Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục đích nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 2 6. Đóng góp của đề tài. 3 7. Cấu trúc của đề tài. 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 4 I. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. 4 1.1 Công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 4 1.2. Công tác lưu trữ. 6 1.2.1. Khái niệm 6 1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Tin học. 7 1.2.3. Khái quát về Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 8 1.2.3.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học 8 1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 9 TIỂU KẾT 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 13 2.1 Công tác văn thư 13 2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 13 2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi. 17 2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Trung tâm Tin học. 20 2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Trung tâm. 20 2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu. 21 2.2. Công tác lưu trữ 22 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. 22 2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 22 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 23 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 24 2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu 24 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 25 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 26 TIỂU KẾT 27 Chương 3. KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 28 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học 28 3.1.1. Ưu điểm: 28 3.1.2. Hạn chế: 28 3.1.3. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học. 29 TIỂU KẾT 30 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Giảng viên : TS Lê Thị Hiền Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Cúc

HÀ NỘI - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của e, không sao chép nội dungcủa người khác Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày 18 tháng 9 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Cúc

LỜI CẢM ƠN

Để có được đề tài nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâmTin học thuộc Cục Văn thư và Lưu tữ nhà nước, em xin gửi lời cảm ơn chânthành đến:

Đầu tiên em xin cảm ơn TS Lê Thị Hiền đã nhiệt tình giúp em trong quátrình học tập, cũng như trong việc định hướng đề tài nghiên cứu, thể thức trìnhbày, cô đã định hướng và giúp đỡ em hoàn thành bài đề tài này

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Trung tâm Tin học,Phòng Hành chính - Tổ chức Trung tâm Tin học đã tạo điều kiện, giúp đỡ,hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệu về cơ quan vànhững tài liệu khác có liên quan đến đề tài

Em đã cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn và đề xuất một số giải pháptrong đề tài, song đề tài không tránh khỏi những khuyết điểm và hạn chế cầnđược trao đổi và bổ sung thêm Rất mong được sự góp ý của cô giáo và các bạn

để chất lượng bài viết của em được tốt hơn./

Trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Đóng góp của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 4

I Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 4

1.1 Công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư 4

1.1.3 Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 4

1.2 Công tác lưu trữ 6

1.2.1 Khái niệm 6

1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Tin học 7

1.2.3 Khái quát về Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 8

1.2.3.1 Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học 8

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 9

TIỂU KẾT 12

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 13

2.1 Công tác văn thư 13

2.1.1 Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 13

2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi 17

2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Trung tâm Tin học.20 2.1.4 Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Trung tâm 20

2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu 21

2.2 Công tác lưu trữ 22

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 22

2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 22

2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 23

2.2.4 Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 24

2.2.5 Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu 24

2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu 25

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 26

TIỂU KẾT 27

Chương 3 KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 28

3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học 28

3.1.1 Ưu điểm: 28

3.1.2 Hạn chế: 28

3.1.3 Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học 29

TIỂU KẾT 30

KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, vì đó làcông tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.Làm tốt công tác này công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyếtcông việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợpvới tiến triển đó Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, trong lĩnhvực quản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang cónhững chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụtốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan Các văn bản hànhchính trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của ngành văn thư, lưu trữ.Khi nghiên cứu tìm hiểu tại lớp e dã chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư,lưu trữ tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước” làm đề tàinghiên cứu Đây là một kiểu đề tài mà trước tới nay đã có nhiều công trìnhnghiên cứu và chính vì vậy e đã tìm hiểu và nghiên cứu đi đến quyết định chọn

đề tài làm đề tài cho mình, e muốn góp phần vào bước đầu nghiên cứu về côngtác văn thư, lưu trữ Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tinhọc nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại đơn vị và đưa ra một số kiến nghị,biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tạiTrung tâm Tin học- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

2 Mục đích nghiên cứu.

- Hiểu rõ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học

- Nắm rõ được quy trình công tác văn thư, lưu trữ

- Đề xuất giải pháp cải thiện các mặt hạn chế còn tồn tại và kiến nghị

nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

3.1 Đối tượng nghiên cứu.

