sót như: Hiện tượng văn chồng chéo, trùng lặp chức năng, nhiệm vụ số phòng ban Hơn trình độ số công chức có hạn chế nên mắc phải sai lầm nhỏ Trang thiết bị văn phòng nhiều lạc hậu cũ chưa đáp ứng nhu cầu nhanh gọn công việc Thỉnh thoảng việc tổng hợp thông tin chuyên viên thiếu sót chưa xác Việc sử lý thông tin chưa chiệt để dẫn đến tình trạng thông tin không sai lệch * Công tác văn thư: Tình trạng văn ban hành có số văn chưa tuân thủ Nguyễn Thị Thanh Tâm 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định Nhà nước nội dung mặt thể thức văn VD: Có nhiều văn phòng ban chuyên môn soạn thảo, yếu tố thể thức ngày tháng năm hay phần trích yếu nội dung không rõ rang, điều gây khó khăn lớn cho nhân viên văn thư thực việc đăng ký văn vào chương trình quản lý văn máy tính Một số văn gạch chân tiêu ngữ, quan ban hành văn bản; phòng soạn thảo văn không ghi tên quan chủ quản Có nhiều văn gửi đến quan không qua phận văn thư mà lại gửi thẳng tới phòng ban cá nhân nhận theo địa ghi bì làm cho công tác quản lý văn gặp nhiều khó khăn Hiện nay, văn thư sử dụng sổ Đăng ký văn để ghi số văn cho đơn vị, việc lấy số bị sai sót như: đăng ký nhầm sổ, lấy sai số, thiếu số, trùng số Trong số trường hợp sau đóng dấu chuyên viên không đưa gốc cho phận văn thư dẫn đến tình trạng tài liệu, khó khăn cho việc bảo quản tài liệu Việc áp dụng chương trình quản lý văn máy tính tính định tồn số hạn chế: Các trang thiết bị, máy móc văn phòng gặp trục trặc, ảnh hưởng virus làm cho trình đăng nhập chậm lại; nhiều lúc bị lỗi mạng gây chậm trễ việc truyền văn tới đơn vị, quan, đơn vị mạng văn chuyển qua giao thông (UBND quận bố trí 02 nhân viên làm công tác chuyển văn quan) văn không chuyển mà tồn quan Tốc độ xử lý văn phần mềm chưa tối đa Một điều đáng nói UBND chưa áp dụng hệ thống chữ ký điện tử vào văn nên việc truyền nhận văn mạng không đồng với việc truyền nhận theo cách thông thường Tại phận văn thư khối lượng công việc lớn, số lượng văn Nguyễn Thị Thanh Tâm 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình thành ngày nhiều cần phải giải nhanh chóng nên số nghiệp vụ thực chưa xác VD: Quá trình đóng dấu văn bản, số văn dấu đóng bị nhòe, bị mờ không rõ thông tin dấu, dấu đóng bị lệch Tại phận văn thư nhân viên làm việc với áp lực công việc cao, đôi lúc khó tránh khỏi việc ảnh hưởng tới tâm lý nhân viên dẫn tới tình trạng mối quan hệ nhân viên với cá nhân tổ chức đến lien hệ công việc chưa tốt Các cán văn phòng thường xuyên phải công tác, tập huấn làm cho văn xem xét giải chậm trễ Gây dồn công việc sau cán tập huấn, công tác dẫn tới tình trạng chất lượng giải văn không đảm bảo * Công tác lưu trữ: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, nhiều tài liệu chưa giao nộp hết thời gian Việc giao nhận tài liệu sử dụng hình thức miệng, quen biết xếp định, bỏ qua khâu nên dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến bí mật quan Tuy xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ Văn phòng, với thành phần, số lượng tài liệu phòng việc xác định phương án phân loại “thời gian – mặt hoạt động” tồn số hạn chế nhỏ như: có đôi phần tài liệu chia theo nhóm, mặt hoạt động chưa hợp lý, đầy đủ; mục, phần phương án chưa thực khoa học, ngắn gọn xúc tích dẫn đến việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu có số thành phần tài liệu trùng thừa lặp nhóm, mục phân chia 3.Nguyên nhân Hoạt động quản lý hành Nhà nước UBND Quận nói chung Văn phòng HĐND – UBND nói riêng công tác văn thư điều Nguyễn Thị Thanh Tâm 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiếu quan, quan UBND Quận mang tính tập trung, thông tin,công văn đến, đóng dấu, lập hồ sơ hành Văn thư quản lý điều hành nên có số thiếu sót nhận thức cán văn thư chưa quán triệt đồng Nhiệm vụ mà Văn phòng giao cho cán gọi chung quản trị văn phòng Nên quản trị văn phòng nơi tổng hợp xử lý thông tin nhiều có nhiều thiếu sót kể II Đề xuất, kiến nghị 1.