Công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước

cụ thể về công tác này, tuy nhiên, cũng có một thời công tác này chưa được hiểuđầy đủ, nhất là trong những năm chiến tranh Sau một thời gian xây dựng bộmáy nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ lần đầu tiên được đề cập một cách có hệthống về các nội dung cụ thể của nó là trong Điều lệ về công tác công văn giấy

tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963của Hội đồng Chính phủ Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động củalịch sử đất nước, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư củaChính phủ đã được ban hành thay cho Nghị định số 142/CP, đó là Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Cùng với

sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư,lưu trữ trong các cơ quan ngày càng được củng cố

5 Phương pháp nghiên cứu.

Để thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tổng hợp và thống kê

- Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng các số liệu

- Phương pháp quan sát thực tế quá trình nghiên cứu khảo sát hoạt độngtại Trung tâm Tin học

7 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài đước chia làm 03 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát vềTrung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

-Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác văn, lưu trữthư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU

TRỮ NHÀ NƯỚC

I Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.

1.1 Công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho các công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị,kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang Là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản

và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành tronghoạt động của cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phươngtiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung của công tác văn thư cần phải

đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn

+ Phải đảm bảo tính chính xác cao

+ Mức độ bí mật của văn bản

+ Sử dụng trang thiết bị hiện đại

1.1.3 Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tácquản lý và giải quyết về văn bản trong cơ quan, đơn vị và thường có 5 nội dung

cơ bản sau:

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý tài liệu hồ sơ cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi.

Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo Trung tâm duyệt đều cóchữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phận tổng hợp thuộc phòng Hànhchính - Tổ chức xem xét các yếu tố về thể thức văn bản Sau đó trình lãnh đạo

ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp trả lạiphòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình Giám đốc

ký Sau khi bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thưcủa trung tâm xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới nhân bản và đóng dấuvào sổ và phát hành văn bản, văn bả n trả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùngvới hồ sơ trình kèm theo

- Quyết định: 20 số/ 1năm

- Văn bản: 115 số/1năm

- Báo cáo: 52 số/1năm

- Giấy mời họp: 12 số/1năm

* Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của Trung tâm làm thủ tục vàphân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng

ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản đến để trình vănbản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phân phối Lãnh đạo Trung tâm phân phốixong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến rồichuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyển văn bản

Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại vàchuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản

Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tínthì văn thư của Trung tâm ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhậntheo đúng chế độ quản lý văn bản

*Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Tin học

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm ghi lại các hoạt động về mọi mặt củaTrung tâm, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết các văn bản đãđược giải quyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ

chức một cách khoa học.

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý

+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn

về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứutham khảo và các giấy tờ khác

* Tổ chức sử dụng con dấu

Con dấu của Trung tâm Bao gồm con dấu Trung tâm Tin học và dấu chứcdanh Giám đốc, Phó Giám đốc, dấu gi tên chức danh, dấu Trưởng Phòng Hànhchính - Tổ chức, dấu mức độ mật, khẩn, hỏa tốc

Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu văn thư Trung tâm cũng đã thựchiện theo đúng quy định của pháp luật và của Trung tâm

* Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Trung tâm Tin học

Là đơn vị có chức năng quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư, cho nên các cán bộ chuyên môn về tin học đã xây dựng các phầnmềm: quản lý thi đua khen thưởng, quản lý công chức, quản lý trong đó có phầnmềm quản lý công tác văn thư, phần mềm này được xây dựng với các tính năngchuyên dụng cho công tác văn thư, phần mềm quản lý công tác lưu trữ Văn bảnđến, văn bản đi được nhập phần mềm quản lý văn bản Đến nay công tác quản lývăn bản bằng phần mềm được thường xuyên và đã được nâng cao hơn, đáp ứngcho việc phục vụ tra tìm văn bản được kịp thời

Hiện tại văn thư tại Trung tâm Tin học được trang bị số thiết bị như máyđiện thoại, máy fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác văn thư

1.2 Công tác lưu trữ.

1.2.1 Khái niệm

Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng vănbản Tất cả những văn bản đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) vànhững hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc

1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Tin học.

- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:

Bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưutrữ vào các phông lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo nguyên tắcthống nhất

Sau khi thu thập bổ sung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệutrong các phông

Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu có biện pháp để giao nộp một cách

có chủ động vào kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định

- Công tá chỉnh lý tài liệu:

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu được hệthống hóa theo một phương pháp thích hợp và được cố định sắp xếp trong khonhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông

Bước 2: Chỉnh lý tài liệu

Bước 3: Viết bìa hồ sơ

Bước 4: Viết chứng từ kết thúc

- Xác định giá trị tài liệu:

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp chuyên môn nghiệp vụ,xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa họccông nghệ và các giá trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ baolâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu trữ

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ dựa vào 3 nguyên tắc sau:

+ Tính lịch sử

+ Tính chính trị

+ Tính tổng hợp

- Bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoànchỉnh tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm Tin học

- Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ:

Công tác thống kê và kiểm tra là biện pháp áp dụng các phương phápchuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác,kịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sởvật chất khác trong kho lưu trữ tại Trung tâm Tin học.

- Chỉnh lý tài liệu:

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ củacông tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ … Để tổchức các khối tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả

- Bảo quản tài liệu:

Bảo quản tài liệu là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảmbảo giữ gìn trạng thái vật lý của tài liệu

- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:

Là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các phòng tại Trung tâm

và các phòng chức năng, các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcnhững thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích tra tìm và khai thác tài liệu cóhiệu quả

1.2.3 Khái quát về Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.2.3.1 Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học

Trung tâm Tin học là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước tại khu vực phía Bắc Tiền thân của Trung tâm Tin học là Trung tâm Côngnghệ và Dữ liệu thông tin thuộc Cục Lưu trữ nhà nước được thành lập theoQuyết định số 19/2002/QĐ-BTCCBCP ngày 15 tháng 4 năm 2002 của Ban Tổchức cán bộ Chính phủ thực hiện chức năng triển khai, ứng dụng và xây dựng

Dữ liệu thông tin theo các nhiệm vụ của Cục Lưu trữ nhà nước

Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của ngành và phát huy giá trị tài liệu lưu trữquốc gia phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, năm 2003 Bộ trưởng

Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 66/2003/QĐ-BNV ngày 01/10/2003 vềviệc đổi tên Trung tâm Công nghệ và Dữ liệu thông tin Theo đó, Trung tâmCông nghệ và Dữ liệu thông tin được đổi tên thành Trung tâm Tin học thuộc

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tinhọc được quy định rõ tại Quyết định số 51/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm

2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Theo Quyết định này,Trung tâm Tin học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,thực hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư, lưu trữ; quản lý ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý côngtác thống kê theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Để tập trung hơn cho các nhiệm vụ quản lý nhà nước về ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, ngày 22tháng 12 năm 2009 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ra Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrung tâm Tin học Theo Quyết định điều chỉnh này, Trung tâm Tin học thựchiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư, lưu trữ và quản lý ứng dụng công nghệ thông tin theo thẩm quyềncủa Cục; lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước và quản lý công tácthống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật trong phạm vi toàn quốc

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.2.3.2.1 Chức năng.

Trung tâm Tin học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục văn thư và Lưu trữ nhànước, thực hiện chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thong tintrong công tác văn thư lưu trữ; tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcquản lý ứng dụng công nghệ thông tin theo các nhiệm vụ của Cục; lưu trữ thôngtin số trong các cơ quan nhà nước và quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữtrong phạm vi toàn quốc

Trung tâm Tin học có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng

1.2.3.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án, ứng dụng và phát triển công

nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ dài hạn và hàng năm của Cụctrình các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch, đề án, dự án ứng dụngcông nghệ thông tin đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

3 Quản lý thống nhất các phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộcphạm vi quản lý của Cục; là đầu mối tiếp thu sự chỉ đạo và đầu tư ứng dụngcông nghệ thông tin của các cấp trên đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

4 Tổ chức thiết kế, xây dựng và phát triển hạ tầng công nghệ thông tin,các phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của Cục;