Đề xuất 1.1.Công tác soạn thảo ban hành văn Cần phối hợp với phòng, ban, đơn vị thường xuyên rà soát, kiểm tra thể thức ban hành văn bản, sửa đổi bổ sung văn hết hiệu lực, cần nắm bắt thông tin văn nhà nước thông qua phương tiện thông tin đại chúng, công báo… 1.2.Về nhiệm vụ lãnh đạo công tác hành Lãnh đạo chuyên môn nói riêng Lãnh đạo quan nói chung nên phối hợp với để làm tốt công tác hành chính, cần thống có thống cao công tác đạo, điều hành hoạt động chung phòng ban Xây dựng chế làm việc mới, đại để làm tốt quy trình tiến hành hoạt động hành xây dựng chương trình đổi theo quy định áp dụng vào phòng ban cụ thể, tiến hành khoảng thời gian định Từ xác định vấn đề phát sinh trình thực theo chiều hướng tốt hay xấu rút kinh nghiệm để xây dựng kế hoạch hoàn thiện Thêm nữa, việc quản lý, điều hành, đôn đốc nhắc nhở nhân viên làm việc quy định, nhà Lãnh đạo văn phòng nên có phương pháp động viên tinh thần cho nhân viên có sách khen thưởng với cá nhân đơn vị có tinh thần làm việc cao; động viên cán có đề xuất phương thức hoạt động hành Nguyễn Thị Thanh Tâm 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng nên tạo điều kiện để cán làm công tác văn phòng tham gia lớp đào tạo chuyên sâu chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng, đáp ứng ngày cao công việc văn phòng xu hội nhập Thường xuyên kiểm tra hoạt động phận thuộc văn phòng, có quy định khen thưởng kỷ luật cán công chức văn phòng 1.3.Về công tác văn thư UBND quận Tây hồ cần nhanh chóng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư quận Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình phát triển quan Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư qua để thấy vai trò quan trọng cán văn thư trình giải công việc Trong việc đào tạo cán bộ, công chức làm công tác văn thư phải chuyên ngành Để nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ cho hoạt động quản lý Bộ công cải cách hành nói chung việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư văn thư kiêm nghiệm quận Đối với cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008, tin học ứng dụng… Thực tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Quận 1.4.Về công tác lưu trữ Văn phòng nên có thêm cán lưu trữ chuyên trách mảng lưu trữ quan để tổ chức lưu giữ tài liệu tốt Nâng cao hiệu công tác lưu trữ, trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản tài liệu tránh trường hợp tài liệu bị rách nát, hư hỏng nấm mốc Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán lưu trữ nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt công tác lập hồ Nguyễn Thị Thanh Tâm 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sơ có chất lượng tốt Đồng thời Quận cần có văn quy định rõ yêu cầu công tác lập hồ sơ nộp hố sơ vào lưu trữ quan cho đơn vị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý tài liệu Phòng Lưu trữ Ngoài Phòng lưu trữ cử cán đến đơn vị để hướng dẫn công tác lập hồ sơ 2.Kiến nghị 2.1 Đối với UBND quận Tây Hồ a.Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị phục vụ công tác văn thư + Để công tác văn thư – lưu trữ đạt hiệu cao Thủ trưởng quan phải quan tâm đến việc bổ sung, sửa chữa trang thiết bị văn phòng, tăng cường đầu tư loại máy móc đại Cần trọng việc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng phương tiện cất giữ bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng tài liệu hại khác Nên bố trí kho lưu trữ phòng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu Tách phòng đọc riêng, không để độc giả ngồi đọc kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật tài liệu lưu trữ + Xây dựng mở rộng phòng văn thư, phòng lưu trữ quy mô hơn, xây dựng mô hình chỗ làm việc văn thư cần khép kín, tránh tình trạng cán đến làm việc với văn thư, lưu trữ tự vào khu vực làm việc + Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác văn thư nhiều để công tác văn thư tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật, hiên đại Phối hợp với chuyên gia, kỹ sư phần mềm để xây dựng phần mềm quản lý có chất lượng đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội b.Tăng cường đầu tư cho yếu tố người Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần đầu tư cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức Thường xuyên cử cán bộ, công chức tham gia lớp tập huấn đào tạo quy trình nghiệp vụ công tác ban hành Nguyễn Thị Thanh Tâm 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kỹ thuật soạn thảo văn bản; quy trình quản lý văn đơn vị, quan, công tác lập hồ sơ Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho cán công chức cần phải làm thường xuyên, có chương trình kế hoạch cụ thể, cần có quan tâm đánh giá, khen thưởng kỷ luật cán công chức Tổ chức kiểm tra giám sát đánh giá việc thực nghiệp vụ chuyên môn cán Công tác cần thực với quy định nhà nước, mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán làm việc phòng văn thư nói riêng toàn quan nói chung 2.2 Đối với phòng Văn thư – Lưu trữUBND Quận - Hiện nay, phòng văn thư UBND quận chưa có chỗ ngồi khép kín, cán đến làm việc với văn thư tự vào khu vực làm việc văn thư Cần tổ chức chỗ làm việc hợp lý, bố trí, xếp chỗ làm việc theo quy trình công việc hoàn thiện điều kiện lao động - Việc quản lý văn cần đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm quy trình Nhà nước Các khâu trình ký, kiểm tra lại thể thức, đóng dấu, đăng ký chuyển giao, xếp, bảo quản phục vụ lưu cần tiến hành nhanh chóng, xác khoa học để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng quan - Năm 2006, UBND quận xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, nhiên thời gian sử dụng lâu, số nội dung phần mềm không phù hợp với yêu cầu thực tế công việc đòi hỏi phải nâng cấp phần mềm UBND quận nghiên cứu, xem xét để có kế hoạch nâng cấp phần mềm thời gian sớm 2.3 Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trước thực tế đợt thực tập em xin có số đề xuất với nhà trường để nâng cao hiệu đợt thực tập sau: - Nhà trường tổ chức thực buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến quan điển hình phong cách kỹ làm việc, bố trí Nguyễn Thị Thanh Tâm 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng việc, cách xếp tài liệu, cách ứng xử giao tiếp văn hóa công sở, để sinh viên nắm bắt cách khái quát bước áp dụng thực công tác văn thư sau - Nhà trường thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với môi trường bên nhiều hơn, trau kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường không bị bỡ ngỡ - Nâng cao chất lượng giảng dạy nhà trường, thực phương châm “học đôi với hành”, “lý thuyết gắn liền với thực tế” em mong nhà trường thường xuyên tạo điều kiện hội thực tế để sinh viên hình dung phần nội dung học, cọ xát với thực tế thông qua xác định tầm quan trọng môn học mà nhà trường cố gắng truyền đạtvà từ chúng em xác định công việc tương lai Nguyễn Thị Thanh Tâm 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.KẾT LUẬN Sauhai tháng thực tập Văn phòng HĐND &UBND Quận Tây Hồ, thời gian dài có ý nghĩa thực với thân em,để lại lòng em nhiều ấn tượng sâu sắc, giúp em có thêm niềm tin trưởng thành Qua thực tế phòng văn thư lưu trữ em nắm rõ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Ủy