5 Tham mưu giúp Cục xây dựng, trình Bộ Nội vụ ban hành các quyđịnh về lưu trữ thông tin số trong cơ quan nhà nước;

6 Thu thập, tích hợp, bảo quản an toàn, tổ chức khai thác sử dụng đốivới tài liệu đã được số hóa của cơ quan nhà nước và của các Trung tâm Lưu trữquốc gia;

7 Xây dựng, trình Cục ban hành các văn bản hướng dẫn ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng cho toàn ngành;

8 Tổ chức, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công nghệ thông tin được

12 Đào tạo, chuyển giao, tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư, lưu trữ theo quy dịnh của Pháp luật;

13 Quản lý cán bộ, viên chức, tài sản, vật tư và kinh phí được giao;

14 Quyền hạn của Giám đốc Trung tâm Tin học thực hiện theo phân cấp

của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Quy chế làm việc và nhiệm

vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm do Giám đốc Trung tâm Tin họcquy định

1.2.3.2.3.Cơ cấu tổ chức của trung tâm :

Trung tâm Tin học có Giám đốc và các Phó Giám đốc, Giám đốc và cácPhó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đảm nhiệm

PHÒNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

PHÒNG THỐNG

KÊ VÀ CƠ

SỞ DỮ LIỆU

PHÒNG NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG

PHÒNG

HÀNH

CHÍNH

-TỔ CHỨC

TIỂU KẾT

Ngày nay, nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác vănthư, lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực nhưng một bộ phận không nhỏcông chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về công tác này, còn tầmthường hoá công tác văn thư, lưu trữ, coi công tác văn thư, lưu trữ là công việcđơn giản, ai cũng có thể làm được thậm chí không cần phải học hành Vì vậy, để

có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của côngtác văn thư, lưu trữ cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền về công tácnày Hình thức thông tin, tuyên truyền có thể là tham mưu giúp Ban giám đốc tổchức các Hội nghị, Hội thảo hoặc mở các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưutrữ Không những vậy, còn không ngừng học tập nâng cao trình độ về công nghệthông tin để áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC -

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

2.1 Công tác văn thư

2.1.1 Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:

Văn bản, tài liệu, thư mà cơ quan nhận được từ nơi khác gửi về gọi tắt là

“văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theonguyên tắc Mọi văn bản, giấy tờ đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này cónhiệm vụ vào sổ , quản lý thống nhất yêu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bímật

Về việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 7bước sau:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ phần mềm văn bản đến

Bước 5: Cho ý kiến giải quyết

Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị được phân công

Bước 7: Lưu hồ sơ

Lưu đồ mụ tả quy trỡnh tiếp nhận văn bản đến

Trách

nhiệm Nội dung công việc

Cỏc bước thực hiện

Bì gửi tên cơ quan

Bớc 1 Bớc 2

Vào sổ (phần mềm quản lý văn bản đến)

Cho ý kiến giải quyết

Chuyển cá nhân, đơn vị

đợc phân côngLu hồ sơ

Phần mềm quản lý văn bản đến tại Trung tâm Tin học:

Mẫu chuyển văn bản đến

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc

người nhận

Ký nhận Ghi chú

Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền

xử lý của Trung tâm thì được trả lại nơi gửi

Khi nhận được văn bản từ Bộ nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcchuyển xuống, từ các Trung tâm, đơn vị chuyển về có thể được qua các bướcsau:

- Bưu điện chuyển về

- Trực tiếp ký nhận

- Qua hệ thống văn bản mật

- Các đơn vị đi công tác mang về

Khối lượng văn bản nhận từ các nguồn gồm:

- Văn bản của Bộ Nội vụ

- Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Văn bản của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục

- Văn văn của các đơn vị ngoài

Hình thức bên ngoài chuyển giao văn bản đến

+ Tình hình việc kiểm tra đôn đốc việc gải quyết văn bản đến

SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BĂN ĐẾN

Năm 200:…

Từ ngày:……… Đến ngày ………….

Từ số: ……… Đến số………

Quyển số:………