ban văn phòng HĐND & UBND.Em hiểu tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ việc quản lý hành UBND quận nói riêng Nhà nước nói chung Được tìmThực quy trình công tác quản lý văn đến quan hành nhà nước,làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học vào thực tế Em tiếp xúc với đội ngũ cán trẻ trung, động, nhiệt huyết với công việc, có đầy đủ lực chuyên môn, nghiệp vụ Được giúp đỡ, bảo thầy cô trường, thầy cô khoa Quản trị Văn Phòng Bên cạnh đó, không nhắc tới nhắc nhở, bảo ban giúp đỡ cán UBND quận Tây Hồ, đặc biệt chị làm việc phòng Văn thư Lưu trữ nơi em thực tập giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Từ nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chuyên ngành ngành Quản trị Văn phòng, sở để em có hội vận dụng kiến thức nghiệp vụ, chuyên môn vào thực tiễn, trang bị thêm cho em kiến thức sâu rộng ngành Vănphòng Em tiếp cận sử dụng thiết bị văn phòng đại giúp ích việc quản lý, thực khâu nghiệp vụ nhanh chóng, xác Ngoài em học hỏi thêm công việc bên chuyên ngành như: tiếp khách, đãi khách, cách giao tiếp nơi công sở, có thêm kinh nghiệm việc giải tình huống, Từ đây, em nhận thấy tầm quan trọng đợt thực tập, giúp em nhiều việc hình dung công việc tương lai Trong thời gian làm báo cáo thân em cố gắng kinh nghiệm thực tế, kiến thức thân nhiều hạn chế nên báo Nguyễn Thị Thanh Tâm 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cáo không tránh khỏi thiếu xót, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định đồng thời chưa thể nhìn sâu để có nhận xét nhìn nhận bao quát đắn Kính mong cán văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ, thầy cô giáo bạn đóng góp ý kiến để báo cáo cách nhìn nhận, nghiệp vụ thân em hoàn thiện Qua đây,cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Ban giám hiệu,các thầy cô giáo trường nói chung, khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện thuận lợi cho em có môi trường học tốt, hoàn thành tốt phần tiếp thu lớp làm tảng cho đợt thực tập Em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến cấp lãnh đạo ban ngành, toàn thể cán bộ, anh chị Văn phòng HĐND& UBND quận Tây Hồ đặc biệt hai chị phòng văn thư lưu trữ tiếp nhận em tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập, hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện tốt để em hoàn thành xuất sắc đợt thực tập hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Nguyễn Thị Thanh Tâm Nguyễn Thị Thanh Tâm 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức HĐND &UBND quận Tây Hồ Chủ tịch PCT phụ trách kinh tế PCT phụ trách Văn xã Phòng Nội vụ PCT phụ trách Đất đai xâydựng Phòng TC-KH Phòng VH-TT Phòng Tư pháp Phòng TN-MT Phòng Kinh tế Phòng GD&ĐT Thanh tra quận Phòng QLĐT Phòng Y tế VP HĐND&UBND DdD Ban QLDA XDHTKTXQHT Ban quản lý chợ quận Công an quận Thanh tra xây dựng BCH quân Ban BT GPMB Phòng LĐ,TB&XH Trung tâm Y tế Cơ quan Thi hành án Trung tâm DS-KHHGĐ BQL Hồ Tây Trung tâm TDTT Ban QLDA Trung tâm PTQĐ Trung tâm Văn hóa Trung tâm Dạy nghề Hội Chữ Thập đỏ Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2:Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ: Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận chuyên viên tham mưu, tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết Nguyễn Thị Thanh Tâm Phó Chánh Văn phòng Bộ phận tiếp dân Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận kế toán, thủ quỹ Bộ phận văn thưlưu trữ Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH SƯU TẦM Phông lưu trữ UBND Quận Tây Hồ Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giá xếp Hồ sơ Lưu trữ Phần mềm quản lý lưu trữ Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn phòng K1A